3 συνηθισμένα φορολογικά προβλήματα για νέες επιχειρήσεις και πώς να τα διορθώσετε

Οι φόροι είναι μία από τις πρώτες σοβαρές λειτουργικές προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι νέοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων. Οι κανόνες μπορεί να είναι περίπλοκοι, οι προθεσμίες εύκολο να χαθούν και ακόμη και μικρά λάθη μπορούν να οδηγήσουν σε πρόστιμα, ειδοποιήσεις ή περιττή πίεση στη ρευστότητα. Το καλό νέο είναι ότι πολλά συνηθισμένα φορολογικά προβλήματα είναι προβλέψιμα και διορθώσιμα, μόλις καταλάβετε από πού προκύπτουν.

Αυτός ο οδηγός καλύπτει τρία από τα πιο συνηθισμένα φορολογικά ζητήματα που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις, γιατί συμβαίνουν και ποια πρακτικά βήματα μπορείτε να κάνετε για να τα διορθώσετε και να αποτρέψετε την επανεμφάνισή τους.

Γιατί προκύπτουν τα φορολογικά προβλήματα εξαρχής

Τα περισσότερα φορολογικά ζητήματα δεν ξεκινούν από απάτη ή αμέλεια. Συνήθως αρχίζουν από μερικές συνηθισμένες αναπτυξιακές δυσκολίες μιας επιχείρησης:

• Η επιχείρηση δεν έχει στηθεί με τη σωστή φορολογική δομή από την πρώτη μέρα.
• Οι ιδιοκτήτες αναμειγνύουν προσωπικά και επαγγελματικά έξοδα.
• Η μισθοδοσία και η ταξινόμηση συνεργατών ως αναδόχων αντιμετωπίζονται ασυνεπώς.
• Τα βιβλία και τα αρχεία είναι ελλιπή.
• Οι προθεσμίες υποβολής χάνονται κατά την απαιτητική περίοδο της εκκίνησης.

Για τις νέες εταιρείες, τα φορολογικά προβλήματα συχνά είναι πρόβλημα διαδικασιών, όχι μόνο φόρων. Αν η επιχείρηση δεν έχει καθαρή διαδικασία για την τήρηση βιβλίων, τις πληρωμές και τη συμμόρφωση, τα λάθη μπορούν να συσσωρευτούν γρήγορα.

1. Απώλεια φορολογικών προθεσμιών και ημερομηνιών πληρωμής

Ένα από τα πιο συνηθισμένα προβλήματα για τις μικρές επιχειρήσεις είναι η μη έγκαιρη υποβολή ή πληρωμή. Αυτό μπορεί να αφορά δηλώσεις φόρου εισοδήματος, προκαταβολικές φορολογικές πληρωμές, δηλώσεις φόρου πωλήσεων, καταβολές φόρων μισθοδοσίας ή ετήσιες δηλώσεις πληροφοριακού χαρακτήρα.

Γιατί συμβαίνει

Οι νέοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων συχνά υποτιμούν πόσες φορολογικές προθεσμίες τους αφορούν. Μια επιχείρηση μπορεί να χρειάζεται να παρακολουθεί:

• Ομοσπονδιακές υποχρεώσεις φόρου εισοδήματος
• Πολιτειακές υποχρεώσεις φόρου εισοδήματος
• Τριμηνιαίες εκτιμώμενες πληρωμές
• Δηλώσεις φόρου πωλήσεων, όπου ισχύει
• Καταβολές και δηλώσεις φόρων μισθοδοσίας
• Ετήσιες αναφορές και δηλώσεις συμμόρφωσης που συνδέονται με την οντότητα

Όταν οι προθεσμίες είναι κατανεμημένες σε πολλούς φορείς και πολιτείες, είναι εύκολο να ξεφύγει μία από αυτές.

Πώς να το διορθώσετε

Αν έχετε ήδη χάσει μια προθεσμία, ενεργήστε γρήγορα:

1. Υποβάλετε τη ληξιπρόθεσμη δήλωση το συντομότερο δυνατό.
2. Πληρώστε αμέσως το οφειλόμενο ποσό, ακόμη κι αν δεν μπορείτε να πληρώσετε τα πάντα με τη μία.
3. Ελέγξτε αν έχουν ήδη αρχίσει να υπολογίζονται πρόστιμα και τόκοι.
4. Επανεξετάστε το ημερολόγιο υποβολών ώστε να μην επαναληφθεί το ίδιο λάθος.

