Lỗ kinh doanh có dẫn đến hoàn thuế không? Những điều nhà sáng lập cần biết

Một khoản lỗ kinh doanh có thể khiến bạn nản lòng, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn hết lựa chọn vào mùa khai thuế. Trong nhiều trường hợp, một doanh nghiệp bị lỗ vẫn có thể tạo ra hoàn thuế, làm giảm số thuế phải nộp trong tương lai hoặc tạo ra các khoản khấu trừ giúp bù trừ thu nhập khác.

Câu trả lời phụ thuộc vào cấu trúc doanh nghiệp của bạn, số thuế tạm tính bạn đã nộp, việc khoản lỗ có được khấu trừ theo quy định của IRS hay không, và liệu khoản lỗ đó có thể được chuyển sang năm trước hoặc năm sau hay không. Đối với các nhà sáng lập, đặc biệt là những người đang vận hành một LLC hoặc công ty mới, hiểu sớm các quy tắc này có thể giúp mùa thuế bớt căng thẳng hơn rất nhiều.

Hướng dẫn này giải thích khi nào khoản lỗ kinh doanh có thể tạo ra hoàn thuế, cách xử lý khoản lỗ theo từng loại thực thể, net operating loss là gì, và bạn nên lưu giữ những hồ sơ nào để hỗ trợ tờ khai của mình.

Thế nào được xem là lỗ kinh doanh?

Lỗ kinh doanh xảy ra khi tổng chi phí được khấu trừ vượt quá doanh thu trong một năm thuế hoặc kỳ kế toán. Điều này có thể xảy ra trong năm đầu khởi nghiệp khi doanh thu còn thấp, trong giai đoạn kinh doanh chậm theo mùa, hoặc sau một khoản chi phí bất ngờ như thay thế thiết bị, xóa sổ hàng tồn kho, hay mất một khách hàng lớn.

Một khoản lỗ trên sổ sách không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với vấn đề dòng tiền. Bạn vẫn có thể có tiền trong ngân hàng nhưng báo lỗ thuế vì khấu hao, chi phí khởi nghiệp hoặc các khoản khấu trừ khác vượt quá doanh thu.

Về mục đích thuế, câu hỏi quan trọng là khoản lỗ đó có hợp lệ, được ghi chép đầy đủ và được phép theo các quy tắc áp dụng cho cấu trúc doanh nghiệp của bạn hay không.

Khi nào lỗ kinh doanh có thể dẫn đến hoàn thuế?

Hoàn thuế thường xảy ra khi bạn đã nộp nhiều thuế hơn số thực tế phải nộp trong năm. Một khoản lỗ kinh doanh có thể góp phần vào kết quả đó theo nhiều cách:

• Bạn đã nộp thuế tạm tính quá cao.
• Lỗ kinh doanh làm thu nhập chịu thuế giảm xuống thấp hơn mức bạn dự tính.
• Các khoản lỗ từ doanh nghiệp chuyển qua tờ khai cá nhân và bù trừ các nguồn thu nhập khác.
• Một khoản lỗ của năm trước tạo ra lợi ích chuyển lùi hoặc chuyển sang, tùy theo quy định áp dụng.

Tóm lại, bản thân khoản lỗ không tự tạo ra tiền hoàn từ IRS. Khoản hoàn thuế đến từ việc nộp thừa hoặc từ các khoản khấu trừ làm giảm nghĩa vụ thuế cuối cùng của bạn.

Cấu trúc doanh nghiệp ảnh hưởng thế nào đến kết quả?

Loại hình thực thể của bạn rất quan trọng vì IRS đánh thuế từng cấu trúc theo cách khác nhau. Cùng một khoản lỗ hoạt động có thể được xử lý rất khác nhau trong sole proprietorship, partnership, LLC, S corporation hoặc C corporation.

