Как да изчислявате заплатите за малки предприятия

Правилното изчисляване на заплатите е една от най-важните отговорности при управлението на бизнес. Служителите очакват да бъдат платени точно и навреме, а държавните органи очакват правилните данъци и удръжки да бъдат изчислени, удържани и преведени. Грешка в заплатите може да доведе до скъпи санкции, недоволство сред служителите и проблеми с нормативното съответствие, които по-късно трудно се коригират.

За новите собственици на бизнес заплатите в началото могат да изглеждат непосилни. Процесът включва повече от умножаване на часовете по почасова ставка. Трябва да отчетете и извънредния труд, графиците за заплата, удръжките преди и след данъчно облагане, данъците върху труда, платени от работодателя, както и местни или щатски правила, които могат да се различават според мястото, където работи бизнесът ви.

Това ръководство разделя процеса на ясни стъпки, за да можете уверено да изчислявате възнагражденията и да изградите процес, който да расте заедно с бизнеса ви.

Какво включват заплатите

Преди да изчислявате заплатите, е полезно да разберете основните елементи във всеки платежен период:

• Брутно възнаграждение: Общата сума, която служителят печели преди данъци или удръжки.
• Възнаграждение за извънреден труд: Допълнително заплащане за квалифицирани часове, изработени над стандартния праг.
• Удръжки преди данъчно облагане: Вноски, които намаляват облагаемия доход, като например определени здравни застраховки или вноски за пенсионен план.
• Удръжки след данъчно облагане: Суми, които се удържат след данъците, като запор на заплата или някои доброволни удръжки.
• Данъци на служителя: Федерално, щатско и местно удържане на данък върху дохода, плюс частта на служителя за Social Security и Medicare.
• Данъци на работодателя: Дялът на бизнеса от данъците върху труда, данъците за безработица и всякакви щатски специфични вноски на работодателя.

Точният списък може да варира според местоположението и според избраните от служителите облаги или настройки за удържане.

Стъпка 1: Определете брутното възнаграждение на служителя

Брутното възнаграждение е отправната точка за всяко изчисление на заплата. Методът, който използвате, зависи от това дали служителят е на часова ставка или на заплата.

Как да изчислите брутното възнаграждение за служители на часова ставка

При служителите на часова ставка брутното възнаграждение се основава на броя отработени часове през платежния период, умножен по часовата ставка.

Формула:

Брутно възнаграждение = Отработени часове x Часова ставка

Ако служител работи 40 часа за една седмица при ставка $18 на час, брутното възнаграждение е:

40 x $18 = $720

Ако бизнесът ви използва двуседмичен график на заплащане, съберете общия брой часове от двете седмици, преди да приложите часовата ставка.

Как да изчислите брутното възнаграждение за служители на заплата

Служителите на заплата получават фиксирана сума за всеки платежен период. За да изчислите възнаграждението, разделете годишната заплата на броя платежни периоди в годината.

Формула:

Възнаграждение за период = Годишна заплата ÷ Брой платежни периоди

Например, ако служител получава $72,000 годишно и е плащан на всеки две седмици:

$72,000 ÷ 26 = $2,769.23

Ако служителят получава заплата два пъти месечно, броят на платежните периоди е 24 вместо 26.

Стъпка 2: Добавете извънреден труд, когато е необходимо

Правилата за извънреден труд зависят от федералните, щатските и понякога местните закони. В много случаи служителите, които не са освободени от тези правила, трябва да получават заплащане 1,5 пъти по-високо за квалифицирани часове извънреден труд.

Формула:

Заплащане за извънреден труд = Часове извънреден труд x Часова ставка x Множител за извънреден труд

Ако служител печели $20 на час и работи 6 часа извънреден труд при 1,5x заплащане, възнаграждението за извънреден труд е:

6 x $20 x 1.5 = $180

Общото му брутно възнаграждение за периода ще бъде редовното възнаграждение плюс възнаграждението за извънреден труд.

