Kuinka pitää LLC- tai C-Corp-yhtiösi verotuksellisesti vaatimustenmukaisena Yhdysvalloissa

Verotuksellisesti vaatimustenmukaisena pysyminen on yksi tärkeimmistä vastuista yrityksen pyörittämisessä Yhdysvalloissa. Olitpa perustanut limited liability companyn (LLC) tai C-corporationin, IRS ja osavaltioiden veroviranomaiset odottavat tarkkoja ilmoituksia, ajallaan tehtyjä maksuja ja järjestettyjä asiakirjoja vuoden jokaisena hetkenä.

Monille perustajille verotuksellinen vaatimustenmukaisuus ei ole vaikeaa siksi, että säännöt olisivat mahdottomia. Se on vaikeaa siksi, että säännöt on helppo unohtaa, kun olet kiireinen yrityksen rakentamisen, asiakkaiden palvelemisen, työntekijöiden palkkaamisen ja kassavirran hallinnan kanssa. Määräajan missaaminen, vaaditun ilmoituksen tekemättä jättäminen tai asianmukaisten asiakirjojen puutteellinen säilyttäminen voi johtaa sanktioihin, korkoihin ja vältettävissä olevaan stressiin.

Tässä oppaassa kerrotaan, mitä verotuksellinen vaatimustenmukaisuus tarkoittaa LLC- ja C-corporation-yhtiöille, mitkä ilmoitukset tyypillisesti koskevat niitä, miten määräajat toimivat ja miten rakentaa prosessi, joka pitää yrityksesi hyvässä asemassa.

Mitä verotuksellinen vaatimustenmukaisuus tarkoittaa yritykselle

Verotuksellinen vaatimustenmukaisuus tarkoittaa kaikkien liittovaltion, osavaltion ja paikallisten vero-velvoitteiden täyttämistä, jotka koskevat yritystäsi. Yksinkertaistettuna se tarkoittaa:

• Oikeiden verolomakkeiden jättämistä ajoissa
• Maksettavien verojen suorittamista määräaikaan mennessä
• Tarkkojen kirjanpitojen ja tukidokumenttien säilyttämistä
• Tulon, kulujen, palkkojen ja jakojen oikeaa raportointia
• Osavaltiokohtaisten rekisteröintien ja vuosittaisten vaatimusten ajantasaisena pitämistä

Verotuksellinen vaatimustenmukaisuus ei koske vain tuloveroa. Yritysrakenteestasi ja toiminnastasi riippuen sinun on ehkä hoidettava myös palkkaveroa, myyntiveroa, franchise veroa, valmisteveroa ja osavaltiokohtaisia raportointivelvoitteita.

Miksi LLC- ja C-Corp-omistajat tarvitsevat erilaiset verostrategiat

LLC:tä ja C-corporationia ei veroteta samalla tavalla. Valitsemasi oikeudellinen rakenne vaikuttaa siihen, miten voitot raportoidaan ja kuinka paljon hallinnollista työtä tarvitaan.

LLC:n verotus

LLC on joustava yritysrakenne. Verotuksessa LLC voidaan käsitellä seuraavasti:

• Sivuutettuna yksikkönä, jos sillä on yksi omistaja
• Kumppanuutena, jos sillä on useita omistajia
• S-corporationina tai C-corporationina, jos se valitsee muun verokohtelun

Tämä joustavuus on hyödyllistä, mutta se tuo myös vastuuta. LLC:n omistajien on usein ymmärrettävä, miten voitot siirtyvät heidän henkilökohtaisiin veroilmoituksiinsa, miten self-employment tax toimii ja milloin ennakkoverojen maksaminen voi olla tarpeen.

C-corporationin verotus

C-corporationia verotetaan erillisenä yksikkönä. Yhtiö jättää oman yhteisöveroilmoituksensa ja maksaa voitostaan yhteisöveroa. Jos yhtiö jakaa voittoa osakkeenomistajille osinkoina, myös nämä osingot voidaan verottaa osakkeenomistajan tasolla.

