Нетворкинг іс-шараларынан кейін визиткаларды қалай реттеу керек

Нетворкинг іс-шаралары сізге бір бума визитка, бірнеше үмітті байланыс және кенеттен ретсіз болып көрінетін үстел қалдыруы мүмкін. Сол визиткалар үйіндісі мүмкіндікке айналады, бірақ тек оны пайдалы байланыс жүйесіне айналдырсаңыз ғана. Мақсат - келген әрбір визитканы жинай беру емес. Мақсат - дұрыс ақпаратты сақтау, оны тез сұрыптау және кейінгі байланыс орнатуды жеңілдету.

Егер сіз компания құрып жатсаңыз, әсіресе жаңа бизнес бастап жатсаңыз, бұл одан да маңызды. Құрылтайшылар конференцияларда, сауда палатасының іс-шараларында және салалық кездесулерде жиі заңгерлермен, бухгалтерлермен, кредиторлармен, әлеуетті серіктестермен, жеткізушілермен және қызмет көрсетушілермен танысады. Визиткаларды басқарудың қарапайым процесі уақыт үнемдеуге, кейінгі байланыстардың ұмытылмауына және желіңізге кімнің шынымен қажет екенін жақсырақ бағалауға көмектеседі.

Неліктен визиткалар әлі де маңызды

Цифрлық орта басым болса да, визиткалар контакт ақпаратын жылдам әрі ыңғайсыздықсыз алмасуға мүмкіндік беретіндіктен пайдалы болып қала береді. Сауда көрмесінде немесе нетворкинг таңғы асында сізге барлық деректерді бірден енгізуге уақыт болмауы мүмкін. Визитка адамның аты-жөнін, лауазымын, компаниясын және байланыс деректерін есте сақтаудың қарапайым тәсілі әрі кездесуді еске салатын физикалық белгі болады.

Мәселе іс-шарадан кейін басталады. Егер барлық визитканы бір жәшікке, сөмкеге немесе кіріс қалтасына салып, ешқашан қарамасаңыз, оның құны жойылады. Визиткалар байланысқа емес, қоқысқа айналады. Жақсырақ жұмыс процесі әр визитканы шешімге айналдырады: сақтау, санаттау, сканерлеу немесе алып тастау.

Алдымен бірден сұрыптаңыз

Визиткаларды өңдеудің ең жақсы уақыты - оларды алғаннан кейін бірден. Неғұрлым кешіктірсеңіз, кіммен қай жерде танысқаныңызды немесе оның неліктен маңызды болғанын ұмытып қалу ықтималдығы соғұрлым жоғары.

Әр визитка үшін мына үш жылдам сұрақты қойыңыз:

• Бұл адаммен қайта байланысамын ба?
• Бұл контактіні сақтауға нақты себеп бар ма?
• Кейін осы визитканы көрсем, онымен не істеу керегін білемін бе?

Егер жауап «жоқ» болса, визитканы тастаңыз. Ешқашан қолданбайтын байланыстардың үлкен үйіндісін сақтаудың қажеті жоқ. Шамадан тыс толған қағаз қорапқа қарағанда, шағын әрі жақсы ұйымдастырылған тізім әлдеқайда пайдалы.

Кездесу жаңа болған кезде контекст қосыңыз

Визитканың өзі - тек жартылай ақпарат. Оны сақтап қоймас бұрын, артына қысқаша жазба жазыңыз немесе цифрлық түрде белгі қосыңыз. Мыналарды енгізіңіз:

• Адаммен қай жерде танысқаныңыз
• Оның немен айналысатыны
• Сізге не үшін пайдалы болуы мүмкін екені
• Әңгіме барысында уәде етілген кез келген кейінгі әрекет
• Есте сақтауға тұрарлық жеке деталь

Мысалы, былай белгілеуге болады: «Даллас стартап конференциясында таныстым. Жаңа LLC үшін компанияны құру ресурстары бойынша таныстыру сұрайды. Келесі сейсенбіде хабарласу керек.» Осындай жазба визитканы нақты бизнес-байланысқа айналдырады.

Жұмыс процесіңізге сай сақтау жүйесін таңдаңыз

Визиткаларды сақтаудың бір ғана ең жақсы тәсілі жоқ. Дұрыс жүйе сіз қаншалықты көп визитка жинайтыныңызға және оларды қаншалықты жиі іздеу қажет болатынына байланысты.

