АҚШ-та шағын бизнес жалақысын қалай жүргізуге болады: қадамдық нұсқаулық

Шағын бизнес жалақысын қалай жүргізуді үйрену - алғашқы қызметкеріңізді жалдағаннан кейінгі ең ірі әкімшілік міндеттердің бірі. Жалақы төлеу тек чек жазу немесе тікелей депозит жіберу ғана емес. Ол еңбекақыны дұрыс есептеуді, салықтарды ұстап қалуды, жалақыға қатысты есептілікті тапсыруды және бизнесіңіздің федералдық, штаттық және жергілікті деңгейлерде талаптарға сай болуын қамтамасыз ету үшін дәл жазбалар жүргізуді қамтиды.

Жаңа иелер үшін жалақы жүйесі күрделі көрінуі мүмкін. Жақсы жаңалық - негізгі қадамдарды түсініп, сенімді жүйе орнатқаннан кейін бұл процесс басқаруға келеді. Бұл нұсқаулық жалақы процесін басынан аяғына дейін түсіндіреді, негізгі нысандар мен мерзімдерді сипаттайды және жиі жіберілетін қателерді көрсетеді.

Шағын бизнес үшін жалақы нені білдіреді

Жалақы - қызметкерлерге олардың еңбегі үшін төлем жасау және оған байланысты салық міндеттемелерін орындау процесі. Іс жүзінде бұл мыналарды білдіреді:

• Қызметкердің салық және onboarding нысандарын жинау
• Әр қызметкердің жалпы жалақысын есептеу
• Қажетті федералдық, штаттық және жергілікті салықтарды ұстап қалу
• Жұмыс берушінің жалақы салығындағы үлесін төлеу
• Салық депозиттерін тиісті органдарға уақытында жіберу
• Жалақы салығы бойынша декларациялар мен жыл соңындағы нысандарды тапсыру
• Сәйкестік пен аудит үшін жалақы жазбаларын сақтау

Егер сізде қызметкері жоқ жеке кәсіп болса, жалақы жүйесі әлі қолданылмауы мүмкін. Бірақ LLC немесе корпорация құрғаннан кейін не бизнесіңізге қызметкерлер жалдағаннан кейін, жалақы жиі қайталанатын сәйкестік міндетіне айналады. Zenind кәсіпкерлерге АҚШ-та бизнес құруға және келесі өсу кезеңіне қолдау көрсететін сәйкестікке бағытталған құралдармен ұйымдасқан болуға көмектеседі.

1-қадам: Бизнесіңіздің қызметкер жалдауға дайын екеніне көз жеткізіңіз

Жалақы жүргізе бастау үшін бизнесіңіз жұмыс беруші ретінде дұрыс рәсімделуі керек. Бұл әдетте мыналарды қамтиды:

• Мақсаттарыңызға сай бизнес құрылымын құру
• Employer Identification Number (EIN) алу
• Қажет болса, штат органдарында тіркелу
• Жұмысшылардың қызметкер ме, әлде мердігер ме екенін дұрыс жіктеу
• Жалақы үшін бөлек банк шотын немесе арнайы бизнес шотын ашу

EIN әсіресе маңызды, өйткені жалақы салығы нысандары мен депозиттері әдетте бизнесіңізді сәйкестендіру үшін осы нөмірді пайдаланады. Егер сіз әлі бизнес құру кезеңінде болсаңыз, құрылымды ертерек рәсімдеу кейінгі жалақы кідірістерін болдырмауға көмектеседі.

2-қадам: Қызметкердің дұрыс нысандарын жинаңыз

Қызметкерді жалдағанда, оған дұрыс төлем жасау және салықтарды дұрыс ұстау үшін қажетті құжаттарды жинаңыз.

W-4 нысаны

Қызметкерлер федералдық табыс салығының қаншасын ұстап қалу керегін көрсету үшін W-4 нысанын толтырады. Толтырылған нысанды өз жазбаларыңызда сақтаңыз және оны ұстап қалуды есептегенде пайдаланыңыз.

Штаттық ұстап қалу нысандары

Көптеген штаттар жеке ұстап қалу нысанын немесе тіркеуді талап етеді. Алғашқы жалақы төлеміне дейін штатыңыздың жұмыс берушіге қойылатын талаптарын тексеріңіз.

Тікелей депозитке рұқсат

Егер сіз тікелей депозит ұсынсаңыз, қызметкердің банк деректерін және жазбаша рұқсатын алыңыз.

