30 креативни данъчни приспадания, които всеки собственик на малък бизнес трябва да познава

Данъчните приспадания могат да направят осезаема разлика в това колко парични средства остават в бизнеса ви в края на годината. За основателите и собствениците на малък бизнес целта не е да преследвате всяко възможно приспадане, а да заявявате законни разходи, да поддържате изрядни записи и да изградите данъчен процес, който издържа на проверка.

Ако сте учредили бизнеса си чрез Zenind или планирате да го направите, добрата структура на дружеството и последователното счетоводство могат значително да улеснят проследяването на приспаданията. След като бизнес и личните разходи са разделени, става много по-лесно да се идентифицират обичайните и необходими разходи, които могат да намалят облагаемия доход.

Забележка: Тази статия е само с образователна цел и не представлява данъчен или правен съвет. Данъчните правила се променят и правилната стратегия за приспадане зависи от структурата на бизнеса ви, местоположението и конкретните факти.

Какво прави едно данъчно приспадане законно?

По принцип един бизнес разход трябва да бъде обичаен и необходим за вашата дейност или бизнес. Това не означава, че трябва да е впечатляващ или на пръв поглед очевидно „свързан с бизнеса“. Много от най-добрите приспадания са рутинни разходи, които и без това правите, за да работите ефективно.

Истинската разлика между разумно приспадане и съмнително такова е документацията. Съхранявайте касови бележки, договори, фактури, дневници за пробег и бележки, които показват бизнес целта на всеки разход.

1. Разходи за домашен офис

Ако използвате част от дома си изключително и редовно за бизнес, може да имате право на приспадане за домашен офис. Това може да включва част от наема или лихвата по ипотека, данъци върху имота, комунални услуги, интернет, ремонти и застраховка на дома.

Пространството трябва да е предназначено за бизнес употреба, а не да служи едновременно като стая за гости или зона за семейни събирания. Ясен план на помещението и последователен запис на използването му помагат да се обоснове приспадането.

2. Интернет услуга

Достъпът до интернет е от съществено значение за повечето съвременни бизнеси - от изпращане на фактури до обслужване на клиенти. Ако използвате интернет връзката си за бизнес, обикновено можете да приспаднете бизнес частта от разхода.

Ако домакинството ви използва една и съща връзка както за работа, така и за лично сърфиране, приспадайте само бизнес дела. Разумен метод и последователен процент са по-добри от неподкрепено предположение.

3. Разходи за мобилен телефон

Смартфон, използван за бизнес разговори, съобщения с клиенти, банкиране или планиране, може да генерира приспадане за бизнес частта от сметката. Това важи дори ако телефонът се използва и лично.

Отделна бизнес линия може да улесни проследяването, но не е задължителна. Ключът е да разграничавате бизнес употребата от личната с записи, които са логични и последователни.

4. Абонаменти за софтуер

Месечните абонаменти са сред най-често пропусканите приспадания. Счетоводен софтуер, инструменти за управление на проекти, CRM платформи, дизайнерски инструменти и услуги за имейл маркетинг всички са допустими, ако се използват за бизнеса.

Дори малките повтарящи се такси се натрупват през годината. Преглеждайте периодично абонаментните извлечения, за да не пропуснете инструменти, които вече не са нужни, или такси, които са станали дублирани.

5. Разходи за уебсайт, хостинг и домейн

Вашият уебсайт често е едновременно витрина, търговски екип и център за поддръжка. Разходите за регистрация на домейн, уеб хостинг, конструктори на страници, SSL сертификати, плъгини и поддръжка обикновено са приспадаеми бизнес разходи.

Ако сте платили на разработчик или агенция да изгради сайта ви, този разход също може да се квалифицира като бизнес разход. Съхранявайте фактурата и ясно отбележете какво е доставил изпълнителят.

6. Маркетинг и реклама

Разходите за реклама обикновено са изцяло приспадаеми, когато са свързани с популяризиране на бизнеса ви. Това включва реклами в търсачки, реклами в социални мрежи, печатни флаери, директна поща, търговски издания, спонсорства и промоционални кампании.

Разходите за разпознаваемост на марката също се признават, стига да са насочени към растеж на бизнеса. Колкото по-силно е свързан разходът с привличането на клиенти, толкова по-лесно е обикновено да бъде защитен.

