3 vấn đề thuế thường gặp đối với doanh nghiệp mới và cách khắc phục

Thuế là một trong những thách thức vận hành nghiêm túc đầu tiên mà chủ doanh nghiệp mới phải đối mặt. Các quy định có thể khó hiểu, thời hạn rất dễ bị bỏ lỡ, và ngay cả những sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến tiền phạt, thông báo nhắc nhở hoặc áp lực dòng tiền không cần thiết. Tin tốt là nhiều vấn đề thuế phổ biến đều có thể dự đoán và xử lý được khi bạn hiểu nguyên nhân của chúng.

Hướng dẫn này trình bày ba vấn đề thuế thường gặp nhất của doanh nghiệp, lý do chúng phát sinh, và các bước thực tế bạn có thể thực hiện để khắc phục cũng như ngăn chúng tái diễn.

Vì sao vấn đề thuế thường phát sinh ngay từ đầu

Phần lớn các vấn đề thuế không bắt nguồn từ gian lận hay cẩu thả. Chúng thường xuất phát từ một vài khó khăn phát triển rất bình thường của doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp chưa được thiết lập đúng cấu trúc thuế ngay từ đầu.
• Chủ sở hữu trộn lẫn chi tiêu cá nhân và chi tiêu doanh nghiệp.
• Payroll và phân loại lao động được xử lý không nhất quán.
• Sổ sách và hồ sơ chưa đầy đủ.
• Bỏ lỡ thời hạn nộp hồ sơ trong giai đoạn khởi động bận rộn.

Đối với các công ty mới, vấn đề thuế thường là vấn đề về hệ thống, không chỉ là vấn đề thuế. Nếu doanh nghiệp không có quy trình rõ ràng cho kế toán, thanh toán và tuân thủ, sai sót sẽ nhanh chóng tích tụ.

1. Bỏ lỡ thời hạn khai thuế và ngày thanh toán

Một trong những vấn đề phổ biến nhất của doanh nghiệp nhỏ là không nộp hồ sơ hoặc thanh toán đúng hạn. Việc này có thể liên quan đến khai thuế thu nhập, khoản nộp thuế tạm tính, tờ khai thuế bán hàng, khoản nộp payroll tax hoặc các tờ khai thông tin hằng năm.

Vì sao điều này xảy ra

Chủ doanh nghiệp mới thường đánh giá thấp số lượng thời hạn thuế mà họ phải theo dõi. Một doanh nghiệp có thể cần quản lý:

• Nghĩa vụ thuế thu nhập liên bang
• Nghĩa vụ thuế thu nhập cấp bang
• Khoản thanh toán tạm tính hàng quý
• Tờ khai thuế bán hàng, nếu áp dụng
• Khoản nộp và tờ khai payroll tax
• Báo cáo hằng năm và các hồ sơ tuân thủ gắn với chính pháp nhân

Khi thời hạn được trải dài qua nhiều cơ quan và nhiều bang, rất dễ bỏ sót một mốc nào đó.

Cách khắc phục

Nếu bạn đã bỏ lỡ thời hạn, hãy hành động nhanh:

1. Nộp tờ khai còn thiếu càng sớm càng tốt.
2. Thanh toán ngay số dư còn nợ, ngay cả khi bạn chưa thể trả hết.
3. Kiểm tra xem tiền phạt và lãi đã bắt đầu phát sinh hay chưa.
4. Rà soát lại lịch nộp hồ sơ để lỗi này không lặp lại.

Nếu doanh nghiệp đang chậm trễ ở nhiều hồ sơ, hãy ưu tiên những hồ sơ có mức phạt tiềm ẩn lớn nhất trước, rồi xử lý lần lượt các hồ sơ còn lại.

Cách ngăn ngừa

Một lịch tuân thủ đơn giản có thể ngăn chặn nhiều vấn đề. Hãy đặt nhắc việc định kỳ cho:

• Tờ khai thuế bán hàng hằng tháng
• Khoản nộp payroll tax
• Thuế tạm tính hằng quý
• Hồ sơ khai thuế hằng năm ở cấp liên bang và cấp bang
• Thời hạn registered agent và báo cáo thường niên

Nhắc việc tự động rất hữu ích, nhưng doanh nghiệp vẫn cần một người chịu trách nhiệm chính về tuân thủ. Nếu không ai sở hữu thời hạn đó, sớm muộn nó cũng sẽ bị bỏ lỡ.

