30 khoản khấu trừ thuế sáng tạo mà mọi chủ doanh nghiệp nhỏ nên biết

Các khoản khấu trừ thuế có thể tạo ra khác biệt đáng kể đối với số tiền mặt còn lại trong doanh nghiệp của bạn vào cuối năm. Với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, mục tiêu không phải là săn lùng mọi khoản có thể ghi giảm, mà là chỉ yêu cầu các chi phí hợp lệ, lưu giữ hồ sơ rõ ràng và xây dựng một quy trình thuế có thể đứng vững khi bị xem xét.

Nếu bạn đã thành lập doanh nghiệp thông qua Zenind hoặc đang có kế hoạch thực hiện, việc thiết lập pháp nhân chặt chẽ và ghi chép kế toán nhất quán có thể giúp việc theo dõi các khoản khấu trừ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Khi chi tiêu cá nhân và doanh nghiệp được tách biệt, việc xác định các chi phí thông thường và cần thiết có thể làm giảm thu nhập chịu thuế sẽ đơn giản hơn rất nhiều.

Lưu ý: Bài viết này chỉ nhằm mục đích giáo dục và không phải là tư vấn thuế hoặc pháp lý. Quy định thuế thay đổi theo thời gian, và chiến lược khấu trừ phù hợp phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, địa điểm và tình huống cụ thể của bạn.

Điều gì làm cho một khoản khấu trừ thuế là hợp lệ?

Nhìn chung, một chi phí kinh doanh phải là thông thường và cần thiết đối với ngành nghề hoặc hoạt động kinh doanh của bạn. Điều đó không có nghĩa là chi phí đó phải hào nhoáng hay hiển nhiên là “liên quan đến kinh doanh” ngay từ cái nhìn đầu tiên. Nhiều khoản khấu trừ tốt nhất là những chi phí thường nhật mà bạn đã trả để vận hành hiệu quả.

Điều tạo nên sự khác biệt thực sự giữa một khoản khấu trừ thông minh và một khoản đáng ngờ là chứng từ. Hãy giữ biên lai, hợp đồng, hóa đơn, nhật ký quãng đường và ghi chú thể hiện mục đích kinh doanh của từng khoản chi.

1. Chi phí văn phòng tại nhà

Nếu bạn sử dụng một phần nhà ở của mình một cách thường xuyên và chỉ dành riêng cho công việc kinh doanh, bạn có thể đủ điều kiện để được khấu trừ văn phòng tại nhà. Khoản này có thể bao gồm một phần tiền thuê nhà hoặc lãi thế chấp, thuế bất động sản, tiện ích, internet, sửa chữa và bảo hiểm chủ nhà.

Không gian đó nên được dành riêng cho mục đích kinh doanh, không dùng kiêm làm phòng khách hoặc khu sinh hoạt gia đình. Một sơ đồ mặt bằng rõ ràng và hồ sơ sử dụng nhất quán sẽ giúp hỗ trợ cho khoản khấu trừ.

2. Chi phí internet

Kết nối internet là thiết yếu đối với hầu hết doanh nghiệp hiện đại, từ gửi hóa đơn đến quản lý hỗ trợ khách hàng. Nếu bạn sử dụng đường truyền internet cho hoạt động kinh doanh, thông thường bạn có thể khấu trừ phần chi phí dành cho doanh nghiệp.

Nếu hộ gia đình của bạn dùng chung một kết nối cho cả công việc và nhu cầu cá nhân, chỉ phân bổ phần sử dụng cho doanh nghiệp. Một phương pháp hợp lý và tỷ lệ nhất quán sẽ tốt hơn nhiều so với ước đoán không có cơ sở.

3. Chi phí điện thoại di động

Một điện thoại thông minh được dùng cho cuộc gọi công việc, nhắn tin với khách hàng, ngân hàng hoặc lên lịch có thể tạo ra khoản khấu trừ cho phần hóa đơn được sử dụng cho kinh doanh. Điều này áp dụng ngay cả khi điện thoại đó cũng được dùng cho mục đích cá nhân.