7. Професионални услуги

Таксите, платени на счетоводители, осчетоводители, адвокати, консултанти и данъчни специалисти, обикновено са приспадаеми бизнес разходи. Тези услуги са част от управлението на съответстващ и организиран бизнес.

Ако използвате професионалист за поддръжка на дружеството, подаване на документи или данъчно планиране, тези такси често също могат да бъдат приспаднати. Съхранявайте писма за ангажимент и фактури, за да е очевидна бизнес целта.

8. Бизнес застраховка

Застраховката често е необходим разход за водене на бизнес. Обща гражданска отговорност, професионална отговорност, киберзастраховка, застраховка на служебен автомобил, застраховка срещу трудови злополуки и имуществена застраховка може да са приспадаеми в зависимост от структурата ви.

Премиите по полиците лесно се пропускат, защото се фактурират годишно или на шест месеца. Поддържайте централен списък на полиците си, за да не бъде пропусната нито една при данъчното отчитане.

9. Банкови такси и такси за обработка на плащания

Месечни банкови такси, такси за банков превод, такси на търговски посредник, такси за връщане на плащания и разходи към платежни процесори могат да се натрупат бързо. Тъй като тези такси са пряко свързани със събирането на приходи или поддържането на бизнес сметки, те често са приспадаеми.

Преглеждайте банковите и търговските си извлечения ред по ред. Много собственици се фокусират само върху видимите оперативни разходи и забравят тези по-малки, но повтарящи се приспадания.

10. Бизнес пътувания

Пътните разходи може да са приспадаеми, когато пътуването е основно за бизнес. Самолетни билети, хотели, споделени пътувания, такси за багаж, паркиране и местен транспорт често се признават, когато са пряко свързани с пътуването.

Пътуването трябва да има ясна бизнес цел, например среща с клиент, участие в конференция или посещение на доставчик. Съхранявайте маршрута, разписките и бележките, които обясняват защо пътуването е било необходимо.

11. Хранене с бизнес цел

Бизнес храненията могат да бъдат приспадаеми, когато са пряко свързани с бизнес дейност, като среща с клиент или хранене по време на служебно пътуване. Храненето трябва да има ясна цел, различна от личното хранене.

Документирайте кой е присъствал, къде е било храненето и какъв бизнес е бил обсъждан. Този прост навик може значително да улесни обосноваването на приспаданията за храна.

12. Подаръци за клиенти

Малки подаръци, дадени на клиенти или партньори, понякога могат да бъдат приспадани, в рамките на приложимите данъчни правила и лимити. Брандирани тефтери, чаши или празнични подаръци може да се квалифицират, ако са предоставени по бизнес причини.

Поддържайте подаръците умерени и проследявайте получателя и бизнес целта. Щедри, но недокументирани подаръци са точно типът разход, който може да създаде проблеми по-късно.

13. Канцеларски материали

Писалки, тефтери, хартия за принтер, тонер, пощенски марки, папки, лепящи бележки и подобни консумативи са често срещани приспадаеми разходи. Тези покупки може да изглеждат малки поотделно, но често представляват значителна годишна сума.

Ако купувате материали на едро, класифицирайте ги правилно от самото начало. Добрата счетоводна система трябва да улеснява отделянето на ежедневните консумативи от по-големите покупки на активи.

14. Компютри и друго оборудване

Лаптопи, монитори, принтери, камери и друго оборудване, използвано за бизнес, често могат да бъдат приспаднати чрез пряк разходен избор или амортизация, в зависимост от цената и приложимите данъчни правила.

По-големите покупки не винаги могат да бъдат приспаднати наведнъж. Ако инвестирате в трайно оборудване, работете с данъчен специалист, за да определите най-доброто третиране.

15. Разходи за автомобил и пробег

Ако шофирате за бизнес, може да имате право да приспадате пробег или действителни разходи за автомобила, свързани с бизнес употребата. Това може да включва пътувания за срещи с клиенти, взимане на материали, посещение на обекти или участие в бизнес срещи.

Дневникът за пробега е от съществено значение. Записвайте датата, дестинацията, бизнес целта и изминатите мили всеки път, защото приблизителните оценки без подкрепа са много по-трудни за защита.

16. Обучение и образование

Курсове, уебинари, сертификати и семинари могат да бъдат приспадаеми, когато поддържат или подобряват уменията, необходими за текущия ви бизнес. Непрекъснатото обучение ви помага да сте в течение и често се изплаща чрез по-добри решения.

