Cách làm bảng lương cho doanh nghiệp nhỏ tại Hoa Kỳ: Hướng dẫn từng bước
Tìm hiểu cách làm bảng lương cho doanh nghiệp nhỏ là một trong những thách thức hành chính lớn đầu tiên sau khi bạn tuyển nhân viên đầu tiên. Bảng lương không chỉ đơn giản là viết séc hoặc chuyển khoản trực tiếp. Nó bao gồm việc tính lương chính xác, khấu trừ thuế, nộp báo cáo tiền lương và lưu giữ hồ sơ đầy đủ để doanh nghiệp của bạn tuân thủ các yêu cầu ở cấp liên bang, tiểu bang và địa phương.
Đối với các chủ doanh nghiệp mới, bảng lương có thể khiến bạn cảm thấy áp lực. Tin tốt là quy trình này sẽ trở nên dễ quản lý hơn khi bạn hiểu các bước cốt lõi và thiết lập một hệ thống đáng tin cậy. Hướng dẫn này sẽ đi qua toàn bộ quy trình bảng lương từ đầu đến cuối, giải thích các biểu mẫu và thời hạn quan trọng, đồng thời nêu những lỗi thường gặp cần tránh.
Bảng lương có ý nghĩa gì đối với một doanh nghiệp nhỏ
Bảng lương là quy trình trả công cho nhân viên vì công việc họ đã thực hiện và xử lý các nghĩa vụ thuế liên quan. Trên thực tế, điều đó có nghĩa là:
- Thu thập các biểu mẫu thuế và biểu mẫu gia nhập nhân viên
- Xác định tổng lương của từng nhân viên
- Khấu trừ các loại thuế liên bang, tiểu bang và địa phương bắt buộc
- Nộp phần thuế bảng lương do chủ sử dụng lao động chịu
- Chuyển tiền thuế đúng hạn cho các cơ quan có thẩm quyền
- Nộp tờ khai thuế bảng lương và các biểu mẫu cuối năm
- Lưu giữ hồ sơ bảng lương để phục vụ tuân thủ và kiểm toán
Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp tư nhân không có nhân viên, bảng lương có thể chưa áp dụng. Nhưng khi bạn thành lập LLC, công ty cổ phần, hoặc thuê nhân sự cho doanh nghiệp, bảng lương thường trở thành một chức năng tuân thủ định kỳ. Zenind giúp các doanh nhân thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ và duy trì sự ngăn nắp với các công cụ tập trung vào tuân thủ, hỗ trợ cho giai đoạn tăng trưởng tiếp theo.
Bước 1: Đảm bảo doanh nghiệp của bạn sẵn sàng tuyển dụng
Trước khi có thể chạy bảng lương, doanh nghiệp của bạn cần được thiết lập đúng cách như một nhà tuyển dụng. Thông thường bao gồm:
- Thành lập đúng loại pháp nhân cho mục tiêu của bạn
- Xin Mã số Nhận diện Chủ sử dụng lao động (EIN)
- Đăng ký với các cơ quan tiểu bang nếu được yêu cầu
- Xác nhận người lao động được phân loại đúng là nhân viên hay nhà thầu độc lập
- Thiết lập tài khoản ngân hàng dành cho bảng lương hoặc tài khoản doanh nghiệp riêng
EIN đặc biệt quan trọng vì các biểu mẫu và khoản nộp thuế bảng lương thường dùng mã này để nhận diện doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn vẫn đang trong giai đoạn thành lập, xử lý sớm phần thiết lập pháp nhân có thể giúp bạn tránh chậm trễ bảng lương về sau.
Bước 2: Thu thập các biểu mẫu nhân viên cần thiết
Khi tuyển một nhân viên, hãy thu thập các giấy tờ cần thiết để trả lương chính xác và khấu trừ thuế đúng quy định.
Mẫu W-4
Nhân viên sử dụng Mẫu W-4 để cho bạn biết cần khấu trừ bao nhiêu thuế thu nhập liên bang từ tiền lương của họ. Hãy lưu biểu mẫu đã hoàn tất trong hồ sơ và dùng nó khi tính khấu trừ.
Các biểu mẫu khấu trừ thuế của tiểu bang
Nhiều tiểu bang yêu cầu một biểu mẫu khấu trừ riêng hoặc thủ tục đăng ký riêng. Hãy kiểm tra yêu cầu dành cho nhà tuyển dụng của tiểu bang bạn trước khi chạy bảng lương đầu tiên.