Tämä rakenne edellyttää usein muodollisempaa kirjanpitoa, hallitustason dokumentointia, palkkahallintoa omistaja-työntekijöille ja kurinalaista verosuunnittelua.

Keskeiset liittovaltion verolomakkeet, jotka yritysten kannattaa tuntea

Se, mitkä lomakkeet yrityksesi täytyy jättää, riippuu siitä, miten sitä verotetaan, onko sillä työntekijöitä ja myykö se veronalaisia tavaroita tai palveluja. Siitä huolimatta useita liittovaltion vero-velvoitteita esiintyy toistuvasti pienyrityksillä.

Lomake 1040 ja Schedule C

Yhden omistajan LLC:t, joita verotetaan toiminiminä, raportoivat tavallisesti liiketoiminnan tulot ja kulut Schedule C:llä, joka jätetään omistajan henkilökohtaisen veroilmoituksen yhteydessä.

Lomake 1065

Usean omistajan LLC:t jättävät tavallisesti lomakkeen 1065, joka on informatiivinen kumppanuusilmoitus. LLC antaa yleensä Schedule K-1 -lomakkeet jäsenilleen, jotta kukin omistaja voi raportoida oman osuutensa tuloista tai tappiosta henkilökohtaisella ilmoituksellaan.

Lomake 1120

C-corporationit jättävät yleensä lomakkeen 1120 raportoidakseen yhtiön tulot, vähennykset ja verovelan.

Lomake 1120-S

Jos yritys valitsee S-corporation-aseman, se jättää yleensä lomakkeen 1120-S lomakkeen 1120 sijaan. Vaikka tämä artikkeli keskittyy LLC:ihin ja C-corporationeihin, monet LLC:t valitsevat myöhemmin S-corp-verokohtelun verosuunnittelun vuoksi.

Palkkaverolomakkeet

Jos yritykselläsi on työntekijöitä tai omistaja-työntekijöille maksetaan palkkaa, sinun on ehkä jätettävä palkkaveroihin liittyviä lomakkeita, kuten:

• Lomake 941 neljännesvuosittaista liittovaltion palkkaveroraportointia varten
• Lomake 940 liittovaltion työttömyysveroa varten
• W-2- ja W-3-lomakkeet vuoden lopussa
• Osavaltion palkkahallinnon ilmoitukset soveltuvin osin

Arvioidut veromaksut

Yrityksen omistajien ja yhtiöiden on ehkä maksettava arvioituja veroja vuoden aikana, jotta aliverotussanktioilta vältytään. Aikataulu ja määrä riippuvat yksiköstä ja odotetusta tulosta.

Osavaltiokohtaiset vero-velvoitteet ovat aivan yhtä tärkeitä

Liittovaltion vaatimustenmukaisuus on vain osa kokonaisuutta. Jokaisella osavaltiolla on omat sääntönsä, ja ne voivat poiketa huomattavasti IRS:n vaatimuksista.

Yrityksen on ehkä hoidettava yksi tai useampi seuraavista:

• Osavaltion tulovero tai franchise vero
• Myyntiveron rekisteröinti ja perintä
• Työnantajan ennakonpidätysverot
• Työttömyysvakuutusvero
• Vuosiraporttien jättö
• Rekisteröidyn edustajan ja yritysyksikön ylläpitovaatimukset

Jotkin osavaltiot perivät vuotuisia vähimmäisveroja tai yksikkökohtaisia maksuja, vaikka yrityksellä olisi vähän tai ei lainkaan tuloja. Toiset vaativat määräaikaisia ilmoituksia, jotta yritys pysyy aktiivisena ja hyvässä asemassa. Jos yrityksesi toimii useissa osavaltioissa, saatat tarvita myös foreign qualification -rekisteröinnin ja moniosavaltioisia vero-rekisteröintejä.

Tärkeimmät määräajat, joita kannattaa seurata

Verotuksellinen vaatimustenmukaisuus helpottuu, kun määräajat käsitellään toistuvana operatiivisena prosessina eikä kerran vuodessa tapahtuvana kiireenä.

