Chyba EIN od IRS alebo nesprávne EIN? Ako vyriešiť problémy s referenčným číslom

Získanie EIN by malo byť rýchlym míľnikom, nie prekážkou. Keď však online žiadosť IRS odmietne, vráti referenčné číslo alebo sa zdá, že priradí nesprávne údaje, môže byť ťažké zistiť, čo sa vlastne pokazilo. V mnohých prípadoch nejde o skutočné „nesprávne EIN“. Problémom je skôr nesúlad v žiadosti, duplicitný pokus, časové oneskorenie alebo chyba v údajoch o subjekte, ktoré ste zadali.

Tento sprievodca vysvetľuje, čo je EIN, prečo sa žiadosti IRS zaseknú, ako opraviť bežné chyby a kedy podať žiadosť znova a kedy prejsť na formulár SS-4.

Čo je EIN

Employer Identification Number, teda EIN, je deväťmiestne federálne daňové identifikačné číslo, ktoré IRS prideľuje obchodným subjektom a niektorým ďalším organizáciám. Používa sa na daňové vykazovanie, mzdy, bankovníctvo a ďalšie obchodné úkony, ktoré vyžadujú federálny identifikátor.

EIN zvyčajne potrebujete, ak zakladáte alebo prevádzkujete:

• LLC
• korporáciu
• partnerstvo
• trust alebo majetok v niektorých situáciách
• neziskovú alebo oslobodenú od dane organizáciu
• podnik, ktorý zamestnáva pracovníkov alebo si otvára podnikový bankový účet

IRS ponúka online žiadosť o EIN pre oprávnených žiadateľov a akceptuje aj formulár SS-4 faxom alebo poštou. Ak je vaše hlavné miesto podnikania mimo Spojených štátov, online nástroj spravidla nie je správna cesta.

Prečo žiadosti o EIN zlyhávajú

Väčšina problémov s EIN sa dá zredukovať na jednu z niekoľkých príčin. Niektoré sa dajú ľahko opraviť. Iné si vyžadujú novú žiadosť alebo iný spôsob podania.

1. Subjekt ešte nie je založený

Ak zakladáte právnickú osobu, IRS očakáva, že podnik bude najprv založený na úrovni štátu. Ak je podanie na štáte ešte v procese, žiadosť o EIN sa môže oneskoriť alebo odmietnuť.

2. Údaje o zodpovednej osobe sa nezhodujú

Online žiadosť používa identifikačné údaje zodpovednej osoby na overenie požiadavky. Ak sa meno, daňové identifikačné číslo alebo údaje o subjekte nezhodujú s evidenciou IRS alebo s logikou žiadosti, požiadavka môže zlyhať.

3. Už ste dnes podali žiadosť

Online nástroj IRS pre EIN obmedzuje žiadateľov na jednu žiadosť o EIN na zodpovednú osobu za deň. Ak to skúsite znova príliš skoro, systém vás môže zastaviť.

4. Údaje o podniku sú nekonzistentné

Konflikty medzi typom subjektu, štátom založenia, vlastníckou štruktúrou alebo poštovými údajmi môžu spôsobiť problémy. Bežným príkladom je výber nesprávneho typu subjektu alebo zadanie obchodného názvu, ktorý sa nezhoduje s podkladmi o založení.

5. Relácia vypršala

Online žiadosť IRS sa musí dokončiť v jednej relácii. Ak necháte nástroj príliš dlho nečinný, možno budete musieť začať odznova.

6. Bol použitý nesprávny spôsob podania

Ak je váš podnik mimo USA alebo nespĺňate podmienky pre online nástroj, možno budete musieť podať žiadosť telefonicky, faxom alebo poštou.

Čo zvyčajne znamená „nesprávne EIN“

V praxi ľudia používajú výraz „nesprávne EIN“ na opis viacerých rôznych situácií:

• IRS odmietol žiadosť a pridelil referenčné číslo
• potvrdenie EIN obsahuje nesprávne údaje o podniku
• EIN bolo pridelené inému subjektu, než bolo zamýšľané
• údaje o zodpovednej osobe boli zadané nesprávne
• podnik sa zmenil a záznam EIN je potrebné aktualizovať

Tieto situácie nie vždy znamenajú, že potrebujete úplne nové EIN. Niekedy stačí opraviť základný záznam o podniku, inokedy je potrebné podať žiadosť znova alebo kontaktovať IRS.

Ako opraviť bežné chyby EIN

Ak IRS odmietne online žiadosť

Najprv si prejdite všetky zadané údaje riadok po riadku:

• oficiálny názov podniku
• obchodný názov, ak existuje
• typ subjektu
• štát a dátum založenia
• meno zodpovednej osoby a daňové identifikačné číslo
• adresa podniku a poštová adresa

Ak sa čokoľvek nezhoduje s registračnými údajmi štátu alebo s vlastníckou štruktúrou, opravte to pred ďalším pokusom.

Ak ste už dnes podali žiadosť

Počkajte do nasledujúceho dňa a potom podajte žiadosť znova. Opakovanie rovnakej požiadavky okamžite zvyčajne nepomôže a môže spôsobiť ďalší zmätok.

Ak podnik ešte nie je založený

Najprv dokončite založenie na úrovni štátu. Potom požiadajte o EIN, keď subjekt právne existuje.

Ak ste použili nesprávny typ subjektu

Zastavte sa a pred ďalším podaním si overte štruktúru. LLC zdaňovaná ako disregarded entity nie je na účely EIN to isté ako korporácia alebo partnerstvo.

