Kuinka lisätä seminaariin osallistumista: 7 markkinointistrategiaa perustajille ja pienyrityksille

Seminaarit, työpajat ja webinaarit voivat olla tehokkaita kasvun välineitä startup-yrityksille, pienyrityksille ja palveluntarjoajille. Ne auttavat kouluttamaan yleisöä, rakentamaan luottamusta ja luomaan aitoja myyntimahdollisuuksia ilman aggressiivista myyntiä.

Hyvin suunniteltukin tapahtuma tarvitsee kuitenkin oikean markkinointisuunnitelman. Pelkkä vahva sisältö ei täytä paikkoja. Jos haluat enemmän ilmoittautumisia ja paremman osallistumisasteen, sinun on mietittävä huolellisesti ajoitusta, kohdeyleisöä, viestintää ja jälkiseurantaa.

Perustajille ja yritysten omistajille tämä on vielä tärkeämpää. Seminaari voi esitellä uuden tuotteen, selittää palvelun tai auttaa potentiaalisia asiakkaita ymmärtämään monimutkaista aihetta, kuten yrityksen perustamista, vaatimustenmukaisuutta, verosuunnittelua tai toiminnan suunnittelua. Mitä selkeämmin viestit arvon, sitä todennäköisemmin ihmiset ilmoittautuvat ja saapuvat paikalle.

Tässä on seitsemän käytännöllistä strategiaa, joilla voit lisätä seminaariin osallistumista ja saada seuraavasta tapahtumastasi enemmän irti liiketoiminnallesi.

1. Mainosta oikeaan aikaan

Yksi yleisimmistä virheistä tapahtumamarkkinoinnissa on kutsujen lähettäminen liian aikaisin. Jos mainostat lyhyttä työpajaa tai seminaaria kuukausia etukäteen, ihmiset voivat unohtaa sen ennen tapahtumapäivää.

Useimmille live-seminaareille lyhyempi markkinointijakso toimii paremmin. Hyvä nyrkkisääntö on:

• Aloita markkinointi 3–4 viikkoa ennen lyhyttä tapahtumaa
• Aloita aiemmin suurempia konferensseja tai usean istunnon ohjelmia varten
• Lisää viestien tiheyttä tapahtumapäivän lähestyessä

Webinaareissa ajoitus voi olla vielä tiukempi, koska sitoutumiskynnys on matalampi ja ilmoittautumispäätös tehdään usein nopeasti. Tiivis ja fokusoitu kampanjajakso toimii yleensä paremmin kuin pitkä ja venytetty kampanja.

Jos tapahtumasi liittyy ajankohtaiseen aiheeseen, kuten startup-lainsäädännön muutokseen, yritysmuodon määräaikoihin tai vaatimustenmukaisuusvaatimuksiin, toimi nopeasti silloin, kun kiinnostus on korkeimmillaan.

2. Kohdista oikealle yleisölle

Osallistuminen riippuu vahvasti listan laadusta. Suuri yleisö, jota aiheesi ei kiinnosta, ei tuota vahvoja ilmoittautumismääriä.

Ennen kuin aloitat markkinoinnin, kysy itseltäsi:

• Ketkä hyötyvät seminaarista eniten?
• Minkä ongelman tapahtuma ratkaisee?
• Mitkä toimialat, roolit tai yritysvaiheet todennäköisimmin välittävät aiheesta?
• Mitkä kontaktilistat ovat aidosti relevantteja?

Jos järjestät tapahtuman startup-perustajille, paras yleisösi voi sisältää ensikertalaisia yrittäjiä, freelancer-ammattilaisia, jotka perustavat LLC-yhtiötä, pienyrittäjiä, jotka valmistautuvat laajentumaan, tai ammattilaisia, jotka tarvitsevat apua perusvaatimustenmukaisuuden ymmärtämisessä.

Mitä tarkempi ja relevantimpi yleisösi on, sitä parempia tuloksia saat yleensä. Kohdennettu lista päihittää usein paljon suuremman listan, jolta puuttuu aito kiinnostus.