Например, ако служителят е работил 40 редовни часа и 6 часа извънреден труд:

(40 x $20) + $180 = $980

Важни неща, които да проверите преди да изплащате извънреден труд:

• Кои служители са класифицирани като освободени или неосвободени
• Прагът за извънреден труд във вашия щат
• Дали се прилагат правила за дневен извънреден труд
• Дали даден град или окръг има допълнителни изисквания за заплащане

Грешна класификация на служители или пропускане на местни правила за извънреден труд е често срещана грешка при заплатите.

Стъпка 3: Извадете удръжките преди данъчно облагане

След като брутното възнаграждение е изчислено, извадете всички удръжки, които намаляват облагаемия доход преди да се удържат данъците върху труда.

Често срещани удръжки преди данъчно облагане включват:

• Премии за здравно осигуряване
• Определени вноски за пенсионни планове
• Вноски за гъвкава сметка за разходи
• Вноски за здравна спестовна сметка, когато са приложими

Пример:

• Брутно възнаграждение: $2,500
• Удръжки преди данъчно облагане: $250
• Облагаемо възнаграждение след удръжките преди данъчно облагане: $2,250

Удръжките преди данъчно облагане са важни, защото могат да променят колко доход подлежи на облагане и удържане.

Стъпка 4: Удържайте данъците върху труда

Данъците върху труда обикновено включват федерално удържане на данък върху дохода, Social Security, Medicare и, при необходимост, щатски и местни данъци върху дохода.

Федерално удържане

Федералното удържане на данък върху дохода зависи от формуляра W-4 на служителя, семейното положение за данъчни цели и други фактори. Тъй като таблиците за удържане и данъчните правила могат да се променят, повечето бизнеси разчитат на софтуер за заплати или доставчик на услуги за заплати, за да изчислят тази сума.

Social Security и Medicare

И служителите, и работодателите внасят в тези данъци. Частта на служителя се удържа от възнаграждението, а работодателят плаща своя дял отделно.

Щатски и местни данъци

Някои щати имат данък върху дохода, а други не. Някои градове и окръзи също налагат местни данъци върху труда или данъци върху дохода. Бизнесите, които работят в няколко юрисдикции, трябва да се уверят, че всеки служител е обложен правилно според мястото на работа и приложимите правила.

Тъй като правилата за данъците върху труда зависят от местоположението, това е една област, в която внимателната настройка е по-важна от предположенията.

Стъпка 5: Приложете удръжките след данъчно облагане

След като данъците са удържани, извадете удръжките след данъчно облагане от възнаграждението на служителя.

Те могат да включват:

• Запори на заплата
• Удръжки за издръжка на дете
• Определени застрахователни премии
• Благотворителни удръжки
• Вноски за пенсионни планове след данъчно облагане

Редът на удръжките има значение. Някои се удържат преди данъци, а други след данъци. Ако обработвате удръжките в грешен ред, нетното възнаграждение на служителя и данъчните ви декларации могат да бъдат засегнати.

Стъпка 6: Изчислете нетното възнаграждение

Нетното възнаграждение е сумата, която служителят получава след като всички данъци и удръжки бъдат извадени от брутното възнаграждение.

Формула:

Нетно възнаграждение = Брутно възнаграждение - Данъци - Удръжки

Пример:

• Брутно възнаграждение: $3,000
• Удръжки преди данъчно облагане: $200
• Удържани данъци: $650
• Удръжки след данъчно облагане: $50
• Нетно възнаграждение: $2,100

Това е сумата, която служителят получава чрез директен депозит, чек или друг одобрен метод на плащане.

Пример за пълно изчисление на заплата

Ето опростен пример за служител на часова ставка.

• Часова ставка: $22
• Редовни часове: 40
• Часове извънреден труд: 5
• Множител за извънреден труд: 1.5
• Удръжки преди данъчно облагане: $125
• Удържани данъци: $310
• Удръжки след данъчно облагане: $40

Стъпка 1: Изчислете редовното възнаграждение

40 x $22 = $880

Стъпка 2: Изчислете възнаграждението за извънреден труд

5 x $22 x 1.5 = $165

Стъпка 3: Изчислете брутното възнаграждение

$880 + $165 = $1,045

Стъпка 4: Извадете удръжките преди данъчно облагане

$1,045 - $125 = $920

Стъпка 5: Извадете данъците и удръжките след данъчно облагане

$920 - $310 - $40 = $570

Нетното възнаграждение на служителя е $570.

