Keskeiset corporation- ja LLC-lomakkeet, jotka jokaisen uuden yrityksen tulisi tuntea

Corporationin tai LLC:n perustaminen on vasta ensimmäinen askel vaatimustenmukaisen yrityksen rakentamisessa. Perustamisen jälkeen omistajien on pidettävä kirjaa verovalinnoista, sisäisistä asiakirjoista, kokouspöytäkirjoista ja lainadokumenteista, jotka tukevat yhtiön oikeudellista ja taloudellista rakennetta. Oikeiden lomakkeiden hankkiminen jo varhaisessa vaiheessa voi vähentää epäselvyyksiä, parantaa kirjanpitoa ja helpottaa järjestyksessä pysymistä yrityksen kasvaessa.

Tässä oppaassa käydään läpi yleisimmät corporation- ja LLC-lomakkeet, mitä varten niitä käytetään, milloin niitä tarvitaan ja miksi ne ovat tärkeitä uusille yrittäjille.

Miksi yrityslomakkeet ovat tärkeitä perustamisen jälkeen

Monet uudet perustajat keskittyvät perustamisasiakirjojen jättämiseen ja ajattelevat työn olevan valmis, kun osavaltio hyväksyy yhtiön. Todellisuudessa yhteisö tarvitsee jatkuvaa dokumentointia osoittaakseen, että sitä hoidetaan asianmukaisesti.

Hyvä corporate- tai LLC-paperityö voi auttaa:

• Pitämään yrityksen ja henkilökohtaiset taloudet erillään
• Tukemaan verovalintoja ja veroilmoituksiin liittyviä ratkaisuja
• Dokumentoimaan omistajien päätöksiä
• Kirjaamaan kokoukset ja merkittävät yhtiön toimet
• Ylläpitämään siistiä sisäistä aineistoa pankeille, kirjanpitäjille ja asianajajille

Tarvittavat lomakkeet riippuvat yrityksen rakenteesta, verostrategiasta ja osavaltion vaatimuksista. Veroneuvoja tai lakiasiantuntija voi auttaa määrittämään, mitkä ilmoitukset ovat tarkoituksenmukaisia.

Lomake SS-4: Hae EIN-numeroa

Lomaketta SS-4 käytetään Employer Identification Numberin eli EIN-numeron hakemiseen Internal Revenue Service -virastolta. EIN toimii yrityksen verotunnisteena.

Useimmat corporationit ja monet LLC:t tarvitsevat EIN-numeron voidakseen:

• Avata yrityksen pankkitilin
• Palkata työntekijöitä
• Antaa tiettyjä veroilmoituksia
• Hoitaa palkanlaskennan ja raportointivelvoitteet
• Täyttää verovalintoihin ja viranomaisilmoituksiin liittyviä vaatimuksia

Vaikka yrityksellä ei olisi työntekijöitä, EIN on usein välttämätön yhtiön erottamiseksi omistajistaan. Monille uusille yhteisöille EIN:n hankkiminen on yksi ensimmäisistä perustamisen jälkeisistä tehtävistä.

Lomake 2553: S corporation -valinta

Lomaketta 2553 käytetään S corporation -verokohtelun valitsemiseen corporationille tai joissakin tapauksissa LLC:lle, joka on valinnut tulla verotetuksi corporationina.

Tämä valinta kannattaa yleensä tehdä yhdessä veroneuvojan kanssa, koska S corporation -asema voi vaikuttaa:

• Siihen, miten tulot verotetaan
• Siihen, miten omistajan palkkaus järjestetään
• Palkanlaskennan raportointivaatimuksiin
• Osakkaisiin ja omistusrakenteeseen liittyviin kelpoisuusehtoihin

Ajoitus on tärkeä. Valinta on yleensä jätettävä tietyn ajan kuluessa perustamisesta tai sen verovuoden alusta, jota valinta koskee. Määräajan ylittäminen voi viivästyttää toivottua verokohtelua.

Yrityksen tulisi varmistaa jättöaika ja kelpoisuusvaatimukset ennen lomakkeen toimittamista.

Lomake 8832: Yhteisön luokittelua koskeva valinta

Lomaketta 8832 käytetään sen määrittämiseen, miten LLC luokitellaan liittovaltion verotuksessa. Oletusarvoisesti yhden jäsenen LLC:tä käsitellään yleensä sivuutettuna yksikkönä liittovaltion tuloverotuksessa, ja usean jäsenen LLC:tä pidetään yleensä partnershipina, ellei se valitse muuta.

