Πώς να διορθώσετε μια εκτύπωση που βγαίνει υπερβολικά μικρή: ένας πρακτικός οδηγός

Η εκτύπωση ενός εγγράφου που φαίνεται τέλειο στην οθόνη αλλά βγαίνει πολύ μικρό στο χαρτί είναι απογοητευτική, ειδικά όταν το αρχείο είναι σημαντικό. Είτε εκτυπώνετε μια ιστοσελίδα, ένα PDF, ένα υπολογιστικό φύλλο ή έγγραφα σύστασης εταιρείας, μια συρρικνωμένη εκτύπωση συνήθως δείχνει πρόβλημα κλιμάκωσης σελίδας και όχι πρόβλημα με τον εκτυπωτή.

Τα καλά νέα είναι ότι αυτό συνήθως διορθώνεται εύκολα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η λύση κρύβεται στο πρόγραμμα περιήγησης, στο πρόγραμμα προβολής PDF ή στο παράθυρο διαλόγου εκτύπωσης, σε ρυθμίσεις όπως Scale, Fit to page, Shrink oversized pages ή Page size and handling.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί γιατί οι εκτυπώσεις μικραίνουν, πώς να διορθώσετε το πρόβλημα και πώς να το αποφύγετε την επόμενη φορά που θα εκτυπώσετε επιχειρηματικά έγγραφα, φόρμες ή ιστοσελίδες.

Γιατί μια εκτύπωση μικραίνει στο χαρτί

Μια εκτύπωση μπορεί να εμφανιστεί μικρότερη από το αναμενόμενο για διάφορους λόγους:

• Η σελίδα κλιμακώνεται ώστε να χωρέσει σε μικρότερο μέγεθος χαρτιού.
• Το έγγραφο σχεδιάστηκε για διαφορετική μορφή σελίδας.
• Οι ρυθμίσεις του προγράμματος περιήγησης ή του προγράμματος προβολής PDF επιβάλλουν αυτόματη σμίκρυνση.
• Τα περιθώρια είναι πολύ μεγάλα για το περιεχόμενο.
• Περιεχόμενο σε οριζόντιο προσανατολισμό εκτυπώνεται σε κατακόρυφο.
• Ένα φύλλο στυλ εκτύπωσης αλλάζει τη διάταξη μιας ιστοσελίδας.

Για παράδειγμα, μια φόρμα που έχει δημιουργηθεί για χαρτί μεγέθους letter μπορεί να φαίνεται φυσιολογική στην οθόνη, αλλά να εκτυπώνεται σε μειωμένο μέγεθος αν ο εκτυπωτής έχει ρυθμιστεί σε διαφορετική μορφή χαρτιού ή αν το πρόγραμμα περιήγησης προσπαθεί να χωρέσει όλο το πλάτος της σελίδας στην εκτυπώσιμη περιοχή.

Βήμα 1: Ανοίξτε πρώτα την προεπισκόπηση εκτύπωσης

Πριν αλλάξετε οτιδήποτε, ελέγχετε πάντα την προεπισκόπηση εκτύπωσης. Δείχνει πώς θα εμφανιστεί πραγματικά το έγγραφο στο χαρτί.

Προσέξτε τα παρακάτω:

• Αν το περιεχόμενο χωράει στο πλάτος της σελίδας
• Αν το κείμενο είναι πολύ μικρό
• Αν η προεπισκόπηση δείχνει κενό χώρο που μπορεί να επηρεάζει την κλίμακα
• Αν η σελίδα κόβεται ή συμπιέζεται

Αν η προεπισκόπηση φαίνεται ήδη πολύ μικρή, το πρόβλημα είναι σχεδόν πάντα ρύθμιση κλιμάκωσης ή διάταξης.

Βήμα 2: Ελέγξτε τη ρύθμιση κλίμακας

Η πιο συνηθισμένη λύση είναι η προσαρμογή της κλίμακας.