2. Sai sót về payroll tax và phân loại người lao động

Phân loại sai người lao động là một vấn đề thuế tốn kém khác. Một doanh nghiệp có thể xem một người làm việc là nhà thầu độc lập trong khi IRS hoặc cơ quan cấp bang lại coi người đó là nhân viên. Sai sót payroll tax cũng có thể xảy ra khi doanh nghiệp khấu trừ quá ít, nộp thuế muộn hoặc không nộp đúng biểu mẫu.

Vì sao điều này xảy ra

Vấn đề này thường xuất hiện khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh. Người sáng lập có thể thuê hỗ trợ một cách không chính thức lúc đầu và sau đó tiếp tục giữ nguyên cách làm đó ngay cả khi mối quan hệ đã thay đổi. Những sai lầm phổ biến gồm:

• Dùng hợp đồng nhà thầu cho người lao động thực chất hoạt động như nhân viên
• Không khấu trừ thuế thu nhập và thuế lao động cho nhân sự
• Bỏ sót các khoản nộp Social Security và Medicare tax
• Không phát hành W-2 hoặc 1099 đúng cách
• Trả tiền cho người lao động qua tài khoản cá nhân thay vì hệ thống payroll doanh nghiệp

Cách khắc phục

Nếu một người lao động đã bị phân loại sai, đừng bỏ qua. Hãy xem xét mối quan hệ làm việc thực tế, không chỉ dựa vào nhãn trong hợp đồng. Các yếu tố thường bao gồm mức độ kiểm soát của doanh nghiệp đối với công việc, lịch làm việc, công cụ sử dụng và việc người đó có phải là một phần của hoạt động cốt lõi hay không.

Các bước cần thực hiện:

1. Rà soát kỹ từng phân loại người lao động.
2. Điều chỉnh hồ sơ payroll nếu một người lẽ ra phải được xem là nhân viên.
3. Nộp các biểu mẫu payroll còn thiếu.
4. Tham khảo chuyên gia thuế đủ năng lực nếu bạn cần điều chỉnh các khoản thanh toán trong quá khứ.

Nếu các khoản nộp payroll bị bỏ sót, hãy nhanh chóng cập nhật và đối soát hệ thống payroll để các tờ khai trong tương lai chính xác hơn.

Cách ngăn ngừa

Cách an toàn nhất là xác định phân loại người lao động trước khi thực hiện khoản thanh toán đầu tiên. Hãy xây dựng một quy trình nhất quán cho:

• Xác định trạng thái nhân viên hay nhà thầu
• Thiết lập payroll trước khi tuyển nhân sự
• Thu thập các biểu mẫu thuế trước khi bắt đầu thanh toán
• Rà soát lại các thỏa thuận với nhà thầu hằng năm

Với các công ty đang phát triển, payroll không bao giờ nên được xử lý một cách tùy tiện. Một hệ thống chính thức luôn rẻ hơn nhiều so với việc sửa lỗi payroll tax sau này.

3. Ghi chép kém và sai sót về khoản chi được khấu trừ

Doanh nghiệp cũng có thể gặp vấn đề thuế chỉ vì hồ sơ không đầy đủ. Biên lai thất lạc, chuyển khoản không rõ ràng và việc trộn lẫn chi tiêu cá nhân với chi tiêu doanh nghiệp có thể khiến bạn khó chứng minh các khoản khấu trừ hoặc lập tờ khai chính xác.

Vì sao điều này xảy ra

Nhiều chủ doanh nghiệp ban đầu dùng một tài khoản cá nhân hoặc một thẻ tín dụng cho mọi thứ. Cách làm đó có thể có vẻ dễ quản lý trong những tuần đầu, nhưng sẽ nhanh chóng gây nhầm lẫn khi doanh nghiệp phát triển.