LLC voi jättää lomakkeen 8832, jos se haluaa tulla verotetuksi corporationina. Tämä on strateginen veropäätös, joka tulisi tehdä huolellisesti ammattilaisen ohjauksessa.

Yleisiä syitä harkita tätä valintaa ovat:

• Corporate-verorakenteen suunnittelu
• Liittovaltion verokohtelun sovittaminen pitkän aikavälin liiketoimintastrategiaan
• Mahdollisen myöhemmän S corporation -suunnittelun tukeminen

Kuten muidenkin verovalintojen kohdalla, jättöaika on tärkeä. Yritysten ei tulisi odottaa viime hetkeen asti ennen kuin ne käyvät valinnan läpi veroneuvojan kanssa.

Vuosikokouksen esityslista

Vaikka corporation tai LLC ei pitäisi muodollista kasvokkain tapahtuvaa kokousta, on hyödyllistä dokumentoida vuosittaiset toimet kirjallisesti. Ehdotettu vuosikokouksen esityslista antaa rakenteen yhtiön asioiden tarkastelulle ja päätösten kirjaamiselle.

Vuosikokouksen esityslista voi sisältää:

• Taloudellisen tuloksen tarkastelun
• Toimihenkilöiden tai managerien nimittämisen tai vahvistamisen
• Merkittävien sopimusten tai käytäntöjen hyväksymisen
• Verotukseen ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvien asioiden tarkastelun
• Tulevien liiketoimintasuunnitelmien käsittelyn

Corporationeille vuosikokoukset ja dokumentoidut toimet ovat erityisen tärkeitä, koska ne auttavat ylläpitämään eroa yhtiön ja osakkaiden välillä. LLC:ille kirjalliset merkinnät voivat silti olla hyödyllisiä sen osoittamisessa, että liiketoimintaa hoidetaan vastuullisesti.

Yksimieliset toimintapöytäkirjat

Yksimielinen toimintapöytäkirja kirjaa päätökset, jotka osakkaat, hallituksen jäsenet tai jäsenet tekevät ilman muodollista kokousta. Tämä on hyödyllistä, kun kaikki omistajat ovat samaa mieltä eikä kaikkia tarvitse kokoontua samaan paikkaan.

Näitä pöytäkirjoja voidaan käyttää esimerkiksi seuraavien toimien dokumentointiin:

• Hallituksen jäsenten tai managerien valinta
• Toimihenkilöiden hyväksyminen
• Aiemmin tehtyjen päätösten vahvistaminen
• Liiketoimintasopimusten valtuuttaminen
• Muut merkittävät yhtiön toimet

Kirjalliset pöytäkirjat ovat tärkeä osa hyvää yhteisön hallinnointia. Ne luovat merkinnän siitä, että yritys on toiminut oikeiden päätöksentekijöidensä kautta eikä epävirallisten henkilökohtaisten järjestelyjen perusteella.

Velkakirjat yrityslainoille

Yritykset ottavat usein lainaa omistajiltaan, tai omistajat voivat lainata yritykseltä tarkasti rajatuissa tilanteissa. Velkakirja tarjoaa kirjallisen todisteen lainan ehdoista.

Hyvä velkakirja tulisi yksilöidä seuraavasti:

• Lainanantaja ja lainanottaja
• Pääoman määrä
• Korkoprosentti, jos sellainen on
• Takaisinmaksuehdot
• Eräpäivät ja maksuaikataulu
• Maksulaiminlyönnin ehdot

Korkoa sisältävä velkakirja

Korkoa sisältävää velkakirjaa käytetään tavallisesti silloin, kun lainaan sisältyy korko. Tämä on hyödyllistä tavallisen yrityslainan ehtojen dokumentoinnissa corporationin tai LLC:n ja toisen osapuolen välillä.

Koroton velkakirja

Korotonta velkakirjaa voidaan käyttää pienemmissä lyhytaikaisissa lainoissa, joista ei peritä korkoa. Vaikka korkoa ei perittäisi, laina tulisi silti dokumentoida asianmukaisesti, jotta transaktio on selkeä yrityksen kirjanpidossa.

Velkakirjat ovat tärkeitä, koska ne osoittavat, että kyseessä on aito laina eikä jakelu, palkkamaksu tai muu siirto. Selkeä dokumentointi voi vähentää epäselvyyksiä myöhemmin, kun kirjanpitoa ja veroja tarkastellaan.