Vaikka täsmälliset eräpäivät voivat muuttua viikonloppujen, pyhäpäivien ja yksikkötyypin mukaan, tyypillisiä määräaikoja ovat usein:

• Neljännesvuosittaiset arvioitujen verojen maksupäivät
• Neljännesvuosittaiset palkkaveroilmoitukset
• Vuosittaiset liittovaltion tuloveroilmoitukset
• Osavaltioiden vuosiraporttien ja franchise-veron määräajat
• Myyntiveron ilmoitusjaksot, jotka voivat olla kuukausittaisia, neljännesvuosittaisia tai vuosittaisia
• Vuoden lopun tietoilmoitusten määräajat työntekijöille ja urakoitsijoille

Pelkkä kalenteri ei riitä. Hyvät vaatimustenmukaisuusjärjestelmät sisältävät muistutuksia, tarkistusvaiheita ja varaprosessin siltä varalta, että verotuksesta vastaava henkilö ei ole käytettävissä.

Kirjanpito on verotuksellisen vaatimustenmukaisuuden perusta

Vahva kirjanpito on helpoin tapa vähentää veroihin liittyvää riskiä. Jos tietosi ovat puutteellisia, jokaisesta ilmoituksesta tulee hitaampi ja alttiimpi virheille.

Kirjanpitojärjestelmäsi tulisi seurata:

• Liiketoiminnan tuloja tulolähteittäin
• Käyttökuluja kuittien ja laskujen kanssa
• Omistajien sijoituksia ja nostoja
• Palkkoja ja urakoitsijamaksuja
• Pankkisiirtoja ja luottokorttitapahtumia
• Lainasaamisia ja takaisinmaksuja
• Poistoja ja omaisuuserähankintoja

Kun tiedot ovat järjestyksessä kuukausittain, veroilmoitusten laatiminen, IRS:n kysymyksiin vastaaminen ja yrityksen suorituskyvyn ymmärtäminen on paljon helpompaa.

Parhaat käytännöt tietojen säilyttämiseen

• Pidä liiketoiminnan ja henkilökohtaiset taloudet erillään
• Täsmäytä pankkitilit säännöllisesti
• Säilytä kuitit ja tukiasiakirjat
• Käytä yrityksesi kokoon sopivaa kirjanpito-ohjelmistoa
• Säilytä jätetyt verolomakkeet ja ilmoitukset yhdessä paikassa
• Tarkista kirjanpito kuukausittain vuoden lopun odottamisen sijaan

Virheet, jotka aiheuttavat vero-ongelmia

Jopa kannattavat yritykset voivat luoda vaatimustenmukaisuusongelmia tekemällä pieniä mutta toistuvia virheitä.

Henkilökohtaisten ja yritysvarojen sekoittaminen

Sekatilit vaikeuttavat sen osoittamista, mitkä kulut kuuluvat yritykselle, ja voivat hankaloittaa tarkastuksia tai vähennyksiä.

Arvioitujen maksujen laiminlyönti

Jos olet verovelvollinen mutta et maksa vuoden aikana riittävästi, sanktiot ja korot voivat kertyä nopeasti.

Osavaltioiden ilmoitusten sivuuttaminen

Jotkut omistajat keskittyvät vain IRS:ään ja unohtavat osavaltiotason velvoitteet, kuten vuosiraportit, franchise-verot tai myyntiveroilmoitukset.

Työntekijöiden virheellinen luokittelu

Työntekijän käsitteleminen itsenäisenä urakoitsijana tai päinvastoin voi aiheuttaa palkkaverotus- ja raportointiongelmia.

Väärän ilmoituksen jättäminen

LLC:n verokohtelu riippuu siitä, miten se on luokiteltu verotuksessa. Rakenteen ja verokohtelun ristiriita voi johtaa virheellisiin lomakkeisiin, korjattuihin ilmoituksiin ja ylimääräiseen hallinnolliseen työhön.

Odottaminen määräaikaan asti

Myöhäinen valmistelu lisää riskiä siitä, että lomakkeita puuttuu, ilmoituksia jää huomaamatta ja päätökset tehdään kiireessä, mikä maksaa myöhemmin enemmän.

