Грешка в EIN на IRS или грешен EIN? Как да поправите проблеми с референтен номер

Получаването на EIN трябва да бъде бърза важна стъпка, а не пречка. Но когато онлайн заявлението на IRS отхвърли искането ви, върне референтен номер или изглежда, че е присвоило грешна информация, може да е трудно да се разбере какво точно е станало. В много случаи проблемът не е истински „грешен EIN“. По-скоро става дума за несъответствие в заявлението, дублиран опит, забавяне или проблем с данните на юридическото лице, които сте въвели.

Това ръководство обяснява какво е EIN, защо заявленията до IRS се блокират, как да коригирате често срещани грешки и кога да подадете ново заявление вместо да преминете към Формуляр SS-4.

Какво представлява EIN

Employer Identification Number, или EIN, е деветцифрен федерален данъчен идентификатор, който IRS присвоява на бизнес структури и някои други организации. Той се използва за данъчно отчитане, заплати, банкови операции и други бизнес действия, изискващи федерален идентификатор.

Обикновено имате нужда от EIN, ако учредявате или управлявате:

• LLC
• Корпорация
• Партньорство
• Тръст или наследствено имущество в някои ситуации
• Нестопанска или освободена от данъци организация
• Бизнес, който наема служители или открива бизнес банкова сметка

IRS предлага онлайн заявление за EIN за отговарящи на условията кандидати, а също така приема Формуляр SS-4 по факс или по пощата. Ако основното ви място на стопанска дейност е извън Съединените щати, онлайн инструментът по правило не е правилният вариант.

Защо заявленията за EIN се провалят

Повечето проблеми с EIN се свеждат до един от няколко проблема. Някои се поправят лесно. Други изискват ново заявление или различен начин на подаване.

1. Юридическото лице още не е учредено

Ако създавате юридическо лице, IRS очаква бизнесът първо да бъде учреден пред щата. Ако подаването към щата още е в процес на обработка, заявлението за EIN може да се забави или отхвърли.

2. Данните за отговорното лице не съвпадат

Онлайн заявлението използва идентификационните данни на отговорното лице, за да провери искането. Ако името, данъчният идентификатор или данните на юридическото лице не съвпадат с записите на IRS или с логиката на заявлението, искането може да се провали.

3. Вече сте кандидатствали днес

Онлайн инструментът за EIN на IRS ограничава кандидатите до едно заявление за EIN на ден за всяко отговорно лице. Ако опитате отново твърде скоро, системата може да ви блокира.

4. Бизнес данните са несъвместими

Противоречия между вида на юридическото лице, щата на учредяване, собствеността или пощенските данни могат да причинят проблеми. Често срещан пример е избор на грешен вид юридическо лице или въвеждане на фирмено име, което не съвпада с документите за учредяване.

5. Сесията е изтекла

Онлайн заявлението на IRS трябва да бъде завършено в една сесия. Ако оставите инструмента неактивен твърде дълго, може да се наложи да започнете отначало.

6. Използван е грешен начин на подаване

Ако вашият бизнес е извън САЩ или не отговаряте на условията за онлайн инструмента, може да се наложи да подадете по телефон, факс или поща.

Какво обикновено означава „грешен EIN“

На практика хората използват „грешен EIN“, за да опишат няколко различни ситуации:

• IRS е отхвърлила заявлението и е дала референтен номер
• Писмото за EIN показва грешни бизнес данни
• EIN е издаден за друго юридическо лице, а не за предвиденото
• Данните за отговорното лице са въведени неправилно
• Бизнесът се е променил и записът на EIN трябва да бъде актуализиран

Тези ситуации невинаги означават, че ви трябва изцяло нов EIN. Понякога решението е просто да коригирате основния бизнес запис, а в други случаи трябва да подадете ново заявление или да се свържете с IRS.

Как да поправите често срещани грешки с EIN

Ако IRS отхвърли онлайн заявлението

Започнете, като прегледате въведената информация ред по ред:

• Официално име на бизнеса
• Търговско име, ако има такова
• Вид юридическо лице
• Щат и дата на учредяване
• Име и данъчен идентификатор на отговорното лице
• Бизнес адрес и адрес за кореспонденция

Ако нещо не съвпада с документа за учредяване или с вашата собственост, коригирайте го, преди да опитате отново.

Ако вече сте подали заявление днес

Изчакайте до следващия ден, преди да подадете отново. Повторението на същото искане веднага обикновено не помага и може да създаде още повече объркване.

Ако бизнесът още не е учреден

Първо завършете учредяването в щата. След това подайте заявлението за EIN, след като юридическото лице вече съществува законно.

Ако сте избрали грешен вид юридическо лице

Спрете и проверете структурата, преди да подадете отново. LLC, облагано като disregarded entity, не е същото като корпорация или партньорство за целите на EIN.

