Cách sắp xếp danh thiếp sau các sự kiện networking

Các sự kiện networking có thể khiến bạn mang về một chồng danh thiếp, vài mối liên hệ triển vọng và một chiếc bàn làm việc bỗng trở nên lộn xộn. Đống danh thiếp đó là cơ hội, nhưng chỉ khi bạn biến chúng thành một hệ thống liên hệ hữu ích. Mục tiêu không phải là thu thập mọi tấm danh thiếp bạn nhận được. Mục tiêu là ghi lại đúng thông tin, sắp xếp nhanh chóng và giúp việc theo dõi sau đó trở nên dễ dàng.

Nếu bạn đang xây dựng một công ty, đặc biệt là một công ty mới, điều này càng quan trọng hơn. Các nhà sáng lập thường gặp luật sư, kế toán, bên cho vay, đối tác tiềm năng, nhà cung cấp và các đơn vị dịch vụ tại hội thảo, sự kiện của hiệp hội doanh nghiệp và các buổi gặp gỡ ngành nghề. Một quy trình đơn giản để quản lý danh thiếp có thể tiết kiệm thời gian, giảm nguy cơ bỏ lỡ việc theo dõi và giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn về những ai nên có trong mạng lưới của mình.

Vì sao danh thiếp vẫn còn quan trọng

Ngay cả trong một thế giới ưu tiên kỹ thuật số, danh thiếp vẫn hữu ích vì chúng tạo ra một cách trao đổi thông tin liên hệ nhanh và ít gây cản trở. Tại hội chợ thương mại hay bữa sáng networking, bạn có thể không có thời gian để nhập đầy đủ mọi chi tiết ngay tại chỗ. Một tấm danh thiếp giúp bạn có lời nhắc vật lý về cuộc gặp và một cách đơn giản để ghi lại tên, chức danh, công ty và thông tin liên hệ của người đó.

Vấn đề bắt đầu sau sự kiện. Nếu bạn bỏ tất cả danh thiếp vào cùng một ngăn kéo, túi hoặc hộp thư rồi không bao giờ xem lại, giá trị của chúng sẽ biến mất. Danh thiếp trở thành sự lộn xộn thay vì danh bạ. Một quy trình tốt sẽ biến mỗi tấm danh thiếp thành một quyết định: giữ lại, phân loại, quét số hóa hoặc loại bỏ.

Bắt đầu bằng việc phân loại ngay lập tức

Thời điểm tốt nhất để xử lý danh thiếp là ngay sau khi bạn nhận được chúng. Bạn càng chờ lâu, khả năng quên nơi đã gặp người đó hoặc lý do họ quan trọng với bạn càng cao.

Hãy bắt đầu bằng ba câu hỏi nhanh cho mỗi tấm danh thiếp:

• Tôi có dự định liên hệ lại với người này không?
• Có lý do cụ thể nào để giữ liên hệ này không?
• Nếu sau này tôi nhìn thấy tấm này, tôi có biết phải làm gì với nó không?

Nếu câu trả lời là không, hãy bỏ tấm danh thiếp đó đi. Không có giá trị gì khi giữ một đống liên hệ lớn mà bạn sẽ không bao giờ dùng. Một danh sách nhỏ hơn nhưng được sắp xếp tốt sẽ hữu ích hơn nhiều so với một hộp giấy quá đầy.

Ghi thêm ngữ cảnh khi cuộc gặp còn mới

Bản thân một tấm danh thiếp chỉ là thông tin một phần. Trước khi cất đi, hãy ghi một ghi chú ngắn ở mặt sau hoặc thêm ghi chú vào hệ thống số. Bao gồm các chi tiết như:

• Bạn đã gặp người đó ở đâu
• Họ làm gì
• Vì sao họ có thể hữu ích với bạn
• Bất kỳ việc theo dõi nào đã hứa trong cuộc trò chuyện
• Một chi tiết cá nhân đáng nhớ

Ví dụ, bạn có thể ghi: “Gặp tại hội thảo startup ở Dallas. Muốn được giới thiệu về nguồn lực thành lập cho LLC mới. Theo dõi vào thứ Ba tới.” Kiểu ghi chú này biến một tấm danh thiếp thành một đầu mối kinh doanh thực sự.

Chọn hệ thống lưu trữ phù hợp với quy trình của bạn

Không có một cách lưu trữ danh thiếp duy nhất tốt nhất. Hệ thống phù hợp phụ thuộc vào số lượng danh thiếp bạn thu thập và tần suất bạn cần tìm lại chúng.