Αν η επιχείρηση έχει καθυστερήσει σε πολλές δηλώσεις, προτεραιοποιήστε πρώτα εκείνες με τη μεγαλύτερη έκθεση σε πρόστιμα και έπειτα προχωρήστε προς τις υπόλοιπες.

Πώς να το αποτρέψετε

Ένα απλό ημερολόγιο συμμόρφωσης μπορεί να αποτρέψει πολλά προβλήματα. Ορίστε επαναλαμβανόμενες υπενθυμίσεις για:

• Μηνιαίες δηλώσεις φόρου πωλήσεων
• Καταβολές φόρων μισθοδοσίας
• Τριμηνιαίους εκτιμώμενους φόρους
• Ετήσιες ομοσπονδιακές και πολιτειακές δηλώσεις
• Προθεσμίες εγγεγραμμένου αντιπροσώπου και ετήσιας αναφοράς

Οι αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις βοηθούν, αλλά η επιχείρηση χρειάζεται έναν ξεκάθαρα υπεύθυνο για τη συμμόρφωση. Αν κανείς δεν έχει την ευθύνη της προθεσμίας, τελικά θα χαθεί.

2. Λάθη στη μισθοδοσία και στην ταξινόμηση εργαζομένων

Η λανθασμένη ταξινόμηση εργαζομένων είναι ένα ακόμη δαπανηρό φορολογικό πρόβλημα. Μια επιχείρηση μπορεί να αντιμετωπίζει έναν εργαζόμενο ως ανεξάρτητο συνεργάτη, ενώ η IRS ή μια πολιτειακή υπηρεσία θα τον θεωρούσε υπάλληλο. Λάθη στη μισθοδοσία μπορούν επίσης να συμβούν όταν η επιχείρηση παρακρατεί πολύ λίγα, καταθέτει τους φόρους εκπρόθεσμα ή δεν υποβάλλει τα σωστά έντυπα.

Γιατί συμβαίνει

Αυτό το ζήτημα συχνά ξεκινά όταν η επιχείρηση αναπτύσσεται γρήγορα. Ένας ιδρυτής μπορεί να προσλάβει βοήθεια άτυπα στην αρχή και να συνεχίσει με την ίδια πρακτική πολύ μετά την αλλαγή της σχέσης. Συνηθισμένα λάθη είναι:

• Χρήση συμβάσεων συνεργασίας για εργαζομένους που λειτουργούν ως υπάλληλοι
• Μη παρακράτηση φόρου εισοδήματος και εργοδοτικών εισφορών για το προσωπικό
• Παράλειψη καταβολής φόρων Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare
• Μη σωστή υποβολή των W-2 ή 1099
• Πληρωμή ατόμων μέσω προσωπικών λογαριασμών αντί μέσω συστήματος μισθοδοσίας της επιχείρησης

Πώς να το διορθώσετε

Αν ένας εργαζόμενος έχει ταξινομηθεί λανθασμένα, μην το αγνοήσετε. Εξετάστε την πραγματική εργασιακή σχέση, όχι μόνο τον τίτλο στο συμβόλαιο. Παράγοντες περιλαμβάνουν συχνά τον βαθμό ελέγχου που ασκεί η επιχείρηση στην εργασία, το ωράριο, τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται και το αν ο εργαζόμενος αποτελεί μέρος της βασικής λειτουργίας της επιχείρησης.

Βήματα που πρέπει να κάνετε:

1. Εξετάστε προσεκτικά την ταξινόμηση κάθε εργαζομένου.
2. Διορθώστε τα αρχεία μισθοδοσίας αν ένας εργαζόμενος θα έπρεπε να είχε αντιμετωπιστεί ως υπάλληλος.
3. Υποβάλετε τυχόν λείποντα έντυπα μισθοδοσίας.
4. Συμβουλευτείτε έναν εξειδικευμένο φοροτεχνικό αν χρειάζεται να επαναταξινομήσετε παλαιότερες πληρωμές.