Một đường dây riêng cho doanh nghiệp có thể giúp việc theo dõi dễ hơn, nhưng không bắt buộc. Điều quan trọng là phân biệt việc sử dụng cho kinh doanh với việc sử dụng cá nhân bằng những hồ sơ hợp lý.

4. Phí thuê bao phần mềm

Các gói thuê bao hàng tháng là một trong những khoản khấu trừ thường bị bỏ sót nhất. Phần mềm kế toán, công cụ quản lý dự án, nền tảng CRM, công cụ thiết kế và dịch vụ email marketing đều có thể được tính nếu được dùng cho doanh nghiệp.

Ngay cả những khoản phí định kỳ nhỏ cũng cộng dồn đáng kể trong một năm. Hãy rà soát sao kê thuê bao định kỳ để không bỏ sót những công cụ không còn cần thiết hoặc các khoản phí bị tính trùng.

5. Chi phí website, lưu trữ và tên miền

Website của bạn thường vừa là cửa hàng, vừa là đội ngũ bán hàng, vừa là trung tâm hỗ trợ. Các chi phí cho đăng ký tên miền, lưu trữ web, trình xây dựng trang, chứng chỉ SSL, plugin và bảo trì thường là chi phí kinh doanh được khấu trừ.

Nếu bạn đã trả cho một nhà phát triển hoặc agency để xây dựng website, khoản chi đó cũng có thể đủ điều kiện là chi phí kinh doanh. Hãy lưu hóa đơn và ghi chú rõ nhà cung cấp đã bàn giao gì.

6. Tiếp thị và quảng cáo

Chi phí quảng cáo thường được khấu trừ toàn bộ khi gắn với việc quảng bá doanh nghiệp của bạn. Điều này bao gồm quảng cáo trên công cụ tìm kiếm, quảng cáo mạng xã hội, tờ rơi in ấn, thư trực tiếp, ấn phẩm thương mại, tài trợ và các chiến dịch khuyến mãi.

Chi phí xây dựng nhận diện thương hiệu cũng được tính, miễn là chúng nhằm mục tiêu phát triển doanh nghiệp. Khoản chi càng gắn với việc thu hút khách hàng thì thường càng dễ bảo vệ hơn.

7. Dịch vụ chuyên môn

Các khoản phí trả cho kế toán viên, nhân viên sổ sách, luật sư, tư vấn viên và người chuẩn bị tờ khai thuế thường là chi phí kinh doanh được khấu trừ. Những dịch vụ này là một phần của việc điều hành doanh nghiệp tuân thủ và có tổ chức.

Nếu bạn thuê chuyên gia để hỗ trợ duy trì pháp nhân, nộp hồ sơ hoặc lập kế hoạch thuế, các khoản phí đó thường cũng có thể được ghi giảm. Hãy lưu thỏa thuận dịch vụ và hóa đơn để mục đích kinh doanh thể hiện rõ ràng.

8. Bảo hiểm doanh nghiệp

Bảo hiểm thường là một chi phí cần thiết để kinh doanh. Bảo hiểm trách nhiệm chung, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, bảo hiểm an ninh mạng, bảo hiểm xe thương mại, bảo hiểm bồi thường cho người lao động và bảo hiểm tài sản có thể đều được khấu trừ tùy theo mô hình của bạn.

Phí bảo hiểm có thể dễ bị bỏ sót vì chúng thường được thanh toán theo năm hoặc nửa năm. Hãy giữ một danh sách tập trung về các hợp đồng bảo hiểm để không bỏ lỡ khoản nào vào thời điểm làm thuế.

9. Phí ngân hàng và phí xử lý thanh toán

Phí tài khoản hàng tháng, phí chuyển khoản, phí người bán, phí hoàn tiền và chi phí của bộ xử lý thanh toán có thể cộng dồn rất nhanh. Vì những khoản này gắn trực tiếp với việc thu doanh thu hoặc duy trì tài khoản kinh doanh, chúng thường được khấu trừ.

