Hogyan javítsuk ki a túl kicsire nyomtatott dokumentumot: gyakorlati útmutató

Frusztráló, amikor egy képernyőn tökéletesnek tűnő dokumentum papíron apró méretben jelenik meg, különösen, ha fontos fájlról van szó. Legyen szó weboldalról, PDF-ről, táblázatról vagy cégalapítási dokumentumokról, a kicsire nyomtatott oldal általában inkább oldalméretezési problémára utal, nem pedig a nyomtató hibájára.

A jó hír az, hogy ezt többnyire könnyű javítani. A legtöbb esetben a megoldás a böngésző, a PDF-megjelenítő vagy a nyomtatási párbeszédablak olyan beállításai között rejtőzik, mint a Méret, a Lapon belüli méretezés, az Összetett oldalak kicsinyítése vagy az Oldalméret és kezelés.

Ez az útmutató elmagyarázza, miért zsugorodnak le a nyomatok, hogyan lehet kijavítani a problémát, és hogyan kerülheti el legközelebb, amikor üzleti dokumentumokat, űrlapokat vagy weboldalakat nyomtat.

Miért lesz kisebb a nyomat papíron?

Egy nyomat több okból is kisebbnek tűnhet a vártnál:

• Az oldal egy kisebb papírmérethez igazítva skálázódik.
• A dokumentumot más oldaltípusra tervezték.
• A böngésző vagy a PDF-megjelenítő automatikusan kicsinyít.
• A margók túl nagyok a tartalomhoz képest.
• A fekvő tartalom álló módban kerül nyomtatásra.
• Egy nyomtatási stíluslap módosítja a weboldal elrendezését.

Például egy Letter méretű papírra készült űrlap a képernyőn normálisnak tűnhet, de kisebb méretben nyomtatódhat, ha a nyomtató más papírméretre van állítva, vagy ha a böngésző megpróbálja az oldal teljes szélességét a nyomtatható területhez igazítani.

1. lépés: Először nyissa meg a nyomtatási előnézetet

Mielőtt bármit módosítana, mindig ellenőrizze a nyomtatási előnézetet. Ez megmutatja, hogyan fog kinézni a dokumentum a papíron.

Figyelje meg a következőket:

• Elfér-e a tartalom az oldal szélességében
• Nem túl kicsi-e a szöveg
• Látható-e olyan üres terület, amely befolyásolhatja a méretezést
• A rendszer levágja vagy összenyomja-e az oldalt

Ha az előnézet már eleve túl kicsinek tűnik, a probléma szinte mindig méretezési vagy elrendezési beállítás.

2. lépés: Ellenőrizze a méretezés beállítását

A leggyakoribb megoldás a méretezés módosítása.

A legtöbb nyomtatási párbeszédablakban a méretezés például ezekre az értékekre lehet állítva:

• Lapon belüli méretezés
• Nyomtatható területhez igazítás
• Oldalszélesség
• 100% alatti százalékos érték

Ha a dokumentum túlságosan kicsire zsugorodik, próbálja ki a következőket:

• Állítsa a méretezést 100%-ra
• Kapcsolja ki az automatikus kicsinyítést vagy igazítást
• Használja az Eredeti méret opciót, ha elérhető
• Fokozatosan növelje az egyéni méretezést, amíg az előnézet megfelelő nem lesz

Weboldalak esetében a böngészők gyakran megpróbálják a teljes oldalt a nyomtatható területhez szorítani. Ettől a szöveg és a képek a tervezettnél jóval kisebbek lehetnek. Az automatikus illesztésről egy rögzített méretre váltva a probléma gyakran azonnal megszűnik.

3. lépés: Egyeztesse a papírméretet

Egy oldal, amelyet egy bizonyos papírméretre készítettek, kisebbre zsugorodhat, ha más méretre nyomtatják.

Ellenőrizze a dokumentumban és a nyomtató beállításaiban is a következőket:

• Letter és A4
• Legal
• Egyéni papírméretek

Ha a fájl Letter papírra készült, de a nyomtató A4 méretre van állítva, vagy fordítva, az elrendezés a kompenzálás miatt lekicsinyedhet. Győződjön meg róla, hogy az alkalmazásban beállított papírméret megegyezik a nyomtatóba helyezett papír méretével.

Ez különösen fontos az olyan üzleti dokumentumoknál, mint:

• Alapító okiratok
• Társasági szerződések
• Beleegyező nyilatkozatok
• IRS-levelezések
• Állami benyújtási dokumentumok

Már egy kisebb eltérés is professziótlan hatásúvá vagy nehezen olvashatóvá tehet egy hivatalos dokumentumot.

4. lépés: Állítsa be a margókat

A nagy margók kisebb hasznos területet eredményeznek, ami kicsinyítéshez vezethet.

