Как да създадете сдружение с нестопанска цел в Съединените щати: Ръководство стъпка по стъпка

Създаването на организация с нестопанска цел е решение, водено от мисия, което съчетава цел, планиране и съответствие с изискванията. Независимо дали искате да подкрепяте образование, здравеопазване, развитие на общността, изкуство, защита на животните или друга кауза в обществена полза, процесът е повече от просто подаване на формуляр. Успешната организация с нестопанска цел започва с ясна мисия, правилна правна структура, стабилно управление и ангажимент за спазване на изискванията във времето.

За много основатели най-трудната част не е ентусиазмът. Трудността е да превърнат този ентусиазъм в устойчива организация, която може да приема дарения, да изгражда доверие и да работи законно на щатско и федерално ниво. Това ръководство разглежда основните стъпки за създаване на организация с нестопанска цел в Съединените щати, включително учредяване, създаване на управителен съвет, вътрешни правила, данъчно освобождаване от IRS и текущо съответствие.

Какво е организация с нестопанска цел?

Организацията с нестопанска цел е структура, създадена да служи на обществена или взаимна полза, а не да разпределя печалба между собственици или акционери. Това не означава, че такава организация не може да генерира приходи. Може. Ключовата разлика е, че излишните средства трябва да се използват за напредване на мисията на организацията, а не да се изплащат като печалба.

Повечето хора използват термина организация с нестопанска цел като синоним на освободена от данъци организация, но двете не са напълно едно и също. Корпорацията с нестопанска цел се създава по щатско право. Данъчно освобождаване се предоставя от IRS по определен раздел от данъчния кодекс, например 501(c)(3). За да работят ефективно, повечето благотворителни организации с нестопанска цел се нуждаят и от двете.

Стъпка 1: Определете ясна мисия

Всяка силна организация с нестопанска цел започва с конкретна мисия. Неясната мисия затруднява набирането на средства, операциите и вземането на решения. Фокусирана мисия ви помага да обясните какъв проблем решавате, кого обслужвате и защо организацията ви съществува.

Преди да подадете каквито и да било документи, отговорете на следните въпроси:

• Каква нужда ще адресира вашата организация с нестопанска цел?
• Кой ще се възползва от работата ви?
• Какви програми или услуги ще предлагате?
• Как ще измервате успеха?
• Защо организацията с нестопанска цел е правилната структура за тази дейност?

Добрата мисия трябва да е кратка, практична и лесна за разбиране. Тя също така трябва да е достатъчно широка, за да позволява бъдещ растеж, без да става прекалено разпиляна.

Стъпка 2: Изберете правилната структура за организацията с нестопанска цел

Повечето благотворителни организации започват като корпорации с нестопанска цел. Тази структура предлага няколко предимства:

• Създава юридическо лице, отделно от основателите.
• Може да помогне за защита на основателите и директорите, когато организацията се управлява правилно.
• Това е стандартната структура за кандидатстване за федерално данъчно освобождаване.
• Може да улесни откриването на банкова сметка, подписването на договори и изграждането на доверие.

Ако организацията ви планира да кандидатства за статут 501(c)(3), учредяването по щатско право обикновено е първата важна правна стъпка. Съществуват и други видове организации с нестопанска цел, като социални клубове, професионални асоциации и застъпнически групи, но те следват различни правила и данъчни класификации.

Важно е да изберете структура, която съответства на вашата цел. Обществена благотворителна организация, частна фондация и взаимноизгодна организация с нестопанска цел може да изглеждат сходни на пръв поглед, но имат различни изисквания за управление и данъци.

Стъпка 3: Създайте учредителен борд

Организацията с нестопанска цел трябва да бъде управлявана от хора, които надзирават посоката и съответствието на организацията. Обикновено това означава борд на директорите.

При сформиране на борда търсете хора, които носят различни силни страни:

• Познаване на мисията
• Финансов надзор
• Правен или комплайънс опит
• Умения за набиране на средства
• Връзки с общността
• Оперативно лидерство

Бордът не трябва да е голям в началото, но трябва да бъде активен и независим. Директорите трябва да разбират своите задължения за грижа, лоялност и подчинение. На обикновен език това означава, че трябва да действат в най-добрия интерес на организацията, да избягват конфликти на интереси и да следват мисията и управляващите документи.