Hãy rà soát sao kê ngân hàng và sao kê người bán từng dòng một. Nhiều chủ doanh nghiệp chỉ tập trung vào các khoản chi vận hành lớn và quên mất các khoản khấu trừ nhỏ nhưng lặp lại này.

10. Đi công tác

Chi phí đi lại có thể được khấu trừ khi chuyến đi chủ yếu phục vụ mục đích kinh doanh. Vé máy bay, khách sạn, xe công nghệ, phí hành lý, gửi xe và phương tiện di chuyển tại địa phương thường đủ điều kiện khi chúng gắn trực tiếp với chuyến công tác.

Chuyến đi nên có mục đích kinh doanh rõ ràng, chẳng hạn như gặp khách hàng, tham dự hội nghị hoặc đến thăm nhà cung cấp. Hãy lưu lịch trình, biên lai và ghi chú giải thích vì sao chuyến đi là cần thiết.

11. Bữa ăn có mục đích kinh doanh

Các bữa ăn phục vụ kinh doanh có thể được khấu trừ khi chúng gắn trực tiếp với hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như gặp khách hàng hoặc ăn trong thời gian đi công tác. Bữa ăn nên có mục đích rõ ràng hơn là chỉ là ăn uống cá nhân.

Ghi lại ai tham dự, bữa ăn diễn ra ở đâu và đã thảo luận nội dung kinh doanh gì. Thói quen đơn giản này có thể giúp việc hỗ trợ khoản khấu trừ bữa ăn dễ dàng hơn rất nhiều.

12. Quà tặng cho khách hàng

Những món quà nhỏ dành cho khách hàng hoặc đối tác đôi khi có thể được khấu trừ, trong giới hạn và quy định thuế hiện hành. Sổ tay in logo, cốc hoặc quà dịp lễ có thể đủ điều kiện nếu được tặng vì mục đích kinh doanh.

Hãy giữ quà tặng ở mức vừa phải và theo dõi người nhận cũng như mục đích kinh doanh. Những món quà hào phóng nhưng không có hồ sơ là kiểu chi phí dễ gây vấn đề về sau.

13. Vật tư văn phòng

Bút, sổ tay, giấy in, mực in, tem thư, bìa hồ sơ, giấy ghi chú dán và các vật tư tương tự là những khoản chi được khấu trừ phổ biến. Từng món mua riêng lẻ có vẻ nhỏ, nhưng tổng cộng cả năm thường là một con số đáng kể.

Nếu bạn mua vật tư số lượng lớn, hãy phân loại đúng ngay từ đầu. Một hệ thống kế toán tốt nên giúp bạn dễ dàng tách các vật tư tiêu hao hằng ngày khỏi các khoản mua tài sản lớn hơn.

14. Máy tính và thiết bị khác

Máy tính xách tay, màn hình, máy in, máy ảnh và các thiết bị khác dùng cho công việc kinh doanh thường có thể được khấu trừ thông qua lựa chọn ghi giảm trực tiếp hoặc khấu hao, tùy theo giá trị và các quy định thuế áp dụng.

Các khoản mua lớn không phải lúc nào cũng được khấu trừ ngay một lần. Nếu bạn đầu tư vào thiết bị bền lâu, hãy làm việc với chuyên gia thuế để xác định cách xử lý tối ưu.

15. Chi phí xe cộ và số dặm di chuyển

Nếu bạn lái xe cho mục đích kinh doanh, bạn có thể khấu trừ số dặm công tác hoặc các chi phí xe thực tế liên quan đến việc sử dụng cho doanh nghiệp. Điều này có thể bao gồm các chuyến đi gặp khách hàng, lấy vật tư, đến địa điểm làm việc hoặc tham dự các cuộc hẹn kinh doanh.

Nhật ký quãng đường là rất cần thiết. Hãy ghi ngày tháng, điểm đến, mục đích kinh doanh và số dặm đi mỗi lần, vì ước tính không có chứng từ sẽ khó bảo vệ hơn nhiều.