Ha a nyomat túl kicsinek tűnik, próbálja meg a margókat az alábbiakra állítani:

• Alapértelmezett
• Normál
• Keskeny
• Nincs, ha a dokumentum széltől szélig nyomtatásra készült

A margók teljes eltávolításával óvatosan bánjon. Egyes nyomtatók nem tudnak a lap széléig nyomtatni, ezért a Nincs beállítás vágást okozhat ahelyett, hogy megoldaná a méretezési problémát. Az eredményt mindig az előnézetben ellenőrizze.

5. lépés: Próbálja meg fekvő tájolásban

Ha az oldal széles, álló módban a nyomtató csökkentheti a méretet, hogy minden elférjen.

Ilyen lehet például:

• Pénzügyi táblázatok
• Többhasábos űrlapok
• Széles navigációs elemeket tartalmazó hosszú weboldalak
• Táblázatkezelő exportok

Ha a tartalom szélesebb, mint amilyen magas, válassza a Fekvő tájolást, majd ellenőrizze újra az előnézetet. Ez gyakran visszaadja az olvasható szövegmértéket anélkül, hogy az oldalt kicsinyíteni kellene.

6. lépés: Használja a megfelelő böngésző- vagy PDF-megjelenítő beállítást

A különböző alkalmazások eltérően kezelik a méretezést.

Böngészőkben

A böngészők gyakran tartalmaznak olyan nyomtatási opciókat, amelyek befolyásolják a végeredményt:

• Méretezés
• Fejlécek és láblécek
• Háttérgrafika
• További beállítások
• Oldal egyszerűsítése

Ha egy weboldal túl kicsire nyomtatódik, keresse az egyéni méretezési vezérlőket vagy azt a beállítást, amely kikapcsolja az automatikus illesztést.

PDF-megjelenítőkben

Sok PDF-megjelenítő kínál ilyen lehetőségeket:

• Eredeti méret
• Illesztés
• Túlméretes oldalak kicsinyítése
• Egyéni méretezés

Ha a PDF eleve megfelelően van formázva, általában az Eredeti méret a legjobb választás. Ha így is túl kicsire nyomtatódik, a probléma magában a PDF-ben lehet, nem a megjelenítőben.

7. lépés: Kapcsolja ki az oldal összenyomását okozó nyomtatási stílusokat

Egyes weboldalak olyan nyomtatási stíluslapokat használnak, amelyek szándékosan módosítják az oldal papíron megjelenő formáját. Ezek a stílusok elrejthetik a navigációt, átrendezhetik a tartalmat vagy beállíthatják a betűméretet.

Ez általában hasznos, de néha a nyomtatási stíluslap túl kicsire állíthatja a szöveget, vagy összenyomott elrendezésbe rendezheti a tartalmat.

Ha Ön kezeli a webhelyet vagy a dokumentumot, ellenőrizze a nyomtatási CSS-t az alábbiak szempontjából:

• Csökkentett betűméretek
• Fix szélességű konténerek
• Rejtett elemek, amelyek eltolják az elrendezést
• Túlzott méretezési szabályok

Ha nem Ön kezeli az oldalt, próbáljon ki egy másik böngészőt, vagy nyomtatás előtt használja a beépített olvasó módot.

8. lépés: Ellenőrizze a nyomtatóillesztőt

Ha az előnézet helyesnek tűnik, de a tényleges nyomat mégis kicsi lesz, lehet, hogy a nyomtatóillesztő alkalmaz saját méretezést.

A nyomtató tulajdonságai között keresse az olyan opciókat, mint:

• Lapon belüli méretezés
• Szegély nélküli nyomtatás
• Oldalméretezés
• Kicsinyítés/nagyítás
• N-up nyomtatás

Győződjön meg róla, hogy a nyomtató normál méretben, egy oldal egy lapra beállítással nyomtat, hacsak nem szeretne szándékosan több oldalt egy lapra.

Azt is ellenőrizze, hogy a nyomtató nincs-e olyan előbeállításon, amely vázlat- vagy takarékos módban tömöríti a kimenetet.

9. lépés: Nyomtasson tesztoldalt

Ha nem biztos benne, hogy a fájllal vagy a nyomtatóval van-e a gond, próbáljon ki egy egyszerű dokumentumot.

Próbálja meg kinyomtatni a következők egyikét:

• Egy üres dokumentum nagy betűkkel
• Egy másik forrásból származó minta PDF
• Egy minimális formázású, egyoldalas böngészőoldal

Ha a tesztoldal normálisan nyomtatódik, az eredeti fájlnál valószínűleg elrendezési vagy méretezési probléma van. Ha a tesztoldal is apró, akkor valószínűleg a nyomtatóbeállításokkal van gond.

10. lépés: Szükség esetén készítse el újra a fájlt

Néha maga a dokumentum a probléma.