Жаңа қызметкерді хабарлау

Көптеген жұмыс берушілер жаңа қызметкерлерді жалдағаннан кейін қысқа мерзім ішінде штатқа хабарлауға міндетті. Бұл алимент өндіріп алу және басқа штаттық бағдарламалар үшін қажет.

I-9 еңбекке жарамдылықты растау

I-9 нысаны жалақы нысаны болмаса да, ол жұмысқа қабылдау процесінің бөлігі болып табылады және АҚШ-тағы әр қызметкер үшін жұмыс басталғанға дейін немесе талап етілген мерзімде толтырылуы керек.

3-қадам: Жалақыны қалай жүргізетініңізді шешіңіз

Шағын бизнес әдетте жалақыны жүргізудің төрт әдісінің бірін таңдайды.

Қолмен жалақы есептеу

Қолмен жалақы есептегенде, бәрін өзіңіз электрондық кестелер немесе қағаз жазбалар арқылы есептейсіз. Бұл арзан нұсқа, бірақ уақытты көп алады және қателер қаупін арттырады.

Жалақы бағдарламалық жасақтамасы

Жалақы бағдарламалық жасақтамасы көптеген есептеулер мен тапсыруларды автоматтандырады. Бұл бәрін қолмен жасамай-ақ бақылауды сақтағысы келетін шағын бизнес үшін жиі таңдалатын шешім.

Бухгалтер немесе есепші

Кейбір бизнес жалақыны есептеуді, тапсыруды және есеп беруді басқаратын бухгалтерге немесе есепшіге тапсырады.

Толық қызмет көрсететін жалақы провайдері

Толық қызмет көрсететін жалақы провайдері жалақыға қатысты міндеттердің көпшілігін немесе барлығын, соның ішінде салық депозиттері мен есептілікті де орындайды. Бұл, әсіресе командаңыз өскен сайын, әкімшілік жүктемені азайтуы мүмкін.

Әдісті таңдағанда, мына факторларды ескеріңіз:

• Қызметкерлер саны
• Жалақы төлеу кестелерінің саны
• Бірнеше штатта қызметкерлерді жалдау қажеттілігі
• Бюджетіңіз
• Жалақы сәйкестігін қаншалықты жақсы білетініңіз

4-қадам: Төлем кестесін таңдаңыз

Төлем кестесі қызметкерлерге қаншалықты жиі жалақы төленетінін анықтайды. Кең тараған нұсқаларға мыналар кіреді:

• Апталық
• Екі апта сайын
• Айына екі рет
• Ай сайын

Дұрыс кесте штат заңына, салаңызға және ақша ағыныңызға байланысты. Кестені белгілегеннен кейін оны тұрақты ұстаныңыз. Қызметкерлер жалақыны уақытында күтеді, ал кешіктірілген жалақы заңдық және моральдық мәселелер туғызуы мүмкін.

5-қадам: Жалпы жалақыны есептеңіз

Жалпы жалақы - салықтар мен ұсталымдар шегерілмей тұрып жүргізілетін бастапқы есеп.

Сағаттық қызметкерлер үшін жалпы жалақы әдетте мыналарға тең:

• Жұмыс істелген сағаттар x сағаттық ставка
• Қажет болса, үстеме ақы
• Бонустар, комиссиялар немесе басқа табыстар

Еңбек үстемақысы ережелері дұрыс қолданылғанына көз жеткізіңіз. Босатылмаған қызметкерлер федералдық немесе штаттық заң бойынша үстеме ақы алуға құқылы болуы мүмкін. Лауазымның босатылған немесе босатылмағанын білмесеңіз, жалақыны өңдеудің алдында қызметкердің жіктелуін мұқият тексеріңіз.

Салақы алатын қызметкерлер үшін жалпы жалақы көбіне жылдағы жалақы кезеңдерінің санына бөлінген жалақы сомасына тең.

6-қадам: Дұрыс салықтар мен ұсталымдарды ұстаңыз

Жалпы жалақыны есептегеннен кейін, таза жалақыны анықтау үшін қажетті ұсталымдарды шегеріңіз.

Жиі кездесетін жалақы ұсталымдары мыналарды қамтиды:

• Федералдық табыс салығы
• Әлеуметтік қамсыздандыру салығы
• Medicare салығы
• Қолданылса, штаттық табыс салығы
• Қолданылса, жергілікті салықтар
• Медициналық сақтандыру немесе зейнетақы жарналары сияқты жеңілдік ұсталымдары
• Сот шешімімен белгіленсе, жалақыны өндіріп алу

Жұмыс берушінің жалақы салығы қызметкер ұсталымдарынан бөлек. Жалақыдан салық ұстап қалумен қатар, жұмыс берушілер белгілі бір жалақы салықтарындағы өз үлесін де төлейді.