Sole Proprietorship

Sole proprietorship khai báo thu nhập và chi phí kinh doanh trên Schedule C của Form 1040. Nếu doanh nghiệp có lỗ ròng, khoản lỗ đó có thể bù trừ các khoản thu nhập cá nhân khác, tùy theo các quy tắc thuế áp dụng cho người nộp.

Nếu bạn cũng đã nộp thuế tạm tính trong năm, và các khoản nộp này cao hơn nghĩa vụ thuế cuối cùng sau khi áp dụng khoản lỗ, bạn có thể nhận hoàn thuế.

Cấu trúc này phổ biến với freelancer, hoạt động kinh doanh phụ, và single-member LLC được xem là disregarded entity cho mục đích thuế.

Single-Member LLC

Single-member LLC thường bị đánh thuế như sole proprietorship, trừ khi chọn cách đánh thuế như công ty. Điều đó có nghĩa là thu nhập và chi phí của LLC thường sẽ chuyển qua tờ khai thuế cá nhân của chủ sở hữu.

Nếu LLC hoạt động bị lỗ, chủ sở hữu có thể dùng khoản lỗ đó để giảm thu nhập chịu thuế, với điều kiện hoạt động đó được báo cáo đúng và chủ sở hữu đáp ứng các yêu cầu thuế áp dụng.

Partnership và Multi-Member LLC

Partnership và multi-member LLC thường nộp Form 1065 và phát hành K-1 cho các thành viên hoặc đối tác. Bản thân doanh nghiệp thường không nộp thuế thu nhập liên bang theo cách mà một công ty phải nộp. Thay vào đó, lợi nhuận và lỗ sẽ chuyển sang các chủ sở hữu.

Việc một đối tác có thể sử dụng khoản lỗ hay không phụ thuộc vào basis, các quy tắc at-risk và các giới hạn hoạt động thụ động. Nếu khoản lỗ được chấp nhận và đối tác đã nộp đủ thuế thông qua khấu lưu hoặc thuế tạm tính từ các nguồn thu nhập khác, hoàn thuế có thể xảy ra.

S Corporation

S corporation là thực thể chuyển tiếp thu nhập cho mục đích thuế liên bang. Doanh nghiệp nộp tờ khai thông tin, và thu nhập hoặc lỗ được chuyển sang cổ đông trên Schedule K-1.

Một cổ đông có thể dùng khoản lỗ trên tờ khai cá nhân nếu có đủ basis và khoản lỗ đó đủ điều kiện khấu trừ. Nếu khoản lỗ làm thu nhập chịu thuế giảm đủ nhiều, nó có thể làm giảm thuế phải nộp và dẫn đến hoàn thuế nếu trước đó đã nộp thuế tạm ứng.

C Corporation

C corporation bị đánh thuế tách biệt với chủ sở hữu. Công ty báo cáo thu nhập và lỗ trên Form 1120, và khoản lỗ thường nằm ở cấp công ty thay vì chuyển trực tiếp sang cổ đông.

Điều đó có nghĩa là lỗ kinh doanh trong C corporation thường không tạo ra hoàn thuế cá nhân cho chủ sở hữu. Thay vào đó, công ty có thể dùng khoản lỗ đó để bù trừ thu nhập chịu thuế của chính mình trong năm khác, tùy theo các quy tắc về lỗ áp dụng.

Net Operating Loss là gì?

Net operating loss, thường gọi là NOL, xảy ra khi chi phí được khấu trừ của doanh nghiệp lớn hơn thu nhập trong một năm thuế. Quy tắc NOL được thiết kế để san bằng thu nhập chịu thuế giữa các năm, ताकि doanh nghiệp không bị bất lợi quá lớn trong năm doanh thu sụt giảm.

Tùy theo năm thuế và loại hình thực thể, NOL có thể được chuyển sang các năm sau để bù trừ thu nhập trong tương lai. Trong một số trường hợp, khoản lỗ cũng có thể được chuyển lùi theo các quy tắc cụ thể. Vì cách xử lý có thể thay đổi theo cập nhật luật thuế, bạn nên kiểm tra hướng dẫn hiện hành của IRS trước khi nộp tờ khai.