3. Aseta realistiset ilmoittautumistavoitteet

Monet tapahtumamarkkinoijat odottavat vahvoja vasteprosentteja jokaiselta kampanjalta. Käytännössä osallistumisaste vaihtelee paljon aiheen, yleisön, formaatin ja tarjouksen mukaan.

Hyödyllisempi lähestymistapa on suunnitella alhaalta ylöspäin:

• Kuinka monta ihmistä tarvitset paikalle?
• Kuinka suuri osa ilmoittautuneista yleensä osallistuu tämän tyyppiseen tapahtumaan?
• Kuinka monta kutsua, sähköpostia tai mainosta tarvitset saavuttaaksesi tuon määrän?

Tämä ajattelutapa auttaa välttämään pettymyksiä ja aliarvioitua markkinointia. Jos todellinen tavoite on 50 osallistujaa ja odotettu saapumisaste on 40 prosenttia, tarvitset paljon enemmän kuin 50 ilmoittautumista täyttääksesi tilan.

Yritystapahtumissa hyvä suunnitelma sisältää riittävästi tavoittavuutta, seurantaa ja muistutuksia, jotta saavutat tarvitsemasi yleisön.

4. Valitse tapahtumalle oikea formaatti

Kaikki markkinointikanavat eivät toimi yhtä hyvin jokaiselle yleisölle. Joskus sähköposti riittää. Joskus tarvitset laskeutumissivun, sosiaalisen median tukea, muistutusviestejä tai jopa suorapostituskutsun.

Harkitse formaattia, joka sopii parhaiten yleisöllesi:

• Sähköposti toimii hyvin olemassa oleville kontakteille ja lämpimille liideille
• Sosiaalinen media voi auttaa laajentamaan näkyvyyttä koulutustapahtumille
• Suora yhteydenotto sopii hyvin tarkasti kohdennetuille ammatillisille yleisöille
• Laskeutumissivut auttavat muuttamaan kiinnostuksen ilmoittautumisiksi
• Muistutussähköpostit vähentävät poisjääntejä ja parantavat osallistumista

Perustajille suunnatun tapahtuman ilmoittautumiskokemuksen tulisi olla yksinkertainen ja mobiiliystävällinen. Ihmiset ilmoittautuvat usein samalla kun hoitavat muita yritystehtäviä, joten kitka heikentää konversiota.

Paras formaatti on se, joka vastaa yleisösi tapoja ja tekee seuraavasta askeleesta helpon.

5. Käytä otsikkoa, joka myy hyödyn selkeästi

Tapahtuman otsikko on yksi tärkeimmistä markkinointivälineistäsi. Jos se on epämääräinen, geneerinen tai liian nokkela, ihmiset ohittavat sen. Jos se on tarkka ja hyötylähtöinen, se voi parantaa ilmoittautumisia merkittävästi.

Vahvan seminaariotsikon pitäisi vastata nopeasti kolmeen kysymykseen:

• Mistä tapahtumassa on kyse?
• Kenelle se on tarkoitettu?
• Miksi minun kannattaisi osallistua?

Otsikot, jotka alkavat ilmauksilla kuten “Kuinka”, “Mitä sinun tulee tietää” tai “Käytännön opas”, toimivat usein hyvin, koska ne lupaavat selkeää arvoa.

Vertaile näitä esimerkkejä:

• Heikko: Liiketoiminnan perusteet -seminaari
• Parempi: Kuinka perustat yrityksesi oikealla tavalla
• Vahvempi: Kuinka perustaa, käynnistää ja suojata uusi yrityksesi luottavaisin mielin

Voit myös testata useita otsikkoversioita nähdäksesi, mikä niistä tuottaa paremman vasteen. Pienetkin sanamuutokset voivat tehdä huomattavan eron.

