Các mẫu biểu quan trọng của Corporation và LLC mà mọi doanh nghiệp mới nên biết

Thành lập một corporation hoặc LLC chỉ là bước đầu tiên để xây dựng một doanh nghiệp tuân thủ quy định. Sau khi thành lập, chủ sở hữu cần theo dõi các lựa chọn thuế, hồ sơ nội bộ, biên bản họp và tài liệu vay vốn để hỗ trợ cấu trúc pháp lý và tài chính của công ty. Việc chuẩn bị đúng mẫu biểu ngay từ đầu có thể giúp giảm nhầm lẫn, cải thiện việc lưu trữ hồ sơ và dễ dàng tổ chức hơn khi doanh nghiệp phát triển.

Hướng dẫn này giải thích các mẫu biểu corporation và LLC phổ biến nhất, chức năng của chúng, thời điểm sử dụng và lý do chúng quan trọng đối với chủ doanh nghiệp mới.

Vì sao mẫu biểu doanh nghiệp quan trọng sau khi thành lập

Nhiều người sáng lập mới tập trung vào việc nộp hồ sơ thành lập và cho rằng công việc đã hoàn tất khi tiểu bang chấp thuận công ty. Trên thực tế, một pháp nhân cần có hồ sơ liên tục để chứng minh rằng doanh nghiệp đang được vận hành đúng cách.

Hồ sơ corporation hoặc LLC tốt có thể hỗ trợ:

• Tách biệt tài chính doanh nghiệp và tài chính cá nhân
• Hỗ trợ các lựa chọn thuế và quan điểm kê khai
• Ghi nhận các quyết định về quyền sở hữu
• Lưu lại biên bản họp và các hành động quan trọng của công ty
• Giữ hồ sơ nội bộ rõ ràng cho ngân hàng, kế toán và luật sư

Các mẫu biểu cụ thể mà doanh nghiệp cần sẽ phụ thuộc vào loại hình, chiến lược thuế và yêu cầu của từng tiểu bang. Cố vấn thuế hoặc chuyên gia pháp lý có thể giúp xác định những hồ sơ nào là phù hợp.

Mẫu SS-4: Xin EIN

Mẫu SS-4 được dùng để xin Mã số Nhận diện Nhà tuyển dụng, hay EIN, từ Sở Thuế vụ Hoa Kỳ. EIN hoạt động như một mã số thuế của doanh nghiệp.

Phần lớn corporation và nhiều LLC cần EIN để:

• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Tuyển nhân viên
• Nộp một số tờ khai thuế nhất định
• Xử lý tiền lương và nghĩa vụ báo cáo
• Hoàn tất các lựa chọn thuế và hồ sơ chính phủ

Ngay cả khi doanh nghiệp không có nhân viên, EIN thường vẫn rất cần thiết để tách biệt công ty khỏi chủ sở hữu. Đối với nhiều pháp nhân mới, việc xin EIN là một trong những nhiệm vụ đầu tiên sau khi thành lập.

Mẫu 2553: Bầu chọn chế độ thuế S corporation

Mẫu 2553 được dùng để lựa chọn chế độ thuế S corporation cho một corporation hoặc, trong một số trường hợp, một LLC đã chọn bị đánh thuế như corporation.

Việc lựa chọn này thường nên được xem xét cùng cố vấn thuế vì trạng thái S corporation có thể ảnh hưởng đến:

• Cách thu nhập bị đánh thuế
• Cách cấu trúc thù lao của chủ sở hữu
• Yêu cầu báo cáo tiền lương
• Điều kiện đủ tiêu chuẩn đối với cổ đông và quyền sở hữu

Thời điểm nộp rất quan trọng. Thông thường, lựa chọn này phải được nộp trong một khoảng thời gian giới hạn sau khi thành lập hoặc sau đầu năm thuế mà lựa chọn có hiệu lực. Bỏ lỡ thời hạn có thể làm chậm việc áp dụng chế độ thuế mong muốn.

Doanh nghiệp nên xác nhận thời hạn nộp và các yêu cầu đủ điều kiện trước khi gửi mẫu.

Mẫu 8832: Lựa chọn phân loại pháp nhân

Mẫu 8832 được dùng để chọn cách một LLC sẽ được phân loại cho mục đích thuế liên bang. Theo mặc định, LLC một thành viên thường bị bỏ qua cho mục đích thuế thu nhập liên bang, và LLC nhiều thành viên thường được xem là partnership trừ khi chọn cách khác.

