Σφάλμα EIN της IRS ή λάθος EIN; Πώς να διορθώσετε προβλήματα με αριθμό αναφοράς

Η απόκτηση ενός EIN θα έπρεπε να είναι ένα γρήγορο ορόσημο, όχι ένα εμπόδιο. Όταν όμως η ηλεκτρονική αίτηση της IRS απορρίπτει το αίτημά σας, επιστρέφει έναν αριθμό αναφοράς ή φαίνεται να εκδίδει λάθος στοιχεία, μπορεί να είναι δύσκολο να καταλάβετε τι ακριβώς πήγε στραβά. Σε πολλές περιπτώσεις, το πρόβλημα δεν είναι πραγματικά ένα «λάθος EIN». Είναι ασυμφωνία στην αίτηση, διπλή προσπάθεια υποβολής, ζήτημα χρονισμού ή πρόβλημα με τα στοιχεία της οντότητας που καταχωρίσατε.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι είναι ένα EIN, γιατί οι αιτήσεις στην IRS κολλάνε, πώς να διορθώσετε συνηθισμένα λάθη και πότε να υποβάλετε ξανά αίτηση έναντι του πότε να περάσετε στο Έντυπο SS-4.

Τι είναι ένα EIN

Το Employer Identification Number, ή EIN, είναι ένας εννιαψήφιος ομοσπονδιακός φορολογικός αριθμός που αποδίδεται από την IRS σε επιχειρηματικές οντότητες και ορισμένους άλλους οργανισμούς. Χρησιμοποιείται για φορολογική αναφορά, μισθοδοσία, τραπεζικές συναλλαγές και άλλες επιχειρηματικές ενέργειες που απαιτούν ομοσπονδιακό αναγνωριστικό.

Συνήθως χρειάζεστε EIN αν ιδρύετε ή λειτουργείτε μια:

• LLC
• Corporation
• Partnership
• Trust ή estate σε ορισμένες περιπτώσεις
• Μη κερδοσκοπικό ή απαλλασσόμενο από φόρο οργανισμό
• Επιχείρηση που προσλαμβάνει εργαζομένους ή ανοίγει επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό

Η IRS παρέχει ηλεκτρονική αίτηση EIN για επιλέξιμους αιτούντες και δέχεται επίσης το Έντυπο SS-4 μέσω φαξ ή ταχυδρομείου. Αν η κύρια έδρα της επιχείρησής σας βρίσκεται εκτός των Ηνωμένων Πολιτειών, το ηλεκτρονικό εργαλείο συνήθως δεν είναι η σωστή επιλογή.

Γιατί αποτυγχάνουν οι αιτήσεις EIN

Τα περισσότερα προβλήματα με το EIN καταλήγουν σε μία από λίγες αιτίες. Ορισμένες διορθώνονται εύκολα. Άλλες απαιτούν νέα αίτηση ή διαφορετική μέθοδο υποβολής.

1. Η οντότητα δεν έχει ακόμη συσταθεί

Αν δημιουργείτε νομική οντότητα, η IRS αναμένει να έχει συσταθεί πρώτα η επιχείρηση στο κράτος. Αν η κρατική καταχώριση εκκρεμεί, η αίτηση EIN μπορεί να καθυστερήσει ή να απορριφθεί.

2. Τα στοιχεία του υπεύθυνου μέρους δεν ταιριάζουν

Η ηλεκτρονική αίτηση χρησιμοποιεί τα αναγνωριστικά στοιχεία του υπεύθυνου μέρους για να επιβεβαιώσει το αίτημα. Αν το όνομα, ο φορολογικός αριθμός ή τα στοιχεία της οντότητας δεν συμφωνούν με τα αρχεία της IRS ή με τη λογική της αίτησης, το αίτημα μπορεί να αποτύχει.

3. Έχετε ήδη υποβάλει αίτηση σήμερα

Το ηλεκτρονικό εργαλείο EIN της IRS περιορίζει τους αιτούντες σε μία αίτηση ανά υπεύθυνο μέρος ανά ημέρα. Αν προσπαθήσετε ξανά πολύ σύντομα, το σύστημα μπορεί να σας μπλοκάρει.