Ủy quyền gửi tiền trực tiếp
Nếu bạn cung cấp hình thức chuyển khoản trực tiếp, hãy thu thập thông tin ngân hàng và văn bản ủy quyền của nhân viên.
Báo cáo nhân viên mới
Phần lớn nhà tuyển dụng phải báo cáo nhân viên mới tuyển cho tiểu bang trong một khoảng thời gian ngắn sau khi tuyển dụng. Việc này hỗ trợ thực thi nghĩa vụ cấp dưỡng con cái và các chương trình của tiểu bang khác.
Xác minh tư cách làm việc I-9
Mặc dù Mẫu I-9 không phải là biểu mẫu bảng lương, nó là một phần của quy trình tuyển dụng và phải được hoàn thành cho mọi nhân viên tại Hoa Kỳ trước khi bắt đầu làm việc hoặc trong thời hạn yêu cầu.
Bước 3: Quyết định cách bạn sẽ chạy bảng lương
Các doanh nghiệp nhỏ thường chọn một trong bốn phương thức làm bảng lương.
Làm bảng lương thủ công
Với bảng lương thủ công, bạn tự tính mọi thứ bằng bảng tính hoặc hồ sơ giấy. Đây là lựa chọn ít tốn kém, nhưng mất nhiều thời gian và làm tăng nguy cơ sai sót.
Phần mềm bảng lương
Phần mềm bảng lương tự động hóa nhiều phép tính và việc nộp hồ sơ. Đây là lựa chọn phổ biến đối với các doanh nghiệp nhỏ muốn kiểm soát quy trình mà không phải làm mọi thứ bằng tay.
Kế toán viên hoặc người giữ sổ
Một số doanh nghiệp thuê ngoài bảng lương cho kế toán viên hoặc người giữ sổ, người sẽ quản lý các phép tính, hồ sơ và báo cáo.
Nhà cung cấp bảng lương trọn gói
Nhà cung cấp bảng lương trọn gói xử lý phần lớn hoặc toàn bộ các nhiệm vụ bảng lương, bao gồm nộp thuế và nộp hồ sơ. Điều này có thể giảm áp lực hành chính, đặc biệt khi đội ngũ của bạn phát triển.
Khi chọn phương thức, hãy cân nhắc:
- Số lượng nhân viên
- Số kỳ trả lương
- Nhu cầu tuyển dụng đa tiểu bang
- Ngân sách của bạn
- Mức độ thoải mái của bạn với tuân thủ bảng lương
Bước 4: Chọn lịch trả lương
Lịch trả lương xác định tần suất nhân viên được trả lương. Các lựa chọn phổ biến gồm:
- Hàng tuần
- Hai tuần một lần
- Nửa tháng một lần
- Hàng tháng
Lịch phù hợp phụ thuộc vào luật tiểu bang, ngành nghề và dòng tiền của bạn. Khi đã đặt lịch, hãy duy trì tính nhất quán. Nhân viên mong đợi được trả đúng hạn, và việc chậm trả lương có thể gây ra vấn đề pháp lý lẫn tinh thần làm việc.
Bước 5: Tính tổng lương
Tổng lương là điểm bắt đầu của các phép tính bảng lương trước khi thuế và các khoản khấu trừ được trừ đi.
Đối với nhân viên hưởng lương theo giờ, tổng lương thường bằng:
- Số giờ làm việc x mức lương giờ
- Cộng tiền làm thêm giờ, nếu có
- Cộng tiền thưởng, hoa hồng hoặc các khoản thu nhập khác
Đối với nhân viên hưởng lương cố định, tổng lương thường là mức lương chia cho số kỳ trả lương trong năm.
Hãy đảm bảo áp dụng đúng quy định làm thêm giờ. Nhân viên không miễn trừ có thể được hưởng lương làm thêm giờ theo luật liên bang hoặc luật tiểu bang. Nếu bạn không chắc một vị trí là miễn trừ hay không miễn trừ, hãy xem xét kỹ cách phân loại nhân viên trước khi xử lý bảng lương.
Bước 6: Khấu trừ đúng thuế và các khoản giảm trừ
Sau khi tính tổng lương, hãy trừ các khoản khấu trừ bắt buộc để xác định lương thực nhận.
Các khoản khấu trừ bảng lương điển hình bao gồm:
- Thuế thu nhập liên bang
- Thuế An sinh Xã hội
- Thuế Medicare
- Thuế thu nhập tiểu bang, nếu áp dụng
- Thuế địa phương, nếu áp dụng
- Các khoản khấu trừ phúc lợi, chẳng hạn như bảo hiểm y tế hoặc đóng góp hưu trí
- Lệnh khấu trừ tiền lương, nếu có quyết định của tòa án
Thuế bảng lương của chủ sử dụng lao động là khoản riêng biệt với phần khấu trừ của nhân viên. Ngoài việc khấu trừ thuế từ tiền lương, chủ sử dụng lao động còn phải đóng phần của mình đối với một số loại thuế bảng lương nhất định.
