Съответствие за нестопански организации в Ню Йорк: Практическо ръководство за подаване на документи за благотворителни организации и 501(c)(3)

Съответствието за нестопански организации в Ню Йорк не е едно-единствено подаване на документ. То е непрекъснат процес, който поддържа една благотворителна организация в добро състояние пред федералните и щатските институции, защитава възможността за набиране на средства и укрепва общественото доверие.

Независимо дали вашата организация е малка обществена благотворителна организация, религиозна нестопанска организация, фондация или по-голяма публична благотворителна организация, важи един и същ принцип: съответствието е по-лесно, когато изградите система за него от самото начало. Пропускането на подаване или пренебрегването на изискване за регистрация може да доведе до санкции, административни затруднения или прекъсване на набирането на средства.

Това ръководство разяснява основните задължения за съответствие на нестопанските организации в Ню Йорк и показва как да останете организирани през цялата година.

Какво включва съответствието за нестопански организации в Ню Йорк

За повечето организации съответствието означава да следят четири основни области:

• Федерални данъчни декларации и отчетност за освободени организации
• Изисквания на Ню Йорк за благотворително набиране на средства и регистрация
• Поддържане и актуализиране на щатското данъчно освобождаване
• Вътрешно управление, водене на документация и корпоративна поддръжка

Ако вашата нестопанска организация е учредена в Ню Йорк, трябва също да запазите добро корпоративно състояние. Ако работите в няколко щата, може да се наложи да изпълнявате и изисквания за чуждестранна регистрация и правила за набиране на средства извън Ню Йорк.

1. Подайте навреме правилния IRS Form 990

Повечето освободени от данъци организации трябва да подават годишна информационна декларация към IRS. Формулярът, който подавате, зависи от финансовия профил и данъчната класификация на вашата организация:

• Form 990-N за отговарящи на условията малки организации
• Form 990-EZ за по-малки организации, които не отговарят на условията за e-Postcard
• Form 990 за по-големи организации
• Form 990-PF за частни фондации

Общият срок е 15-ият ден на 5-ия месец след края на финансовата ви година. За организации, които използват календарна година, завършваща на 31 декември, това обикновено означава срок до 15 май.

Ако ви е нужно повече време, можете да поискате удължаване, но удължаването само отлага датата на подаване. То не отменя задължението.

Защо това е важно:

• Повтарящият се пропуск в подаването може да доведе до санкции от IRS
• Три последователни години без необходимото подаване могат да доведат до автоматично отнемане на статута на освободена от данъци организация
• Точните отчети помагат на дарители, финансиращи организации и регулатори да имат доверие във вашата финансова информация

Силен вътрешен процес трябва да включва повтарящо се календарно напомняне, отговорно лице от борда или екипа и папка с подкрепящи финансови документи, готови преди края на годината.

2. Регистрирайте благотворителната дейност по набиране на средства в Ню Йорк

Ако вашата организация набира дарения от обществеността в Ню Йорк, може да се прилагат правила за регистрация на благотворителни организации. На практика това означава, че набирането на средства може да задейства задължения за регистрация и отчетност, дори ако организацията ви вече е призната за освободена от данъци от IRS.

Организациите трябва да обръщат внимание на следното:

• Дали набират вноски от жители на Ню Йорк
• Дали провеждат кампания, събитие, онлайн страница за набиране на средства или директна пощенска кампания
• Дали използват професионален набирач на средства, консултант по набиране на средства или търговски съвместен участник в кампания
• Дали договорите и оповестяванията отговарят на щатските изисквания

Ако наемате външна помощ за набиране на средства, прегледайте внимателно всеки договор. Ню Йорк третира съответствието при набирането на средства не просто като маркетингов въпрос. То е правно и оперативно изискване, което влияе върху начина, по който се набират и отчитат средствата.

Също така трябва да поддържате документация за:

• Покани към дарители и кампании
• Договори за набиране на средства
• Задължителни оповестявания и потвърждения
• Годишно подновяване или срокове за финансови отчети, когато са приложими

Тъй като правилата за регистрация могат да варират според дейността и вида на организацията, винаги проверявайте актуалните изисквания с отдела за благотворителни организации към главния прокурор на Ню Йорк, преди да стартирате кампания.

3. Поддържайте документацията за данъчно освобождаване и щатските данъчни регистрации

Данъчното освобождаване не е еднократен бутон, който остава включен завинаги. Вашата организация трябва да пази организирани записи както за федералното освобождаване, така и за всички щатски данъчни облекчения, на които разчита.

Често срещани задачи по поддръжката включват:

• Съхраняване на писма за определяне от IRS и документи за освобождаване
• Поддържане на актуална документация за освобождаване от данък върху продажбите, ако е приложимо
• Актуализиране на адрес или информация за длъжностни лица при промяна
• Проверка дали са необходими подновявания, уведомления или изменения след организационни промени

Нестопанска организация, която променя името си, основния си офис, длъжностните лица, съвета на директорите или регистрирания агент, не бива да приема, че старите записи все още са достатъчни. Навременното актуализиране на тези данни помага да се избегне объркване с банки, регулатори, финансиращи организации и доставчици.