4. Τα στοιχεία της επιχείρησης είναι ασυνεπή

Ασυμφωνίες μεταξύ του τύπου οντότητας, της πολιτείας σύστασης, της δομής ιδιοκτησίας ή των στοιχείων αλληλογραφίας μπορούν να προκαλέσουν προβλήματα. Ένα συνηθισμένο παράδειγμα είναι η επιλογή λάθος τύπου οντότητας ή η καταχώριση επωνυμίας επιχείρησης που δεν ταιριάζει με τα στοιχεία σύστασης.

5. Η συνεδρία έληξε

Η ηλεκτρονική αίτηση της IRS πρέπει να ολοκληρωθεί σε μία συνεδρία. Αν αφήσετε το εργαλείο αδρανές για πολλή ώρα, ίσως χρειαστεί να ξεκινήσετε από την αρχή.

6. Χρησιμοποιήθηκε λάθος μέθοδος υποβολής

Αν η επιχείρησή σας βρίσκεται εκτός ΗΠΑ ή δεν πληροίτε τις προϋποθέσεις για το ηλεκτρονικό εργαλείο, ίσως χρειαστεί να υποβάλετε με τηλέφωνο, φαξ ή ταχυδρομείο.

Τι συνήθως σημαίνει «λάθος EIN»

Στην πράξη, οι άνθρωποι χρησιμοποιούν τον όρο «λάθος EIN» για να περιγράψουν διάφορες διαφορετικές καταστάσεις:

• Η IRS απέρριψε την αίτηση και έδωσε αριθμό αναφοράς
• Η επιστολή EIN εμφανίζει λάθος στοιχεία επιχείρησης
• Το EIN εκδόθηκε για διαφορετική οντότητα από αυτήν που προοριζόταν
• Τα στοιχεία του υπεύθυνου μέρους καταχωρίστηκαν λανθασμένα
• Η επιχείρηση έχει αλλάξει και το αρχείο EIN χρειάζεται ενημέρωση

Αυτές οι καταστάσεις δεν σημαίνουν πάντα ότι χρειάζεστε νέο EIN. Μερικές φορές η λύση είναι απλώς να διορθωθεί το υποκείμενο αρχείο της επιχείρησης, ενώ σε άλλες περιπτώσεις χρειάζεται νέα αίτηση ή επικοινωνία με την IRS.

Πώς να διορθώσετε συνηθισμένα σφάλματα EIN

Αν η IRS απορρίψει την ηλεκτρονική αίτηση

Ξεκινήστε ελέγχοντας τα στοιχεία που καταχωρίσατε γραμμή προς γραμμή:

• Επωνυμία της επιχείρησης όπως αναγράφεται νομικά
• Εμπορική επωνυμία, αν υπάρχει
• Τύπος οντότητας
• Πολιτεία και ημερομηνία σύστασης
• Όνομα και ΑΦΜ του υπεύθυνου μέρους
• Διεύθυνση επιχείρησης και ταχυδρομική διεύθυνση

Αν κάτι δεν συμφωνεί με το αρχείο σύστασης της πολιτείας ή με τη δομή ιδιοκτησίας σας, διορθώστε το πριν προσπαθήσετε ξανά.

Αν έχετε ήδη υποβάλει αίτηση σήμερα

Περιμένετε μέχρι την επόμενη ημέρα πριν υποβάλετε ξανά. Η άμεση επανάληψη της ίδιας αίτησης συνήθως δεν βοηθά και μπορεί να δημιουργήσει περισσότερη σύγχυση.

Αν η επιχείρηση δεν έχει ακόμη συσταθεί

Ολοκληρώστε πρώτα τη σύσταση στην πολιτεία. Στη συνέχεια υποβάλετε την αίτηση EIN αφού η οντότητα υπάρχει νομικά.

Αν χρησιμοποιήσατε λάθος τύπο οντότητας

Σταματήστε και επιβεβαιώστε τη δομή πριν υποβάλετε ξανά. Μια LLC που φορολογείται ως disregarded entity δεν είναι το ίδιο πράγμα με corporation ή partnership για σκοπούς EIN.

