Erro no EIN do IRS ou EIN incorreto? Como resolver problemas com números de referência

Obter um EIN deve ser uma etapa rápida, não um obstáculo. Mas quando o pedido online do IRS rejeita a sua solicitação, devolve um número de referência ou parece atribuir informações incorretas, pode ser difícil perceber o que correu mal. Em muitos casos, o problema não é, na verdade, um “EIN incorreto”. Trata-se de uma incompatibilidade no pedido, uma tentativa duplicada, uma questão de timing ou um problema com os dados da entidade que introduziu.

Este guia explica o que é um EIN, porque é que os pedidos ao IRS ficam bloqueados, como corrigir erros comuns e quando deve voltar a apresentar o pedido ou mudar para o Formulário SS-4.

O que é um EIN

Um Employer Identification Number, ou EIN, é um número federal de identificação fiscal de nove dígitos atribuído pelo IRS a entidades empresariais e a certas outras organizações. É utilizado para declarações fiscais, processamento salarial, operações bancárias e outros atos empresariais que exigem um identificador federal.

Normalmente, precisa de um EIN se estiver a constituir ou a operar uma:

• LLC
• Sociedade anónima
• Parceria
• Trust ou herança indivisa em algumas situações
• Organização sem fins lucrativos ou isenta de impostos
• Empresa que contrata trabalhadores ou abre uma conta bancária empresarial

O IRS disponibiliza um pedido online de EIN para candidatos elegíveis e também aceita o Formulário SS-4 por fax ou correio. Se o principal local de atividade da sua empresa estiver fora dos Estados Unidos, a ferramenta online geralmente não é o caminho adequado.

Porque falham os pedidos de EIN

A maioria dos problemas com EIN resume-se a alguns motivos. Alguns são fáceis de corrigir. Outros exigem um novo pedido ou um método de apresentação diferente.

1. A entidade ainda não foi constituída

Se estiver a criar uma entidade legal, o IRS espera que a empresa seja primeiro constituída junto do estado. Se o registo estadual ainda estiver pendente, o pedido de EIN pode ser atrasado ou rejeitado.

2. As informações da parte responsável não correspondem

O pedido online utiliza as informações de identificação da parte responsável para verificar a solicitação. Se o nome, o número de contribuinte ou os dados da entidade não coincidirem com os registos do IRS ou com a lógica do pedido, a solicitação pode falhar.

3. Já apresentou um pedido hoje

A ferramenta online de EIN do IRS limita os candidatos a um pedido de EIN por parte responsável por dia. Se tentar novamente demasiado cedo, o sistema pode bloqueá-lo.

4. Os dados da empresa são inconsistentes

Conflitos entre o tipo de entidade, o estado de constituição, a estrutura de propriedade ou os dados postais podem desencadear problemas. Um exemplo comum é selecionar o tipo de entidade errado ou introduzir um nome empresarial que não corresponde aos registos de constituição.

5. A sessão expirou

O pedido online do IRS deve ser concluído numa única sessão. Se deixar a ferramenta inativa durante demasiado tempo, poderá ter de começar de novo.

6. Foi utilizado o método de apresentação errado

Se a sua empresa estiver fora dos EUA ou se não for elegível para a ferramenta online, poderá ter de apresentar o pedido por telefone, fax ou correio.

O que “EIN incorreto” geralmente significa

Na prática, as pessoas usam “EIN incorreto” para descrever várias situações diferentes:

• O IRS rejeitou o pedido e atribuiu um número de referência
• A carta do EIN mostra dados empresariais incorretos
• O EIN foi emitido para uma entidade diferente da pretendida
• Os dados da parte responsável foram introduzidos incorretamente
• A empresa mudou e o registo do EIN precisa de ser atualizado

Essas situações nem sempre significam que precisa de um EIN totalmente novo. Por vezes, a solução é simplesmente corrigir o registo empresarial subjacente; noutros casos, é necessário voltar a apresentar o pedido ou contactar o IRS.

Como corrigir erros comuns de EIN

Se o IRS rejeitar o pedido online

Comece por rever, linha a linha, as informações que introduziu:

• Nome legal da empresa
• Nome comercial, se existir
• Tipo de entidade
• Estado e data de constituição
• Nome da parte responsável e número de identificação fiscal
• Morada da empresa e morada postal

Se algum dado for inconsistente com o registo de constituição estadual ou com a sua estrutura de propriedade, corrija-o antes de tentar novamente.

Se já apresentou um pedido hoje

Aguarde até ao dia seguinte antes de voltar a apresentar o pedido. Repetir imediatamente a mesma solicitação geralmente não ajuda e pode criar mais confusão.

Se a empresa ainda não foi constituída

Conclua primeiro a constituição junto do estado. Depois, apresente o pedido de EIN quando a entidade já existir legalmente.

Se utilizou o tipo de entidade errado

Pare e confirme a estrutura antes de apresentar novo pedido. Uma LLC tributada como entidade desconsiderada não é o mesmo que uma sociedade anónima ou parceria para efeitos de EIN.