Ak potvrdenie obsahuje nesprávne údaje

Najprv zistite, či IRS pridelil EIN správnej právnickej osobe, ale s administratívnou chybou, alebo či žiadosť opisovala nesprávny podnik. Sú to odlišné situácie.

Ak sa záznam o podniku po pridelení EIN zmenil, IRS môže vyžadovať aktualizáciu, napríklad podanie na zmenu obchodných údajov. Ak samotné EIN patrí nesprávnemu subjektu, možno budete musieť kontaktovať IRS alebo podať novú žiadosť.

Ak online systém pre vás nie je dostupný

Použite alternatívne spôsoby podania uvedené IRS. Formulár SS-4 možno poslať faxom alebo poštou a niektorí žiadatelia musia použiť tieto cesty namiesto online nástroja.

Kedy podať žiadosť znova a kedy nie

Opätovné podanie je rozumné, keď:

• v prvej žiadosti ste našli preklep
• prvá žiadosť vypršala pred dokončením
• už máte správne údaje o založení na úrovni štátu
• zablokoval vás dočasný online problém a spĺňate podmienky na ďalší pokus

Nepodávajte žiadosť znova okamžite, keď:

• tá istá zodpovedná osoba už v ten deň žiadosť podala
• právnická osoba ešte nebola založená
• stále si nie ste istí, ktorý typ subjektu má EIN získať
• najprv musíte opraviť hlbší problém v záznamoch o podniku

Ak si nie ste istí, zastavte sa a pred ďalším pokusom si overte zakladateľské dokumenty. Druhá chybná žiadosť môže celý proces ešte viac spomaliť.

Ako používať formulár SS-4

Formulár SS-4 je papierová žiadosť o EIN. Je užitočný, keď online cesta nie je dostupná alebo keď IRS odporučí podať žiadosť faxom alebo poštou.

Správne vyplnený SS-4 by sa mal presne zhodovať s vašimi zakladateľskými záznamami:

• oficiálny názov subjektu
• obchodný názov, ak sa používa
• poštová adresa
• hlavná adresa podnikania
• typ subjektu
• dôvod podania žiadosti
• údaje o zodpovednej osobe

Pred odoslaním SS-4 potvrďte, že názov spoločnosti a vlastnícke údaje sú už definitívne. Aj malé nezhody patria medzi najrýchlejšie spôsoby, ako spôsobiť oneskorenie.

Čo robiť po získaní EIN

Keď IRS pridelí číslo, považujte ho za trvalý identifikátor podniku, pokiaľ sa vaša štruktúra nezmení tak, že podľa pravidiel IRS bude potrebné nové EIN.

Po pridelení by ste mali:

• uložiť potvrdenie o EIN
• otvoriť podnikový bankový účet
• nastaviť mzdy a daňové účty, ak sú potrebné
• aktualizovať účtovné záznamy
• udržiavať zakladateľské dokumenty v súlade so záznamom EIN

Ak sa neskôr zmení adresa podniku alebo zodpovedná osoba, IRS môže vyžadovať samostatné podanie na aktualizáciu. Nepredpokladajte, že sa záznam EIN aktualizuje automaticky.

Ako Zenind pomáha udržať proces EIN čistý

Mnohé oneskorenia pri EIN začínajú ešte pred samotnou žiadosťou na IRS. Koreňom problému býva neúplný, nekonzistentný alebo ešte nefinalizovaný záznam o založení.

Zenind pomáha zakladateľom zostať organizovaní tým, že udržiava proces založenia podniku štruktúrovaný a prehľadný. To je dôležité, pretože čistý zakladateľský záznam výrazne uľahčuje správne vyplnenie žiadosti o EIN hneď na prvýkrát.

So Zenind môžete udržiavať kľúčové údaje zosúladené naprieč:

• založením subjektu
• záznamami o registrovanom agentovi a súlade s predpismi
• vlastníckymi údajmi a údajmi o zodpovednej osobe
• obchodnými dokumentmi potrebnými pre bankovníctvo a daňové nastavenie

Keď sú údaje o subjekte presné od začiatku, proces EIN sa menej často zastaví na chybách, ktorým sa dalo vyhnúť.

Rýchly kontrolný zoznam chýb EIN

Použite ho pred ďalším podaním:

• subjekt je právne založený
• oficiálny názov sa zhoduje so štátnym záznamom
• typ subjektu je správny
• údaje o zodpovednej osobe sú presné
• dnes ste za tú istú zodpovednú osobu už nepodali žiadosť
• adresa podniku je správna
• používate správny spôsob podania pre vašu situáciu

Ak viete odškrtnúť všetky položky vyššie, vaša ďalšia žiadosť má oveľa väčšiu šancu prejsť.

Záverečné zhrnutie

Chyba EIN od IRS nemusí vždy znamenať vážny problém. Väčšina ťažkostí vzniká kvôli nezhodným údajom, duplicitným podaniam, neúplným záznamom o založení alebo použitiu nesprávneho spôsobu podania. Najrýchlejší spôsob, ako problém vyriešiť, je najprv overiť subjekt, zosúladiť každý údaj s vašimi zakladateľskými dokumentmi a zvoliť správnu cestu podania podľa pravidiel IRS.

Ak chcete hladší proces od založenia až po EIN, používajte postup, ktorý udržiava vaše firemné záznamy organizované ešte pred podaním žiadosti. To je často rozdiel medzi rýchlym schválením a frustrujúcim kolom opráv.