Kuinka valita oikeat lomakkeet

Oikea paperityö riippuu yrityksen rakenteesta ja tavoitteista. Käytännöllinen tapa on pohtia seuraavia kysymyksiä:

• Onko yritys corporation vai LLC?
• Tarvitseeko se EIN-numeron heti?
• Harkitseeko yhtiö S corporation - tai corporate-verokohtelua?
• Tarvitaanko vuosikokouksen asiakirjoja sisäistä hallintoa varten?
• Onko omistajien ja yrityksen välillä lainoja, jotka pitäisi dokumentoida?

Yrittäjän ei pitäisi arvailla, kun verovalinta tai hallinnollinen asiakirja voi vaikuttaa vaatimustenmukaisuuteen. Jos yritys on epävarma, on parempi kysyä kirjanpitäjältä, asianajajalta tai perustamisasiantuntijalta ennen jättämistä.

Parhaat käytännöt kirjanpitoon ja dokumentointiin

Vahva kirjanpito on yksi yksinkertaisimmista tavoista suojata uusi yritys. Tavoitteena ei ole luoda paperityötä paperityön vuoksi, vaan pitää selkeä näyttö siitä, miten yritystä johdetaan.

Käytä näitä käytäntöjä pysyäksesi järjestyksessä:

• Säilytä perustamis- ja verolomakkeet yhdessä turvallisessa paikassa
• Pidä kokouspöytäkirjat ja kirjalliset suostumukset yhtiön asiakirjoissa
• Seuraa veroilmoitusten määräaikoja etukäteen
• Tallenna allekirjoitetut lainadokumentit ja muutokset yhdessä
• Pidä yrityksen asiakirjat erillään henkilökohtaisista asiakirjoista

Monet yritykset säilyttävät myös sekä digitaaliset että fyysiset kopiot, jotta asiakirjat ovat helposti saatavilla, kun pankit, kirjanpitäjät tai viranomaiset niitä pyytävät.

Yleisiä virheitä, joita kannattaa välttää

Uudet yritysten omistajat tekevät usein vältettävissä olevia virheitä perustamisen jälkeisessä paperityössä. Yleisimpiä ongelmia ovat:

• Verovalintojen määräaikojen missaaminen
• EIN-numeron hankkimatta jättäminen ennen tilien avaamista tai työntekijöiden palkkaamista
• Vuosikokousmerkintöjen jättäminen kokonaan tekemättä
• Omistajalainojen käsitteleminen epävirallisina siirtoina dokumentoitujen transaktioiden sijaan
• Henkilökohtaisten ja yritysasiakirjojen sekoittaminen

Nämä virheet voivat aiheuttaa myöhemmin epäselvyyksiä ja saada yrityksen näyttämään epäjärjestelmälliseltä. Yksinkertainen kirjanpito- ja dokumentointijärjestelmä voi estää useimmat näistä ongelmista.

Milloin kannattaa pyytää apua

Apua kannattaa pyytää silloin, kun jättö vaikuttaa veroihin, omistukseen tai yhtiön sisäiseen oikeudelliseen rakenteeseen. Tämä koskee esimerkiksi seuraavia tilanteita:

• Oletusarvoisen verokohtelun ja corporate-valinnan välillä päättäminen
• S corporation -valinnan tekeminen
• Omistus- tai hallintodokumenttien laatiminen
• Omistajien ja yrityksen välisten lainojen dokumentointi
• Vaatimustenmukaisuusprosessin rakentaminen kasvavalle yritykselle

Zenind auttaa perustajia ja pienyritysten omistajia pysymään järjestyksessä perustamisen jälkeen virtaviivaistamalla yhtiön perustamis- ja ylläpitotehtäviä. Luotettavat asiakirjat alusta alkaen helpottavat yrityksen johtamista luottavaisin mielin.

Lopuksi

Corporation- ja LLC-lomakkeet ovat enemmän kuin hallinnollista paperityötä. Ne auttavat määrittämään, miten yritystä verotetaan, johdetaan ja dokumentoidaan. Pysymällä mukana keskeisissä ilmoituksissa, kuten EIN-hakemuksessa, verovalinnoissa, vuosikokousmerkinnöissä ja velkakirjoissa, yrityksen omistajat voivat rakentaa vahvemman perustan pitkän aikavälin vaatimustenmukaisuudelle.

Tärkeintä on hoitaa nämä lomakkeet ajoissa, pitää ne järjestyksessä ja tarkistaa kaikki verovaikutteiset päätökset pätevän ammattilaisen kanssa ennen jättämistä.