Как да увеличите посещаемостта на семинар: 7 маркетингови стратегии за основатели и малки предприятия

Семинарите, уъркшопите и уебинарите могат да бъдат мощни инструменти за растеж за стартиращи компании, малки бизнеси и доставчици на услуги. Те ви помагат да образовате аудиторията си, да изграждате доверие и да създавате реални възможности за продажби, без да разчитате на настойчиво продаване.

Но дори добре организираното събитие се нуждае от правилен маркетингов план. Силното съдържание само по себе си не запълва местата. Ако искате повече регистрации и по-добра посещаемост, трябва внимателно да обмислите времето, таргетирането на аудиторията, посланието и последващите действия.

За основателите и собствениците на бизнес това е още по-важно. Един семинар може да представи нов продукт, да обясни услуга или да помогне на потенциалните клиенти да разберат сложна тема като учредяване на бизнес, съответствие с изискванията, данъчна подготовка или оперативно планиране. Колкото по-ясно комуникирате стойността, толкова по-вероятно е хората да се регистрират и да присъстват.

Ето седем практични стратегии за увеличаване на посещаемостта на семинар и за това следващото ви събитие да работи по-усилено за вашия бизнес.

1. Промотирайте в правилния момент

Една от най-честите грешки в маркетинга на събития е изпращането на покани твърде рано. Ако промотирате кратък уъркшоп или семинар месеци предварително, хората може да го забравят преди датата на събитието.

За повечето живи семинари по-кратък промоционален прозорец работи по-добре. Добро правило е:

• Започнете промотирането 3 до 4 седмици преди кратко събитие
• Започнете по-рано за по-големи конференции или програми с няколко сесии
• Увеличавайте честотата на комуникацията с наближаването на датата

При уебинарите времето може да е още по-кратко, защото ангажиментът е по-нисък и решението за регистрация често се взема бързо. Кратък и фокусиран промоционален период обикновено се представя по-добре от дълга, проточена кампания.

Ако събитието ви е свързано с актуален въпрос, например промяна в законодателството за стартиращи компании, срокове за учредяване на дружество или изисквания за съответствие, действайте бързо, докато интересът е висок.

2. Насочете се към правилната аудитория

Посещаемостта зависи в голяма степен от качеството на списъка. Голяма аудитория, която не се интересува от темата ви, няма да доведе до силни резултати по регистрации.

Преди да стартирате промоцията, си задайте следните въпроси:

• Кой ще извлече най-голяма полза от семинара?
• Какъв проблем решава събитието?
• Кои отрасли, роли или етапи на развитие на бизнеса е най-вероятно да се интересуват?
• Кои списъци с контакти наистина са релевантни?

Ако организирате събитие за основатели на стартиращи компании, най-подходящата аудитория може да включва предприемачи за първи път, фрийлансъри, които учредяват LLC, собственици на малък бизнес, които се подготвят за разширяване, или професионалисти, които имат нужда от помощ за разбиране на базовото съответствие с изискванията.

Колкото по-тясна и релевантна е аудиторията, толкова по-добри резултати обикновено ще получите. Таргетиран списък често се представя по-добре от много по-голям списък, който няма реален интерес.

3. Поставете реалистични очаквания за регистрациите

Много маркетолози на събития очакват силни проценти на отговор от всяка кампания. На практика посещаемостта варира значително според темата, аудиторията, формата и предложението.

По-полезен подход е да планирате отдолу нагоре:

• Колко хора трябва да има в залата?
• Какъв процент от регистрираните обикновено присъства на подобно събитие?
• Колко покани, имейли или реклами ще са ви нужни, за да достигнете тази бройка?

Този начин на мислене ви помага да избегнете разочарование и недостатъчна промоция. Ако реалната ви цел за присъствие е 50 души, а очакваният процент на явяване е 40 процента, ще ви трябват много повече от 50 регистрации, за да запълните залата.

