IRS EIN hiba vagy rossz EIN? Hogyan javítsuk a hivatkozási számmal kapcsolatos problémákat

Az EIN megszerzése gyors mérföldkő kell legyen, nem pedig akadály. De amikor az IRS online jelentkezése elutasítja a kérelmet, hivatkozási számot ad vissza, vagy úgy tűnik, hogy rossz adatokat rendel hozzá, nehéz lehet megállapítani, mi is történt valójában. Sok esetben nem valódi „rossz EIN”-ről van szó. Inkább egy eltérő adatokkal benyújtott kérelemről, duplikált próbálkozásról, időzítési problémáról vagy az Ön által megadott entitásadatok hibájáról beszélünk.

Ez az útmutató elmagyarázza, mi az EIN, miért akadnak el az IRS-kérelmek, hogyan javíthatók a gyakori hibák, és mikor érdemes újra benyújtani a kérelmet, illetve mikor jobb áttérni a Form SS-4 használatára.

Mi az EIN

Az Employer Identification Number, vagyis EIN, egy kilencjegyű szövetségi adóazonosító, amelyet az IRS vállalkozásoknak és bizonyos más szervezeteknek ad ki. Adóbevalláshoz, bérszámfejtéshez, bankszámlanyitáshoz és más olyan üzleti műveletekhez használják, amelyekhez szövetségi azonosító szükséges.

Általában akkor van szüksége EIN-re, ha az alábbiak valamelyikét hozza létre vagy működteti:

• LLC
• Corporation
• Partnership
• Bizonyos esetekben trust vagy hagyaték
• Nonprofit vagy adómentes szervezet
• Olyan vállalkozás, amely alkalmazottakat vesz fel vagy üzleti bankszámlát nyit

Az IRS jogosult kérelmezők számára online EIN-igénylő felületet biztosít, és Form SS-4 benyújtását is elfogadja faxon vagy postán. Ha a fő üzleti telephelye az Egyesült Államokon kívül található, az online eszköz általában nem a megfelelő út.

Miért vallanak kudarcot az EIN-kérelmek

A legtöbb EIN-probléma néhány tipikus okra vezethető vissza. Némelyik könnyen javítható. Másokhoz új kérelemre vagy más benyújtási módra van szükség.

1. Az entitás még nincs létrehozva

Ha jogi entitást hoz létre, az IRS azt várja, hogy az üzletet előbb az államnál jegyezzék be. Ha az állami bejegyzés még folyamatban van, az EIN-kérelem késhet vagy elutasításra kerülhet.

2. A felelős személy adatai nem egyeznek

Az online jelentkezés a felelős személy azonosító adatait használja a kérés ellenőrzéséhez. Ha a név, az adóazonosító vagy az entitás adatai nem egyeznek az IRS nyilvántartásaival vagy a jelentkezés logikájával, a kérés sikertelen lehet.

3. Már ma nyújtott be kérelmet

Az IRS online EIN-eszköze napi egy EIN-kérelemre korlátozza a felelős személyenkénti benyújtást. Ha túl hamar próbálkozik újra, a rendszer megállíthatja.

4. Az üzleti adatok ellentmondásosak

Az entitástípus, az alapítás állama, a tulajdonosi struktúra vagy a levelezési adatok közötti eltérések problémát okozhatnak. Gyakori példa, amikor valaki rossz entitástípust választ, vagy olyan üzleti nevet ad meg, amely nem egyezik az alapítási nyilvántartással.

5. Lejárt a munkamenet

Az IRS online jelentkezést egy munkamenetben kell befejezni. Ha túl sokáig inaktív marad az eszköz, előfordulhat, hogy elölről kell kezdenie.

6. Nem a megfelelő benyújtási módot használta

Ha a vállalkozása az Egyesült Államokon kívül van, vagy nem jogosult az online eszköz használatára, lehet, hogy telefonon, faxon vagy postán kell benyújtania a kérelmet.