Основателите често допускат грешката да третират борда като формалност. В действителност бордът е в центъра на отчетността, вземането на решения и дългосрочната стабилност на организацията с нестопанска цел.

Стъпка 4: Учредете организацията с нестопанска цел във вашия щат

Учредяването дава на организацията ви правно съществуване по щатско право. Това обикновено включва подаване на учредителни документи към съответната служба за бизнес регистрации на щата.

Вашите учредителни документи обикновено включват:

• Името на организацията
• Целта на организацията с нестопанска цел
• Регистриран агент и адрес
• Име и адрес на учредителите
• Клауза за прекратяване
• Всякакъв задължителен текст за данъчно освобождаване

Ако планирате да кандидатствате за статут 501(c)(3), учредителните документи трябва да съдържат формулировки, които отговарят на изискванията на IRS. Това не е детайл, който трябва да се пропуска. Липсващи или неправилни клаузи могат да забавят данъчното освобождаване или да наложат по-късни изменения.

Преди да подадете документите, проверете наличността на името и изискванията за регистрация в щата. Всеки щат има свои правила, а някои изискват допълнителни регистрации в зависимост от вида дейност на организацията с нестопанска цел.

Стъпка 5: Създайте вътрешни правила и политики

Вътрешните правила са оперативните правила на организацията с нестопанска цел. Обикновено те не се подават към щата, но са съществен елемент от управлението.

Добре изготвените вътрешни правила трябва да обхващат:

• Размер и структура на борда
• Роли на длъжностните лица
• Процедури за срещи
• Правила за гласуване
• Мандати на директорите и длъжностните лица
• Комитети
• Процедури при конфликт на интереси
• Процедура за изменения

Политика за конфликт на интереси е особено важна. Тя помага да се гарантира, че членовете на борда и длъжностните лица разкриват отношения или интереси, които могат да повлияят на тяхната преценка. Тази политика често се очаква от сериозни дарители, банки и регулатори.

Други полезни вътрешни документи могат да включват:

• Политика за сигнализиране за нередности
• Политика за съхранение на документи
• Политика за приемане на дарения
• Политика за финансов контрол
• Политика за доброволци

Не е необходимо да имате всички политики още в първия ден, но трябва да имате рамка за управление, която отразява професионализъм и отчетност.

Стъпка 6: Получете EIN от IRS

Идентификационният номер на работодател, или EIN, е като федерален данъчен номер за вашата организация с нестопанска цел. Ще ви е необходим, за да откриете банкова сметка, да наемате служители, да подавате данъчни декларации и да извършвате много административни задачи.

EIN обикновено може да се получи безплатно директно от IRS. Дори ако организацията ви няма служители, обикновено пак ще ви трябва такъв номер.

Кандидатствайте за EIN след учредяването и преди откриването на финансови сметки. Юридическото име и данните за учредяване на организацията трябва да съвпадат във всички документи и записи.

Стъпка 7: Кандидатствайте за федерално данъчно освобождаване

Ако вашата организация с нестопанска цел е благотворителна, следващата важна стъпка е кандидатстване за данъчно освобождаване пред IRS, обикновено по раздел 501(c)(3).

За да завършите тази стъпка, обикновено ще са ви необходими:

• Правилно учредена корпорация с нестопанска цел
• Учредителни документи със задължителния текст
• Вътрешни правила
• Борд на директорите
• EIN
• Подробни финансови прогнози или финансова история
• Описание на програмите и дейностите

Заявлението към IRS изисква значителна информация за това как организацията ще функционира. Не е достатъчно само да заявите, че целта ви е благотворителна. Трябва да покажете как дейностите ви подпомагат тази цел и как ще бъдат използвани средствата ви.

Това подаване може да бъде една от най-отнемащите време части при стартирането на организация с нестопанска цел. Прецизната подготовка е важна, защото грешки или несъответствия могат да доведат до забавяния, допълнителни запитвания или неблагоприятна класификация.