Στα περισσότερα παράθυρα εκτύπωσης, η κλίμακα μπορεί να είναι ρυθμισμένη σε κάτι όπως:

• Fit to page
• Shrink to printable area
• Page width
• Ποσοστό κάτω από 100%

Αν το έγγραφο συρρικνώνεται υπερβολικά, δοκιμάστε τις εξής επιλογές:

• Ορίστε την κλίμακα σε 100%
• Απενεργοποιήστε τις αυτόματες επιλογές σμίκρυνσης ή προσαρμογής
• Χρησιμοποιήστε Actual size, αν υπάρχει
• Αυξήστε σταδιακά την προσαρμοσμένη κλίμακα μέχρι η προεπισκόπηση να φαίνεται σωστή

Για ιστοσελίδες, τα προγράμματα περιήγησης συχνά προσπαθούν να συμπιέσουν τη σελίδα ώστε να χωρέσει στην εκτυπώσιμη περιοχή. Αυτό μπορεί να κάνει το κείμενο και τις εικόνες πολύ μικρότερα από το επιθυμητό. Η μετάβαση από την αυτόματη προσαρμογή σε σταθερή κλίμακα συχνά λύνει αμέσως το πρόβλημα.

Βήμα 3: Ταιριάξτε το μέγεθος χαρτιού

Μια σελίδα που δημιουργήθηκε για ένα μέγεθος χαρτιού μπορεί να μικρύνει όταν εκτυπώνεται σε άλλο.

Ελέγξτε τόσο το έγγραφο όσο και τις ρυθμίσεις του εκτυπωτή για:

• Letter έναντι A4
• Legal
• Προσαρμοσμένα μεγέθη χαρτιού

Αν το αρχείο δημιουργήθηκε για χαρτί Letter και ο εκτυπωτής είναι ρυθμισμένος σε A4, ή το αντίστροφο, η διάταξη μπορεί να μειωθεί για να προσαρμοστεί. Βεβαιωθείτε ότι το μέγεθος χαρτιού στην εφαρμογή ταιριάζει με το χαρτί που υπάρχει στον εκτυπωτή.

Αυτό είναι σημαντικό για επιχειρηματικά έγγραφα όπως:

• Άρθρα σύστασης
• Συμφωνητικά λειτουργίας
• Έντυπα συναίνεσης
• Αλληλογραφία της IRS
• Έγγραφα κατάθεσης σε πολιτειακές αρχές

Ακόμη και μια μικρή απόκλιση μπορεί να κάνει ένα επίσημο έγγραφο να φαίνεται αντιεπαγγελματικό ή δύσκολο στην ανάγνωση.

Βήμα 4: Προσαρμόστε τα περιθώρια

Τα μεγάλα περιθώρια μπορούν να αναγκάσουν το περιεχόμενο να χωρέσει σε μικρότερη περιοχή, κάτι που οδηγεί σε σμίκρυνση.

Αν η εκτύπωσή σας φαίνεται πολύ μικρή, δοκιμάστε να αλλάξετε τα περιθώρια σε:

• Default
• Normal
• Narrow
• None, αν το έγγραφο έχει σχεδιαστεί για εκτύπωση από άκρη σε άκρη

Να είστε προσεκτικοί όταν αφαιρείτε εντελώς τα περιθώρια. Ορισμένοι εκτυπωτές δεν μπορούν να εκτυπώσουν μέχρι την άκρη του χαρτιού, οπότε η επιλογή None μπορεί να προκαλέσει αποκοπή αντί να διορθώσει την κλίμακα. Χρησιμοποιήστε την προεπισκόπηση για να επιβεβαιώσετε το αποτέλεσμα.

Βήμα 5: Δοκιμάστε οριζόντιο προσανατολισμό

Αν η σελίδα είναι φαρδιά, η εκτύπωση σε κατακόρυφο προσανατολισμό μπορεί να κάνει τον εκτυπωτή να μειώσει τα πάντα για να χωρέσουν.

Παραδείγματα:

• Οικονομικοί πίνακες
• Φόρμες πολλών στηλών
• Μεγάλες ιστοσελίδες με φαρδιά στοιχεία πλοήγησης
• Εξαγωγές υπολογιστικών φύλλων

Αν το περιεχόμενο είναι πιο φαρδύ παρά ψηλό, αλλάξτε σε Landscape και ελέγξτε ξανά την προεπισκόπηση. Αυτό συχνά επαναφέρει αναγνώσιμο κείμενο χωρίς να χρειάζεται να μικρύνει η σελίδα.