Se a carta de confirmação mostrar dados incorretos

Primeiro, determine se o IRS emitiu o EIN para a entidade legal correta mas com um erro administrativo, ou se o próprio pedido descreveu a empresa errada. São situações diferentes.

Se o registo da empresa tiver mudado depois da emissão do EIN, o IRS pode exigir uma atualização, como uma comunicação de alteração de informações empresariais. Se o EIN pertencer à entidade errada, poderá ter de falar com o IRS ou apresentar um novo pedido.

Se o sistema online não estiver disponível para si

Use os métodos alternativos de apresentação indicados pelo IRS. O Formulário SS-4 pode ser enviado por fax ou correio, e alguns candidatos têm de utilizar esses meios em vez da ferramenta online.

Quando voltar a apresentar o pedido e quando não o fazer

Uma nova apresentação é razoável quando:

• Encontrou um erro tipográfico na primeira submissão
• O primeiro pedido expirou antes de ser concluído
• Agora tem as informações corretas do registo estadual
• Foi bloqueado por um problema online temporário e é elegível para tentar novamente

Não volte a apresentar o pedido imediatamente quando:

• A mesma parte responsável já apresentou um pedido nesse dia
• A entidade legal ainda não foi constituída
• Ainda não tem a certeza de que tipo de entidade deve receber o EIN
• Precisa primeiro de corrigir um problema mais profundo no registo empresarial

Se tiver dúvidas, pare e verifique os documentos de constituição antes de tentar novamente. Um segundo pedido incorreto pode atrasar ainda mais o processo.

Como utilizar o Formulário SS-4

O Formulário SS-4 é o pedido em papel para obter um EIN. É útil quando a via online não está disponível ou quando o IRS o orienta a apresentar por fax ou correio.

Uma submissão SS-4 correta deve corresponder exatamente aos seus registos de constituição:

• Nome legal da entidade
• Nome comercial, se utilizado
• Morada postal
• Morada principal da empresa
• Tipo de entidade
• Motivo do pedido
• Dados da parte responsável

Antes de enviar o SS-4, confirme que o nome da empresa e os dados de propriedade já estão definidos. Pequenas incompatibilidades são uma das formas mais rápidas de criar atrasos.

O que fazer depois de receber o EIN

Assim que o IRS emitir o número, trate-o como um identificador empresarial permanente, salvo se a sua estrutura mudar de uma forma que exija um novo EIN segundo as regras do IRS.

Depois de o receber, deve:

• Guardar a carta de confirmação do EIN
• Abrir a conta bancária empresarial
• Configurar contas de salários e impostos, se necessário
• Atualizar os seus registos contabilísticos
• Manter os documentos de constituição consistentes com o registo do EIN

Se a morada da empresa ou a parte responsável mudar posteriormente, o IRS pode exigir uma comunicação de atualização separada. Não presuma que o registo do EIN se atualiza automaticamente.

Como a Zenind ajuda a manter o processo de EIN claro

Muitos atrasos no EIN começam muito antes do pedido ao IRS. A causa principal é frequentemente um registo de constituição incompleto, inconsistente ou ainda não finalizado.

A Zenind ajuda os fundadores a manterem-se organizados ao tornar o fluxo de constituição da empresa estruturado e claro. Isto é importante porque um registo de constituição correto facilita muito a conclusão do pedido de EIN à primeira tentativa.

Com a Zenind, pode manter os principais dados alinhados em:

• Constituição da entidade
• Registos de agente registado e conformidade
• Informações de propriedade e da parte responsável
• Documentos empresariais necessários para configuração bancária e fiscal

Quando os dados da entidade estão corretos desde o início, é menos provável que o processo de EIN fique bloqueado por erros evitáveis.

Lista rápida de verificação para erros de EIN

Use esta lista antes de submeter novamente:

• A entidade está legalmente constituída
• O nome legal corresponde ao registo estadual
• O tipo de entidade está correto
• As informações da parte responsável estão corretas
• Ainda não apresentou hoje um pedido para a mesma parte responsável
• A morada da empresa está correta
• Está a utilizar o método de apresentação adequado à sua situação

Se conseguir confirmar todos os itens acima, a sua próxima tentativa de apresentação terá muito mais probabilidade de ser aceite.

Conclusão final

Um erro de EIN do IRS nem sempre significa que algo está seriamente errado. A maioria dos problemas resulta de dados incompatíveis, submissões duplicadas, registos de constituição incompletos ou da utilização do método de apresentação errado. A forma mais rápida de resolver o problema é verificar primeiro a entidade, fazer corresponder todos os dados aos documentos de constituição e escolher o caminho correto de apresentação junto do IRS.

Se quiser uma configuração mais simples desde a constituição até ao EIN, utilize um processo que mantenha os seus registos empresariais organizados antes de apresentar o pedido. Muitas vezes, é isso que faz a diferença entre uma aprovação rápida e uma sequência frustrante de correções.