Ұстап қалу ережелері штатқа және жұмысшы түріне қарай өзгеруі мүмкін болғандықтан, жалақы жүйесін немесе провайдерді пайдалану қателерді азайтуға көмектеседі.

7-қадам: Жалақы салығын уақытында депозитке салыңыз

Жалақы салығы міндетті емес, ал депозит мерзімдері өте маңызды. Мерзімді өткізіп алу айыппұлдарға, өсімпұлға және қосымша әкімшілік жұмысқа әкелуі мүмкін.

Сізге мына төлемдер бойынша тұрақты депозиттер қажет болуы мүмкін:

• Федералдық табыс салығының ұсталымы
• Жұмыс беруші мен қызметкердің Social Security және Medicare жарналары
• Қолданылса, федералдық жұмыссыздық салығы
• Штаттық жалақы салығы
• Жергілікті жалақы салығы

Депозит кестесі салық міндеттемеңізге және бизнесіңізге қолданылатын ережелерге байланысты. Мерзімдер әртүрлі болуы мүмкін болғандықтан, жалақы процесіне еске салу жүйесін қосыңыз және қызметкерлері бар әр юрисдикцияның талаптарын тексеріңіз.

8-қадам: Жалақы салығы бойынша есептілік тапсырыңыз

Салықтарды депозитке салумен қатар, жұмыс берушілер мерзімді жалақы салығы бойынша есептілікті де тапсыруы керек. Жиі кездесетін құжаттарға мыналар кіреді:

• Тоқсандық жалақы салығы декларациялары
• Федералдық жұмыссыздық салығы бойынша жылдық декларациялар
• Қызметкерлерге арналған жылдық табыс анықтамалары
• Штаттық жалақы салығы декларациялары мен салыстыру есептері

Жыл соңында қызметкерлер әдетте жалақы мен ұсталымдарды көрсететін W-2 нысанын алады. Тәуелсіз мердігерлер, егер есеп беру шектері орындалса, 1099-NEC сияқты басқа салық нысандарын алады.

Тапсырудың алдында жалақы жазбаларын әрдайым салыстырып тексеріңіз. Есептеріңіз бен агенттікке тапсырылған деректер арасында сәйкессіздік болмауы кейінгі мәселелерді болдырмауға көмектеседі.

9-қадам: Дәл жалақы жазбаларын сақтаңыз

Жақсы құжат жүргізу жалақы сәйкестігі және бизнес басқару үшін өте маңызды. Мына құжаттардың көшірмелерін сақтаңыз:

• Қызметкердің салық нысандары
• Төлем түбіртектері және жалақы тізімдері
• Уақыт карталары немесе уақытты есепке алу жазбалары
• Салық депозиттерін растау құжаттары
• Жалақы есептері
• Жеңілдік таңдау нысандары
• Жалақы түзетулерін бекіту құжаттары
• Жұмыстан босату және соңғы төлем жазбалары

Жалақы жазбалары қауіпсіз сақталуы және федералдық және штаттық заңдарда талап етілетін мерзім бойы сақталуы керек. Мықты құжат жүргізу аудиттерге, жалақыға қатысты сұрақтарға және қызметкерлер дауларына жауап беруге көмектеседі.

10-қадам: Бизнесіңіз өскен сайын жалақыдағы өзгерістерді басқарыңыз

Жалақы жүйесі тұрақты емес. Компанияңыз жаңа қызметкерлер қосқан сайын, басқа штаттарға кеңейген сайын немесе жеңілдіктерді өзгерткен сайын, жалақы құрылымы да өзгеруі керек.

Мына өзгерістерге назар аударыңыз:

• Басқа штаттағы жаңа қызметкерлер
• Жалақының көтерілуі, бонустар немесе комиссиялар
• Жеңілдік ұсталымдарының өзгеруі
• Бірігу немесе заңды тұлға құрылымының өзгеруі
• Мердігерлерден қызметкерлерге көшу
• Жаңа орынды ашу немесе жабу

Әрбір өзгеріс ұстап қалуға, есеп беруге және депозит міндеттемелеріне әсер етуі мүмкін. Бірінші орнатуға мәңгі сеніп қалмай, жалақыны жүйелі түрде қайта қарап отырыңыз.

