Οι βασικές φόρμες για εταιρείες και LLC που πρέπει να γνωρίζει κάθε νέα επιχείρηση

Η ίδρυση μιας εταιρείας ή LLC είναι μόνο το πρώτο βήμα για τη δημιουργία μιας επιχείρησης που συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις. Μετά την ίδρυση, οι ιδιοκτήτες πρέπει να παρακολουθούν φορολογικές επιλογές, εσωτερικά αρχεία, πρακτικά συνεδριάσεων και έγγραφα δανείων που υποστηρίζουν τη νομική και οικονομική δομή της εταιρείας. Η ύπαρξη των σωστών εντύπων από νωρίς μπορεί να μειώσει τη σύγχυση, να βελτιώσει την τήρηση αρχείων και να διευκολύνει την οργάνωση καθώς η επιχείρηση αναπτύσσεται.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τις πιο συνηθισμένες φόρμες για εταιρείες και LLC, τι κάνουν, πότε χρησιμοποιούνται και γιατί έχουν σημασία για τους νέους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων.

Γιατί έχουν σημασία οι φόρμες της επιχείρησης μετά την ίδρυση

Πολλοί νέοι ιδρυτές επικεντρώνονται στην κατάθεση των εγγράφων ίδρυσης και θεωρούν ότι η δουλειά τελείωσε μόλις η πολιτεία εγκρίνει την εταιρεία. Στην πραγματικότητα, μια νομική οντότητα χρειάζεται συνεχή αρχεία για να δείχνει ότι λειτουργεί σωστά.

Η σωστή εταιρική ή LLC γραφειοκρατία μπορεί να βοηθήσει στα εξής:

• Διαχωρισμός επιχειρηματικών και προσωπικών οικονομικών
• Υποστήριξη φορολογικών επιλογών και θέσεων υποβολής
• Τεκμηρίωση αποφάσεων ιδιοκτησίας
• Καταγραφή συνεδριάσεων και σημαντικών εταιρικών ενεργειών
• Διατήρηση καθαρού εσωτερικού αρχείου για τράπεζες, λογιστές και δικηγόρους

Οι ακριβείς φόρμες που χρειάζεται μια επιχείρηση εξαρτώνται από τη δομή της, τη φορολογική στρατηγική και τις απαιτήσεις της πολιτείας. Ένας φορολογικός σύμβουλος ή νομικός επαγγελματίας μπορεί να βοηθήσει να καθοριστεί ποιες καταθέσεις είναι κατάλληλες.

Φόρμα SS-4: Αίτηση για EIN

Η φόρμα SS-4 χρησιμοποιείται για την αίτηση Αριθμού Αναγνώρισης Εργοδότη, ή EIN, από την Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων. Ένα EIN λειτουργεί όπως ένας φορολογικός αριθμός για την επιχείρηση.

Οι περισσότερες εταιρείες και πολλές LLC χρειάζονται EIN για να:

• Ανοίξουν επιχειρηματικό τραπεζικό λογαριασμό
• Προσλάβουν εργαζομένους
• Υποβάλουν ορισμένες φορολογικές δηλώσεις
• Διαχειριστούν υποχρεώσεις μισθοδοσίας και αναφοράς
• Ολοκληρώσουν φορολογικές επιλογές και κρατικές καταθέσεις

Ακόμα κι αν μια επιχείρηση δεν έχει εργαζομένους, το EIN είναι συχνά απαραίτητο για να διαχωρίζεται η εταιρεία από τους ιδιοκτήτες της. Για πολλές νέες οντότητες, η απόκτηση του EIN είναι μία από τις πρώτες ενέργειες μετά την ίδρυση.

Φόρμα 2553: Επιλογή φορολόγησης ως S corporation

Η φόρμα 2553 χρησιμοποιείται για την επιλογή φορολογικής μεταχείρισης ως S corporation για μια εταιρεία ή, σε ορισμένες περιπτώσεις, για μια LLC που έχει επιλέξει να φορολογείται ως εταιρεία.

