Základné formuláre pre korporácie a LLC, ktoré by mal poznať každý nový podnik

Založenie korporácie alebo LLC je len prvým krokom pri budovaní súladného podnikania. Po vzniku spoločnosti musia vlastníci sledovať daňové voľby, interné záznamy, zápisnice zo stretnutí a úverové dokumenty, ktoré pomáhajú podporiť právnu a finančnú štruktúru spoločnosti. Mať správne formuláre pripravené už na začiatku môže znížiť zmätok, zlepšiť vedenie záznamov a uľahčiť organizáciu s rastom podniku.

Táto príručka vysvetľuje najbežnejšie formuláre pre korporácie a LLC, na čo slúžia, kedy sa používajú a prečo sú pre nových podnikateľov dôležité.

Prečo sú podnikové formuláre po založení dôležité

Mnohí noví zakladatelia sa sústredia na podanie zakladajúcich dokumentov a predpokladajú, že práca je hotová, keď štát spoločnosť schváli. V skutočnosti potrebuje subjekt priebežné záznamy, ktoré preukazujú, že je riadne prevádzkovaný.

Dobrá firemná alebo LLC dokumentácia môže pomôcť s:

• oddelením podnikových a osobných financií
• podporou daňových volieb a daňových pozícií
• dokumentovaním vlastníckych rozhodnutí
• zaznamenávaním stretnutí a dôležitých krokov spoločnosti
• vedením prehľadných interných záznamov pre banky, účtovníkov a právnikov

Presné formuláre, ktoré podnik potrebuje, závisia od jeho štruktúry, daňovej stratégie a požiadaviek štátu. Daňový poradca alebo právny odborník môže pomôcť určiť, ktoré podania sú vhodné.

Formulár SS-4: Žiadosť o EIN

Formulár SS-4 sa používa na žiadosť o Employer Identification Number alebo EIN od Internal Revenue Service. EIN funguje ako daňové identifikačné číslo podniku.

Väčšina korporácií a mnohé LLC potrebujú EIN na:

• otvorenie podnikového bankového účtu
• prijímanie zamestnancov
• podávanie určitých daňových priznaní
• zabezpečenie mzdovej agendy a výkazníckych povinností
• vybavenie daňových volieb a štátnych podaní

Aj keď podnik nemá zamestnancov, EIN je často nevyhnutné na oddelenie spoločnosti od jej vlastníkov. Pre mnohé nové subjekty je získanie EIN jednou z prvých úloh po založení.

Formulár 2553: Voľba zdanenia ako S corporation

Formulár 2553 sa používa na voľbu zdanenia ako S corporation pre korporáciu alebo v niektorých prípadoch aj pre LLC, ktorá sa rozhodla byť zdaňovaná ako korporácia.

O tejto voľbe sa zvyčajne rozhoduje s daňovým poradcom, pretože status S corporation môže ovplyvniť:

• spôsob zdanenia príjmu
• štruktúru odmeňovania vlastníkov
• požiadavky na mzdové výkazníctvo
• oprávnenosť akcionárov a vlastnícke pravidlá

Načasovanie je dôležité. Voľba sa spravidla musí podať v obmedzenej lehote po založení alebo po začiatku daňového roka, od ktorého má nadobudnúť účinnosť. Zmeškanie termínu môže oddialiť požadované daňové zaobchádzanie.

Podniky by si mali pred podaním formulára overiť termín podania a požiadavky na oprávnenosť.

Formulár 8832: Voľba klasifikácie subjektu

Formulár 8832 sa používa na určenie, ako bude LLC klasifikovaná na účely federálneho zdaňovania. Predvolene je jednočlenná LLC zvyčajne pre federálnu daň z príjmu považovaná za neberanú do úvahy a viacčlenná LLC je spravidla považovaná za partnerstvo, ak si nezvolí iný režim.

LLC môže podať formulár 8832, ak chce byť zdaňovaná ako korporácia. Ide o strategické daňové rozhodnutie, ktoré by sa malo robiť starostlivo s odborným vedením.

Medzi bežné dôvody, prečo môže podnik o tejto voľbe uvažovať, patria:

• plánovanie korporátnej daňovej štruktúry
• zosúladenie federálneho daňového zaobchádzania s dlhodobou obchodnou stratégiou
• podpora neskoršieho plánovania S corporation, ak je to vhodné

Rovnako ako pri iných daňových voľbách je dôležitý termín podania. Podniky by nemali čakať do poslednej chvíle s konzultáciou daňového poradcu.

Agenda výročného zasadnutia

Aj keď korporácia alebo LLC neorganizuje formálne osobné stretnutie, je užitočné zdokumentovať každoročné kroky písomne. Navrhnutá agenda výročného zasadnutia poskytuje štruktúru na preskúmanie záležitostí spoločnosti a zaznamenanie rozhodnutí.

Agenda výročného zasadnutia môže zahŕňať:

• prehľad finančnej výkonnosti
• vymenovanie alebo potvrdenie funkcionárov alebo manažérov
• schválenie významných zmlúv alebo zásad
• prehľad daňových a compliance záležitostí
• diskusiu o budúcich podnikateľských plánoch

Pre korporácie sú výročné zasadnutia a zdokumentované kroky obzvlášť dôležité, pretože pomáhajú udržiavať oddelenie medzi spoločnosťou a akcionármi. Pre LLC môžu byť písomné záznamy stále užitočné na preukázanie, že podnik je vedený zodpovedne.

Zápisnice jednomyseľného rozhodnutia

Zápisnica jednomyseľného rozhodnutia zaznamenáva rozhodnutia prijaté akcionármi, riaditeľmi alebo členmi bez formálneho zasadnutia. Je to užitočné, keď všetci vlastníci súhlasia a nie je potrebné zhromažďovať všetkých na jednom mieste.