Това е различно от образование, което ви подготвя за напълно нова професия или дейност. Свържете обучението пряко с настоящата си роля в бизнеса.

17. Конференции и търговски изложения

Браншовите конференции могат да бъдат както образователни, така и силно приспадаеми, ако са тясно свързани с бизнеса ви. Таксите за регистрация, пътните разходи, хотелът и свързаните бизнес хранения може да се квалифицират, когато събитието подпомага работата ви.

Такива събития могат също да създадат възможности за контакти, взаимоотношения с доставчици и пазарна информация. Съхранявайте програмата и запис за посещените сесии, за да е ясен бизнес контекстът.

18. Наем и коворкинг пространство

Ако наемате офис, склад, търговско помещение или членство в коворкинг, тези разходи обикновено са приспадаеми бизнес разходи. Това включва базовия наем и често някои свързани разходи за ползване на помещението.

Коворкинг абонаментите са особено полезни за компактни екипи, защото комбинират работно пространство, зали за срещи и интернет в една сметка. Това улеснява счетоводството и може да подпомогне чиста следа за приспадането.

19. Ремонти и поддръжка

Рутинните ремонти, които поддържат бизнес имуществото ви в работещо състояние, често са приспадаеми. Поправка на принтер, ремонт на табела, обслужване на автомобил или поддръжка на офис оборудване може да попадне в тази категория.

Основното разграничение е между ремонт и подобрение. Ремонтите възстановяват функционалността, докато подобренията може да трябва да се капитализират и амортизират.

20. Плащания към независими изпълнители

Независими изпълнители, фрийлансъри и временни специалисти могат да бъдат интелигентен начин за растеж без наемане на пълен щат. Техните фактури обикновено са приспадаеми бизнес разходи, ако работата е за вашите операции.

Уверете се, че отношенията с изпълнителите са правилно документирани и че данъчните задължения за отчитане са спазени навреме. Некоректното класифициране създава ненужен данъчен и регулаторен риск.

21. Данъци върху заплатите и придобивки за служители

Ако имате служители, данъците върху заплатите са значителен оперативен разход и може да са приспадаеми. Същото важи и за много придобивки за служители, като вноски за здравно осигуряване, съпоставяне на пенсионни вноски и определени допълнителни придобивки.

Тези разходи са част от изграждането на стабилен екип и трябва да се проследяват внимателно. Те често са по-големи, отколкото основателите очакват, когато бизнесът започне да наема хора.

22. Вноски в пенсионни планове

Вноските на работодателя към квалифицирани пенсионни планове може да са приспадаеми, в зависимост от плана и структурата на бизнеса. За много собственици това е едновременно данъчно ефективно и полезно за задържане на служители използване на печалбата.

Често срещани варианти са SEP IRA, SIMPLE IRA и solo 401(k) схеми. Подходящият избор зависи от доходите ви, плановете за персонал и дългосрочните цели.

23. Разходи за стартиране

Много бизнеси имат разходи още преди да отворят врати. Пазарни проучвания, разходи по учредяване или регистрация, правна подготовка, брандиране, пускане на уебсайт и първоначална реклама могат да попаднат в категориите стартови разходи.

Тези разходи са особено важни за новите основатели, защото често възникват преди да започнат приходите. Пазете ранните касови бележки от първия ден, за да не се загуби нищо в началната фаза.

24. Такси за учредяване и подаване на документи

Учредяване на дружество, държавни такси за подаване, годишни отчети и определени разходи за съответствие често са част от стартирането и поддържането на бизнес. Тези разходи могат да бъдат особено релевантни за собственици, които създават LLC или корпорация в началото на процеса.

Използването на услуга като Zenind може да помогне на основателите да останат организирани с учредяването и текущите задачи по съответствие. Тази структура улеснява отделянето на бизнес разходите от личните разходи и поддържането на изрядни записи.

25. Доставка и пощенски разходи

Ако бизнесът ви изпраща продукти, фактури или документи по пощата, разходите за пощенски услуги и доставка обикновено са приспадаеми. Това включва опаковъчни материали, куриерски такси и разходи за изпълнение, свързани с бизнеса.

Дори фирми, които предоставят услуги, могат да имат разходи за доставка на договори, мостри или връщания. Това са малки позиции, които трябва да се групират и проследяват, вместо да се пренебрегват.