Жиі жіберілетін жалақы қателері

Тіпті жақсы ұйымдастырылған шағын бизнес те жалақыда қателеседі. Ең жиі кездесетіндері мыналар:

Жұмысшыларды қате жіктеу

Адамды қызметкер болуға тиіс кезде тәуелсіз мердігер деп атау салық және еңбек мәселелерін туындатуы мүмкін.

Депозит мерзімдерін өткізіп алу

Төленетін сома аз болса да, кешіктірілген жалақы салығы айыппұлдарға әкелуі мүмкін.

Ескірген салық нысандарын пайдалану

Әрдайым қызметкер мен жұмыс берушіге арналған нысандардың ағымдағы нұсқасын пайдаланыңыз.

Штаттық немесе жергілікті талаптарды ұмыту

Федералдық жалақы сәйкестігі тек бір бөлігі ғана. Көптеген штаттар мен қалалардың өз ережелері бар.

Үстеме ақы ережелерін елемеу

Үстеме ақыны қате есептеу төленбеген жалақы талаптарына әкелуі мүмкін.

Жалақы жазбаларын салыстырмау

Сіздің есеп кітаптарыңыз, банк шотыңыз және салық есептілігіңіз бірдей болуы керек.

Мердігерлерге жалақы арқылы төлеу

Мердігерлерді әдетте қызметкерлердің жалақы жүйесі арқылы өңдеуге болмайды. Оларға бөлек төлем және салық есептілігі қажет.

Жаңа жұмыс берушілерге арналған қарапайым жалақы чек-парағы

Процесті реттеуге көмектесу үшін осы чек-парақты пайдаланыңыз:

1. Бизнес құрылымын құрып, EIN алыңыз.
2. Қажет жерде жұмыс беруші ретінде тіркеліңіз.
3. Қызметкердің onboarding және салық нысандарын жинаңыз.
4. Жалақы жүргізу әдісін таңдаңыз.
5. Төлем кестесін белгілеңіз.
6. Жұмыс уақытын қадағалап, уақыт жазбаларын бекітіңіз.
7. Жалпы жалақыны есептеңіз.
8. Барлық қажетті ұсталымдар мен шегерімдерді қолданыңыз.
9. Қызметкерлерге кесте бойынша төлеңіз.
10. Жалақы салығын уақытында депозитке салыңыз.
11. Тоқсандық және жылдық жалақы нысандарын тапсырыңыз.
12. Жалақы жазбаларын реттелген және қауіпсіз сақтаңыз.

Мұндай чек-парақ алғашқы бірнеше жалақы циклінде әсіресе пайдалы, өйткені әр қадам жаңа болып көрінеді.

Сыртқы көмек қашан қажет болуы мүмкін

Көптеген құрылтайшылар жалақыны өздері бастап, бизнес өскен сайын оны аутсорсингке береді. Мына жағдайларда сыртқы көмек пайдалы болуы мүмкін:

• Сізде бірнеше штатта қызметкерлер бар
• Әр жалақы кезеңінде жалақыға тым көп уақыт жұмсайсыз
• Салық мерзімдері мен есептіліктеріне алаңдайсыз
• Сіз жеңілдіктерді, бонустарды немесе күрделі өтемақы құрылымдарын қосып жатырсыз
• Сәйкестік тәуекелін азайтқыңыз келеді

Кәсіби қолдау уақытты үнемдеуге және қымбат қателерден сақтануға көмектеседі. Әлі бастапқы кезеңдегі бизнес иелері үшін берік құрылу процесі мен сәйкестікке бағытталған орнату кейінгі жалақыны жеңілдетеді.

Қорытынды

Шағын бизнес жалақысы - оның құрамдас бөліктерін түсінген кезде қайталанатын және басқарылатын процесс. Сізге дұрыс нысандар, тұрақты төлем кестесі, нақты есептеулер, уақытылы салық депозиттері және сенімді құжат жүргізу қажет. Процесті басынан дұрыс құрсаңыз, жалақы бизнесті жүргізудегі ай сайынғы күйзеліс көзі емес, басқарылатын міндетке айналады.

Көптеген құрылтайшылар үшін ең ақылды қадам - жалақыны берік заңдық және әкімшілік негіздің үстіне құру. Zenind АҚШ кәсіпкерлеріне компанияларын құруға және маңызды сәйкестік міндеттерін бақылауда ұстауға көмектеседі, сондықтан олар өсімге назар аудара алады.