За бизнес събития добрият план включва достатъчен обем на комуникация, достатъчно последващи напомняния и достатъчно напомнящи съобщения, за да достигнете аудиторията, която ви е нужна.

4. Изберете правилния формат за събитието

Не всеки промоционален канал работи еднакво добре за всяка аудитория. Понякога имейлът е достатъчен. Понякога са ви нужни лендинг страница, поддръжка в социалните мрежи, напомнящи съобщения или дори покана по пощата.

Помислете кой формат най-добре подхожда на вашата аудитория:

• Имейлът работи добре за съществуващи контакти и топли лийдове
• Социалните мрежи могат да помогнат за по-широка осведоменост за образователни събития
• Прякото обръщение е полезно за силно таргетирани професионални аудитории
• Лендинг страниците помагат да се превърне интересът в регистрации
• Напомнящите имейли намаляват неявяванията и подобряват посещаемостта

За събитие, насочено към основатели, процесът на регистрация трябва да бъде прост и удобен за мобилни устройства. Хората често се регистрират, докато се занимават с други бизнес задачи, така че всяко затруднение намалява конверсията.

Най-добрият формат е този, който отговаря на навиците на вашата аудитория и прави следващата стъпка лесна.

5. Изберете заглавие, което ясно показва ползата

Заглавието на събитието е един от най-важните ви маркетингови активи. Ако е неясно, общо или прекалено закачливо, хората ще го подминат. Ако е конкретно и насочено към ползата, може значително да увеличи регистрациите.

Силното заглавие на семинар трябва бързо да отговори на три въпроса:

• За какво е това събитие?
• За кого е предназначено?
• Защо да присъствам?

Заглавия, които започват с фрази като „Как да“, „Какво трябва да знаете“ или „Практическо ръководство за“, често се представят добре, защото обещават ясна стойност.

Сравнете тези примери:

• Слабо: Семинар за бизнес основи
• По-добро: Как да започнете бизнеса си по правилния начин
• Още по-силно: Как да учредите, стартирате и защитите новия си бизнес с увереност

Можете също да тествате няколко варианта на заглавието, за да видите кое носи по-добър отклик. Малки промени във формулировката могат да направят осезаема разлика.

6. Използвайте партньорства, за да разширите обхвата си

Партньорствата са един от най-подценяваните начини за увеличаване на посещаемостта на събитие. Когато две или повече организации промотират едно и също събитие, всеки партньор допринася с доверие, обхват и авторитет.

Потенциални партньори могат да бъдат:

• Браншови асоциации
• Местни търговски камари
• Бизнес консултанти и коучове
• Адвокати, счетоводители и данъчни специалисти
• Университети, инкубатори и акселераторски програми
• Други доставчици на услуги, които обслужват същата аудитория

Например, ако провеждате семинар за започване и структуриране на нова компания, партньор с аудитория, насочена към бизнес обучение, може да ви помогне да достигнете до хора, които активно планират да стартират.

Стойността на партньора не е само в пощенския списък. Достоверният партньор също прави събитието ви да изглежда по-надеждно и по-полезно.

7. Направете присъствието си заслужаващо

Най-добрата маркетингова стратегия няма да спаси слабо събитие. Ако хората се регистрират и научат много малко, няма да присъстват отново, няма да препоръчат събитието на други и няма да възприемат бранда ви като авторитетен.

Полезният семинар трябва да предоставя:

• Ясна информация
• Практически следващи стъпки
• Реални примери
• Добре организирана структура
• Достатъчно съдържание, което да оправдае вложеното време

За бизнеса това е особено важно. Ако преподавате за учредяване на дружество, наемане, съответствие или операции, аудиторията иска да си тръгне с нещо приложимо. Те не искат само теория. Искат увереност и насока.

Тук естествено се вписва и по-широкото ценностно предложение на Zenind. Когато основателите имат нужда от помощ при създаване на бизнес и поддържане на съответствие с изискванията, образователните събития могат да изградят авторитет и едновременно с това да помогнат на потенциалните клиенти да разберат следващата стъпка в своя път.