6. Hyödynnä kumppanuuksia tavoittavuuden laajentamiseksi

Kumppanuudet ovat yksi aliarvostetuimmista tavoista lisätä tapahtuman osallistujamäärää. Kun kaksi tai useampi organisaatio markkinoi samaa tapahtumaa, kukin kumppani tuo mukanaan luottamusta, tavoittavuutta ja uskottavuutta.

Mahdollisia kumppaneita voivat olla:

• Toimialajärjestöt
• Paikalliset kauppakamarit
• Yritysvalmentajat ja konsultit
• Lakimiehet, kirjanpitäjät ja veroalan ammattilaiset
• Yliopistot, yrityshautomot ja kiihdyttämöt
• Muut samaa yleisöä palvelevat palveluntarjoajat

Jos esimerkiksi järjestät seminaarin uuden yrityksen perustamisesta ja rakenteesta, kumppani, jolla on yrityskoulutukseen keskittynyt yleisö, voi auttaa sinua tavoittamaan ihmisiä, jotka suunnittelevat aktiivisesti perustamista.

Kumppanin arvo ei ole pelkästään postituslista. Uskottava kumppani tekee tapahtumastasi myös luotettavamman ja hyödyllisemmän tuntuisen.

7. Tee osallistumisesta vaivan arvoista

Paras markkinointistrategia ei pelasta heikkoa tapahtumaa. Jos ihmiset ilmoittautuvat mutta oppivat hyvin vähän, he eivät osallistu uudelleen, suosittele tapahtumaa eteenpäin tai pidä brändiäsi uskottavana asiantuntijana.

Hyvän seminaarin tulisi tarjota:

• Selkeää tietoa
• Käytännön seuraavia askelia
• Aidon tuntuisia esimerkkejä
• Hyvin jäsennelty rakenne
• Riittävästi sisältöä perustellakseen ajankäytön

Yrityksille tämä on erityisen tärkeää. Jos opetat yritysmuodon valinnasta, rekrytoinnista, vaatimustenmukaisuudesta tai toiminnasta, yleisö haluaa lähteä mukaansa jotakin konkreettista. He eivät halua vain teoriaa. He haluavat varmuutta ja suuntaa.

Siinä Zenindin laajempi arvolupaus sopii myös luonnollisesti mukaan. Kun perustajat tarvitsevat apua yrityksen perustamisessa ja vaatimustenmukaisuuden ylläpitämisessä, koulutustapahtumat voivat vahvistaa asiantuntijuutta ja samalla auttaa potentiaalisia asiakkaita ymmärtämään seuraavan askeleen matkallaan.

Pitäisikö tapahtuman olla ilmainen vai maksullinen?

Tämä riippuu yleisöstäsi ja tavoitteistasi. Ilmaiset tapahtumat madaltavat yleensä ilmoittautumiskynnystä, mutta ne voivat myös houkutella enemmän satunnaisia ilmoittautumisia ja enemmän poisjääntejä. Maksulliset tapahtumat luovat usein vahvemman sitoutumisen ja paremman osallistumisasteen, mutta ne vaativat selkeämmän arvolupauksen.

Hyvä tapa päättää on testata molempia malleja ajan myötä.

Valitse ilmainen ilmoittautuminen, kun:

• Aihe on johdantoa luonteeltaan tai laajasti kouluttava
• Haluat maksimaalisen tavoittavuuden
• Tapahtuma on osa laajempaa liidien hankinnan strategiaa

Valitse maksullinen ilmoittautuminen, kun:

• Tapahtuma tarjoaa erikoistunutta arvoa
• Haluat sitoutuneempia osallistujia
• Yleisösi odottaa asiantuntijatason opetusta tai materiaaleja

Yhtä oikeaa vastausta ei ole. Oikea valinta riippuu yleisöstä, aiheesta ja siitä, miten asemoit tapahtuman.

Kuinka vähentää poisjääntejä

Ilmoittautumisten hankkiminen on vasta puolet työstä. Osallistumisaste paranee usein, kun käytössä on vahva muistutusjärjestelmä.