1. Lưu trữ vật lý cho số lượng ít

Nếu mỗi tháng bạn chỉ nhận được một số lượng danh thiếp vừa phải, một hệ thống vật lý đơn giản có thể là đủ. Hãy dùng hộp đựng danh thiếp, hộp có mục lục, hoặc bộ sắp xếp kiểu Rolodex được đánh theo chữ cái. Ưu điểm chính là sự đơn giản. Bạn có thể lật tìm liên hệ nhanh mà không cần mở phần mềm.

Nhược điểm là khả năng tìm kiếm kém linh hoạt. Lưu trữ vật lý phù hợp nhất khi bạn nhớ tên người đó. Nó kém hữu ích hơn khi bạn muốn tìm tất cả kế toán, tất cả nhà cung cấp từ một sự kiện, hoặc mọi liên hệ gắn với một dự án cụ thể.

2. Lưu trữ số hóa để tổ chức ở quy mô lớn hơn

Với hầu hết doanh nghiệp đang phát triển, quản lý liên hệ bằng số hóa là lựa chọn mạnh hơn. Một bảng tính, CRM hoặc công cụ quản lý liên hệ cho phép bạn tìm kiếm theo tên, công ty, danh mục, sự kiện, địa điểm hoặc ghi chú.

Hãy dùng thẻ hoặc danh mục như:

• Luật sư
• Kế toán
• Ngân hàng
• Nhà cung cấp
• Nguồn giới thiệu
• Đối tác tiềm năng
• Nhà đầu tư
• Khách hàng tiềm năng

Cách này giúp bạn kiểm soát tốt hơn nhiều so với một ngăn kéo đầy danh thiếp rời. Nó cũng giúp việc theo dõi dễ hơn vì bạn có thể sắp xếp liên hệ theo mục đích thay vì trí nhớ.

3. Lưu trữ kết hợp để linh hoạt hơn

Nhiều chuyên gia dùng hệ thống kết hợp: quét danh thiếp, nhập liên hệ vào dạng số, và chỉ giữ danh thiếp vật lý trong một thời gian ngắn phòng khi cần xác minh thông tin. Khi dữ liệu đã được ghi nhận và việc theo dõi đã xong, bạn thường có thể bỏ tấm danh thiếp vật lý đi.

Quét danh thiếp khi số lượng trở thành vấn đề

Nếu bạn tham dự nhiều sự kiện, việc gõ tay từng tấm danh thiếp có thể trở nên mất thời gian. Khi đó, việc quét số hóa có thể hữu ích. Máy quét danh thiếp và ứng dụng quét trên điện thoại có thể ghi lại tên, chức danh, công ty, số điện thoại, email và địa chỉ.

Quét hoạt động tốt nhất khi danh thiếp sạch và theo chuẩn thông thường. Những tấm có font chữ lạ, nhiều chi tiết thiết kế, bị chói sáng hoặc dùng chất liệu giấy khác thường có thể cần chỉnh sửa thủ công. Vì vậy, việc quét nên được xem là một công cụ tiết kiệm thời gian, không phải sự thay thế hoàn hảo cho khâu rà soát.

Nếu bạn quét danh thiếp, hãy luôn kiểm tra kết quả trước khi dựa vào đó. Một địa chỉ email hoặc số điện thoại sai có thể phá hỏng nỗ lực theo dõi.

Xây dựng hệ thống theo dõi

Tổ chức danh thiếp chỉ là bước đầu. Giá trị thực sự đến từ việc theo dõi.

Sau một sự kiện, hãy xem lại các liên hệ và quyết định những ai cần hành động tiếp theo. Một quy trình theo dõi đơn giản có thể như sau:

1. Nhập những liên hệ quan trọng nhất trong vòng 24 giờ.
2. Thêm ghi chú khi cuộc trò chuyện còn mới.
3. Xếp hạng liên hệ theo mức độ ưu tiên.
4. Gửi tin nhắn theo dõi cá nhân hóa trong vài ngày tiếp theo.
5. Đặt nhắc nhở cho những người cần liên hệ lại sau.

Một tin nhắn theo dõi tốt cần cụ thể. Hãy nhắc đến nơi bạn gặp nhau, nội dung đã trao đổi và bước tiếp theo. Những tin nhắn chung chung thường bị bỏ qua. Việc theo dõi cá nhân hóa biến một lần trao danh thiếp thành một mối quan hệ kinh doanh.

Phân loại theo mục đích, không chỉ theo tên

Nhiều người mắc sai lầm khi chỉ lưu liên hệ theo thứ tự chữ cái. Cách đó ổn khi bạn biết chính xác mình đang tìm ai, nhưng nó không hiệu quả khi bạn cần tìm theo chức năng.