Với nhiều nhà sáng lập, NOL có giá trị hơn như một khoản bù trừ thuế trong tương lai hơn là một khoản hoàn tiền ngay lập tức.

Những giới hạn quan trọng đối với khấu trừ lỗ

Không phải mọi khoản lỗ đều được khấu trừ toàn bộ trong năm phát sinh. Một số giới hạn của IRS có thể làm giảm hoặc trì hoãn lợi ích.

Giới hạn basis

Chủ sở hữu trong các thực thể chuyển tiếp thường cần đủ basis trong doanh nghiệp để được ghi nhận khoản lỗ. Basis liên quan đến số vốn chủ sở hữu đã đầu tư và các khoản được phân bổ hợp lệ theo cấu trúc thực thể.

Quy tắc at-risk

Chủ doanh nghiệp thường chỉ có thể khấu trừ khoản lỗ trong phạm vi số tiền mà họ thực sự chịu rủi ro kinh tế trong hoạt động đó. Các khoản vay và một số cam kết nghĩa vụ nợ có thể ảnh hưởng đến phép tính này.

Quy tắc hoạt động thụ động

Nếu chủ sở hữu không tham gia đáng kể vào hoạt động kinh doanh, một số khoản lỗ có thể bị giới hạn theo quy tắc hoạt động thụ động và cần được chuyển sang kỳ sau.

Giới hạn excess business loss

Đối với cá nhân, quy tắc giới hạn excess business loss có thể hạn chế số lỗ kinh doanh được dùng trong một năm thuế. Phần vượt quá giới hạn có thể được chuyển sang sau dưới dạng net operating loss, tùy thuộc vào tình huống và năm thuế áp dụng.

Vì những giới hạn này mang tính kỹ thuật, nhà sáng lập nên trao đổi với chuyên gia thuế đủ năng lực trước khi cho rằng khoản lỗ sẽ bù trừ hoàn toàn các nguồn thu nhập khác.

Bạn nên lưu giữ những hồ sơ nào?

Kế toán tốt là yếu tố phân biệt giữa một khoản lỗ thuế có thể sử dụng và một hồ sơ khai thuế rối rắm. Để chứng minh khoản lỗ kinh doanh, hãy lưu rõ các tài liệu sau:

• Báo cáo doanh thu
• Giao dịch ngân hàng và thẻ tín dụng
• Hóa đơn và biên lai
• Hồ sơ tiền lương
• Nhật ký quãng đường, nếu có áp dụng
• Hồ sơ home office, nếu được yêu cầu
• Bảng khấu hao cho thiết bị và tài sản
• Hồ sơ vay và vốn góp của chủ sở hữu

Sổ sách chính xác giúp bạn xác định liệu doanh nghiệp thực sự hoạt động bị lỗ hay không, đồng thời giúp việc bảo vệ các khoản khấu trừ dễ dàng hơn nếu IRS yêu cầu chứng minh.

Cách nghĩ về hoàn thuế sau khi bị lỗ

Hoàn thuế thường là kết quả của sự tương tác giữa khoản lỗ kinh doanh và số thuế bạn đã nộp trong năm. Cách đơn giản nhất để hiểu là:

1. Tính lãi hoặc lỗ ròng của doanh nghiệp.
2. Áp dụng các quy tắc thuế theo từng loại thực thể để xác định khoản lỗ được báo cáo ở đâu.
3. Kiểm tra xem khoản lỗ có làm giảm thu nhập chịu thuế trên tờ khai liên quan hay không.
4. So sánh nghĩa vụ thuế cuối cùng với số đã nộp thông qua khấu lưu hoặc thuế tạm tính.
5. Nếu đã nộp quá nhiều, phần chênh lệch có thể được hoàn lại.

Điều đó có nghĩa là một doanh nghiệp có thể bị lỗ nhưng vẫn nhận hoàn thuế, nhưng chỉ khi phép tính thuế có lợi cho bạn.