Ez akkor fordulhat elő, amikor:

• A fájl szokatlan oldalméretekkel lett exportálva
• A dokumentum egyik formátumból a másikba lett konvertálva
• A forrásfájl nem szabványos méretezést használt
• A képek vagy szövegdobozok a nyomtatható területen kívül helyezkedtek el

Ha nem sikerül megfelelően kinyomtatni a fájlt, próbálja meg újra PDF-be exportálni, vagy készítse el újra a dokumentumot szabványos oldalméret-beállításokkal.

Fontos üzleti dokumentumoknál egy tiszta újraexportálás időt takaríthat meg, és megelőzheti a benyújtási hibákat.

Hogyan korrigáljuk a kicsire nyomtatott oldalt gyakori helyzetekben

Weboldal nyomtatása

• Nyissa meg a nyomtatási előnézetet
• Állítsa a méretezést 100%-ra
• Ha az oldal széles, próbálja meg fekvő módban
• Csökkentse a fejlécek és láblécek használatát, ha túl sok helyet foglalnak
• Ellenőrizze, hogy a böngésző nem illeszti-e automatikusan a tartalmat

PDF nyomtatása

• Használja az Eredeti méret opciót, ha a dokumentum már megfelelően formázott
• Próbálja meg az Egyéni méretezés beállítást 100%-on
• Ellenőrizze, hogy a PDF oldalmérete megegyezik-e a nyomtatóban lévő papírral
• Győződjön meg róla, hogy a PDF nem egy lekicsinyített export

Üzleti dokumentumok nyomtatása

• Igazítsa a papírméretet az eredeti fájlhoz
• Használjon szabványos margókat
• Kerülje a további méretezést, hacsak az előnézet nem mutat levágást
• Ellenőrizze, hogy az aláírások, pecsétek és szövegek olvashatók maradnak-e

Ez különösen fontos az alapítók és a kisvállalkozók számára, akik alapítási nyilvántartásokat, megfelelőségi dokumentumokat és hatósági benyújtásokat nyomtatnak.

Hogyan előzhető meg a probléma a jövőben

A későbbi apró nyomatok elkerüléséhez tartsa be ezeket a szokásokat:

• Szabványos papírméretekre tervezze a dokumentumokat.
• A végleges változatokat PDF-ben mentse el nyomtatás előtt.
• Minden alkalommal ellenőrizze a nyomtatási előnézetet, mielőtt nagyobb mennyiséget küldene nyomtatásra.
• Tartsa következetesen a böngésző- és nyomtatóbeállításokat.
• Használjon ismert, bevált nyomtatóprofilt a rendszeresen használt üzleti dokumentumokhoz.
• Fontos űrlapok esetén nyomtasson egy oldalas próbát, mielőtt nagy tételben nyomtatna.

Ha a vállalkozása rendszeresen nyomtat alapítási dokumentumokat vagy aláírt nyilvántartásokat, a nyomtatási folyamat egységesítése időt takarít meg és csökkenti a hibákat.

Mikor érdemes abbahagyni a beállítások módosítását és újrakezdeni

Ha a méretezés, a margók, a tájolás és a papírméret kipróbálása után sem sikerül megoldani a problémát, lehet, hogy a forrásfájl önmagában nem alkalmas az eredeti formájában történő nyomtatásra.

Érdemes újrakezdeni, ha:

• Az elrendezés több megjelenítőben is hibás
• A tartalom már a nyomtatás előtt is láthatóan összenyomott
• A betűk vagy képek torzulnak a forrásfájlban
• A fájl szokatlan sablonból vagy exportáló eszközből készült

Egy friss export vagy egy megfelelően formázott PDF gyakran a leggyorsabb megoldás.

Végső ellenőrzőlista

Mielőtt újra nyomtatna, ellenőrizze a következőket:

• A papírméret megegyezik a dokumentuméval
• Az előnézetben a szöveg olvasható
• A méretezés 100% vagy Eredeti méret
• A margók nem kényszerítik a tartalom zsugorítását
• Fekvő tájolás be van kapcsolva, ha az oldal széles
• A nyomtatóillesztő nem alkalmaz extra méretezést

Ha ezeket a lépéseket követi, a legtöbb kicsire nyomtatott dokumentum percek alatt kijavítható.

Összegzés

A túl kicsire nyomtatott oldal általában méretezési probléma, nem pedig a nyomtató hibája. Az előnézet ellenőrzésével, a papírméret egyeztetésével, a margók beállításával és az automatikus kicsinyítés kikapcsolásával visszaállíthatja a dokumentum olvasható méretét.

Az üzleti tulajdonosok számára, különösen azoknak, akik alapítási dokumentumokat és megfelelőségi papírokat kezelnek, a helyes nyomtatási beállítások fontosak. Az egyértelműen és megfelelő méretben nyomtatott dokumentumokat könnyebb átnézni, megosztani és archiválni.

Amikor legközelebb egy oldal túl kicsire nyomtatódik, kezdje a nyomtatási előnézettel és a méretezéssel. A legtöbb esetben ennyi elég a probléma megoldásához.