Mit jelent általában a „rossz EIN”

A gyakorlatban az emberek a „rossz EIN” kifejezést több különböző helyzetre használják:

• Az IRS elutasította a kérelmet és hivatkozási számot adott
• Az EIN-levél rossz üzleti adatokat mutat
• Az EIN egy másik, nem kívánt entitásra lett kiállítva
• A felelős személy adatai hibásan lettek megadva
• Az üzleti adatok megváltoztak, és az EIN-nyilvántartást frissíteni kell

Ezek a helyzetek nem mindig jelentik azt, hogy teljesen új EIN-re van szükség. Néha elég az alapul szolgáló üzleti nyilvántartás javítása, más esetekben azonban újra kell benyújtani a kérelmet vagy kapcsolatba kell lépni az IRS-szel.

Hogyan javíthatók a gyakori EIN-hibák

Ha az IRS elutasítja az online kérelmet

Először soronként ellenőrizze az összes megadott információt:

• Hivatalos üzleti név
• Kereskedelmi név, ha van
• Entitástípus
• Az alapítás állama és dátuma
• A felelős személy neve és adóazonosítója
• Üzleti cím és levelezési cím

Ha bármi nincs összhangban az állami alapítási nyilvántartással vagy a tulajdonosi struktúrával, javítsa ki, mielőtt újra próbálkozna.

Ha már benyújtott egy kérelmet ma

Várjon a következő napig, mielőtt újra benyújtaná. Ugyanannak a kérésnek az azonnali megismétlése általában nem segít, és csak további zavarhoz vezet.

Ha a vállalkozás még nincs létrehozva

Először fejezze be az állami bejegyzést. Ezután nyújtsa be az EIN-kérelmet, miután az entitás jogilag már létrejött.

Ha rossz entitástípust használt

Álljon meg, és ellenőrizze a struktúrát, mielőtt újra benyújtaná. Az LLC, amelyet átlátszó adózású entitásként kezelnek, EIN szempontjából nem ugyanaz, mint egy corporation vagy partnership.

Ha a visszaigazoló levél hibás adatokat mutat

Először azt kell megállapítani, hogy az IRS a megfelelő jogi entitásnak adta-e ki az EIN-t, de adminisztratív hiba történt, vagy maga a kérelem írta le rosszul a vállalkozást. Ez két különböző helyzet.

Ha az üzleti nyilvántartás az EIN kiadása után megváltozott, az IRS kérhet egy frissítő bejelentést, például üzleti adatmódosítást. Ha maga az EIN a rossz entitáshoz tartozik, lehet, hogy beszélnie kell az IRS-szel vagy új kérelmet kell benyújtania.

Ha az online rendszer nem elérhető az Ön számára

Használja az IRS által felsorolt alternatív benyújtási módokat. A Form SS-4 faxon vagy postán is benyújtható, és egyes kérelmezőknek eleve ezeket az utakat kell használniuk az online eszköz helyett.

Mikor érdemes újra benyújtani, és mikor nem

Az újranyújtás akkor indokolt, ha:

• Elgépelést talált az első benyújtásban
• Az első kérelem időtúllépés miatt nem fejeződött be
• Most már rendelkezik a helyes állami bejegyzési információkkal
• Egy átmeneti online probléma miatt blokkolták, és jogosult újra próbálkozni

Ne nyújtsa be azonnal újra, ha:

• Ugyanaz a felelős személy már benyújtott egy kérelmet aznap
• A jogi entitás még nem jött létre
• Még nem biztos abban, melyik entitástípusnak kell megkapnia az EIN-t
• Előbb egy mélyebb üzleti nyilvántartási problémát kell kijavítani

Ha bizonytalan, álljon meg, és ellenőrizze az alapítási dokumentumokat, mielőtt újra próbálkozna. Egy második hibás kérelem tovább lassíthatja a folyamatot.