Αν η επιστολή επιβεβαίωσης εμφανίζει λανθασμένα στοιχεία

Πρώτα προσδιορίστε αν η IRS εξέδωσε το EIN στη σωστή νομική οντότητα αλλά με διοικητικό σφάλμα ή αν η ίδια η αίτηση περιέγραφε λάθος επιχείρηση. Πρόκειται για διαφορετικές καταστάσεις.

Αν το αρχείο της επιχείρησης έχει αλλάξει μετά την έκδοση του EIN, η IRS μπορεί να απαιτήσει ενημέρωση, όπως υποβολή για αλλαγή επιχειρηματικών στοιχείων. Αν το ίδιο το EIN ανήκει στη λάθος οντότητα, ίσως χρειαστεί να μιλήσετε με την IRS ή να υποβάλετε νέο αίτημα.

Αν το ηλεκτρονικό σύστημα δεν είναι διαθέσιμο για εσάς

Χρησιμοποιήστε τις εναλλακτικές μεθόδους υποβολής που αναφέρει η IRS. Το Έντυπο SS-4 μπορεί να σταλεί με φαξ ή ταχυδρομείο και ορισμένοι αιτούντες πρέπει να χρησιμοποιήσουν αυτές τις οδούς αντί για το ηλεκτρονικό εργαλείο.

Πότε να υποβάλετε ξανά και πότε όχι

Μια νέα υποβολή είναι λογική όταν:

• Βρήκατε τυπογραφικό λάθος στην πρώτη υποβολή
• Το πρώτο αίτημα έληξε πριν ολοκληρωθεί
• Έχετε πλέον τα σωστά στοιχεία κρατικής σύστασης
• Μπλοκαριστήκατε από προσωρινό πρόβλημα του συστήματος και είστε επιλέξιμοι να δοκιμάσετε ξανά

Μην υποβάλετε ξανά αμέσως όταν:

• Το ίδιο υπεύθυνο μέρος έχει ήδη υποβάλει αίτηση την ίδια ημέρα
• Η νομική οντότητα δεν έχει ακόμη συσταθεί
• Δεν είστε ακόμη βέβαιοι ποιος τύπος οντότητας πρέπει να λάβει το EIN
• Πρέπει πρώτα να διορθώσετε ένα βαθύτερο ζήτημα στο αρχείο της επιχείρησης

Αν δεν είστε βέβαιοι, κάντε παύση και επαληθεύστε τα έγγραφα σύστασης πριν προσπαθήσετε ξανά. Μια δεύτερη λανθασμένη αίτηση μπορεί να καθυστερήσει περισσότερο τη διαδικασία.

Πώς να χρησιμοποιήσετε το Έντυπο SS-4

Το Έντυπο SS-4 είναι η έντυπη αίτηση για EIN. Είναι χρήσιμο όταν η ηλεκτρονική οδός δεν είναι διαθέσιμη ή όταν η IRS σας κατευθύνει να υποβάλετε με φαξ ή ταχυδρομείο.

Μια σωστή υποβολή SS-4 πρέπει να ταιριάζει ακριβώς με τα αρχεία σύστασής σας:

• Νομική επωνυμία της οντότητας
• Εμπορική επωνυμία, αν χρησιμοποιείται
• Ταχυδρομική διεύθυνση
• Κύρια διεύθυνση επιχείρησης
• Τύπος οντότητας
• Αιτία υποβολής
• Στοιχεία υπεύθυνου μέρους

Πριν στείλετε το SS-4, επιβεβαιώστε ότι η επωνυμία της εταιρείας και τα στοιχεία ιδιοκτησίας είναι ήδη οριστικά. Μικρές ασυμφωνίες είναι από τους πιο γρήγορους τρόπους για να δημιουργηθούν καθυστερήσεις.

Τι να κάνετε αφού λάβετε το EIN

Μόλις η IRS εκδώσει τον αριθμό, αντιμετωπίστε τον ως μόνιμο αναγνωριστικό της επιχείρησης, εκτός αν η δομή σας αλλάξει με τρόπο που απαιτεί νέο EIN σύμφωνα με τους κανόνες της IRS.