Käytä näitä keinoja vähentääksesi poisjääntejä:

• Lähetä vahvistussähköposti heti ilmoittautumisen jälkeen
• Sisällytä päivämäärä, aika, agenda ja osallistumistiedot jokaiseen viestiin
• Lähetä muistutus 24 tuntia ennen tapahtumaa
• Lähetä toinen muistutus muutama tunti ennen tapahtumaa
• Tee tapahtumaan liittymisestä helppoa sekä tietokoneella että mobiililaitteilla

Jos tapahtuma on paikan päällä, sisällytä reittiohjeet, pysäköintitiedot ja mahdolliset sisäänkirjautumisohjeet. Jos tapahtuma on virtuaalinen, tee osallistumislinkistä näkyvä ja helppokäyttöinen.

Mitä helpompaa osallistuminen on, sitä todennäköisemmin ihmiset todella ilmestyvät paikalle.

Mittaa tulokset ja kehitä seuraavaa tapahtumaa

Jokainen seminaari on mahdollisuus oppia. Vaikka osallistujamäärä olisi vaatimaton, tapahtuma antaa silti dataa, jota voit käyttää seuraavalla kerralla.

Seuraa esimerkiksi näitä mittareita:

• Kutsujen tai sähköpostien avausprosentit
• Ilmoittautumisten konversioprosentit
• Osallistumisaste
• Poisjäämisaste
• Yleisön kysymykset ja sitoutuminen
• Tapahtuman jälkeen syntyneet liidit tai myynnit

Ajan myötä esiin alkaa nousta kaavoja. Saatat huomata, että yksi otsikko toimii paremmin kuin toinen, yksi yleisösegmentti reagoi voimakkaammin tai yksi muistutussarja tuottaa paremman osallistumisasteen.

Mitä enemmän mittaat, sitä helpompi on parantaa.

Yksinkertainen seminaarimarkkinoinnin tarkistuslista

Käytä tätä tarkistuslistaa ennen jokaista tapahtumaa:

• Määritä yleisö selkeästi
• Valitse aihe, joka ratkaisee todellisen ongelman
• Kirjoita otsikko, joka korostaa hyötyä
• Mainosta oikeassa aikavälissä
• Käytä relevanttia ja kohdennettua kontaktilistaa
• Valitse yleisöllesi sopivin formaatti
• Tee yhteistyötä organisaatioiden kanssa, jotka voivat laajentaa tavoittavuuttasi
• Lähetä muistutusviestit ennen tapahtumaa
• Tarjoa hyödyllinen esitys, jossa on käytännön arvoa
• Arvioi tulokset tapahtuman jälkeen

Vahva seminaarimarkkinointisuunnitelma ei ole monimutkainen, mutta sen on oltava harkittu. Tehokkaimmat tapahtumat rakentuvat selkeän yleisön, arvokkaan aiheen ja markkinointistrategian varaan, joka kunnioittaa sitä, kuinka kiireisiä ihmiset todella ovat.

Lopuksi

Jos haluat enemmän ihmisiä osallistumaan seminaariisi, työpajaasi tai webinaariisi, älä luota yhteen ainoaan taktiikkaan. Osallistuminen kasvaa, kun ajoitus, kohdentaminen, viestintä ja jälkiseuranta toimivat yhdessä.

Perustajille ja pienyritysten omistajille koulutustapahtumat voivat tehdä enemmän kuin täyttää salin. Ne voivat rakentaa auktoriteettia, tuottaa liidejä ja luoda luottamusta ihmisiin, joita haluat tavoittaa. Kun tapahtuma on relevantti ja markkinointi kohdennettua, seminaareista tulee yksi tehokkaimmista tavoista tavoittaa markkinasi.

Käytä näitä seitsemää strategiaa vahvistaaksesi seuraavaa tapahtumaasi ja kohdista jokainen seminaari mahdollisuutena parantaa sitä seuraavaa.