Các lỗi ghi chép phổ biến gồm:

• Trộn lẫn giao dịch cá nhân và giao dịch doanh nghiệp
• Quên lưu biên lai cho bữa ăn, đi lại và vật tư
• Không đối chiếu sao kê ngân hàng thường xuyên
• Không theo dõi đúng quãng đường di chuyển hoặc chi phí văn phòng tại nhà
• Không lưu tài liệu hỗ trợ cho các khoản khấu trừ lớn

Cách khắc phục

Hãy bắt đầu bằng cách làm sạch hồ sơ của năm hiện tại:

1. Tách riêng giao dịch doanh nghiệp và giao dịch cá nhân.
2. Đối chiếu mọi khoản chi lớn với biên lai hoặc sao kê.
3. Tạo danh mục cho các nhóm chi phí định kỳ.
4. Đối chiếu tài khoản hằng tháng để phát hiện sai sót sớm.

Nếu một khoản khấu trừ không thể chứng minh được, tốt hơn là không đưa nó vào tờ khai thay vì đối mặt với việc bị điều chỉnh khi kiểm toán sau này.

Cách ngăn ngừa

Hồ sơ mạnh được xây dựng bằng thói quen lặp lại, không phải bằng việc dọn dẹp một lần. Các thực hành tốt gồm:

• Sử dụng tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và thẻ tín dụng doanh nghiệp riêng
• Lưu bản sao kỹ thuật số của biên lai
• Đối chiếu tài khoản mỗi tháng
• Theo dõi quãng đường di chuyển, công tác và việc sử dụng văn phòng tại nhà một cách nhất quán
• Lưu trữ tài liệu pháp nhân và hồ sơ thuế ở một nơi duy nhất

Một hệ thống sổ sách gọn gàng cũng giúp bạn nhìn rõ lợi nhuận thực sự của doanh nghiệp, điều này quan trọng không kém gì việc tuân thủ thuế.

Danh sách kiểm tra thực tế để xử lý vấn đề thuế

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp một trong những vấn đề trên, hãy dùng danh sách này để lấy lại kiểm soát:

• Liệt kê tất cả tài khoản thuế và nghĩa vụ nộp hồ sơ đang mở
• Xác nhận thời hạn cho các hồ sơ liên bang, cấp bang và địa phương
• Rà soát phân loại người lao động và thiết lập payroll
• Đối chiếu sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
• Thu thập các biên lai và hồ sơ hỗ trợ còn thiếu
• Xác định mọi thông báo, tiền phạt hoặc số dư còn nợ
• Lên lịch rà soát với chuyên gia thuế nếu cần

Bạn hành động càng nhanh, việc xử lý thường càng dễ. Các vấn đề thuế có xu hướng trở nên nghiêm trọng hơn khi bị để mặc không giải quyết.

Cách Zenind có thể giúp nhà sáng lập giữ mọi thứ ngăn nắp

Mặc dù việc nộp thuế do các cơ quan thuế và chuyên gia phù hợp xử lý, nhưng thói quen thành lập và tuân thủ doanh nghiệp tốt sẽ giúp quản lý thuế dễ hơn nhiều. Việc chọn đúng loại hình pháp nhân, giữ hồ sơ thành lập gọn gàng và theo sát các nghĩa vụ tuân thủ hằng năm có thể giảm bớt nhầm lẫn về sau.

Zenind giúp doanh nhân thành lập và duy trì doanh nghiệp tại Hoa Kỳ với các công cụ hỗ trợ quy trình tuân thủ rõ ràng hơn ngay từ đầu. Khi cấu trúc công ty và hồ sơ của bạn được sắp xếp bài bản, việc làm việc với kế toán, quản lý hồ sơ và tránh các rắc rối thuế có thể phòng tránh sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Kết luận

Phần lớn các vấn đề thuế của doanh nghiệp đều xoay quanh ba điểm lặp lại: bỏ lỡ thời hạn, sai sót payroll và phân loại, và ghi chép yếu kém. Mỗi vấn đề đều có thể tạo ra tiền phạt hoặc áp lực, nhưng mỗi vấn đề cũng có thể được khắc phục bằng một quy trình kỷ luật.

Nếu bạn luôn theo dõi thời hạn, thiết lập payroll đúng cách và duy trì hồ sơ sạch sẽ, mùa thuế sẽ bớt căng thẳng hơn rất nhiều. Đối với doanh nghiệp mới, kỷ luật đó không chỉ là kế toán tốt. Nó còn là một phần của việc xây dựng một công ty ổn định.