Hogyan használja a Form SS-4-et

A Form SS-4 az EIN papíralapú kérelme. Akkor hasznos, ha az online út nem elérhető, vagy az IRS faxos vagy postai benyújtást kér.

Egy megfelelően kitöltött SS-4-nek pontosan egyeznie kell az alapítási dokumentumokkal:

• Az entitás hivatalos neve
• Kereskedelmi név, ha használja
• Levelezési cím
• Fő üzleti cím
• Entitástípus
• A kérelem benyújtásának oka
• A felelős személy adatai

Az SS-4 elküldése előtt ellenőrizze, hogy a cég neve és a tulajdonosi adatok már véglegesek-e. Az apró eltérések a leggyorsabb módjai a késedelmek kialakulásának.

Mit tegyen az EIN kézhezvétele után

Miután az IRS kiadta a számot, kezelje azt állandó üzleti azonosítóként, kivéve ha a szervezeti felépítés olyan módon változik, hogy az IRS szabályai szerint új EIN szükséges.

Az átvétel után érdemes:

• Elmenteni az EIN-visszaigazolást
• Megnyitni az üzleti bankszámlát
• Szükség esetén beállítani a bérszámfejtési és adózási számlákat
• Frissíteni a könyvelési nyilvántartásokat
• Összhangban tartani az alapítási dokumentumokat az EIN-nyilvántartással

Ha később megváltozik az üzleti címe vagy a felelős személy, az IRS külön frissítő bejelentést kérhet. Ne feltételezze, hogy az EIN-nyilvántartás magától frissül.

Hogyan segít a Zenind az EIN-folyamat tisztán tartásában

Az EIN-késedelmek nagy része jóval az IRS-kérelem előtt kezdődik. A gyökérprobléma gyakran egy hiányos, ellentmondásos vagy még nem véglegesített alapítási nyilvántartás.

A Zenind segít az alapítóknak szervezetten tartani a folyamatot azáltal, hogy az üzleti alapítási munkafolyamatot strukturáltan és átláthatóan kezeli. Ez azért fontos, mert egy tiszta alapítási nyilvántartás sokkal könnyebbé teszi az EIN-kérelem elsőre helyes kitöltését.

A Zenind segítségével a fontos adatok összhangban tarthatók az alábbiak között:

• Entitásalapítás
• Regisztrált ügynök és megfelelőségi nyilvántartások
• Tulajdonosi és felelős személyi adatok
• Az üzleti dokumentumok, amelyek a banki és adózási beállításokhoz szükségesek

Ha az entitásadatai már az elejétől pontosak, az EIN-folyamat kevésbé valószínű, hogy elakadják az elkerülhető hibák.

Gyors EIN-hibaellenőrző lista

Használja ezt, mielőtt újra benyújtaná:

• Az entitás jogilag létrejött
• A hivatalos név egyezik az állami nyilvántartással
• Az entitástípus helyes
• A felelős személy adatai pontosak
• Ugyanarra a felelős személyre már nem nyújtott be kérelmet ma
• Az üzleti cím helyes
• Az Ön helyzetéhez megfelelő benyújtási módot használja

Ha a fenti pontok mindegyikét ellenőrizni tudja, a következő benyújtási kísérlete jóval nagyobb eséllyel megy át.

Záró gondolat

Az IRS EIN-hiba nem mindig jelent komoly problémát. A legtöbb gond eltérő adatokból, duplikált benyújtásokból, hiányos alapítási nyilvántartásból vagy a rossz benyújtási mód használatából ered. A leggyorsabb megoldás az, ha először ellenőrzi az entitást, minden adatot az alapítási dokumentumokhoz igazít, és a megfelelő IRS-ben benyújtási útvonalat választja.

Ha gördülékenyebb folyamatot szeretne az alapítástól az EIN megszerzéséig, használjon olyan rendszert, amely rendezetten tartja az üzleti nyilvántartásokat, mielőtt benyújtja a kérelmet. Ez gyakran a különbség a gyors jóváhagyás és a frusztráló javítási körök között.