Vì quy tắc khấu trừ có thể khác nhau theo tiểu bang và loại lao động, việc sử dụng hệ thống hoặc nhà cung cấp bảng lương có thể giảm nguy cơ sai sót.
Bước 7: Nộp thuế bảng lương đúng hạn
Thuế bảng lương không phải là tùy chọn, và thời hạn nộp rất quan trọng. Trễ hạn có thể dẫn đến phạt, lãi và thêm việc hành chính.
Bạn có thể cần thực hiện các khoản nộp định kỳ cho:
- Thuế thu nhập liên bang đã khấu trừ
- Thuế An sinh Xã hội và Medicare của cả chủ sử dụng lao động và nhân viên
- Thuế thất nghiệp liên bang, nếu áp dụng
- Thuế bảng lương của tiểu bang
- Thuế bảng lương địa phương
Lịch nộp phụ thuộc vào nghĩa vụ thuế của bạn và các quy định áp dụng cho doanh nghiệp. Vì thời hạn có thể khác nhau, hãy xây dựng hệ thống nhắc nhở trong quy trình bảng lương và xác nhận yêu cầu cho từng khu vực pháp lý nơi bạn có nhân viên.
Bước 8: Nộp tờ khai thuế bảng lương
Ngoài việc nộp thuế, chủ sử dụng lao động còn phải nộp các tờ khai thuế bảng lương định kỳ. Các hồ sơ thường gặp bao gồm:
- Tờ khai thuế bảng lương hàng quý
- Tờ khai thuế thất nghiệp liên bang hàng năm
- Bảng kê lương hàng năm cho nhân viên
- Tờ khai và đối chiếu thuế bảng lương của tiểu bang
Vào cuối năm, nhân viên thường nhận Mẫu W-2, ghi lại tiền lương và các khoản khấu trừ. Nhà thầu độc lập nhận các biểu mẫu thuế khác, chẳng hạn như Mẫu 1099-NEC, nếu đạt ngưỡng báo cáo.
Luôn đối chiếu hồ sơ bảng lương trước khi nộp. Sai lệch giữa sổ sách và hồ sơ nộp cho cơ quan thuế có thể gây ra các vấn đề không đáng có về sau.
Bước 9: Lưu giữ hồ sơ bảng lương chính xác
Lưu trữ hồ sơ tốt là yếu tố thiết yếu cho việc tuân thủ bảng lương và quản lý doanh nghiệp. Hãy giữ bản sao của:
- Biểu mẫu thuế của nhân viên
- Phiếu lương và sổ đăng ký bảng lương
- Bảng chấm công hoặc hồ sơ theo dõi thời gian
- Xác nhận nộp thuế
- Tờ khai bảng lương
- Biểu mẫu lựa chọn phúc lợi
- Phê duyệt điều chỉnh tiền lương
- Hồ sơ chấm dứt việc làm và thanh toán cuối cùng
Hồ sơ bảng lương nên được lưu giữ an toàn và trong thời hạn yêu cầu theo luật liên bang và luật tiểu bang. Việc lưu hồ sơ tốt cũng giúp bạn phản hồi kiểm toán, câu hỏi về tiền lương và tranh chấp với nhân viên.
Bước 10: Quản lý các thay đổi bảng lương khi doanh nghiệp phát triển
Bảng lương không phải là thứ cố định. Khi công ty của bạn tuyển thêm người, mở rộng sang các tiểu bang mới, hoặc thay đổi phúc lợi, hệ thống bảng lương của bạn cũng nên thay đổi theo.
Hãy chú ý đến các thay đổi như:
- Tuyển nhân viên mới ở một tiểu bang khác
- Tăng lương, thưởng hoặc hoa hồng
- Thay đổi khoản khấu trừ phúc lợi
- Sáp nhập hoặc thay đổi pháp nhân
- Chuyển từ nhà thầu độc lập sang nhân viên
- Đóng hoặc mở một địa điểm mới
Mỗi thay đổi có thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ khấu trừ, báo cáo và nộp thuế. Hãy xem xét bảng lương thường xuyên thay vì cho rằng thiết lập ban đầu sẽ luôn phù hợp.