Αν παραλείφθηκαν καταβολές μισθοδοσίας, προχωρήστε άμεσα στην τακτοποίηση και συμφωνήστε το σύστημα μισθοδοσίας ώστε οι μελλοντικές δηλώσεις να είναι ακριβείς.

Πώς να το αποτρέψετε

Η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να ορίζεται η ταξινόμηση εργαζομένου πριν από την πρώτη πληρωμή. Χρησιμοποιήστε μια σταθερή διαδικασία για:

• Τον καθορισμό του αν κάποιος είναι υπάλληλος ή ανεξάρτητος συνεργάτης
• Τη ρύθμιση μισθοδοσίας πριν από την πρόσληψη προσωπικού
• Τη συλλογή φορολογικών εντύπων πριν ξεκινήσουν οι πληρωμές
• Την ετήσια επανεξέταση των συνεργασιών με αναδόχους

Για αναπτυσσόμενες εταιρείες, η μισθοδοσία δεν πρέπει ποτέ να αντιμετωπίζεται πρόχειρα. Ένα επίσημο σύστημα κοστίζει πολύ λιγότερο από τη διόρθωση φορολογικών προβλημάτων μισθοδοσίας εκ των υστέρων.

3. Ελλιπής τήρηση αρχείων και λάθη σε εκπιπτόμενα έξοδα

Μια επιχείρηση μπορεί επίσης να αντιμετωπίσει φορολογικά προβλήματα απλώς επειδή τα αρχεία της είναι ελλιπή. Οι χαμένες αποδείξεις, οι ασαφείς τραπεζικές μεταφορές και η ανάμειξη προσωπικών και επαγγελματικών δαπανών μπορούν να δυσκολέψουν την τεκμηρίωση των εκπτώσεων ή την προετοιμασία ακριβών δηλώσεων.

Γιατί συμβαίνει

Πολλοί ιδιοκτήτες ξεκινούν χρησιμοποιώντας έναν προσωπικό λογαριασμό όψεως ή μία πιστωτική κάρτα για τα πάντα. Αυτή η προσέγγιση μπορεί να φαίνεται διαχειρίσιμη στις πρώτες εβδομάδες, αλλά γρήγορα δημιουργεί σύγχυση όσο η επιχείρηση μεγαλώνει.

Συνηθισμένα λάθη στην τήρηση αρχείων περιλαμβάνουν:

• Ανάμειξη προσωπικών και επαγγελματικών αγορών
• Παράλειψη φύλαξης αποδείξεων για γεύματα, ταξίδια και προμήθειες
• Μη τακτική συμφωνία των τραπεζικών κινήσεων
• Ελλιπή καταγραφή χιλιομετρικών αποστάσεων ή εξόδων γραφείου στο σπίτι
• Μη διατήρηση δικαιολογητικών για σημαντικές εκπτώσεις

Πώς να το διορθώσετε

Ξεκινήστε τακτοποιώντας τα αρχεία του τρέχοντος έτους:

1. Διαχωρίστε τις επιχειρηματικές από τις προσωπικές συναλλαγές.
2. Αντιστοιχίστε κάθε σημαντικό έξοδο με απόδειξη ή κατάσταση λογαριασμού.
3. Δημιουργήστε κατηγορίες για επαναλαμβανόμενους τύπους εξόδων.
4. Συμφωνείτε τους λογαριασμούς κάθε μήνα ώστε τα λάθη να εντοπίζονται έγκαιρα.

Αν μια έκπτωση δεν μπορεί να τεκμηριωθεί, ίσως είναι ασφαλέστερο να μην συμπεριληφθεί στη δήλωση παρά να διακινδυνεύσετε μελλοντική προσαρμογή σε έλεγχο.