Những sai lầm phổ biến của nhà sáng lập

Chủ doanh nghiệp thường gặp rắc rối vì cho rằng mọi khoản lỗ đều tự động tạo ra hoàn thuế. Những sai lầm phổ biến nhất gồm:

• Trộn lẫn chi phí cá nhân và chi phí kinh doanh
• Không lưu giữ biên lai hoặc nhật ký quãng đường
• Bỏ lỡ hạn nộp thuế tạm tính
• Phân loại sai loại hình thực thể cho mục đích thuế
• Bỏ qua giới hạn basis hoặc at-risk
• Quên rằng một số khoản lỗ bị tạm hoãn thay vì được khấu trừ ngay

Những sai lầm này có thể làm chậm hoàn thuế hoặc làm giảm khoản lỗ bạn thực sự được phép ghi nhận.

Cách doanh nghiệp mới có thể giảm áp lực thuế

Startup thường đạt kết quả thuế tốt nhất khi công ty được thiết lập đúng ngay từ đầu. Điều đó bao gồm việc chọn cấu trúc phù hợp, giữ sổ sách gọn gàng và tách biệt tài chính cá nhân với tài chính doanh nghiệp.

Đối với nhiều nhà sáng lập, việc thành lập LLC hoặc công ty từ sớm cũng có thể giúp việc ghi chép dễ dàng hơn. Zenind hỗ trợ doanh nhân xây dựng nền tảng vững chắc với các công cụ thành lập doanh nghiệp giúp hỗ trợ tuân thủ, tổ chức và sự rõ ràng trong vận hành.

Nếu bạn đang bắt đầu kinh doanh, thời điểm tốt nhất để lập kế hoạch cho báo cáo thuế là trước khi phát sinh khoản chi đầu tiên.

FAQ

Lỗ kinh doanh có thể tạo ra hoàn thuế không?

Có. Nếu khoản lỗ làm giảm thu nhập chịu thuế và bạn đã nộp đủ thuế trong năm, phần nộp thừa có thể được hoàn lại.

Mọi cấu trúc doanh nghiệp có xử lý khoản lỗ như nhau không?

Không. Sole proprietorship, partnership, LLC, S corporation và C corporation bị đánh thuế khác nhau, nên cách xử lý khoản lỗ cũng khác nhau.

Tôi có thể khấu trừ toàn bộ khoản lỗ kinh doanh ngay không?

Không phải lúc nào cũng được. Các quy tắc về basis, at-risk, hoạt động thụ động và excess loss có thể giới hạn số tiền bạn được khấu trừ trong một năm.

Điều quan trọng nhất cần theo dõi là gì?

Sổ sách sạch và đầy đủ. Kế toán tốt giúp hỗ trợ khoản lỗ, giúp bạn khai chính xác và giảm nguy cơ bị chậm trễ hoặc tranh chấp.

Tôi có nên trao đổi với chuyên gia thuế không?

Có, đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn có khoản lỗ lớn, nhiều chủ sở hữu, hoặc một cấu trúc thực thể có đánh thuế chuyển tiếp. Các quy tắc rất chi tiết và có thể ảnh hưởng đến cả năm thuế hiện tại lẫn các năm sau.

Kết luận chính

Một khoản lỗ kinh doanh không tự động có nghĩa là bạn sẽ nhận hoàn thuế, nhưng nó có thể dẫn đến hoàn thuế nếu khoản lỗ làm hóa đơn thuế cuối cùng của bạn thấp hơn số bạn đã nộp. Kết quả phụ thuộc vào loại hình thực thể, các khoản khấu trừ và những quy tắc của IRS áp dụng cho hồ sơ khai thuế của bạn.

Đối với nhà sáng lập, con đường đáng tin cậy nhất là đơn giản: chọn cấu trúc phù hợp, giữ hồ sơ chính xác và lên kế hoạch thuế trước khi năm kết thúc.