16. Đào tạo và giáo dục

Các khóa học, hội thảo trực tuyến, chứng chỉ và workshop có thể được khấu trừ khi chúng duy trì hoặc nâng cao kỹ năng cần thiết cho doanh nghiệp hiện tại của bạn. Học tập liên tục giúp bạn cập nhật và thường mang lại giá trị xứng đáng thông qua các quyết định tốt hơn.

Điều này khác với việc học để chuẩn bị cho một ngành nghề hoặc chuyên môn hoàn toàn mới. Hãy gắn khóa đào tạo trực tiếp với vai trò hiện tại của bạn trong doanh nghiệp.

17. Hội nghị và triển lãm thương mại

Các hội nghị ngành có thể vừa mang tính giáo dục vừa có thể khấu trừ cao nếu chúng gắn chặt với doanh nghiệp của bạn. Phí đăng ký, chi phí đi lại, khách sạn và các bữa ăn kinh doanh liên quan có thể đủ điều kiện khi sự kiện hỗ trợ công việc của bạn.

Những sự kiện này cũng có thể tạo ra cơ hội kinh doanh, quan hệ với nhà cung cấp và hiểu biết thị trường. Hãy lưu chương trình sự kiện và hồ sơ các phiên đã tham dự để mục đích kinh doanh được thể hiện rõ.

18. Tiền thuê và không gian làm việc chung

Nếu bạn thuê văn phòng, kho, mặt bằng bán lẻ hoặc gói thành viên coworking, các chi phí đó thường là chi phí kinh doanh được khấu trừ. Điều này bao gồm tiền thuê cơ bản và thường cả một số chi phí sử dụng mặt bằng liên quan.

Các gói coworking đặc biệt hữu ích cho đội ngũ tinh gọn vì chúng gộp không gian làm việc, phòng họp và internet thành một hóa đơn. Điều đó giúp việc ghi sổ đơn giản hơn và hỗ trợ một chuỗi chứng từ khấu trừ sạch sẽ.

19. Sửa chữa và bảo trì

Những sửa chữa thường xuyên giúp tài sản kinh doanh của bạn tiếp tục hoạt động thường có thể được khấu trừ. Sửa máy in, sửa biển hiệu, bảo dưỡng xe hoặc bảo trì thiết bị văn phòng có thể thuộc nhóm này.

Điểm phân biệt then chốt là giữa sửa chữa và cải tiến. Sửa chữa khôi phục chức năng, còn cải tiến có thể cần vốn hóa và khấu hao.

20. Chi trả cho nhà thầu độc lập

Nhà thầu độc lập, freelancer và chuyên gia thời vụ có thể là cách thông minh để mở rộng mà không cần tuyển nhân sự toàn thời gian. Hóa đơn của họ thường được khấu trừ như chi phí kinh doanh nếu công việc phục vụ hoạt động của bạn.

Hãy đảm bảo mối quan hệ với nhà thầu được ghi nhận đúng và các nghĩa vụ báo cáo thuế được xử lý đúng hạn. Phân loại sai tạo ra rủi ro thuế và tuân thủ hoàn toàn có thể tránh được.

21. Thuế lương và phúc lợi nhân viên

Nếu bạn có nhân viên, thuế lương là một chi phí vận hành đáng kể và có thể được khấu trừ. Nhiều phúc lợi cho nhân viên cũng vậy, chẳng hạn như đóng góp bảo hiểm y tế, phần đối ứng hưu trí và một số phúc lợi phụ.

Những chi phí này là một phần của việc xây dựng đội ngũ ổn định và cần được theo dõi cẩn thận. Khi doanh nghiệp bắt đầu tuyển dụng, chúng thường lớn hơn nhiều so với kỳ vọng của nhà sáng lập.

22. Khoản đóng góp cho kế hoạch hưu trí

Các khoản đóng góp của chủ sử dụng lao động vào các kế hoạch hưu trí đủ điều kiện có thể được khấu trừ, tùy theo loại kế hoạch và cấu trúc doanh nghiệp. Với nhiều chủ doanh nghiệp, đây vừa là cách tối ưu thuế vừa là cách hỗ trợ giữ chân nhân sự.

