Основни формуляри за корпорации и LLC, които всеки нов бизнес трябва да познава

Учредяването на корпорация или LLC е само първата стъпка в изграждането на съобразен с изискванията бизнес. След регистрацията собствениците трябва да следят данъчни избори, вътрешни записи, протоколи от срещи и документи за заеми, които подпомагат правната и финансовата структура на компанията. Наличието на правилните формуляри още в началото може да намали объркването, да подобри воденето на документация и да улесни организацията, докато бизнесът расте.

Това ръководство обяснява най-често срещаните формуляри за корпорации и LLC, какво правят, кога се използват и защо са важни за новите собственици на бизнес.

Защо бизнес формулярите са важни след учредяването

Много нови основатели се фокусират върху подаването на документите за учредяване и смятат, че работата приключва, след като щатът одобри компанията. В действителност едно дружество се нуждае от постоянна документация, за да покаже, че се управлява правилно.

Добрата корпоративна или LLC документация може да помогне за:

• Разделяне на бизнес и лични финанси
• Подкрепа на данъчни избори и позиции при подаване
• Документиране на решенията на собствениците
• Отразяване на срещи и важни действия на компанията
• Поддържане на изрядни вътрешни записи за банки, счетоводители и адвокати

Точните формуляри, от които бизнесът се нуждае, зависят от структурата му, данъчната стратегия и изискванията на щата. Данъчен консултант или юрист може да помогне да се определи кои подавания са подходящи.

Формуляр SS-4: Подаване за EIN

Формуляр SS-4 се използва за кандидатстване за Employer Identification Number, или EIN, от Internal Revenue Service. EIN работи като данъчен идентификационен номер на бизнеса.

Повечето корпорации и много LLC се нуждаят от EIN, за да:

• Отворят бизнес банкова сметка
• Наемат служители
• Подават определени данъчни декларации
• Изпълняват задължения по заплати и отчетност
• Завършват данъчни избори и държавни подавания

Дори ако бизнесът няма служители, EIN често е от съществено значение за отделянето на компанията от нейните собственици. За много нови дружества получаването на EIN е една от първите задачи след учредяването.

Формуляр 2553: Избор за S corporation

Формуляр 2553 се използва за избор на данъчно третиране като S corporation за корпорация или, в някои случаи, за LLC, което е избрало да се облага като корпорация.

Този избор обикновено се обсъжда с данъчен консултант, защото статутът на S corporation може да повлияе на:

• Как се облага доходът
• Как се структурира възнаграждението на собственика
• Изискванията за отчетност на заплатите
• Допустимостта по отношение на акционерите и собствеността

Времето е важно. Изборът обикновено трябва да бъде подаден в ограничен срок след учредяването или след началото на данъчната година, за която изборът трябва да влезе в сила. Пропускането на срока може да забави желаното данъчно третиране.

Бизнесите трябва да потвърдят крайния срок за подаване и изискванията за допустимост, преди да изпратят формуляра.

Формуляр 8832: Избор на класификация на юридическото лице

Формуляр 8832 се използва за избор как LLC ще бъде класифицирано за федерални данъчни цели. По подразбиране едночленното LLC обикновено е пренебрегвано за целите на федералното облагане на доходите, а многoчленното LLC по принцип се третира като партньорство, освен ако не избере друго.

LLC може да подаде Формуляр 8832, ако желае да се облага като корпорация. Това е стратегическо данъчно решение, което трябва да се вземе внимателно с професионално насочване.

Чести причини бизнесът да обмисли този избор включват:

• Планиране на корпоративна данъчна структура
• Съгласуване на федералното данъчно третиране с дългосрочната бизнес стратегия
• Подкрепа за по-късно планиране на S corporation, когато е уместно

Както при другите данъчни избори, крайният срок за подаване е важен. Бизнесите не трябва да чакат до последния момент, за да прегледат избора с данъчен консултант.

Годишен дневен ред за събрание

Дори когато корпорация или LLC не провежда официално присъствено събрание, е полезно годишните действия да се документират писмено. Предложен дневен ред за годишно събрание дава структура за преглед на делата на компанията и за записване на решенията.

Един годишен дневен ред може да включва:

• Преглед на финансовите резултати
• Назначаване или потвърждение на служители или управители
• Одобряване на важни договори или политики
• Преглед на данъчни и съответствени въпроси
• Обсъждане на бъдещи бизнес планове

За корпорациите годишните събрания и документираните действия са особено важни, защото помагат да се поддържа разделението между компанията и нейните акционери. За LLC писмените записи също могат да бъдат полезни, за да покажат, че бизнесът се управлява отговорно.

Протоколи от единодушни действия

Протокол от единодушни действия записва решения, взети от акционери, директори или членове без официално събрание. Това е полезно, когато всички собственици са съгласни и няма нужда всички да се събират на едно място.

