3 често срещани данъчни проблеми за нови бизнеси и как да ги решите

Данъците са едно от първите сериозни оперативни предизвикателства, с които се сблъскват новите собственици на бизнес. Правилата могат да бъдат объркващи, сроковете лесно се пропускат, а дори малки грешки могат да доведат до санкции, уведомления или ненужно напрежение върху паричния поток. Добрата новина е, че много от често срещаните данъчни проблеми са предвидими и поправими, след като разберете откъде идват.

Това ръководство разглежда три от най-често срещаните данъчни проблеми, с които се сблъскват бизнеса, защо възникват и практичните стъпки, които можете да предприемете, за да ги коригирате и да предотвратите повторната им поява.

Защо изобщо възникват данъчни проблеми

Повечето данъчни проблеми не започват с измама или небрежност. Обикновено те тръгват от едно от няколко обикновени предизвикателства при растежа на бизнеса:

• Бизнесът не е структурираn с правилната данъчна форма от самото начало.
• Собствениците смесват лични и бизнес разходи.
• Заплащането и класифицирането на независими изпълнители се управляват непоследователно.
• Счетоводните книги и записите са непълни.
• Сроковете за подаване се пропускат по време на натоварения стартов период.

За новите компании данъчните проблеми често са по-скоро проблем на процесите, отколкото само на данъчното облагане. Ако бизнесът няма ясен процес за счетоводство, плащания и съответствие, грешките могат бързо да се натрупат.

1. Пропуснати данъчни срокове и дати за плащане

Един от най-често срещаните проблеми за малките бизнеси е неподаването или неплащането навреме. Това може да включва подаване на данъчни декларации за доходи, прогнозни данъчни плащания, декларации за данък върху продажбите, депозити на данъци върху заплатите или годишни информационни декларации.

Защо се случва

Новите собственици на бизнес често подценяват колко много данъчни срокове се отнасят до тях. Един бизнес може да трябва да следи:

• Федерални задължения за данък върху доходите
• Щатски задължения за данък върху доходите
• Прогнозни тримесечни плащания
• Подаване на декларации за данък върху продажбите, когато е приложимо
• Депозити и подавания за данъци върху заплатите
• Годишни отчети и документи за съответствие, свързани със самото юридическо лице

Когато сроковете са разпределени между няколко агенции и щата, е лесно някой от тях да бъде пропуснат.

Как да го поправите

Ако вече сте пропуснали срок, действайте бързо:

1. Подайте липсващата декларация възможно най-скоро.
2. Платете дължимата сума незабавно, дори ако не можете да платите всичко наведнъж.
3. Проверете дали вече са започнали да се начисляват санкции и лихви.
4. Прегледайте календарa за подаване, за да не се повтори същата грешка.

Ако бизнесът изостава с няколко подавания, приоритизирайте първо тези с най-голям риск от санкции, а след това се върнете назад и покрийте останалите.

Как да го предотвратите

Един прост календар за съответствие може да предотврати много проблеми. Задайте повтарящи се напомняния за:

• Месечни подавания на данък върху продажбите
• Депозити на данъци върху заплатите
• Тримесечни прогнозни данъци
• Годишни федерални и щатски подавания
• Срокове за регистриран агент и годишни отчети

Автоматизираните напомняния помагат, но бизнесът все пак се нуждае от един отговорник за съответствието. Ако никой не носи отговорност за срока, той в крайна сметка ще бъде пропуснат.

2. Грешки при данъците върху заплатите и класификацията на работниците

Неправилното класифициране на работниците е друг скъп данъчен проблем. Един бизнес може да третира даден работник като независим изпълнител, когато IRS или щатска агенция биха го считали за служител. Грешки при данъците върху заплатите могат да възникнат и когато бизнесът удържа твърде малко, внася данъците със закъснение или не подава правилните формуляри.

Защо се случва

Този проблем често започва, когато бизнесът расте бързо. Основател може да наеме помощ неофициално в началото и после да продължи да използва същия модел дълго след като отношенията се променят. Чести грешки са:

• Използване на договори за независими изпълнители за работници, които функционират като служители
• Неправилно удържане на данъци върху доходите и трудовите данъци за персонала
• Пропускане на депозити за данъци към Social Security и Medicare
• Неправилно подаване на формуляри W-2 или 1099
• Плащане на хора през лични сметки вместо чрез бизнес система за заплати

Как да го поправите

Ако работник е класифициран неправилно, не го игнорирайте. Прегледайте реалното работно отношение, а не само етикета в договора. Сред факторите често са степента на контрол, който бизнесът упражнява върху работата, графикът, използваните инструменти и дали работникът е част от основната дейност на бизнеса.