Контролен списък за заплати за малки предприятия

Надеждният процес за заплати трябва да е повторяем за всеки платежен период. Използвайте този контролен списък, за да поддържате заплатите организирани:

• Потвърдете часовете и присъствието на служителите
• Прегледайте допустимостта за извънреден труд
• Проверете заплатите и часовите ставки
• Прегледайте избора на облаги и промените в удръжките
• Прилагайте федералните, щатските и местните данъчни правила
• Съгласувайте общите суми по заплати преди извършване на плащането
• Превеждайте данъците върху труда навреме
• Съхранявайте записите за заплати сигурно

Последователният контролен списък намалява грешките и улеснява одитите, ако по-късно възникнат въпроси.

Често срещани грешки при заплатите, които да избягвате

Дори опитни собственици на бизнес допускат грешки при заплатите. Някои от най-често срещаните са:

• Третиране на освободени и неосвободени служители по един и същ начин
• Пропускане на актуализацията на данъчното удържане, когато служителят промени статуса си
• Използване на грешен брой платежни периоди за служители на заплата
• Пропускане на щатски или местни данъчни задължения
• Прилагане на удръжките в грешен ред
• Неточно водене на записи за часове, ставки и одобрения
• Закъсняло плащане или пропускане на срокове за данъчни депозити

Тези грешки могат да доведат до финансови санкции и проблеми със съответствието, затова си струва да въведете контролни механизми отрано.

Ръчно изчисляване на заплати срещу софтуер за заплати

Някои много малки бизнеси започват да изчисляват заплатите ръчно, но този подход става рисков, когато екипът нарасне. Софтуерът за заплати може да помогне чрез:

• Автоматизиране на данъчните изчисления
• Проследяване на графиците за заплащане
• Управление на удръжките и облаги
• Генериране на отчети за заплати
• Подпомагане при годишните данъчни формуляри

Ръчното изчисляване на заплати може да е приемливо за един собственик или много малък екип, но софтуерът обикновено става по-добрият избор, когато имате няколко служители, няколко щата или повтарящи се удръжки за облаги.

Кога да възложите заплатите на външен изпълнител

Възлагането на заплатите на външен изпълнител може да е разумно, когато бизнесът ви се нуждае от повече време, повече точност или повече увереност по отношение на съответствието. Помислете за това, ако:

• Оперирате в повече от един щат
• Имате служители на часова ставка, служители на заплата и изпълнители за управление
• Предлагате облаги с няколко вида удръжки
• Нямате вътрешен експерт по заплати
• Искате да намалите риска от грешки в данъците или подаването на декларации

За много малки предприятия възлагането на заплатите не е просто удобство. То може да бъде решение за управление на риска.

Заплати и учредяване на бизнес

Заплатите често са една от първите оперативни системи, от които новият бизнес се нуждае след учредяване. След като вашето LLC или корпорация бъде създадена, може да ви трябват EIN, акаунти за заплати, данъчни регистрации и процеси за съответствие, които да подпомагат наемането на персонал.

Точно тук е важна силната подкрепа при учредяването на бизнес. Zenind помага на предприемачите да учредяват своите компании и да останат организирани с услуги, фокусирани върху съответствието, така че собствениците да могат да преминат от настройка към оперативна дейност с по-малко административни пропуски.

Заключение

Правилното изчисляване на заплатите започва с брутното възнаграждение и след това преминава през извънреден труд, удръжки, данъци върху труда и нетно възнаграждение. Процесът е управляем, когато е разделен на стъпки, но става по-сложен с растежа на екипа и с въвеждането на щатски и местни правила.

Най-сигурният подход е да документирате всяка стъпка, внимателно да прегледате настройката на заплатите и да използвате системи, които намаляват риска от човешка грешка. Независимо дали управлявате заплатите вътрешно или използвате софтуер за заплати, целта е една и съща: да плащате на служителите точно, да спазвате изискванията и да поддържате бизнеса си да работи гладко.