26. Инвентар и себестойност на продадените стоки

Ако продавате физически продукти, вашият инвентар и свързаните с него разходи за покупки са ключови данъчни елементи. Себестойността на продадените стоки обикновено включва позиции като суровини, едров инвентар, транспорт до склада и директен производствен труд.

Добрата проследимост на инвентара е от съществено значение, защото влияе върху брутната печалба и облагаемия доход. Неточните складови записи могат да изкривят резултатите ви много преди да настъпи данъчният сезон.

27. Несъбираеми вземания

Понякога клиентите не плащат, дори след многократни напомняния. При определени обстоятелства неплатени суми могат да бъдат приспаднати като несъбираеми вземания, ако са били предварително отчетени като приходи или иначе отговарят на приложимите данъчни правила.

Това приспадане изисква внимателна документация. Съхранявайте фактури, опити за събиране и бележки, показващи защо вземането е станало несъбираемо.

28. Брандирани стоки и промо материали

Тениски, шапки, чаши, чанти и други брандирани стоки могат да бъдат приспадаеми, когато се използват за промоция или ангажиране на клиенти. Тези артикули помагат за изграждане на разпознаваемост на марката, като същевременно служат на бизнес цел.

Ако раздавате рекламни артикули на събития или ги включвате в продуктови кампании, пазете записи какво е закупено и как е използвано. Промоционалната употреба е по-лесна за обосноваване от неясното лично подаряване.

29. Амортизация и третиране тип Section 179

Някои бизнес активи са твърде големи, за да бъдат разходвани наведнъж по обичайните оперативни правила. Вместо това те могат да се признават чрез амортизация или други ускорени методи за приспадане в зависимост от актива и данъчното законодателство.

Тази категория често се отнася за автомобили, машини, компютри, мебели и други дълготрайни активи. Правилното третиране може съществено да повлияе на паричния поток, така че си струва да бъде прегледано с данъчен специалист.

30. Членства, издания и абонаменти

Браншови членства, професионални асоциации, специализирани списания и нишови бюлетини могат да се квалифицират като приспадаеми разходи, когато подпомагат бизнеса ви. Тези инструменти ви помагат да сте информирани, свързани и конкурентоспособни.

Ако абонаментът е пряко свързан с вашата сфера, често си струва да го запазите. Годишната цена може да е скромна, но както приспадането, така и бизнес стойността могат да бъдат значими.

Как да защитите приспаданията си

Най-добрите приспадания са тези, които можете ясно да обясните. Една касова бележка е полезна, но касова бележка плюс бизнес цел е много по-силно доказателство.

Следвайте тези навици през цялата година:

• Използвайте отделна бизнес банкова сметка и кредитна карта
• Запазвайте цифрови копия на касови бележки и фактури
• Проследявайте пробега в реално време
• Записвайте кой, какво, къде и защо при хранения и пътувания
• Преглеждайте сметките месечно вместо да чакате данъчния сезон

Тези стъпки намаляват стреса, подобряват точността и улесняват счетоводителя ви да подготви изрядна декларация.

Често срещани грешки, които да избягвате

Една от най-големите грешки е смесването на лични и бизнес разходи. След като тези транзакции се смесят, става много по-трудно да се докаже кое принадлежи на бизнеса.

Друга грешка е да се третира всяка покупка като приспадаема без да се проверят правилата. Някои разходи трябва да се капитализират, амортизират или разпределят между бизнес и лична употреба.

Накрая, не разчитайте само на паметта. Ако даден разход е достатъчно важен, за да бъде приспаднат, той е достатъчно важен, за да бъде документиран.

Финален извод

Креативните данъчни приспадания не са въпрос на разтягане на правилата. Те са въпрос на разбиране как функционира един реален бизнес и на това обичайните разходи за неговото управление да бъдат правилно отчетени.

За основателите, които създават нова компания, Zenind може да помогне началният етап на съответствието да бъде по-организиран, така че последващото счетоводство да е по-чисто. Тази комбинация от структура, разделяне и документация е това, което прави данъчния сезон значително по-малко стресиращ.

Ако искате да запазите повече от това, което бизнесът ви печели, започнете с по-добри записи, по-ясно управление на дружеството и данъчен подход през цялата година. Приспаданията ще последват.