Một LLC có thể nộp Mẫu 8832 nếu muốn bị đánh thuế như corporation. Đây là một quyết định thuế chiến lược cần được cân nhắc cẩn thận với sự hướng dẫn chuyên môn.

Một số lý do phổ biến khiến doanh nghiệp cân nhắc lựa chọn này bao gồm:

• Lập kế hoạch theo cấu trúc thuế doanh nghiệp
• Đồng bộ cách xử lý thuế liên bang với chiến lược kinh doanh dài hạn
• Hỗ trợ kế hoạch S corporation sau này khi phù hợp

Cũng như các lựa chọn thuế khác, thời hạn nộp rất quan trọng. Doanh nghiệp không nên chờ đến phút cuối mới xem xét lựa chọn này với cố vấn thuế.

Chương trình họp thường niên

Ngay cả khi corporation hoặc LLC không tổ chức cuộc họp trực tiếp chính thức, việc ghi lại các hành động thường niên bằng văn bản vẫn rất hữu ích. Một chương trình họp thường niên gợi ý sẽ cung cấp cấu trúc để rà soát tình hình công ty và ghi nhận các quyết định.

Một chương trình họp thường niên có thể bao gồm:

• Rà soát kết quả tài chính
• Bổ nhiệm hoặc xác nhận giám đốc hoặc quản lý
• Phê duyệt hợp đồng hoặc chính sách quan trọng
• Xem xét các vấn đề thuế và tuân thủ
• Thảo luận kế hoạch kinh doanh tương lai

Đối với corporation, các cuộc họp thường niên và việc ghi nhận hành động đặc biệt quan trọng vì chúng giúp duy trì sự tách biệt giữa công ty và cổ đông. Đối với LLC, hồ sơ bằng văn bản vẫn hữu ích để chứng minh doanh nghiệp đang được vận hành một cách có trách nhiệm.

Biên bản hành động nhất trí

Biên bản hành động nhất trí ghi lại các quyết định do cổ đông, giám đốc hoặc thành viên đưa ra mà không cần họp chính thức. Điều này hữu ích khi tất cả chủ sở hữu đều đồng ý và không cần tập hợp mọi người trong cùng một phòng.

Các biên bản này có thể được dùng để ghi nhận các hành động như:

• Bầu giám đốc hoặc quản lý
• Phê chuẩn bổ nhiệm viên chức
• Xác nhận lại các quyết định trước đó
• Cho phép ký kết thỏa thuận kinh doanh
• Các hành động quan trọng khác của công ty

Biên bản bằng văn bản là một phần quan trọng của việc duy trì pháp nhân tốt. Chúng tạo ra hồ sơ cho thấy doanh nghiệp đã hành động thông qua những người có thẩm quyền phù hợp, thay vì chỉ qua các thỏa thuận cá nhân không chính thức.

Giấy nhận nợ cho các khoản vay doanh nghiệp

Doanh nghiệp thường vay tiền từ chủ sở hữu, hoặc trong một số tình huống được cấu trúc cẩn thận, chủ sở hữu có thể vay từ công ty. Một giấy nhận nợ cung cấp bằng chứng bằng văn bản về các điều khoản khoản vay.

Một giấy nhận nợ tốt nên nêu rõ:

• Bên cho vay và bên đi vay
• Số tiền gốc
• Lãi suất, nếu có
• Điều khoản hoàn trả
• Ngày đến hạn và lịch thanh toán
• Điều khoản vi phạm nghĩa vụ

Giấy nhận nợ có lãi

Giấy nhận nợ có lãi thường được dùng khi khoản vay có tính lãi. Điều này hữu ích để ghi nhận điều khoản của một khoản vay doanh nghiệp tiêu chuẩn giữa corporation hoặc LLC và một bên khác.

Giấy nhận nợ không lãi

Giấy nhận nợ không lãi có thể được dùng cho các khoản vay ngắn hạn nhỏ hơn khi sẽ không tính lãi. Ngay cả khi không có lãi, khoản vay vẫn cần được ghi chép đúng cách để giao dịch được rõ ràng trong hồ sơ công ty.

Giấy nhận nợ quan trọng vì chúng cho thấy giao dịch là một khoản vay thực sự, không phải phân phối, tiền lương hay một loại chuyển tiền khác. Tài liệu rõ ràng có thể giảm nhầm lẫn sau này khi kế toán và thuế được xem xét.