1. Шағын көлем үшін қағаз түріндегі сақтау

Егер ай сайын аз ғана визитка алсаңыз, қарапайым физикалық жүйе жеткілікті болуы мүмкін. Картотека, индексті қорап немесе әліпбилік ретпен ұйымдастырылған Rolodex-тәрізді құрылғы қолданыңыз. Негізгі артықшылығы - қарапайымдылық. Бағдарламаны ашпай-ақ байланыстарды тез парақтап қарай аласыз.

Кемшілігі - іздеу икемділігінің төмендігі. Қағаз түріндегі сақтау, әсіресе адамның атын есіңізде сақтағанда, жақсы жұмыс істейді. Ал белгілі бір саладағы барлық бухгалтерлерді, бір іс-шарадан танысқан барлық жеткізушілерді немесе нақты жобаға қатысты барлық байланыстарды табу қажет болса, онша ыңғайлы емес.

2. Кеңеюге лайық цифрлық сақтау

Көптеген өсіп келе жатқан бизнес үшін цифрлық байланыс басқару - әлдеқайда күшті шешім. Электрондық кесте, CRM немесе байланыстарды басқару құралы арқылы сіз адам аты, компания, санат, іс-шара, орын немесе жазба бойынша іздей аласыз.

Мынадай тегтерді немесе санаттарды қолданыңыз:

• Заңгер
• Бухгалтер
• Банк
• Жеткізуші
• Ұсыным көзі
• Әлеуетті серіктес
• Инвестор
• Клиентке ықтимал жетек

Бұл тәсіл жәшікке толған бос визиткаларға қарағанда әлдеқайда көп бақылау береді. Сондай-ақ кейінгі байланыстарды жеңілдетеді, өйткені контактіні есте сақтауға емес, мақсаты бойынша сұрыптай аласыз.

3. Икемділік үшін аралас сақтау

Көптеген маман аралас жүйені қолданады: визитканы сканерлейді, контактіні цифрлық жүйеге енгізеді және ақпаратты тексеру қажет болуы мүмкін деген оймен қағаз нұсқасын қысқа уақыт сақтайды. Деректер жазылып, кейінгі байланыс аяқталған соң, қағаз визитканы әдетте алып тастауға болады.

Көлем мәселе бола бастаса, визитканы сканерлеңіз

Егер сіз көп іс-шараға қатыссаңыз, әр визитканы қолмен теру жалықтыруы мүмкін. Ондайда сканерлеу көмектеседі. Визитка сканерлері мен мобильді қосымшалар есімдерді, лауазымдарды, компанияларды, телефон нөмірлерін, электрондық пошталарды және мекенжайларды оқи алады.

Сканерлеу таза әрі стандартты визиткаларда жақсы жұмыс істейді. Ерекше қаріптері, күрделі дизайны, жылтыр беті немесе ерекше қағаз текстурасы бар визиткаларды қолмен түзету қажет болуы мүмкін. Сондықтан сканерлеуді уақыт үнемдейтін құрал ретінде қарастырған дұрыс, бірақ ол мұқият тексерудің толық баламасы емес.

Егер визитканы сканерлесеңіз, нәтижені қолданар алдында әрқашан тексеріңіз. Қате электрондық пошта немесе телефон нөмірі кейінгі байланыс әрекетін құртып жіберуі мүмкін.

Кейінгі байланыс жүйесін құрыңыз

Визиткаларды реттеу - тек бірінші қадам. Нақты нәтиже кейінгі байланыстан шығады.

Іс-шарадан кейін байланыстарды қарап, қайсысына әрекет керек екенін анықтаңыз. Қарапайым кейінгі байланыс процесі мынадай болуы мүмкін:

1. Ең маңызды контактілерді 24 сағат ішінде енгізіңіз.
2. Әңгіме әлі есіңізде тұрғанда жазбалар қосыңыз.
3. Контактілерді басымдық бойынша реттеңіз.
4. Бірнеше күн ішінде жеке хабарлама жіберіңіз.
5. Кейінірек қайта хабарласу қажет адамдар үшін еске салғыш қойыңыз.

Жақсы кейінгі хабарлама нақты болуы керек. Қай жерде танысқаныңызды, не талқылағаныңызды және келесі қадамды айтыңыз. Жалпы сипаттағы хабарламалар еленбей қалады. Жеке сипаттағы кейінгі байланыс визитка алмасуды іскерлік қатынасқа айналдырады.

Тек ат бойынша емес, мақсат бойынша да санаттаңыз

Көп адам контактілерді тек әліпбилік тәртіппен реттейді. Бұл сіз дәл кім іздеп тұрғаныңызды білгенде жұмыс істейді, бірақ функция бойынша іздеу керек болғанда тиімсіз.