Αυτή η επιλογή συνήθως εξετάζεται με φορολογικό σύμβουλο, επειδή η κατάσταση S corporation μπορεί να επηρεάσει:

• Τον τρόπο φορολόγησης του εισοδήματος
• Τον τρόπο οργάνωσης της αμοιβής των ιδιοκτητών
• Τις απαιτήσεις αναφοράς μισθοδοσίας
• Τα κριτήρια επιλεξιμότητας για μετόχους και ιδιοκτησία

Ο χρόνος έχει σημασία. Η επιλογή γενικά πρέπει να υποβληθεί μέσα σε περιορισμένο χρονικό διάστημα μετά την ίδρυση ή μετά την έναρξη του φορολογικού έτους για το οποίο προορίζεται να ισχύσει. Η απώλεια της προθεσμίας μπορεί να καθυστερήσει την επιθυμητή φορολογική μεταχείριση.

Οι επιχειρήσεις πρέπει να επιβεβαιώσουν την προθεσμία υποβολής και τις απαιτήσεις επιλεξιμότητας πριν καταθέσουν τη φόρμα.

Φόρμα 8832: Επιλογή ταξινόμησης οντότητας

Η φόρμα 8832 χρησιμοποιείται για να επιλεγεί ο τρόπος με τον οποίο μια LLC θα ταξινομηθεί για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς. Από προεπιλογή, μια LLC με έναν ιδιοκτήτη συνήθως αγνοείται για τους ομοσπονδιακούς σκοπούς φόρου εισοδήματος, ενώ μια LLC με περισσότερους ιδιοκτήτες γενικά αντιμετωπίζεται ως συνεταιρισμός, εκτός αν επιλέξει διαφορετικά.

Μια LLC μπορεί να υποβάλει τη φόρμα 8832 εάν θέλει να φορολογείται ως εταιρεία. Πρόκειται για μια στρατηγική φορολογική απόφαση που πρέπει να λαμβάνεται προσεκτικά με επαγγελματική καθοδήγηση.

Συνηθισμένοι λόγοι για τους οποίους μια επιχείρηση μπορεί να εξετάσει αυτή την επιλογή περιλαμβάνουν:

• Σχεδιασμό για εταιρική φορολογική δομή
• Ευθυγράμμιση της ομοσπονδιακής φορολογικής μεταχείρισης με μια μακροπρόθεσμη επιχειρηματική στρατηγική
• Υποστήριξη μελλοντικού σχεδιασμού για S corporation, όπου αυτό είναι κατάλληλο

Όπως και με άλλες φορολογικές επιλογές, η προθεσμία υποβολής είναι σημαντική. Οι επιχειρήσεις δεν πρέπει να περιμένουν μέχρι την τελευταία στιγμή για να εξετάσουν την επιλογή με φορολογικό σύμβουλο.

Ετήσια ατζέντα συνεδρίασης

Ακόμα και όταν μια εταιρεία ή LLC δεν πραγματοποιεί επίσημη δια ζώσης συνεδρίαση, είναι χρήσιμο να τεκμηριώνονται οι ετήσιες ενέργειες γραπτώς. Μια προτεινόμενη ετήσια ατζέντα συνεδρίασης παρέχει μια δομή για την ανασκόπηση των υποθέσεων της εταιρείας και την καταγραφή των αποφάσεων.

Μια ετήσια ατζέντα μπορεί να καλύπτει:

• Ανασκόπηση οικονομικής απόδοσης
• Διορισμό ή επιβεβαίωση στελεχών ή διαχειριστών
• Έγκριση σημαντικών συμβάσεων ή πολιτικών
• Εξέταση φορολογικών και κανονιστικών θεμάτων συμμόρφωσης
• Συζήτηση μελλοντικών επιχειρηματικών σχεδίων

Για τις εταιρείες, οι ετήσιες συνεδριάσεις και οι τεκμηριωμένες ενέργειες είναι ιδιαίτερα σημαντικές, επειδή βοηθούν στη διατήρηση του διαχωρισμού μεταξύ της εταιρείας και των μετόχων της. Για τις LLC, τα γραπτά αρχεία μπορούν επίσης να είναι χρήσιμα για να αποδεικνύουν ότι η επιχείρηση λειτουργεί υπεύθυνα.

Πρακτικά ομόφωνης απόφασης

Ένα πρακτικό ομόφωνης απόφασης καταγράφει αποφάσεις που λαμβάνονται από μετόχους, διοικητές ή μέλη χωρίς επίσημη συνεδρίαση. Αυτό είναι χρήσιμο όταν όλοι οι ιδιοκτήτες συμφωνούν και δεν υπάρχει ανάγκη να συγκεντρωθούν όλοι στον ίδιο χώρο.