Стъпка 8: Регистрирайте се за щатски и местни изисквания

Федералното данъчно освобождаване не удовлетворява автоматично всички изисквания на щатско ниво. В зависимост от това къде работите, вашата организация с нестопанска цел може да трябва да изпълни и щатски и местни регистрации.

Чести примери включват:

• Регистрация за набиране на благотворителни дарения в щата
• Освобождаване от данък върху продажбите и употребата
• Освобождаване от франчайз или данък върху доходите
• Регистрации като работодател, ако наемате персонал
• Местни бизнес лицензи или разрешителни

Ако организацията ви ще набира средства, особено онлайн или в различни щати, трябва да обърнете специално внимание на законите за благотворително набиране на средства. Тези правила варират значително и могат да се прилагат дори преди да започнете активното набиране на средства.

Стъпка 9: Изградете рано финансови системи

Организацията с нестопанска цел има нужда от повече от мисия и документи. Тя се нуждае от оперативна дисциплина.

Поне създайте следното:

• Отделна бизнес банкова сметка
• Базов счетоводен или bookkeeping софтуер
• Бюджет
• Система за проследяване на даренията
• Процедури за одобрение на разходи
• Съхранение на документи за протоколи от борда и подадени формуляри

Финансите на организацията с нестопанска цел трябва да са прозрачни и лесни за проследяване. Ясните записи подпомагат кандидатстването за грантове, надзора на борда, годишните декларации и доверието на дарителите.

Ако организацията ще получава дарения с ограничения, следете тези средства внимателно. Използвайте ги само за целта, определена от дарителя, освен ако ограничението не бъде официално отменено.

Стъпка 10: Създайте календар за съответствие

Стартирането на организацията с нестопанска цел е само началото. Спазването на изискванията е това, което защитава организацията във времето.

Вашият календар за съответствие може да включва:

• Годишни срокове за щатски отчети
• Информационни декларации към IRS
• Подновяване на регистрации за благотворително набиране на средства
• Заседания на борда
• Преглед на политики
• Подновяване на застраховки
• Срокове за заплати или данъци върху заетостта

Много организации с нестопанска цел имат проблеми не заради мисията си, а защото губят следите на повтарящите се задължения за съответствие. Прост календар и контролен списък на документи могат да предотвратят скъпи грешки.

Чести грешки, които да избягвате

Новите основатели често попадат в едни и същи предотвратими проблеми:

• Подаване на учредителни документи без текст, съвместим с изискванията на IRS
• Пропускане на вътрешни правила или използване на слаби шаблони
• Позволяване бордът да съществува само на хартия
• Смесване на лични и организационни средства
• Пропускане на регистрацията за щатските изисквания за набиране на средства
• Кандидатстване за данъчно освобождаване преди организацията да е правилно структурирана
• Подценяване на времето, необходимо за съответствие и счетоводство

Тези грешки могат да забавят одобрението, да създадат правен риск или да навредят на доверието на дарителите. Отделянето на време за правилно първоначално настройване на организацията обикновено е далеч по-евтино от по-късното коригиране на проблеми.

Кога да потърсите помощ

Може да успеете да се справите сами с някои от началните задачи, но външна помощ е ценна, когато:

• Трябва да стартирате бързо
• Вашият щат има сложни изисквания за подаване
• Искате да намалите риска от грешки в подаването към IRS или щата
• Управлявате няколко основатели или заинтересовани страни
• Нуждаете се от помощ за текущо съответствие след учредяването

Професионалната подкрепа може да помогне на основателите да преминат от идея към действаща организация с нестопанска цел с по-малко забавяния и по-малко грешки. Zenind помага на основателите да се справят с учредяване на юридически лица и задачи по съответствие чрез ясен и организиран процес, за да могат те да се съсредоточат върху мисията си.

Заключителни мисли

Създаването на организация с нестопанска цел в Съединените щати изисква повече от добри намерения. Изисква силна мисия, правилно учредяване, обмислено управление, добре подготвено заявление към IRS и план за текущо съответствие.

Ако разглеждате старта като началото на оперативна система, а не като еднократно подаване, ще изградите по-силна организация от самото начало. С правилната структура вашата организация с нестопанска цел може да се съсредоточи върху най-важното: да служи на общността и да развива своята мисия.