Milloin yrityksen kannattaa hakea ammattilaisen apua

Verotuksellinen vaatimustenmukaisuus ei tarkoita, että jokaisen perustajan pitäisi muuttua veroasiantuntijaksi. Se tarkoittaa kuitenkin sitä, että tietää, milloin tuki on kustannuksensa arvoinen.

Ammattilaisen apu voi olla hyödyllistä, jos yritykselläsi on:

• Useita omistajia
• Työntekijöitä
• Toimintaa useammassa kuin yhdessä osavaltiossa
• Myyntiveron perintää
• Monimutkaisia vähennyksiä tai varastoa
• Nopeaa kasvua ja tarvetta paremmille järjestelmille
• Äskettäin muuttunut yksikkörakenne tai verovalinta

Hyvä vaatimustenmukaisuuden työnkulku voi yhdistää sisäisen kirjanpidon ja asiantuntijakatselmoinnin. Tällainen lähestymistapa auttaa yrityksen omistajia pysymään järjestyksessä menettämättä keskittymistä operaatioihin.

Kuinka Zenind tukee yritysten vaatimustenmukaisuutta

Zenind auttaa perustajia hoitamaan vaatimustenmukaisuusprosessin keskeisiä osia, jotta he voivat keskittyä yrityksen rakentamiseen. Monille pienyrityksille vaikeinta ei ole ymmärtää, että ilmoituksia on olemassa. Vaikeinta on pitää kirjaa kaikesta siitä, mikä täytyy tehdä perustamisen jälkeen.

Zenind voi auttaa liiketoiminnan omistamisen hallinnollisella puolella, mukaan lukien:

• Pakollisten vaatimustenmukaisuustehtävien seuraaminen
• Vuosiraportti- ja ilmoitusmuistutusten tukeminen
• Perustajien auttaminen organisoitujen yksikköasiakirjojen ylläpitämisessä
• Toistuvien osavaltiovelvoitteiden hallinnan helpottaminen

Tällainen tuki on erityisen arvokasta ensikertalaisille perustajille, kasvaville tiimeille ja omistajille, jotka haluavat jäsennellymmän prosessin yrityksen ylläpitoon.

Yksinkertainen verotuksellisen vaatimustenmukaisuuden tarkistuslista yrityksen omistajille

Käytä tätä tarkistuslistaa rakentaaksesi toistettavan prosessin:

1. Varmista, miten yksikkösi verotetaan
2. Tunnista kaikki liittovaltion, osavaltion ja paikalliset ilmoitusvelvoitteet
3. Lisää neljännesvuosittaiset ja vuosittaiset määräajat jaettuun kalenteriin
4. Täsmäytä kirjanpito joka kuukausi
5. Pidä yritys- ja henkilökohtaiset tilit erillään
6. Seuraa palkkoja, urakoitsijamaksuja ja myyntiveroa, jos sovellettavissa
7. Säilytä kuitit, laskut ja veroilmoitukset
8. Tarkista arvioidut vero-velvoitteet vuoden aikana
9. Varmista, että vuosiraportit ja franchise-verot jätetään ajoissa
10. Tee yhteistyötä veroammattilaisen kanssa, kun ilmoituksista tulee monimutkaisempia

Lopuksi

Sekä LLC:t että C-corporationit voivat pysyä verotuksellisesti vaatimustenmukaisina, kun oikeat järjestelmät ovat käytössä. Avain on käsitellä veroja jatkuvana liiketoimintatoimintona, ei kerran vuodessa tehtävänä asiana. Kun ymmärrät yksikkösi verokohtelun, pidät kirjanpidon luotettavana, seuraat määräaikoja tarkasti ja pysyt ajan tasalla liittovaltion ja osavaltioiden vaatimuksista, vaatimustenmukaisuus muuttuu paljon hallittavammaksi.

Perustajille, jotka haluavat lisärakennetta ja tukea, Zenind voi auttaa yksinkertaistamaan liiketoiminnan ylläpidon hallinnollista puolta, jotta veroihin liittyvät tehtävät eivät pääse unohtumaan.