Các kế hoạch phổ biến gồm SEP IRA, SIMPLE IRA và solo 401(k). Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào thu nhập, kế hoạch nhân sự và mục tiêu dài hạn của bạn.

23. Chi phí khởi nghiệp

Nhiều doanh nghiệp phát sinh chi phí trước khi mở cửa hoạt động. Nghiên cứu thị trường, chi phí thành lập hoặc đăng ký pháp nhân, thiết lập pháp lý, xây dựng thương hiệu, ra mắt website và quảng cáo ban đầu đều có thể thuộc nhóm chi phí khởi nghiệp.

Những khoản này đặc biệt quan trọng với nhà sáng lập mới vì chúng thường phát sinh trước khi có doanh thu. Hãy giữ biên lai sớm ngay từ ngày đầu để không mất dấu trong giai đoạn khởi động.

24. Phí thành lập doanh nghiệp và phí nộp hồ sơ

Phí thành lập pháp nhân, phí nộp hồ sơ của tiểu bang, báo cáo thường niên và một số chi phí tuân thủ thường là một phần của việc khởi tạo và duy trì doanh nghiệp. Những chi phí này đặc biệt liên quan với các chủ sở hữu đã thành lập LLC hoặc công ty từ sớm.

Sử dụng dịch vụ như Zenind có thể giúp nhà sáng lập giữ mọi thứ có tổ chức với các công việc thành lập và tuân thủ định kỳ. Cấu trúc đó giúp việc tách chi phí kinh doanh khỏi chi tiêu cá nhân và duy trì hồ sơ sạch sẽ dễ hơn.

25. Vận chuyển và phí bưu chính

Nếu doanh nghiệp của bạn gửi hàng hóa, gửi hóa đơn hoặc gửi tài liệu qua thư, chi phí bưu chính và vận chuyển thường được khấu trừ. Điều này bao gồm vật liệu đóng gói, phí chuyển phát và chi phí hoàn tất đơn hàng gắn với hoạt động kinh doanh.

Ngay cả doanh nghiệp dịch vụ cũng có thể phát sinh chi phí vận chuyển cho hợp đồng, mẫu hàng hoặc hàng trả lại. Đây là những khoản nhỏ nên được gom nhóm và theo dõi thay vì bỏ qua.

26. Hàng tồn kho và giá vốn hàng bán

Nếu bạn bán sản phẩm vật lý, hàng tồn kho và các chi phí mua liên quan là những khoản thuế then chốt. Giá vốn hàng bán thường bao gồm các mục như nguyên vật liệu, hàng tồn kho mua sỉ, cước vận chuyển đầu vào và lao động trực tiếp cho sản xuất.

Theo dõi hàng tồn kho tốt là rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến lợi nhuận gộp và thu nhập chịu thuế. Hồ sơ tồn kho không chính xác có thể làm sai lệch số liệu của bạn từ rất lâu trước mùa khai thuế.

27. Nợ xấu

Đôi khi khách hàng không thanh toán, dù đã nhắc nhiều lần. Trong một số trường hợp nhất định, các khoản chưa thu được có thể được khấu trừ như nợ xấu nếu chúng đã được ghi nhận là doanh thu trước đó hoặc đáp ứng các quy định thuế áp dụng.

Khoản khấu trừ này đòi hỏi hồ sơ cẩn thận. Hãy giữ hóa đơn, các nỗ lực thu hồi và ghi chú cho thấy vì sao khoản nợ trở nên không thể thu hồi.

28. Hàng hóa mang thương hiệu và quà tặng quảng bá

Áo thun, mũ, cốc, túi tote và các vật phẩm mang thương hiệu khác có thể được khấu trừ khi dùng để quảng bá hoặc gắn kết khách hàng. Những vật phẩm này giúp tăng độ nhận diện thương hiệu trong khi vẫn phục vụ mục đích kinh doanh.

Nếu bạn phát quà tặng tại sự kiện hoặc kèm theo các đợt ra mắt sản phẩm, hãy lưu hồ sơ về những gì đã mua và đã được sử dụng như thế nào. Việc sử dụng cho mục đích quảng bá dễ chứng minh hơn nhiều so với quà tặng cá nhân mơ hồ.