Những sai lầm phổ biến cần tránh khi làm bảng lương
Ngay cả những doanh nghiệp nhỏ vận hành tốt cũng có thể mắc lỗi bảng lương. Những lỗi thường gặp nhất bao gồm:
Phân loại sai người lao động
Gọi một người là nhà thầu độc lập trong khi họ đáng lẽ phải là nhân viên có thể tạo ra các vấn đề về thuế và lao động.
Bỏ lỡ thời hạn nộp thuế
Nộp thuế bảng lương trễ có thể dẫn đến tiền phạt ngay cả khi số tiền nợ không lớn.
Sử dụng biểu mẫu thuế lỗi thời
Luôn dùng phiên bản hiện hành của các biểu mẫu dành cho nhân viên và chủ sử dụng lao động.
Quên các yêu cầu của tiểu bang hoặc địa phương
Tuân thủ bảng lương cấp liên bang chỉ là một phần của bức tranh. Nhiều tiểu bang và thành phố có quy định riêng.
Bỏ qua quy tắc làm thêm giờ
Tính sai tiền làm thêm giờ có thể dẫn đến yêu cầu truy trả tiền lương.
Không đối chiếu hồ sơ bảng lương
Sổ sách, tài khoản ngân hàng và tờ khai thuế của bạn phải khớp nhau.
Trả tiền cho nhà thầu qua bảng lương nhân viên
Thông thường, nhà thầu không nên được xử lý thông qua bảng lương dành cho nhân viên. Họ cần cách thanh toán và báo cáo thuế riêng.
Một danh sách kiểm tra bảng lương đơn giản cho nhà tuyển dụng mới
Hãy dùng danh sách này để giữ quy trình có tổ chức:
- Thành lập pháp nhân doanh nghiệp và xin EIN.
- Đăng ký làm nhà tuyển dụng tại các nơi được yêu cầu.
- Thu thập các biểu mẫu gia nhập và thuế của nhân viên.
- Chọn một phương thức làm bảng lương.
- Thiết lập lịch trả lương.
- Theo dõi giờ làm và phê duyệt bảng chấm công.
- Tính tổng lương.
- Áp dụng tất cả các khoản khấu trừ và giảm trừ bắt buộc.
- Trả lương cho nhân viên đúng lịch.
- Nộp thuế bảng lương đúng hạn.
- Nộp các biểu mẫu bảng lương hàng quý và hàng năm.
- Giữ hồ sơ bảng lương gọn gàng và an toàn.
Một danh sách như thế này đặc biệt hữu ích trong vài kỳ bảng lương đầu tiên, khi mọi bước đều còn mới.
Khi nào nên cân nhắc hỗ trợ bên ngoài
Nhiều nhà sáng lập bắt đầu tự làm bảng lương rồi sau đó thuê ngoài khi doanh nghiệp lớn hơn. Việc hỗ trợ bên ngoài có thể đáng cân nhắc nếu:
- Bạn có nhân viên ở nhiều tiểu bang
- Bạn đang dành quá nhiều thời gian cho bảng lương mỗi kỳ trả lương
- Bạn lo lắng về thời hạn hoặc hồ sơ thuế
- Bạn đang bổ sung phúc lợi, tiền thưởng hoặc cấu trúc đãi ngộ phức tạp
- Bạn muốn giảm rủi ro tuân thủ
Hỗ trợ chuyên nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và giúp bạn tránh các sai sót tốn kém. Với các chủ doanh nghiệp vẫn còn ở giai đoạn đầu, bắt đầu bằng một quy trình thành lập vững chắc và thiết lập chú trọng tuân thủ có thể giúp bảng lương dễ dàng hơn về sau.
Kết luận
Bảng lương cho doanh nghiệp nhỏ là một quy trình lặp lại được khi bạn hiểu các thành phần vận hành. Bạn cần đúng biểu mẫu, lịch trả lương nhất quán, tính toán chính xác, nộp thuế đúng hạn và lưu trữ hồ sơ đáng tin cậy. Nếu bạn thiết lập quy trình cẩn thận ngay từ đầu, bảng lương sẽ trở thành một phần quản lý doanh nghiệp dễ kiểm soát thay vì là nguồn gây căng thẳng hàng tháng.
Đối với nhiều nhà sáng lập, bước đi thông minh nhất là xây dựng bảng lương trên một nền tảng pháp lý và hành chính vững chắc. Zenind giúp các doanh nhân tại Hoa Kỳ thành lập công ty và duy trì tiến độ với các nhiệm vụ tuân thủ quan trọng để họ có thể tập trung vào tăng trưởng.
Không có câu hỏi nào. Vui lòng quay lại sau.