Ако потвърждаващото писмо показва неверни данни

Първо определете дали IRS е издала EIN на правилното юридическо лице, но с административна грешка, или самото заявление е описвало грешния бизнес. Това са различни ситуации.

Ако бизнес записът се е променил след издаването на EIN, IRS може да изиска актуализация, например подаване за промяна на бизнес информацията. Ако самият EIN принадлежи на грешното юридическо лице, може да се наложи да говорите с IRS или да подадете ново искане.

Ако онлайн системата не е достъпна за вас

Използвайте алтернативните начини за подаване, посочени от IRS. Формуляр SS-4 може да се изпрати по факс или по пощата, а някои кандидати трябва да използват именно тези канали вместо онлайн инструмента.

Кога да подадете отново и кога не

Ново подаване е разумно, когато:

• Откриете печатна грешка в първото подаване
• Първото искане е изтекло преди да бъде завършено
• Вече разполагате с правилната информация за учредяването в щата
• Били сте блокирани от временен онлайн проблем и имате право да опитате отново

Не подавайте отново веднага, когато:

• Същото отговорно лице вече е подало заявление същия ден
• Юридическото лице още не е учредено
• Все още не сте сигурни кой вид юридическо лице трябва да получи EIN
• Първо трябва да коригирате по-дълбок проблем с бизнес записа

Ако не сте сигурни, спрете и проверете документите за учредяване, преди да опитате отново. Второ грешно заявление може да забави процеса още повече.

Как да използвате Формуляр SS-4

Формуляр SS-4 е хартиеното заявление за EIN. Полезен е, когато онлайн вариантът не е достъпен или когато IRS ви насочва да подадете по факс или по пощата.

Подаденият без грешки SS-4 трябва да съвпада точно с документите за учредяване:

• Официално име на юридическото лице
• Търговско име, ако се използва
• Пощенски адрес
• Основен адрес на дейността
• Вид юридическо лице
• Основание за подаване
• Данни за отговорното лице

Преди да изпратите SS-4, потвърдете, че името на компанията и данните за собствеността вече са окончателни. Малките несъответствия са един от най-бързите начини за забавяне.

Какво да направите след като получите EIN

След като IRS издаде номера, третирайте го като постоянен бизнес идентификатор, освен ако структурата ви не се промени по начин, който изисква нов EIN съгласно правилата на IRS.

След получаването му трябва да:

• Запазите потвърждаващото писмо за EIN
• Отворите бизнес банкова сметка
• Настроите заплати и данъчни сметки, ако е необходимо
• Актуализирате счетоводните си записи
• Поддържате документите за учредяване съгласувани със записа за EIN

Ако по-късно се промени бизнес адресът или отговорното лице, IRS може да изиска отделно подаване за актуализация. Не приемайте, че записът за EIN се обновява автоматично.

Как Zenind помага за поддържане на процеса за EIN чист и подреден

Много забавяния при EIN започват много преди заявлението до IRS. Основният проблем често е запис за учредяване, който е непълен, несъгласуван или все още не е окончателно завършен.

Zenind помага на основателите да останат организирани, като поддържа процеса по учредяване структуриран и ясен. Това е важно, защото чистият запис за учредяване прави заявлението за EIN много по-лесно за правилно попълване от първия път.

С Zenind можете да поддържате ключовите данни съгласувани между:

• Учредяването на юридическото лице
• Регистрирания агент и документите за съответствие
• Информацията за собственост и отговорно лице
• Бизнес документите, необходими за банково обслужване и данъчна регистрация

Когато данните на юридическото лице са точни от самото начало, процесът за EIN е по-малко вероятно да се забави заради избегваеми грешки.

Бърз контролен списък за грешки с EIN

Използвайте това, преди да подадете отново:

• Юридическото лице е законно учредено
• Официалното име съвпада със записа в щата
• Видът на юридическото лице е правилен
• Данните за отговорното лице са точни
• Не сте подавали вече днес за същото отговорно лице
• Бизнес адресът е правилен
• Използвате правилния начин на подаване за вашата ситуация

Ако можете да отметнете всички точки по-горе, следващият ви опит за подаване е много по-вероятно да бъде успешен.

Заключение

Грешка в EIN на IRS не означава непременно, че нещо сериозно е наред. Повечето проблеми идват от несъответстващи данни, дублирани подавания, непълни записи за учредяване или използване на грешен начин на подаване. Най-бързият начин да се реши проблемът е първо да проверите юридическото лице, да съпоставите всяка подробност с документите за учредяване и да изберете правилния път за подаване към IRS.

Ако искате по-гладка настройка от учредяването до EIN, използвайте процес, който поддържа бизнес записите ви организирани, преди да подадете. Това често е разликата между бързо одобрение и разочароващ кръг от корекции.