Как да поправите принт, който излиза твърде малък: Практическо ръководство

Печатът на документ, който изглежда перфектно на екрана, но излиза твърде дребен на хартия, е разочароващ, особено когато файлът е важен. Независимо дали печатате уеб страница, PDF, таблица или документи за учредяване на компания, свитият принт обикновено сочи към проблем със скалирането на страницата, а не към проблем с принтера.

Добрата новина е, че това обикновено се поправя лесно. В повечето случаи решението е скрито във вашия браузър, PDF прегледач или прозореца за печат под настройки като Scale, Fit to page, Shrink oversized pages или Page size and handling.

Това ръководство обяснява защо принтовете се свиват, как да коригирате проблема и как да го избегнете следващия път, когато печатате бизнес документи, формуляри или уеб страници.

Защо принтът се свива на хартия

Принтът може да изглежда по-малък от очакваното по няколко причини:

• Страницата се скалира, за да се побере на по-малък размер хартия.
• Документът е създаден за друг формат на страницата.
• Настройките на браузъра или PDF прегледача налагат автоматично свиване.
• Полетата са твърде големи за съдържанието.
• Съдържание, предназначено за хоризонтален режим, се печата в портретен режим.
• Стил за печат променя подредбата на уеб страницата.

Например формуляр, създаден за хартия формат Letter, може да изглежда нормално на екрана, но да се отпечата в намален размер, ако принтерът е настроен на друг формат или ако браузърът се опитва да побере цялата ширина на страницата в зоната за печат.

Стъпка 1: Първо отворете предварителен преглед за печат

Преди да променяте каквото и да е, винаги проверявайте предварителния преглед за печат. Той показва как документът действително ще изглежда на хартия.

Обърнете внимание на следното:

• Дали съдържанието се побира по ширината на страницата
• Дали текстът е твърде малък
• Дали прегледът показва празно пространство, което може да влияе на скалата
• Дали страницата се изрязва или компресира

Ако прегледът още изглежда твърде малък, проблемът почти винаги е в настройките за скалиране или оформлението.

Стъпка 2: Проверете настройката за скала

Най-честото решение е да коригирате скалата.

В повечето прозорци за печат скалата може да е зададена като:

• Fit to page
• Shrink to printable area
• Page width
• Процент под 100%

Ако документът се свива твърде много, пробвайте следното:

• Задайте скала 100%
• Изключете автоматичното свиване или опциите за побиране
• Използвайте Actual size, ако е налично
• Увеличавайте ръчното скалиране постепенно, докато прегледът изглежда правилно

При уеб страници браузърите често се опитват да свият страницата до печатаемата област. Това може да направи текста и изображенията много по-малки от предвиденото. Смяната от автоматично побиране към фиксирана скала често решава проблема веднага.

Стъпка 3: Съпоставете размера на хартията

Страница, създадена за един размер хартия, може да се свие при печат на друг.

Проверете както настройките на документа, така и на принтера за:

• Letter срещу A4
• Legal
• Потребителски размери хартия

Ако файлът е направен за хартия Letter, а принтерът е настроен на A4, или обратното, оформлението може да се намали, за да се компенсира. Уверете се, че размерът на хартията в приложението съвпада с хартията, заредена в принтера.

Това е важно за бизнес документи като:

• Учредителни документи
• Договори за управление
• Формуляри за съгласие
• Кореспонденция с IRS
• Документи за подаване към щатски институции

Дори малко несъответствие може да направи официалния документ да изглежда непрофесионално или труден за четене.

Стъпка 4: Коригирайте полетата

Големите полета могат да принудят съдържанието в по-малка област, което води до свиване.

Ако принтът изглежда твърде малък, опитайте да промените полетата на:

• Default
• Normal
• Narrow
• None, ако документът е предназначен за печат от край до край

Бъдете внимателни, когато премахвате полетата напълно. Някои принтери не могат да печатат до ръба на страницата, така че None може да доведе до изрязване вместо до решение на проблема със скалата. Използвайте прегледа, за да потвърдите резултата.

Стъпка 5: Пробвайте хоризонтална ориентация

Ако страницата е широка, печатът в портретен режим може да накара принтера да намали всичко, за да се побере.

Примери са:

• Финансови таблици
• Формуляри с няколко колони
• Дълги уеб страници с широки навигационни елементи
• Експорти от таблици

Ако съдържанието е по-широко, отколкото е високо, превключете на Landscape и проверете прегледа отново. Това често възстановява четливия текст без нужда от свиване на страницата.

Стъпка 6: Използвайте правилната настройка в браузъра или PDF прегледача

Различните приложения обработват скалирането по различен начин.

В уеб браузърите

Браузърите често включват опции за печат, които могат да повлияят на крайния резултат:

• Scale
• Headers and footers
• Background graphics
• More settings
• Simplify page

Ако уеб страница се печата твърде малка, потърсете ръчно управление на скалата или настройка, която изключва автоматичното побиране.

В PDF прегледачите

Много PDF прегледачи предлагат опции като:

• Actual size
• Fit
• Shrink oversized pages
• Custom scale

Ако PDF файлът вече е форматиран правилно, Actual size обикновено е най-добрият избор. Ако все още се печата твърде малък, проблемът може да е във самия PDF, а не в прегледача.

Стъпка 7: Изключете стилове за печат, които компресират страницата

Някои уеб страници използват стилове за печат, които умишлено променят начина, по който страницата изглежда на хартия. Тези стилове могат да скрият навигацията, да пренаредят съдържанието или да променят размера на шрифта.