Πώς να το αποτρέψετε

Τα ισχυρά αρχεία χτίζονται με ρουτίνα, όχι με εφάπαξ καθαρισμό. Οι καλύτερες πρακτικές περιλαμβάνουν:

• Χρήση αποκλειστικών τραπεζικών λογαριασμών και πιστωτικών καρτών για την επιχείρηση
• Διατήρηση ψηφιακών αντιγράφων αποδείξεων
• Μηνιαία συμφωνία λογαριασμών
• Συνεπή καταγραφή χιλιομέτρων, ταξιδιών και χρήσης γραφείου στο σπίτι
• Οργάνωση των εταιρικών εγγράφων και των φορολογικών δηλώσεων σε ένα σημείο

Ένα καθαρό σύστημα τήρησης βιβλίων κάνει επίσης ευκολότερη την παρακολούθηση της πραγματικής κερδοφορίας της επιχείρησης, κάτι που έχει εξίσου μεγάλη σημασία με τη φορολογική συμμόρφωση.

Ένα πρακτικό checklist φορολογικής τακτοποίησης

Αν η επιχείρησή σας ήδη αντιμετωπίζει ένα από αυτά τα ζητήματα, χρησιμοποιήστε αυτό το checklist για να ανακτήσετε τον έλεγχο:

• Καταγράψτε όλους τους ανοιχτούς φορολογικούς λογαριασμούς και τις υποχρεώσεις υποβολής
• Επιβεβαιώστε τις προθεσμίες για ομοσπονδιακές, πολιτειακές και τοπικές δηλώσεις
• Ελέγξτε την ταξινόμηση εργαζομένων και τη ρύθμιση της μισθοδοσίας
• Συμφωνήστε τα τραπεζικά και πιστωτικά statements
• Συγκεντρώστε τις αποδείξεις και τα δικαιολογητικά που λείπουν
• Εντοπίστε τυχόν ειδοποιήσεις, πρόστιμα ή υπόλοιπα προς πληρωμή
• Προγραμματίστε έλεγχο με φοροτεχνικό, αν χρειάζεται

Όσο πιο γρήγορα δράσετε, τόσο πιο εύκολη είναι συνήθως η τακτοποίηση. Τα φορολογικά προβλήματα τείνουν να μεγαλώνουν όταν μένουν άλυτα.

Πώς μπορεί να βοηθήσει η Zenind τους ιδρυτές να παραμείνουν οργανωμένοι

Αν και οι φορολογικές δηλώσεις υποβάλλονται από τις αρμόδιες φορολογικές αρχές και επαγγελματίες, οι καλές πρακτικές σύστασης και συμμόρφωσης της επιχείρησης κάνουν τη διαχείριση φόρων πολύ πιο εύκολη. Η επιλογή της σωστής νομικής οντότητας, η οργανωμένη τήρηση των εγγράφων σύστασης και η συνέπεια στις ετήσιες υποχρεώσεις συμμόρφωσης μπορούν να μειώσουν τη σύγχυση αργότερα.

Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να ιδρύουν και να διατηρούν επιχειρήσεις στις Η.Π.Α. με εργαλεία που υποστηρίζουν μια πιο καθαρή διαδικασία συμμόρφωσης από την αρχή. Όταν η δομή της εταιρείας και τα αρχεία σας είναι οργανωμένα, γίνεται πολύ πιο εύκολο να συνεργαστείτε με λογιστές, να διαχειριστείτε δηλώσεις και να αποφύγετε φορολογικούς πονοκεφάλους που θα μπορούσαν να είχαν προληφθεί.

Τελικές σκέψεις

Τα περισσότερα φορολογικά προβλήματα επιχειρήσεων συνοψίζονται σε τρία επαναλαμβανόμενα ζητήματα: χαμένες προθεσμίες, λάθη στη μισθοδοσία και στην ταξινόμηση, και αδύναμη τήρηση αρχείων. Κάθε ένα από αυτά μπορεί να δημιουργήσει πρόστιμα ή άγχος, αλλά και τα τρία μπορούν να διορθωθούν με μια πειθαρχημένη διαδικασία.

Αν κρατάτε τις προθεσμίες ορατές, ρυθμίζετε σωστά τη μισθοδοσία και διατηρείτε καθαρά αρχεία, η φορολογική περίοδος γίνεται πολύ λιγότερο επώδυνη. Για νέες επιχειρήσεις, αυτή η πειθαρχία δεν είναι μόνο καλή λογιστική πρακτική. Είναι μέρος της δημιουργίας μιας σταθερής εταιρείας.