Жақсырақ тәсіл - әр контактіні атымен қатар санат бойынша да сақтау. Компания құруға көмектескен CPA маманына бір уақытта «бухгалтер» және «стартап қолдауы» тегін беруге болады. Коммерциялық сақтандыру брокері «сақтандыру» және «жеткізуші» деп белгіленуі мүмкін.

Бұл құрылтайшылар мен шағын бизнес иелері үшін маңызды, өйткені сіздің желіңіз әр уақытта әртүрлі қажеттілікке қызмет етеді. Бүгін маңызды емес контакт келесі тоқсанда шешуші рөл атқаруы мүмкін.

Тек пайдалысын ғана сақтаңыз

Әр визитка сіздің жүйеңізде мәңгі тұруға лайық емес. Таңдаулы болыңыз.

Егер адам:

• Бизнесіңізге тікелей көмектесе алса
• Сізді құнды адаммен таныстырса
• Сізге қажет салада жұмыс істесе
• Әлеуетті серіктестік немесе клиентті білдірсе
• Жалғастыруға болатын әңгімені қолдаса

онда визитканы сақтаңыз.

Егер оның нақты қолданылуы болмаса, визитканы алып тастаңыз. Пайдасыз контактілерді жою тәртібі жүйеңізді ықшам әрі іздеуге жеңіл етеді.

Өзіңіздің визиткаңызды тиімдірек етіңіз

Егер сіз жиі іс-шараларға қатыссаңыз, өз визиткаңыз да қолдануға ыңғайлы болуы керек. Дизайнын таза ұстаңыз, лауазымыңызды дұрыс көрсетіңіз және байланыс деректеріңізді жаңартып отырыңыз. Анық визитка басқаларға сізбен кейін оңай хабарласуға көмектеседі.

Жаңа бизнес үшін визитканы брендіңізге және компания құру кезеңіне сәйкестендіру де пайдалы болуы мүмкін. Егер компанияны енді бастап жатсаңыз, лауазымыңыз, компания атауыңыз және байланыс деректеріңіз қазіргі құрылымыңызды көрсететініне көз жеткізіңіз. Мұндай сәйкестік шатасуды азайтады және сіздің ұйымшыл екеніңізді көрсетеді.

Жиі жіберілетін қателер

Тіпті жақсы карточка жүйесі де мынадай қателерге ұрынса, сәтсіздікке ұшырауы мүмкін:

• «Кейін керек болып қалар» деп барлық визитканы сақтау
• Ескертпе қосуды тым ұзаққа созу
• Есте сақтауға сеніп, кейінгі байланыс жазбаларын жүргізбеу
• Контактілерді іздеуге болмайтын түрде сақтау
• Қайталанған және ескірген ақпаратты елемеу
• Сканерлеуді тексерудің орнына қолдану

Шешімі қарапайым: тез сұрыптаңыз, анық белгілеңіз және әдейі кейін байланыс жасаңыз.

Бүгін қолдана алатын қарапайым жүйе

Егер арнайы бағдарламасыз жұмыс істейтін практикалық процесс керек болса, мына үш бөліктен тұратын әдісті қолданыңыз:

1. Іс-шарадан кейін 24 сағат ішінде визиткаларды қарап шығыңыз.
2. Контактілерді сақтауға болатын, күмәнді және алып тастауға болатын топтарға бөліңіз.
3. Сақталатындарын іздеуге болатын жүйеге жазбаларымен және тегтерімен енгізіңіз.

Осылайша қағаз үйіндісін пайдалы желіге айналдыра аласыз. Бизнесіңіз өскен сайын жүйені кейін кеңейтуге болады.

Қорытынды ой

Визиткалар оңай жиналатын болғандықтан құнды емес. Олар таныстық аяқталғаннан кейін қарым-қатынасты жалғастыруға көмектесетіндіктен құнды. Оларды ойластырылған түрде ұйымдастыру дәл осыны мүмкін етеді.

Келесі сауда көрмесіне дайындалып жатсаңыз да, жергілікті желі құрып жатсаңыз да, компанияңызды нөлден дамытып жатсаңыз да, негізгі қағида бір: дұрыс деректерді сақтаңыз, оларды іздеуге ыңғайлы түрде реттеңіз және байланыс әлі жылы кезде хабарласыңыз. Міне, дәл осылай бірнеше визитка шынайы бизнес серпінге айналады.