Chyba EIN u IRS nebo špatné EIN? Jak vyřešit problémy s referenčním číslem

Získání EIN by mělo být rychlým milníkem, ne překážkou. Když však online žádost u IRS zamítne váš požadavek, vrátí referenční číslo nebo se zdá, že přidělí nesprávné údaje, může být těžké zjistit, co se vlastně pokazilo. V mnoha případech nejde o skutečné „špatné EIN“. Jde spíše o nesoulad v žádosti, duplicitní pokus, problém s načasováním nebo potíže s údaji o subjektu, které jste zadali.

Tento průvodce vysvětluje, co je EIN, proč se žádosti u IRS zaseknou, jak opravit běžné chyby a kdy podat žádost znovu a kdy přejít na formulář SS-4.

Co je EIN

Employer Identification Number, neboli EIN, je devítimístné federální daňové identifikační číslo, které IRS přiděluje obchodním subjektům a některým dalším organizacím. Používá se pro daňové přiznání, mzdy, bankovnictví a další obchodní úkony, které vyžadují federální identifikátor.

EIN obvykle potřebujete, pokud zakládáte nebo provozujete:

• LLC
• korporaci
• partnerství
• svěřenský fond nebo pozůstalost v některých případech
• neziskovou nebo daňově osvobozenou organizaci
• firmu, která zaměstnává pracovníky nebo si otevírá podnikový bankovní účet

IRS poskytuje online žádost o EIN pro způsobilé žadatele a přijímá také formulář SS-4 zaslaný faxem nebo poštou. Pokud je vaše hlavní místo podnikání mimo Spojené státy, online nástroj obvykle není správná cesta.

Proč žádosti o EIN selhávají

Většina problémů s EIN souvisí s jedním z několika důvodů. Některé lze snadno opravit. Jiné vyžadují novou žádost nebo jiný způsob podání.

1. Subjekt ještě nebyl založen

Pokud vytváříte právnickou osobu, IRS očekává, že podnik bude nejprve založen ve státě. Pokud je státní podání stále zpracováváno, žádost o EIN může být zpožděna nebo zamítnuta.

2. Údaje odpovědné osoby nesouhlasí

Online žádost používá identifikační údaje odpovědné osoby k ověření požadavku. Pokud se jméno, daňové identifikační číslo nebo údaje o subjektu neshodují s údaji v záznamech IRS nebo s logikou žádosti, může být požadavek neúspěšný.

3. Už jste dnes podali žádost

Online nástroj IRS pro EIN omezuje žadatele na jednu žádost o EIN na odpovědnou osobu za den. Pokud to zkusíte znovu příliš brzy, systém vás může zastavit.

4. Údaje o podnikání jsou nekonzistentní

Rozdíly mezi typem subjektu, státem založení, strukturou vlastnictví nebo poštovními údaji mohou vyvolat problémy. Častým příkladem je výběr nesprávného typu subjektu nebo zadání obchodního názvu, který neodpovídá zakládacím dokumentům.

5. Relace vypršela

Online žádost IRS musí být dokončena v jedné relaci. Pokud necháte nástroj příliš dlouho nečinný, budete možná muset začít znovu.

6. Byl použit nesprávný způsob podání

Pokud je vaše firma mimo USA nebo nesplňujete podmínky pro online nástroj, možná budete muset podat žádost telefonicky, faxem nebo poštou.

Co obvykle znamená „špatné EIN“

V praxi lidé používají výraz „špatné EIN“ k popisu několika různých situací:

• IRS zamítl žádost a přidělil referenční číslo
• potvrzovací dopis EIN uvádí nesprávné údaje o firmě
• EIN bylo přiděleno jinému subjektu, než bylo zamýšleno
• údaje odpovědné osoby byly zadány chybně
• podnik se změnil a záznam EIN je třeba aktualizovat

Tyto situace neznamenají vždy, že potřebujete nové EIN. Někdy stačí opravit základní záznam o podniku, jindy je nutné podat žádost znovu nebo kontaktovat IRS.

Jak opravit běžné chyby EIN

Pokud IRS zamítne online žádost

Začněte tím, že si projdete všechny zadané údaje řádek po řádku:

• právní název firmy
• obchodní název, pokud existuje
• typ subjektu
• stát a datum založení
• jméno odpovědné osoby a její daňové identifikační číslo
• adresa firmy a korespondenční adresa

Pokud se něco neshoduje se státním záznamem nebo vaší vlastnickou strukturou, opravte to před dalším pokusem.

Pokud jste už dnes podali žádost

Počkejte do dalšího dne, než podáte žádost znovu. Okamžité opakování stejného požadavku obvykle nepomůže a může vytvořit další zmatek.

Pokud podnik ještě nebyl založen

Nejprve dokončete založení u státu. Poté pošlete žádost o EIN, až bude subjekt právně existovat.

Pokud jste zvolili nesprávný typ subjektu

Zastavte se a před dalším podáním ověřte strukturu. LLC zdaněná jako disregarded entity není pro účely EIN totéž co korporace nebo partnerství.