Стъпки, които да предприемете:

1. Прегледайте внимателно класификацията на всеки работник.
2. Коригирайте записите за заплати, ако даден работник е трябвало да бъде третиран като служител.
3. Подайте всички липсващи формуляри за заплати.
4. Консултирайте се с квалифициран данъчен специалист, ако трябва да прекласифицирате минали плащания.

Ако са пропуснати депозити за заплати, наваксайте незабавно и съгласувайте системата за заплати, за да бъдат бъдещите подавания точни.

Как да го предотвратите

Най-сигурният подход е да определите класификацията на работника преди първото плащане. Изградете последователен процес за:

• Определяне дали дадено лице е служител или независим изпълнител
• Настройване на системата за заплати преди наемане на персонал
• Събиране на данъчни формуляри преди започване на плащанията
• Годишен преглед на договорите с независими изпълнители

За растящите компании заплатите никога не бива да се управляват небрежно. Формалната система е много по-евтина от това да се поправят данъчни проблеми върху заплатите след факта.

3. Слаба документация и грешки при приспадаеми разходи

Бизнесът може да се сблъска с данъчни проблеми и просто защото записите му са непълни. Липсващи касови бележки, неясни банкови преводи и смесване на лични и бизнес разходи могат да затруднят доказването на приспаданията или изготвянето на точни декларации.

Защо се случва

Много собственици започват, като използват лична разплащателна сметка или една кредитна карта за всичко. Това може да изглежда управляемо в първите седмици, но бързо създава объркване, когато бизнесът започне да расте.

Чести грешки в документацията включват:

• Смесване на лични и бизнес покупки
• Забравяне да се запазват касови бележки за храна, пътувания и консумативи
• Неправилно и нередовно съгласуване на банковите извлечения
• Неправилно проследяване на пробег или разходи за домашен офис
• Непазене на подкрепящи документи за големи приспадания

Как да го поправите

Започнете с подреждане на записите за текущата година:

1. Разделете бизнес и лични транзакции.
2. Съгласувайте всеки значим разход с касова бележка или извлечение.
3. Създайте категории за повтарящи се видове разходи.
4. Съгласувайте сметките всеки месец, за да бъдат грешките уловени рано.

Ако едно приспадане не може да бъде подкрепено с документи, може да е по-безопасно да не се включва в декларацията, отколкото по-късно да се рискува корекция при одит.

Как да го предотвратите

Силните записи се изграждат чрез рутина, а не чрез еднократно почистване. Най-добрите практики включват:

• Използване на отделни бизнес банкови сметки и кредитни карти
• Съхраняване на цифрови копия на касови бележки
• Съгласуване на сметките всеки месец
• Последователно проследяване на пробег, пътувания и използване на домашен офис
• Подреждане на документите за юридическото лице и данъчните декларации на едно място

Чистата счетоводна система също така улеснява виждането на реалната рентабилност на бизнеса, което е също толкова важно, колкото и данъчното съответствие.

Практичен контролен списък за данъчно почистване

Ако бизнесът ви вече се справя с някой от тези проблеми, използвайте този контролен списък, за да възстановите контрола:

• Избройте всички активни данъчни сметки и задължения за подаване
• Потвърдете сроковете за федерални, щатски и местни подавания
• Прегледайте класификацията на работниците и настройката на заплатите
• Съгласувайте банковите и кредитните карти
• Съберете липсващи касови бележки и подкрепящи документи
• Идентифицирайте всички уведомления, санкции или дължими салда
• Насрочете преглед с данъчен специалист, ако е необходимо

Колкото по-бързо действате, толкова по-лесно обикновено е почистването. Данъчните проблеми обикновено нарастват, когато остават нерешени.

Как Zenind може да помогне на основателите да останат организирани

Въпреки че самите данъчни подавания се извършват от съответните данъчни агенции и специалисти, добрите практики при учредяването на бизнеса и спазването на изискванията правят управлението на данъците много по-лесно. Изборът на правилната структура, поддържането на организирани документите за учредяване и следенето на годишното съответствие могат да намалят объркването по-късно.

Zenind помага на предприемачите да учредяват и поддържат американски бизнеси с инструменти, които подпомагат по-ясен процес на съответствие от самото начало. Когато структурата и записите на компанията са организирани, е много по-лесно да работите със счетоводители, да управлявате подаванията и да избегнете предотвратими данъчни главоболия.

Финални мисли

Повечето данъчни проблеми на бизнеса се свеждат до три повтарящи се въпроса: пропуснати срокове, грешки при заплатите и класификацията, и слаба документация. Всеки от тях може да доведе до санкции или стрес, но всеки от тях може и да бъде решен с дисциплиниран процес.

Ако държите сроковете видими, настройвате правилно заплатите и поддържате чисти записи, данъчният сезон става много по-малко болезнен. За новите бизнеси тази дисциплина не е просто добро счетоводство. Тя е част от изграждането на стабилна компания.