Βήμα 6: Χρησιμοποιήστε τη σωστή ρύθμιση στο πρόγραμμα περιήγησης ή στο πρόγραμμα προβολής PDF

Διαφορετικές εφαρμογές χειρίζονται την κλιμάκωση με διαφορετικό τρόπο.

Στα προγράμματα περιήγησης

Τα προγράμματα περιήγησης συχνά περιλαμβάνουν επιλογές εκτύπωσης που επηρεάζουν το τελικό αποτέλεσμα:

• Scale
• Headers and footers
• Background graphics
• More settings
• Simplify page

Αν μια ιστοσελίδα εκτυπώνεται πολύ μικρή, αναζητήστε χειριστήρια προσαρμοσμένης κλίμακας ή ρύθμιση που απενεργοποιεί την αυτόματη προσαρμογή.

Στα προγράμματα προβολής PDF

Πολλά προγράμματα προβολής PDF προσφέρουν επιλογές όπως:

• Actual size
• Fit
• Shrink oversized pages
• Custom scale

Αν το PDF σας έχει ήδη σωστή μορφοποίηση, η επιλογή Actual size είναι συνήθως η καλύτερη. Αν εξακολουθεί να εκτυπώνεται πολύ μικρό, το πρόβλημα μπορεί να βρίσκεται στο ίδιο το PDF και όχι στο πρόγραμμα προβολής.

Βήμα 7: Απενεργοποιήστε τα στυλ εκτύπωσης που συμπιέζουν τη σελίδα

Ορισμένες ιστοσελίδες χρησιμοποιούν φύλλα στυλ εκτύπωσης που αλλάζουν σκόπιμα τον τρόπο εμφάνισης της σελίδας στο χαρτί. Αυτά τα στυλ μπορούν να κρύψουν την πλοήγηση, να αναδιατάξουν το περιεχόμενο ή να προσαρμόσουν τα μεγέθη γραμματοσειράς.

Αυτό συνήθως είναι χρήσιμο, αλλά μερικές φορές ένα φύλλο στυλ εκτύπωσης μπορεί να κάνει το κείμενο πολύ μικρό ή να μεταφέρει το περιεχόμενο σε μια συμπιεσμένη διάταξη.

Αν ελέγχετε εσείς τον ιστότοπο ή το έγγραφο, εξετάστε το print CSS για:

• Μειωμένα μεγέθη γραμματοσειράς
• Δοχεία σταθερού πλάτους
• Κρυμμένα στοιχεία που προκαλούν μετατοπίσεις διάταξης
• Υπερβολικούς κανόνες κλιμάκωσης

Αν δεν ελέγχετε τη σελίδα, δοκιμάστε διαφορετικό πρόγραμμα περιήγησης ή χρησιμοποιήστε τη λειτουργία ανάγνωσης πριν από την εκτύπωση.

Βήμα 8: Ελέγξτε το πρόγραμμα οδήγησης του εκτυπωτή

Αν η προεπισκόπηση εκτύπωσης φαίνεται σωστή αλλά το φυσικό αποτέλεσμα εξακολουθεί να βγαίνει μικρό, το πρόγραμμα οδήγησης του εκτυπωτή μπορεί να εφαρμόζει τη δική του κλιμάκωση.

Αναζητήστε στις ιδιότητες του εκτυπωτή επιλογές όπως:

• Fit to page
• Borderless printing
• Page scaling
• Reduce/enlarge
• N-up printing

Βεβαιωθείτε ότι ο εκτυπωτής έχει ρυθμιστεί να τυπώνει μία σελίδα ανά φύλλο σε κανονικό μέγεθος, εκτός αν θέλετε σκόπιμα πολλές σελίδες σε ένα φύλλο.

Επίσης, επιβεβαιώστε ότι ο εκτυπωτής δεν χρησιμοποιεί κάποιο ειδικό προφίλ που συμπιέζει το αποτέλεσμα για λειτουργία πρόχειρης ή οικονομικής εκτύπωσης.