29. Khấu hao và xử lý theo kiểu Section 179

Một số tài sản kinh doanh quá lớn để ghi giảm toàn bộ ngay trong một lần theo quy tắc hoạt động thông thường. Thay vào đó, chúng có thể được thu hồi thông qua khấu hao hoặc các phương pháp khấu trừ tăng tốc khác tùy theo tài sản và luật thuế.

Nhóm này thường áp dụng cho xe cộ, máy móc, máy tính, nội thất và các tài sản có thời gian sử dụng dài khác. Cách xử lý phù hợp có thể tác động đáng kể đến dòng tiền, vì vậy rất đáng để xem xét cùng chuyên gia thuế.

30. Hội viên, ấn phẩm và thuê bao

Các hội viên ngành, hiệp hội nghề nghiệp, tạp chí chuyên ngành và bản tin chuyên biệt có thể đủ điều kiện là chi phí được khấu trừ khi chúng hỗ trợ doanh nghiệp của bạn. Những công cụ này giúp bạn cập nhật, kết nối và duy trì lợi thế cạnh tranh.

Nếu gói thuê bao liên quan trực tiếp đến lĩnh vực của bạn, thường nên tiếp tục duy trì. Chi phí hằng năm có thể không lớn, nhưng cả giá trị khấu trừ lẫn giá trị kinh doanh đều có thể rất đáng kể.

Cách bảo vệ các khoản khấu trừ của bạn

Những khoản khấu trừ tốt nhất là những khoản bạn có thể giải thích rõ ràng. Một biên lai là hữu ích, nhưng biên lai kèm mục đích kinh doanh thì mạnh hơn nhiều.

Hãy duy trì những thói quen sau trong suốt năm:

• Dùng tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng riêng cho doanh nghiệp
• Lưu bản sao điện tử của biên lai và hóa đơn
• Ghi số dặm di chuyển theo thời gian thực
• Ghi rõ ai, cái gì, ở đâu và vì sao đối với bữa ăn và việc đi lại
• Rà soát tài khoản hàng tháng thay vì chờ đến mùa khai thuế

Những bước này giúp giảm căng thẳng, tăng độ chính xác và giúp kế toán của bạn chuẩn bị tờ khai sạch sẽ hơn.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Một trong những sai lầm lớn nhất là trộn lẫn chi tiêu cá nhân và doanh nghiệp. Khi các giao dịch bị pha lẫn, việc chứng minh khoản nào thuộc về doanh nghiệp sẽ khó hơn rất nhiều.

Một sai lầm khác là coi mọi khoản mua sắm đều được khấu trừ mà không kiểm tra quy định. Một số chi phí phải được vốn hóa, khấu hao hoặc phân bổ giữa sử dụng cho kinh doanh và cá nhân.

Cuối cùng, đừng chỉ dựa vào trí nhớ. Nếu một khoản chi đủ quan trọng để khấu trừ, thì nó cũng đủ quan trọng để được ghi chép.

Kết luận

Các khoản khấu trừ thuế sáng tạo không phải là chuyện nới lỏng quy định. Chúng là việc hiểu doanh nghiệp thực sự vận hành như thế nào và đảm bảo các chi phí thông thường để vận hành doanh nghiệp được ghi nhận đúng.

Đối với các nhà sáng lập đang thiết lập công ty mới, Zenind có thể giúp phần đầu của quy trình tuân thủ được tổ chức tốt hơn để phần sau của kế toán sạch sẽ hơn. Sự kết hợp giữa cấu trúc, tách bạch và lưu trữ hồ sơ chính là điều giúp mùa thuế bớt căng thẳng hơn rất nhiều.

Nếu bạn muốn giữ lại nhiều hơn phần doanh nghiệp tạo ra, hãy bắt đầu từ việc ghi chép tốt hơn, quản lý pháp nhân gọn hơn và duy trì tư duy thuế quanh năm. Các khoản khấu trừ sẽ theo sau.