Pokud potvrzovací dopis uvádí nesprávné údaje

Nejprve zjistěte, zda IRS přidělil EIN správnému právnímu subjektu, ale s administrativní chybou, nebo zda samotná žádost popisovala nesprávnou firmu. To jsou dvě různé situace.

Pokud se záznam o firmě po přidělení EIN změnil, IRS může vyžadovat aktualizaci, například podání změny údajů o podniku. Pokud EIN skutečně patří jinému subjektu, možná budete muset kontaktovat IRS nebo podat novou žádost.

Pokud pro vás online systém není dostupný

Použijte alternativní způsoby podání uvedené IRS. Formulář SS-4 lze zaslat faxem nebo poštou a někteří žadatelé musí použít právě tyto cesty místo online nástroje.

Kdy podat žádost znovu a kdy ne

Nové podání dává smysl, když:

• v prvním podání jste našli překlep
• první žádost vypršela před dokončením
• nyní máte správné údaje o státním založení
• narazili jste na dočasný problém online a máte nárok zkusit to znovu

Nepodávejte znovu okamžitě, když:

• stejná odpovědná osoba už ten den podala žádost
• právnická osoba ještě nebyla založena
• stále si nejste jisti, který typ subjektu má EIN získat
• musíte nejprve opravit hlubší problém v záznamech firmy

Pokud si nejste jisti, zastavte se a ověřte zakládací dokumenty, než to zkusíte znovu. Druhá chybná žádost může celý proces ještě více zpomalit.

Jak použít formulář SS-4

Formulář SS-4 je papírová žádost o EIN. Hodí se, když online cesta není dostupná nebo když IRS doporučí podat žádost faxem či poštou.

Správně vyplněný formulář SS-4 by měl přesně odpovídat zakládacím dokumentům:

• právní název subjektu
• obchodní název, pokud se používá
• poštovní adresa
• hlavní obchodní adresa
• typ subjektu
• důvod podání žádosti
• údaje odpovědné osoby

Před odesláním SS-4 si ověřte, že název společnosti a vlastnické údaje jsou již definitivně stanovené. I drobné nesrovnalosti patří k nejrychlejším způsobům, jak způsobit zpoždění.

Co dělat po obdržení EIN

Jakmile IRS číslo vydá, považujte ho za trvalý identifikátor firmy, pokud se vaše struktura nezmění způsobem, který podle pravidel IRS vyžaduje nové EIN.

Po obdržení byste měli:

• uložit potvrzovací dopis EIN
• otevřít podnikový bankovní účet
• nastavit mzdy a daňové účty, pokud jsou potřeba
• aktualizovat účetní záznamy
• udržovat zakládací dokumenty v souladu se záznamem EIN

Pokud se později změní adresa firmy nebo odpovědná osoba, IRS může vyžadovat samostatné podání pro aktualizaci. Nepředpokládejte, že se záznam EIN aktualizuje automaticky.

Jak Zenind pomáhá udržet proces EIN přehledný

Mnoho zpoždění u EIN začíná už dávno před samotnou žádostí u IRS. Kořen problému bývá často záznam o založení, který je neúplný, nekonzistentní nebo ještě není finalizovaný.

Zenind pomáhá zakladatelům udržet si pořádek tím, že drží proces založení firmy strukturovaný a přehledný. To je důležité, protože čistý zakládací záznam výrazně usnadňuje správné dokončení žádosti o EIN napoprvé.

S Zenind můžete udržet klíčové údaje sladěné napříč:

• založením subjektu
• záznamy o registrovaném agentovi a souladu s předpisy
• údaji o vlastnictví a odpovědné osobě
• firemními dokumenty potřebnými pro bankovní a daňové nastavení

Když jsou údaje o subjektu od začátku přesné, proces EIN se méně často zasekne na chybách, kterým lze předejít.

Rychlý kontrolní seznam chyb EIN

Použijte jej před dalším podáním:

• subjekt je právně založen
• právní název odpovídá státnímu záznamu
• typ subjektu je správný
• údaje odpovědné osoby jsou přesné
• už jste ten den nepodali žádost pro stejnou odpovědnou osobu
• adresa firmy je správná
• používáte správný způsob podání pro vaši situaci

Pokud můžete odškrtnout každou položku výše, vaše další podání má mnohem větší šanci projít.

Závěrečné shrnutí

Chyba EIN u IRS neznamená vždy, že je něco vážně špatně. Většina problémů vzniká kvůli neshodným údajům, duplicitním podáním, neúplným zakládacím záznamům nebo použití nesprávného způsobu podání. Nejrychlejší cesta k nápravě je nejprve ověřit subjekt, sladit všechny údaje se zakládacími dokumenty a zvolit správnou cestu podání u IRS.

Pokud chcete hladší proces od založení až po získání EIN, používejte postup, který udržuje firemní záznamy organizované ještě před podáním žádosti. Právě to často rozhoduje mezi rychlým schválením a frustrující sérií oprav.