Βήμα 9: Εκτυπώστε μια δοκιμαστική σελίδα

Όταν δεν είστε βέβαιοι αν το πρόβλημα βρίσκεται στο αρχείο ή στον εκτυπωτή, δοκιμάστε ένα απλό έγγραφο.

Δοκιμάστε να εκτυπώσετε:

• Ένα κενό έγγραφο με μεγάλο κείμενο
• Ένα δείγμα PDF από άλλη πηγή
• Μια ιστοσελίδα μίας σελίδας με ελάχιστη μορφοποίηση

Αν η δοκιμαστική σελίδα εκτυπώνεται κανονικά, τότε το αρχικό αρχείο πιθανότατα έχει πρόβλημα διάταξης ή κλιμάκωσης. Αν και η δοκιμαστική σελίδα βγαίνει μικρή, τότε το πρόβλημα βρίσκεται μάλλον στις ρυθμίσεις του εκτυπωτή.

Βήμα 10: Δημιουργήστε ξανά το αρχείο αν χρειάζεται

Μερικές φορές το ίδιο το έγγραφο είναι το πρόβλημα.

Αυτό μπορεί να συμβεί όταν:

• Το αρχείο εξήχθη με ασυνήθιστες διαστάσεις σελίδας
• Το έγγραφο μετατράπηκε από μία μορφή σε άλλη
• Το αρχικό αρχείο χρησιμοποιούσε μη τυπική κλιμάκωση
• Εικόνες ή πλαίσια κειμένου τοποθετήθηκαν έξω από την εκτυπώσιμη περιοχή

Αν δεν μπορείτε να κάνετε το αρχείο να εκτυπωθεί σωστά, δοκιμάστε να το εξαγάγετε ξανά ως PDF ή να δημιουργήσετε το έγγραφο από την αρχή με τυπικές ρυθμίσεις μεγέθους σελίδας.

Για σημαντικά επιχειρηματικά έγγραφα, μια καθαρή νέα εξαγωγή μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να αποτρέψει λάθη κατά την κατάθεση.

Πώς να διορθώσετε μια μικρή εκτύπωση σε συνηθισμένες περιπτώσεις

Εκτύπωση ιστοσελίδας

• Ανοίξτε την προεπισκόπηση εκτύπωσης
• Ορίστε την κλίμακα σε 100%
• Δοκιμάστε οριζόντιο προσανατολισμό αν η σελίδα είναι φαρδιά
• Μειώστε τις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα αν καταλαμβάνουν πολύ χώρο
• Ελέγξτε αν το πρόγραμμα περιήγησης κάνει αυτόματη προσαρμογή του περιεχομένου

Εκτύπωση PDF

• Χρησιμοποιήστε Actual size αν το έγγραφο έχει ήδη σωστή μορφοποίηση
• Δοκιμάστε Custom scale στο 100%
• Επαληθεύστε ότι το μέγεθος σελίδας του PDF ταιριάζει με το χαρτί που υπάρχει στον εκτυπωτή
• Επιβεβαιώστε ότι το PDF δεν είναι εξαγωγή μειωμένου μεγέθους

Εκτύπωση επιχειρηματικών εγγράφων

• Ταιριάξτε το μέγεθος χαρτιού με το αρχικό αρχείο
• Χρησιμοποιήστε τυπικά περιθώρια
• Αποφύγετε την επιπλέον κλιμάκωση, εκτός αν η προεπισκόπηση δείχνει αποκοπή
• Ελέγξτε ότι οι υπογραφές, οι σφραγίδες και το κείμενο παραμένουν ευανάγνωστα

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για ιδρυτές και μικρούς επιχειρηματίες που εκτυπώνουν έγγραφα σύστασης, έγγραφα συμμόρφωσης και κυβερνητικές καταθέσεις.