Μετά την παραλαβή, θα πρέπει να:

• Αποθηκεύσετε την επιστολή επιβεβαίωσης EIN
• Ανοίξετε τον επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό
• Ρυθμίσετε μισθοδοσία και φορολογικούς λογαριασμούς, αν χρειάζεται
• Ενημερώσετε τα λογιστικά σας αρχεία
• Διατηρήσετε τα έγγραφα σύστασης σε συμφωνία με το αρχείο EIN

Αν η διεύθυνση της επιχείρησης ή το υπεύθυνο μέρος αλλάξει αργότερα, η IRS μπορεί να απαιτήσει ξεχωριστή δήλωση ενημέρωσης. Μην υποθέτετε ότι το αρχείο EIN ενημερώνεται αυτόματα.

Πώς βοηθά το Zenind να διατηρείται καθαρή η διαδικασία EIN

Πολλές καθυστερήσεις στο EIN ξεκινούν πολύ πριν από την αίτηση στην IRS. Η βασική αιτία είναι συχνά ένα αρχείο σύστασης που είναι ελλιπές, ασυνεπές ή δεν έχει ακόμη οριστικοποιηθεί.

Το Zenind βοηθά τους ιδρυτές να παραμένουν οργανωμένοι, διατηρώντας τη ροή σύστασης της επιχείρησης δομημένη και ξεκάθαρη. Αυτό είναι σημαντικό, επειδή ένα καθαρό αρχείο σύστασης κάνει την αίτηση EIN πολύ πιο εύκολη να συμπληρωθεί σωστά από την πρώτη φορά.

Με το Zenind, μπορείτε να διατηρείτε τα βασικά στοιχεία ευθυγραμμισμένα σε:

• Σύσταση οντότητας
• Καταγραφή registered agent και συμμόρφωσης
• Πληροφορίες ιδιοκτησίας και υπεύθυνου μέρους
• Επιχειρηματικά έγγραφα που χρειάζονται για τραπεζική και φορολογική εγκατάσταση

Όταν τα στοιχεία της οντότητας είναι σωστά από την αρχή, η διαδικασία EIN είναι λιγότερο πιθανό να κολλήσει σε αποτρέψιμα λάθη.

Γρήγορη λίστα ελέγχου για σφάλματα EIN

Χρησιμοποιήστε την πριν υποβάλετε ξανά:

• Η οντότητα έχει συσταθεί νόμιμα
• Η νομική επωνυμία ταιριάζει με το κρατικό αρχείο
• Ο τύπος οντότητας είναι σωστός
• Τα στοιχεία του υπεύθυνου μέρους είναι ακριβή
• Δεν έχετε ήδη υποβάλει σήμερα για το ίδιο υπεύθυνο μέρος
• Η διεύθυνση της επιχείρησης είναι σωστή
• Χρησιμοποιείτε τη σωστή μέθοδο υποβολής για την περίπτωσή σας

Αν μπορείτε να επιβεβαιώσετε κάθε παραπάνω σημείο, η επόμενη προσπάθεια υποβολής σας είναι πολύ πιο πιθανό να πετύχει.

Τελικό συμπέρασμα

Ένα σφάλμα EIN της IRS δεν σημαίνει πάντα ότι κάτι πάει σοβαρά στραβά. Τα περισσότερα προβλήματα προκύπτουν από ασύμφωνες λεπτομέρειες, διπλές υποβολές, ελλιπή αρχεία σύστασης ή χρήση λάθος μεθόδου υποβολής. Ο ταχύτερος τρόπος για να το διορθώσετε είναι να επαληθεύσετε πρώτα την οντότητα, να ταιριάξετε κάθε στοιχείο με τα έγγραφα σύστασής σας και να επιλέξετε τη σωστή οδό υποβολής προς την IRS.

Αν θέλετε μια πιο ομαλή διαδικασία από τη σύσταση έως το EIN, χρησιμοποιήστε μια ροή που διατηρεί τα επιχειρηματικά σας αρχεία οργανωμένα πριν υποβάλετε αίτηση. Αυτό είναι συχνά η διαφορά ανάμεσα σε μια γρήγορη έγκριση και σε μια απογοητευτική σειρά διορθώσεων.