Cách tốt hơn là lưu mỗi liên hệ theo cả tên và danh mục. Một CPA từng hỗ trợ thành lập doanh nghiệp có thể được gắn cả “kế toán” và “hỗ trợ startup”. Một môi giới bảo hiểm thương mại có thể được gắn cả “bảo hiểm” và “nhà cung cấp”.

Điều này quan trọng với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ vì mạng lưới của bạn thường phục vụ những nhu cầu khác nhau ở các thời điểm khác nhau. Một liên hệ có thể chưa hữu ích hôm nay nhưng lại rất cần thiết vào quý sau.

Chỉ giữ lại những gì hữu ích

Không phải danh thiếp nào cũng xứng đáng có một vị trí lâu dài trong hệ thống của bạn. Hãy chọn lọc.

Giữ lại danh thiếp nếu người đó:

• Có thể hỗ trợ trực tiếp cho doanh nghiệp của bạn
• Đã giới thiệu bạn đến một người có giá trị
• Làm trong lĩnh vực bạn cần theo dõi
• Đại diện cho một đối tác hoặc khách hàng tiềm năng
• Đã hỗ trợ một cuộc trò chuyện mà bạn muốn tiếp tục

Hãy bỏ đi nếu danh thiếp đó không có công dụng thực tế nào. Kỷ luật loại bỏ những liên hệ không hữu ích sẽ giúp hệ thống của bạn gọn nhẹ và dễ tìm kiếm hơn.

Làm cho danh thiếp của chính bạn hiệu quả hơn

Nếu bạn thường xuyên tham dự sự kiện, danh thiếp của chính bạn cũng nên dễ sử dụng. Hãy giữ thiết kế gọn gàng, chức danh chính xác và thông tin liên hệ luôn cập nhật. Một tấm danh thiếp rõ ràng giúp người khác dễ dàng liên hệ lại với bạn hơn.

Với doanh nghiệp mới, bạn cũng có thể nên đồng bộ danh thiếp với thương hiệu và giai đoạn thành lập. Nếu bạn đang ra mắt công ty, hãy đảm bảo chức danh, tên công ty và thông tin liên hệ phản ánh đúng cấu trúc hiện tại. Sự nhất quán đó giảm nhầm lẫn và khiến bạn trông có tổ chức hơn.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Một hệ thống danh thiếp tốt vẫn có thể thất bại nếu bạn mắc phải những sai lầm thường gặp:

• Giữ lại mọi tấm danh thiếp chỉ để phòng hờ
• Chờ quá lâu mới thêm ghi chú
• Dựa vào trí nhớ thay vì hồ sơ theo dõi
• Lưu liên hệ theo cách không thể tìm kiếm
• Bỏ qua bản sao trùng lặp và thông tin lỗi thời
• Xem việc quét số hóa như sự thay thế cho việc rà soát

Cách khắc phục rất đơn giản: phân loại nhanh, gắn nhãn rõ ràng và theo dõi có chủ đích.

Một hệ thống đơn giản bạn có thể dùng ngay hôm nay

Nếu bạn muốn một quy trình thực tế không cần phần mềm đặc biệt, hãy dùng phương pháp ba bước sau:

1. Rà soát danh thiếp trong vòng 24 giờ sau sự kiện.
2. Chia liên hệ thành giữ lại, cân nhắc và bỏ đi.
3. Nhập những liên hệ cần giữ vào một hệ thống có thể tìm kiếm với ghi chú và thẻ phân loại.

Chỉ vậy là đủ để biến một chồng giấy thành một mạng lưới hữu ích. Bạn có thể mở rộng hệ thống sau này khi doanh nghiệp phát triển.

Kết luận

Danh thiếp không có giá trị vì chúng dễ thu thập. Chúng có giá trị vì chúng giúp bạn duy trì mối quan hệ sau khi lời giới thiệu ban đầu đã kết thúc. Một quy trình sắp xếp có chủ đích sẽ giúp điều đó trở thành hiện thực.

Dù bạn đang chuẩn bị cho hội chợ thương mại tiếp theo, xây dựng mạng lưới địa phương hay phát triển một công ty từ con số không, nguyên tắc vẫn như nhau: ghi lại đúng chi tiết, lưu trữ theo cách có thể tìm kiếm và theo dõi khi mối liên hệ vẫn còn mới. Đó là cách để vài tấm danh thiếp biến thành động lực kinh doanh thực sự.