Cách chọn đúng mẫu biểu

Hồ sơ phù hợp phụ thuộc vào cấu trúc và mục tiêu của công ty. Một cách tiếp cận thực tế là tự hỏi các câu sau:

• Doanh nghiệp là corporation hay LLC?
• Có cần EIN ngay không?
• Công ty có đang cân nhắc chế độ thuế S corporation hoặc corporation không?
• Có cần hồ sơ họp thường niên cho quản trị nội bộ không?
• Có các khoản vay giữa chủ sở hữu và doanh nghiệp cần được ghi nhận không?

Chủ doanh nghiệp không nên tự đoán khi một lựa chọn thuế hoặc tài liệu quản trị có thể ảnh hưởng đến tuân thủ. Nếu công ty chưa chắc chắn, tốt hơn là hỏi kế toán, luật sư hoặc chuyên gia thành lập doanh nghiệp trước khi nộp hồ sơ.

Thực hành tốt nhất về lưu trữ hồ sơ

Lưu trữ hồ sơ tốt là một trong những cách đơn giản nhất để bảo vệ doanh nghiệp mới. Mục tiêu không phải là tạo giấy tờ chỉ để có giấy tờ, mà là giữ bằng chứng rõ ràng về cách công ty được vận hành.

Hãy áp dụng các thực hành sau để giữ tổ chức:

• Lưu các mẫu biểu thành lập và thuế ở một nơi an toàn
• Giữ biên bản họp và văn bản chấp thuận cùng với hồ sơ công ty
• Theo dõi trước các thời hạn nộp thuế
• Lưu các giấy tờ vay vốn đã ký và các sửa đổi cùng nhau
• Tách hồ sơ doanh nghiệp khỏi hồ sơ cá nhân

Nhiều công ty cũng lưu cả bản kỹ thuật số và bản giấy để tài liệu dễ truy cập khi ngân hàng, kế toán hoặc cơ quan tiểu bang yêu cầu.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Chủ doanh nghiệp mới thường mắc những lỗi có thể tránh được với giấy tờ sau thành lập. Các vấn đề phổ biến nhất bao gồm:

• Bỏ lỡ thời hạn cho các lựa chọn thuế
• Không xin EIN trước khi mở tài khoản hoặc tuyển nhân viên
• Bỏ qua hoàn toàn hồ sơ họp thường niên
• Xem các khoản vay của chủ sở hữu như chuyển tiền không chính thức thay vì giao dịch có tài liệu
• Trộn lẫn hồ sơ cá nhân và doanh nghiệp

Những sai lầm này có thể gây nhầm lẫn sau này và có thể làm doanh nghiệp trông thiếu tổ chức. Một hệ thống lưu trữ hồ sơ đơn giản có thể ngăn chặn hầu hết các vấn đề này.

Khi nào nên tìm hỗ trợ

Nên tìm hỗ trợ khi hồ sơ ảnh hưởng đến thuế, quyền sở hữu hoặc cấu trúc pháp lý nội bộ của công ty. Điều đó bao gồm:

• Lựa chọn giữa chế độ thuế mặc định và lựa chọn theo corporation
• Nộp hồ sơ S corporation
• Chuẩn bị hồ sơ quyền sở hữu hoặc quản lý
• Ghi nhận các khoản vay giữa chủ sở hữu và công ty
• Xây dựng quy trình tuân thủ cho một doanh nghiệp đang phát triển

Zenind giúp các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ giữ mọi thứ ngăn nắp sau khi thành lập bằng cách đơn giản hóa các nhiệm vụ thiết lập và duy trì công ty. Hồ sơ đáng tin cậy ngay từ đầu giúp việc vận hành công ty tự tin hơn.

Kết luận

Các mẫu biểu của corporation và LLC không chỉ là giấy tờ hành chính. Chúng giúp xác định cách một công ty được đánh thuế, quản lý và ghi nhận. Bằng cách theo kịp các hồ sơ thiết yếu như đơn xin EIN, lựa chọn thuế, hồ sơ họp thường niên và giấy nhận nợ, chủ doanh nghiệp có thể xây dựng nền tảng vững chắc hơn cho tuân thủ lâu dài.

Điều quan trọng là xử lý các mẫu biểu này sớm, lưu trữ chúng có tổ chức và xem xét mọi quyết định nhạy cảm về thuế với chuyên gia đủ năng lực trước khi nộp.