Обикновено това е полезно, но понякога стилът за печат може да направи текста твърде малък или да постави съдържанието в компресирано оформление.

Ако управлявате уебсайта или документа, прегледайте CSS-а за печат за:

• Намалени размери на шрифта
• Контейнери с фиксирана ширина
• Скривани елементи, които причиняват промяна в оформлението
• Прекомерни правила за скалиране

Ако не управлявате страницата, пробвайте друг браузър или използвайте вграден режим за четене преди печат.

Стъпка 8: Проверете драйвера на принтера

Ако предварителният преглед изглежда правилно, но физическият принт все пак излиза малък, драйверът на принтера може да прилага собствено скалиране.

Потърсете в настройките на принтера опции като:

• Fit to page
• Borderless printing
• Page scaling
• Reduce/enlarge
• N-up printing

Уверете се, че принтерът е настроен да печата една страница на лист при нормален размер, освен ако не желаете съзнателно няколко страници на един лист.

Проверете също дали принтерът не използва специален профил, който компресира изхода при режим draft или economy.

Стъпка 9: Отпечатайте тестова страница

Когато не сте сигурни дали проблемът е във файла или в принтера, тествайте с прост документ.

Опитайте да отпечатате:

• Празен документ с голям текст
• Примерен PDF от друг източник
• Уеб страница на една страница с минимално оформление

Ако тестовата страница се печата нормално, оригиналният файл вероятно има проблем с оформлението или скалирането. Ако и тестовата страница излиза дребна, проблемът най-вероятно е в настройките на принтера.

Стъпка 10: Пресъздайте файла, ако е необходимо

Понякога самият документ е проблемът.

Това може да се случи, когато:

• Файлът е експортиран с необичайни размери на страницата
• Документът е конвертиран от един формат в друг
• Изходният файл е използвал нестандартно скалиране
• Изображения или текстови полета са били поставени извън печатаемата област

Ако не можете да накарате файла да се отпечата правилно, опитайте да го експортирате отново като PDF или пресъздайте документа със стандартни настройки за размер на страницата.

За важни бизнес документи един чист повторен export може да спести време и да предотврати грешки при подаване.

Как да разширите свит принт в често срещани ситуации

Печат на уеб страница

• Отворете предварителния преглед за печат
• Задайте скала 100%
• Пробвайте хоризонтален режим, ако страницата е широка
• Намалете headers и footers, ако заемат твърде много място
• Проверете дали браузърът не побира автоматично съдържанието

Печат на PDF

• Използвайте Actual size, ако документът вече е форматиран правилно
• Пробвайте Custom scale на 100%
• Проверете дали размерът на PDF страницата съвпада с хартията в принтера
• Уверете се, че PDF не е експортиран в намален размер

Печат на бизнес документи

• Съпоставете размера на хартията с оригиналния файл
• Използвайте стандартни полета
• Избягвайте допълнително скалиране, освен ако прегледът не показва изрязване
• Проверете дали подписите, печатите и текстът остават четливи

Това е особено важно за основатели и собственици на малък бизнес, които печатат документи за учредяване, документи за съответствие и държавни формуляри.

Как да предотвратите проблема в бъдеще

За да избегнете дребни принтове по-късно, изградете следните навици:

• Проектирайте документите за стандартни размери хартия.
• Запазвайте крайните версии като PDF преди печат.
• Преглеждайте предварителния преглед всеки път преди да отпечатате голям пакет.
• Поддържайте настройките на браузъра и принтера последователни.
• Използвайте доказан профил на принтер за повтарящи се бизнес документи.
• Тествайте важните формуляри с една страница преди масов печат.

Ако бизнесът ви редовно печата учредителни документи или подписани записи, стандартизирането на работния процес за печат спестява време и намалява грешките.

Кога да спрете да настройвате и да започнете отначало

Ако сте пробвали скала, полета, ориентация и размер на хартията без успех, изходният файл може да не е подходящ за директен печат.

Помислете да започнете отначало, ако:

• Оформлението е счупено в няколко прегледача
• Съдържанието е видимо компресирано още преди печат
• Шрифтовете или изображенията изглеждат деформирани в изходния файл
• Файлът е създаден от необичаен шаблон или инструмент за export

Нов export или правилно форматиран PDF често е най-бързото решение.

Финален списък за проверка

Преди да печатате отново, потвърдете следното:

• Размерът на хартията съвпада с документа
• Прегледът показва четим текст
• Скалата е зададена на 100% или Actual size
• Полетата не принуждават съдържанието да се свива
• Хоризонталният режим е включен, ако страницата е широка
• Драйверът на принтера не прилага допълнително скалиране

Ако следвате тези стъпки, повечето свити принтове могат да бъдат коригирани за минути.

Заключение

Принт, който излиза твърде малък, обикновено е проблем със скалирането, а не повреда на принтера. Като проверите настройките за преглед, съпоставите размера на хартията, коригирате полетата и изключите автоматичните опции за свиване, можете да върнете документа до пълна четливост.

За собствениците на бизнес, особено за тези, които работят с документи за учредяване и документи за съответствие, правилните настройки за печат са важни. Ясните, правилно скалирани документи са по-лесни за преглед, споделяне и съхранение.

Следващия път, когато страница се отпечата твърде дребно, започнете с предварителния преглед и скалата. В повечето случаи това е всичко, което е нужно, за да се реши проблемът.