Αυτά τα πρακτικά μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την τεκμηρίωση ενεργειών όπως:

• Εκλογή διοικητών ή διαχειριστών
• Έγκριση στελεχών
• Επικύρωση προηγούμενων αποφάσεων
• Εξουσιοδότηση επιχειρηματικών συμφωνιών
• Άλλες σημαντικές εταιρικές ενέργειες

Τα γραπτά πρακτικά αποτελούν σημαντικό μέρος της σωστής τήρησης στοιχείων της οντότητας. Δημιουργούν ένα αρχείο που δείχνει ότι η επιχείρηση ενήργησε μέσω των κατάλληλων φορέων λήψης αποφάσεων και όχι μέσω ανεπίσημων προσωπικών συμφωνιών.

Χρεωστικά γραμμάτια για επιχειρηματικά δάνεια

Οι επιχειρήσεις συχνά δανείζονται χρήματα από ιδιοκτήτες ή οι ιδιοκτήτες μπορεί να δανείζονται από την εταιρεία σε προσεκτικά δομημένες περιπτώσεις. Ένα χρεωστικό γραμμάτιο παρέχει γραπτή απόδειξη των όρων του δανείου.

Ένα καλό χρεωστικό γραμμάτιο πρέπει να προσδιορίζει:

• Τον δανειστή και τον οφειλέτη
• Το αρχικό ποσό
• Το επιτόκιο, αν υπάρχει
• Τους όρους αποπληρωμής
• Τις ημερομηνίες λήξης και το πρόγραμμα πληρωμών
• Τις διατάξεις αθέτησης

Χρεωστικό γραμμάτιο με τόκο

Ένα χρεωστικό γραμμάτιο με τόκο χρησιμοποιείται συνήθως όταν ένα δάνειο περιλαμβάνει τόκο. Αυτό είναι χρήσιμο για την τεκμηρίωση των όρων ενός τυπικού επιχειρηματικού δανείου μεταξύ μιας εταιρείας ή LLC και ενός άλλου μέρους.

Χρεωστικό γραμμάτιο χωρίς τόκο

Ένα χρεωστικό γραμμάτιο χωρίς τόκο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για μικρότερα βραχυπρόθεσμα δάνεια όπου δεν θα χρεωθεί τόκος. Ακόμη και χωρίς τόκο, το δάνειο πρέπει να τεκμηριώνεται σωστά ώστε η συναλλαγή να είναι σαφής στα αρχεία της εταιρείας.

Τα χρεωστικά γραμμάτια έχουν σημασία επειδή δείχνουν ότι η συναλλαγή είναι πραγματικό δάνειο και όχι διανομή, πληρωμή μισθού ή άλλου είδους μεταφορά. Η σαφής τεκμηρίωση μπορεί να μειώσει τη σύγχυση αργότερα, όταν εξετάζονται η λογιστική και οι φόροι.

Πώς να επιλέξετε τις σωστές φόρμες

Η σωστή γραφειοκρατία εξαρτάται από τη δομή και τους στόχους της εταιρείας. Μια πρακτική προσέγγιση είναι να εξετάσετε τα εξής ερωτήματα:

• Είναι η επιχείρηση εταιρεία ή LLC;
• Χρειάζεται άμεσα EIN;
• Εξετάζει η εταιρεία φορολογική μεταχείριση ως S corporation ή ως εταιρεία;
• Χρειάζονται αρχεία ετήσιας συνεδρίασης για την εσωτερική διακυβέρνηση;
• Υπάρχουν δάνεια μεταξύ ιδιοκτητών και της επιχείρησης που πρέπει να τεκμηριωθούν;

Ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης δεν πρέπει να μαντεύει όταν μια φορολογική επιλογή ή ένα έγγραφο διακυβέρνησης μπορεί να επηρεάσει τη συμμόρφωση. Αν η εταιρεία δεν είναι βέβαιη, είναι προτιμότερο να ρωτήσει έναν λογιστή, δικηγόρο ή ειδικό ίδρυσης πριν από την υποβολή.

Καλές πρακτικές τήρησης αρχείων

Η ισχυρή τήρηση αρχείων είναι ένας από τους απλούστερους τρόπους για να προστατεύσετε μια νέα επιχείρηση. Ο στόχος δεν είναι να δημιουργείται γραφειοκρατία για χάρη της γραφειοκρατίας, αλλά να διατηρούνται σαφή αποδεικτικά στοιχεία για τον τρόπο λειτουργίας της εταιρείας.