Трябва ли събитието ви да е безплатно или платено?

Това зависи от вашата аудитория и целите ви. Безплатните събития обикновено намаляват бариерата за регистрация, но могат и да привлекат по-неангажирани регистрации и повече неявявания. Платените събития често създават по-силна ангажираност и по-добра посещаемост, но изискват по-ясно обещание за стойност.

Добър начин да решите е да тествате и двата модела във времето.

Изберете безплатна регистрация, когато:

• Темата е въвеждаща или широко образователна
• Искате максимален обхват
• Събитието е част от по-голяма стратегия за генериране на лийдове

Изберете платена регистрация, когато:

• Събитието предоставя специализирана стойност
• Искате по-отдадени участници
• Аудиторията ви очаква експертно ниво на обучение или материали

Няма универсален отговор. Правилният избор зависи от аудиторията, темата и начина, по който позиционирате събитието.

Как да намалите неявяванията

Да получите регистрации е само половината от работата. Процентът на посещаемост често се подобрява, когато използвате силна система за напомняния.

Използвайте тези тактики, за да намалите неявяванията:

• Изпратете имейл за потвърждение веднага след регистрацията
• Включвайте датата, часа, програмата и детайлите за достъп във всяко съобщение
• Изпратете напомняне 24 часа преди събитието
• Изпратете още едно напомняне няколко часа преди събитието
• Направете участието лесно от настолни и мобилни устройства

Ако събитието е присъствено, включете упътвания, информация за паркиране и инструкции за регистрация на място. Ако е онлайн, направете линка за достъп видим и лесен.

Колкото по-лесно е да се включат хората, толкова по-вероятно е наистина да се появят.

Измервайте резултатите и подобрявайте следващото събитие

Всеки семинар е възможност за учене. Дори посещаемостта да е скромна, събитието пак ви дава данни, които можете да използвате следващия път.

Следете показатели като:

• Проценти на отваряне на покани или имейли
• Проценти на конверсия към регистрация
• Процент на посещаемост
• Процент на неявяване
• Въпроси и ангажираност от аудиторията
• Лийдове или продажби, генерирани след събитието

С времето ще започнат да се открояват модели. Може да откриете, че едно заглавие работи по-добре от друго, че един сегмент от аудиторията реагира по-силно или че една последователност от напомняния води до по-добър процент на явяване.

Колкото повече измервате, толкова по-лесно става да подобрявате.

Прост контролен списък за маркетинг на семинар

Използвайте този контролен списък преди всяко събитие:

• Определете ясно аудиторията
• Изберете тема, която решава реален проблем
• Напишете заглавие, което подчертава ползата
• Промотирайте в правилния времеви прозорец
• Използвайте релевантен и таргетиран списък с контакти
• Изберете най-добрия формат за вашата аудитория
• Партнирайте си с организации, които могат да разширят обхвата ви
• Изпращайте напомнящи съобщения преди събитието
• Представете полезна и практична презентация
• Прегледайте резултатите след събитието

Един силен маркетингов план за семинар не е сложен, но е целенасочен. Най-ефективните събития се изграждат около ясна аудитория, ценна тема и промоционална стратегия, която зачита колко заети са хората в действителност.

Заключителни мисли

Ако искате повече хора да присъстват на вашия семинар, уъркшоп или уебинар, не разчитайте на една-единствена тактика. Посещаемостта расте, когато времето, таргетирането, посланието и последващите действия работят заедно.

За основателите и малките бизнеси образователните събития могат да направят повече от това да запълнят зала. Те могат да изградят авторитет, да генерират лийдове и да създадат доверие сред хората, които искате да достигнете. Когато събитието е релевантно и промоцията е фокусирана, семинарите се превръщат в един от най-ефективните начини да се свържете с вашия пазар.

Използвайте тези седем стратегии, за да подсилите следващото си събитие, и приемайте всеки семинар като възможност да подобрите следващия.