Πώς να αποφύγετε το πρόβλημα στο μέλλον

Για να αποφύγετε μελλοντικά τις υπερβολικά μικρές εκτυπώσεις, υιοθετήστε τις εξής συνήθειες:

• Σχεδιάζετε έγγραφα για τυπικά μεγέθη χαρτιού.
• Αποθηκεύετε τις τελικές εκδόσεις ως PDF πριν από την εκτύπωση.
• Ελέγχετε κάθε φορά την προεπισκόπηση εκτύπωσης πριν από τη μαζική αποστολή.
• Κρατάτε τις ρυθμίσεις προγράμματος περιήγησης και εκτυπωτή συνεπείς.
• Χρησιμοποιείτε ένα αξιόπιστο προφίλ εκτυπωτή για επαναλαμβανόμενα επιχειρηματικά έγγραφα.
• Δοκιμάζετε σημαντικές φόρμες με μία σελίδα πριν από μαζική εκτύπωση.

Αν η επιχείρησή σας εκτυπώνει συχνά έγγραφα σύστασης ή υπογεγραμμένα αρχεία, η τυποποίηση της διαδικασίας εκτύπωσης εξοικονομεί χρόνο και μειώνει τα λάθη.

Πότε να σταματήσετε να αλλάζετε ρυθμίσεις και να ξεκινήσετε από την αρχή

Αν έχετε δοκιμάσει κλίμακα, περιθώρια, προσανατολισμό και μέγεθος χαρτιού χωρίς επιτυχία, το αρχείο προέλευσης μπορεί να μην είναι κατάλληλο για εκτύπωση ως έχει.

Θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να ξεκινήσετε από την αρχή αν:

• Η διάταξη είναι σπασμένη σε πολλαπλά προγράμματα προβολής
• Το περιεχόμενο είναι ήδη εμφανώς συμπιεσμένο πριν από την εκτύπωση
• Οι γραμματοσειρές ή οι εικόνες φαίνονται παραμορφωμένες στο αρχικό αρχείο
• Το αρχείο δημιουργήθηκε από ασυνήθιστο πρότυπο ή εργαλείο εξαγωγής

Μια νέα εξαγωγή ή ένα σωστά μορφοποιημένο PDF είναι συχνά η πιο γρήγορη λύση.

Τελική λίστα ελέγχου

Πριν εκτυπώσετε ξανά, επιβεβαιώστε τα εξής:

• Το μέγεθος χαρτιού ταιριάζει με το έγγραφο
• Η προεπισκόπηση δείχνει ευανάγνωστο κείμενο
• Η κλίμακα είναι ρυθμισμένη σε 100% ή Actual size
• Τα περιθώρια δεν αναγκάζουν το περιεχόμενο να μικρύνει
• Το Landscape είναι ενεργό αν η σελίδα είναι φαρδιά
• Το πρόγραμμα οδήγησης του εκτυπωτή δεν εφαρμόζει επιπλέον κλιμάκωση

Αν ακολουθήσετε αυτά τα βήματα, οι περισσότερες υπερβολικά μικρές εκτυπώσεις μπορούν να διορθωθούν μέσα σε λίγα λεπτά.

Συμπέρασμα

Μια εκτύπωση που βγαίνει υπερβολικά μικρή είναι συνήθως πρόβλημα κλιμάκωσης και όχι βλάβη του εκτυπωτή. Ελέγχοντας τις ρυθμίσεις προεπισκόπησης, ταιριάζοντας το μέγεθος χαρτιού, προσαρμόζοντας τα περιθώρια και απενεργοποιώντας τις αυτόματες επιλογές σμίκρυνσης, μπορείτε να επαναφέρετε ένα έγγραφο σε πλήρως αναγνώσιμο μέγεθος.

Για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, ειδικά όσους χειρίζονται έγγραφα σύστασης και έγγραφα συμμόρφωσης, οι σωστές ρυθμίσεις εκτύπωσης έχουν σημασία. Τα καθαρά, σωστά κλιμακωμένα έγγραφα είναι πιο εύκολο να ελεγχθούν, να κοινοποιηθούν και να αρχειοθετηθούν.

Την επόμενη φορά που μια σελίδα θα τυπωθεί πολύ μικρή, ξεκινήστε από την προεπισκόπηση εκτύπωσης και την κλίμακα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό αρκεί για να διορθωθεί το πρόβλημα.