Χρησιμοποιήστε αυτές τις πρακτικές για να παραμένετε οργανωμένοι:

• Αποθηκεύστε τις φόρμες ίδρυσης και τις φορολογικές φόρμες σε ένα ασφαλές σημείο
• Κρατήστε τα πρακτικά συνεδριάσεων και τις γραπτές συναινέσεις μαζί με τα αρχεία της εταιρείας
• Παρακολουθήστε εγκαίρως τις προθεσμίες φορολογικής υποβολής
• Αποθηκεύστε μαζί τα υπογεγραμμένα έγγραφα δανείων και τις τροποποιήσεις τους
• Διαχωρίστε τα επιχειρηματικά αρχεία από τα προσωπικά έγγραφα

Πολλές εταιρείες διατηρούν επίσης τόσο ψηφιακά όσο και φυσικά αντίγραφα, ώστε τα έγγραφα να είναι εύκολα προσβάσιμα όταν τράπεζες, λογιστές ή κρατικές υπηρεσίες τα ζητούν.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Οι νέοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων συχνά κάνουν αποφεύξιμα λάθη με τη γραφειοκρατία μετά την ίδρυση. Τα πιο συνηθισμένα προβλήματα περιλαμβάνουν:

• Παράλειψη προθεσμιών για φορολογικές επιλογές
• Αδυναμία απόκτησης EIN πριν το άνοιγμα λογαριασμών ή την πρόσληψη εργαζομένων
• Αγνόηση των ετήσιων πρακτικών συνεδριάσεων εντελώς
• Αντιμετώπιση των δανείων των ιδιοκτητών ως ανεπίσημων μεταφορών αντί για τεκμηριωμένες συναλλαγές
• Ανάμειξη προσωπικών και επιχειρηματικών αρχείων

Αυτά τα λάθη μπορούν να δημιουργήσουν σύγχυση αργότερα και μπορεί να κάνουν την επιχείρηση να φαίνεται ανοργάνωτη. Ένα απλό σύστημα τήρησης αρχείων μπορεί να αποτρέψει τα περισσότερα από αυτά τα προβλήματα.

Πότε να ζητήσετε βοήθεια

Είναι συνετό να ζητήσετε βοήθεια όταν η υποβολή επηρεάζει τους φόρους, την ιδιοκτησία ή την εσωτερική νομική δομή της εταιρείας. Αυτό περιλαμβάνει:

• Την επιλογή μεταξύ της προεπιλεγμένης φορολογικής μεταχείρισης και μιας εταιρικής επιλογής
• Την υποβολή επιλογής S corporation
• Την προετοιμασία αρχείων ιδιοκτησίας ή διοίκησης
• Την τεκμηρίωση δανείων μεταξύ ιδιοκτητών και της εταιρείας
• Τη δημιουργία μιας διαδικασίας συμμόρφωσης για μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση

Η Zenind βοηθά ιδρυτές και μικρομεσαίους επιχειρηματίες να παραμένουν οργανωμένοι μετά την ίδρυση, απλοποιώντας τις εργασίες δημιουργίας και συντήρησης της εταιρείας. Τα αξιόπιστα αρχεία από την αρχή κάνουν ευκολότερη τη διαχείριση της εταιρείας με αυτοπεποίθηση.

Τελικές σκέψεις

Οι φόρμες για εταιρείες και LLC είναι κάτι περισσότερο από διοικητική γραφειοκρατία. Βοηθούν να καθοριστεί πώς φορολογείται, διοικείται και τεκμηριώνεται μια εταιρεία. Με την έγκαιρη τακτοποίηση βασικών καταθέσεων, όπως η αίτηση EIN, οι φορολογικές επιλογές, τα πρακτικά ετήσιας συνεδρίασης και τα χρεωστικά γραμμάτια, οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν να χτίσουν ισχυρότερη βάση για μακροπρόθεσμη συμμόρφωση.

Το κλειδί είναι να χειρίζεστε αυτές τις φόρμες έγκαιρα, να τις κρατάτε οργανωμένες και να εξετάζετε οποιεσδήποτε φορολογικά ευαίσθητες αποφάσεις με έναν εξειδικευμένο επαγγελματία πριν από την υποβολή.