Tieto zápisnice sa môžu použiť na zdokumentovanie krokov, ako sú:

• zvolenie riaditeľov alebo manažérov
• schválenie funkcionárov
• potvrdenie predchádzajúcich rozhodnutí
• schválenie obchodných dohôd
• iné dôležité kroky spoločnosti

Písomné zápisnice sú dôležitou súčasťou správnej správy subjektu. Vytvárajú záznam, že podnik konal prostredníctvom svojich riadnych rozhodovacích orgánov, a nie prostredníctvom neformálnych osobných dohôd.

Zmenky pri podnikových úveroch

Podniky si často požičiavajú peniaze od vlastníkov alebo vlastníci si môžu požičiavať od spoločnosti v starostlivo štruktúrovaných situáciách. Zmenka poskytuje písomný dôkaz o podmienkach úveru.

Dobrá zmenka by mala identifikovať:

• veriteľa a dlžníka
• výšku istiny
• úrokovú sadzbu, ak existuje
• podmienky splácania
• dátumy splatnosti a splátkový kalendár
• ustanovenia o omeškaní

Úročená zmenka

Úročená zmenka sa bežne používa, keď úver zahŕňa úrok. Je to užitočné na zdokumentovanie podmienok štandardného podnikateľského úveru medzi korporáciou alebo LLC a inou stranou.

Neúročená zmenka

Neúročená zmenka sa môže použiť pri menších krátkodobých úveroch, pri ktorých sa úrok nebude účtovať. Aj bez úroku by mal byť úver riadne zdokumentovaný, aby bola transakcia v záznamoch spoločnosti jasná.

Zmenky sú dôležité, pretože ukazujú, že transakcia je skutočný úver, nie distribúcia, mzda alebo iný druh prevodu. Jasná dokumentácia môže neskôr znížiť zmätok pri kontrole účtovníctva a daní.

Ako vybrať správne formuláre

Správna dokumentácia závisí od štruktúry a cieľov spoločnosti. Praktický prístup je premyslieť si tieto otázky:

• Je podnik korporácia alebo LLC?
• Potrebuje okamžite EIN?
• Zvažuje spoločnosť zdanenie ako S corporation alebo korporáciu?
• Sú potrebné záznamy z výročného zasadnutia pre interné riadenie?
• Existujú pôžičky medzi vlastníkmi a podnikom, ktoré treba zdokumentovať?

Majiteľ podniku by nemal hádať, keď daňová voľba alebo riadiaci dokument môže ovplyvniť súlad s predpismi. Ak si spoločnosť nie je istá, je lepšie sa pred podaním opýtať účtovníka, právnika alebo špecialistu na založenie.

Osvedčené postupy vedenia záznamov

Kvalitné vedenie záznamov je jedným z najjednoduchších spôsobov, ako chrániť nový podnik. Cieľom nie je vytvárať dokumenty len pre samotnú dokumentáciu, ale viesť jasný dôkaz o tom, ako je spoločnosť riadená.

Na udržanie poriadku používajte tieto postupy:

• ukladajte zakladajúce a daňové formuláre na jednom bezpečnom mieste
• uchovávajte zápisnice zo stretnutí a písomné súhlasy medzi firemnými záznamami
• vopred sledujte termíny daňových podaní
• podpisané úverové dokumenty a dodatky ukladajte spolu
• oddeľujte podnikové záznamy od osobných dokumentov

Mnohé spoločnosti uchovávajú aj digitálne, aj papierové kópie, aby boli dokumenty ľahko dostupné, keď ich požadujú banky, účtovníci alebo štátne úrady.

Bežné chyby, ktorým sa treba vyhnúť

Noví podnikatelia často robia v post-založenej dokumentácii vyhnuteľné chyby. Medzi najčastejšie problémy patria:

• zmeškanie termínov daňových volieb
• nezískanie EIN pred otvorením účtov alebo prijatím zamestnancov
• úplné ignorovanie záznamov z výročných zasadnutí
• zaobchádzanie s pôžičkami od vlastníkov ako s neformálnymi prevodmi namiesto zdokumentovaných transakcií
• miešanie osobných a podnikových záznamov

Tieto chyby môžu neskôr spôsobiť zmätok a môžu pôsobiť dojmom, že podnik je neorganizovaný. Jednoduchý systém vedenia záznamov dokáže väčšine týchto problémov predísť.

Kedy vyhľadať pomoc

Je rozumné vyhľadať pomoc, keď podanie ovplyvňuje dane, vlastníctvo alebo vnútornú právnu štruktúru spoločnosti. To zahŕňa:

• výber medzi predvoleným daňovým režimom a korporátnou voľbou
• podanie voľby S corporation
• prípravu vlastníckych alebo manažérskych záznamov
• dokumentovanie pôžičiek medzi vlastníkmi a spoločnosťou
• vytvorenie procesu súladu pre rastúci podnik

Zenind pomáha zakladateľom a malým podnikateľom udržiavať poriadok po založení tým, že zjednodušuje úlohy spojené so založením a správou spoločnosti. Spoľahlivé záznamy od začiatku uľahčujú vedenie spoločnosti s istotou.

Záverečné myšlienky

Formuláre pre korporácie a LLC sú viac než len administratívna dokumentácia. Pomáhajú definovať, ako je spoločnosť zdaňovaná, riadená a dokumentovaná. Udržiavaním prehľadu o základných podaniach, ako sú žiadosť o EIN, daňové voľby, záznamy z výročných zasadnutí a zmenky, môžu podnikatelia vybudovať pevnejší základ pre dlhodobý súlad s predpismi.