Тези протоколи могат да се използват за документиране на действия като:

• Избор на директори или управители
• Одобряване на служители
• Ратифициране на предишни решения
• Овластяване на бизнес споразумения
• Други важни действия на компанията

Писмените протоколи са важна част от добрата поддръжка на юридическото лице. Те създават запис, че бизнесът е действал чрез своите надлежни лица, а не чрез неформални лични договорености.

Запис на заповед за бизнес заеми

Бизнесите често заемат пари от собственици, или собствениците могат да заемат от компанията при внимателно структурирани ситуации. Записът на заповед предоставя писмено доказателство за условията по заема.

Един добър запис на заповед трябва да посочва:

• Кредитора и длъжника
• Главницата
• Лихвения процент, ако има такъв
• Условията за погасяване
• Сроковете и графика на плащанията
• Клаузите при неизпълнение

Запис на заповед с лихва

Запис на заповед с лихва често се използва, когато заемът включва лихва. Това е полезно за документиране на условията по стандартен бизнес заем между корпорация или LLC и друга страна.

Запис на заповед без лихва

Запис на заповед без лихва може да се използва за по-малки краткосрочни заеми, при които няма да се начислява лихва. Дори без лихва заемът трябва да бъде надлежно документиран, за да е ясно записана сделката в счетоводството на компанията.

Записите на заповед са важни, защото показват, че транзакцията е действителен заем, а не разпределение, плащане на възнаграждение или друг вид трансфер. Ясната документация може да намали объркването по-късно, когато се преглеждат счетоводството и данъците.

Как да изберете правилните формуляри

Правилната документация зависи от структурата и целите на компанията. Практичен подход е да си зададете следните въпроси:

• Бизнесът корпорация ли е или LLC?
• Нуждае ли се от EIN незабавно?
• Обмисля ли компанията S corporation или корпоративно данъчно третиране?
• Нужни ли са записи от годишни събрания за вътрешното управление?
• Има ли заеми между собствениците и бизнеса, които трябва да бъдат документирани?

Собственикът на бизнес не трябва да гадае, когато данъчен избор или документ за управление може да повлияе на съответствието. Ако компанията не е сигурна, по-добре е да попита счетоводител, адвокат или специалист по учредяване, преди да подава.

Най-добри практики за водене на документация

Добрата документация е един от най-лесните начини да защитите нов бизнес. Целта не е да се създава документация сама по себе си, а да се поддържат ясни доказателства за това как се управлява компанията.

Използвайте тези практики, за да останете организирани:

• Съхранявайте формулярите за учредяване и данъчните формуляри на едно сигурно място
• Пазете протоколите от срещи и писмените съгласия заедно с фирмените записи
• Следете данъчните срокове предварително
• Съхранявайте подписаните документи за заеми и измененията заедно
• Разделяйте бизнес записите от личните документи

Много компании също пазят както цифрови, така и хартиени копия, за да са документите лесно достъпни, когато банки, счетоводители или държавни агенции ги изискат.

Често срещани грешки, които да избегнете

Новите собственици на бизнес често допускат предотвратими грешки с документацията след учредяването. Най-честите проблеми включват:

• Пропускане на срокове за данъчни избори
• Неполучаване на EIN преди откриване на сметки или наемане на служители
• Напълно игнориране на записите от годишни събрания
• Третиране на заемите от собственици като неформални трансфери вместо като документирани сделки
• Смесване на лични и бизнес записи

Тези грешки могат да създадат объркване по-късно и да накарат бизнеса да изглежда неорганизиран. Една проста система за документация може да предотврати повечето от тези проблеми.

Кога да потърсите помощ

Умно е да потърсите помощ, когато подаването засяга данъци, собственост или вътрешната правна структура на компанията. Това включва:

• Избор между стандартно данъчно третиране и корпоративен избор
• Подаване на избор за S corporation
• Изготвяне на записи за собственост или управление
• Документиране на заеми между собствениците и компанията
• Изграждане на процес за съответствие за растящ бизнес

Zenind помага на основателите и собствениците на малък бизнес да останат организирани след учредяването, като улеснява задачите по създаване и поддръжка на компанията. Надеждните записи от самото начало правят по-лесно уверено управление на компанията.

Заключение

Формулярите за корпорации и LLC са повече от административна документация. Те помагат да се определят как една компания се облага, управлява и документира. Като следят основни подавания като заявлението за EIN, данъчните избори, записите от годишни събрания и записите на заповед, собствениците на бизнес могат да изградят по-солидна основа за дългосрочно съответствие.

Ключът е тези формуляри да се обработват навреме, да се поддържат организирани и всякакви данъчно чувствителни решения да се преглеждат с квалифициран специалист преди подаване.