4. Познавайте правилото за годишен отчет за нестопански корпорации в Ню Йорк

Местните и чуждестранните нестопански корпорации в Ню Йорк по принцип не подават обичаен годишен или двугодишен отчет към Department of State по същия начин, както много търговски корпорации.

Това не означава, че организацията няма задължения по поддръжка. Тя все пак трябва да:

• Поддържа актуални корпоративните си записи
• Поддържа информация за регистриран агент и адрес на офиса, когато това се изисква
• Подавa изменения, когато се променя управленската информация
• Поддържа добро състояние пред другите приложими щатски институции

Това е лесна област за неразбиране. Някои нестопански организации приемат, че щом няма годишен отчет, няма какво да следят. В действителност липсата на едно годишно подаване просто прехвърля тежестта върху други повтарящи се задачи по съответствие.

5. Поддържайте добра организация на управлението и документацията

Силното съответствие не е само въпрос на формуляри. То е и въпрос на вътрешна дисциплина.

Всяка нестопанска организация трябва да поддържа практична система за документи, която включва:

• Учредителен акт и устав
• Документи за EIN
• Писма за определяне от IRS
• Протоколи от заседания на борда и комитетите
• Записи по политика за конфликт на интереси
• Списъци на длъжностните лица и директорите
• Одобрения на бюджет и основни финансови решения
• Записи за дарения и проследяване на ограничени средства
• Договори с доставчици, набирачи на средства и консултанти

Протоколите от заседания и писмените одобрения са особено важни, когато организацията одобрява възнаграждение, сключва значими договори, приема политики или променя управленската си структура. Добрата документация защитава организацията и показва, че бордът упражнява надлежен контрол.

6. Следете за многодържавни изисквания за съответствие

Много нестопански организации в Ню Йорк разширяват набирането на средства, услугите или партньорствата си в други щати. В момента, в който това се случи, може да възникнат задължения за съответствие извън Ню Йорк.

Примери за това са:

• Чуждестранна регистрация в друг щат
• Регистрация за благотворително набиране на средства във втори щат
• Щатски данъчни регистрации, свързани с ведомост за заплати или продажби
• Допълнителна отчетност за местни събития за набиране на средства или програми

Ако организацията ви работи на национално ниво, създайте отделен контролен списък за съответствие за всеки щат, в който оперирате. Един общ календар е по-добър от разпръснати напомняния в имейли и таблици.

7. Създайте прост годишен контролен списък за съответствие на нестопански организации

Надеждният годишен контролен списък намалява пропуснатите срокове и улеснява надзора от страна на борда.

Използвайте контролен списък, който покрива:

• Подготовка и подаване на IRS Form 990
• Дати за регистрация и подновяване на благотворителното набиране на средства в Ню Йорк
• Преглед на щатските данъчни освобождавания
• Актуализации на регистриран агент и адрес
• График на заседанията на борда и одобрение на протоколи
• Преглед на политики за конфликт на интереси, сигнализиране за нарушения и съхранение на документи
• Финансово приключване и съгласуване на даренията
• Преглед на договори за набиране на средства и кампанийни материали

Ако организацията ви използва доброволци или служители на непълно работно време, определете един човек, който да носи отговорността за календара, и един резервен отговорник. Пропуските в съответствието често се случват, когато всички предполагат, че някой друг следи срока.

Чести грешки при съответствието на нестопански организации в Ню Йорк

Най-честите грешки обикновено са прости, но все пак могат да създадат сериозни проблеми:

• Да се приема, че статутът на освободена от данъци организация по IRS покрива щатските правила за набиране на средства
• Да се пропусне първото подаване на Form 990 след учредяването
• Да се забрави регистрацията преди набирането на дарения
• Да се оставят без отчет промени в длъжностни лица или адрес
• Да не се съхраняват одобренията и протоколите на борда
• Да се третира данъчното освобождаване като нещо различно от корпоративното добро състояние
• Да се игнорира съответствието, защото организацията е имала малко или никаква дейност през годината

Спокойна година не винаги означава година без задължения по съответствие. Дори организации с ограничена дейност може все пак да трябва да подават, подновяват или документират ключови корпоративни и данъчни елементи.

Как Zenind може да помогне на основателите на нестопански организации да останат организирани

Zenind подкрепя основатели и собственици на бизнес, които имат нужда от структуриран начин да управляват учредяването и текущата поддръжка. За нестопански организации това може да бъде особено полезно, когато едновременно балансирате учредяване, проследяване на съответствието и координация с доставчици на услуги.

В зависимост от услугите, които използвате, Zenind може да помогне с:

• Услуга за регистриран агент
• Напомняния за съответствие и проследяване на срокове
• Управление на документи и организационни записи
• Подкрепа при учредяване на нови юридически лица

За всеки, който стартира нестопанска организация в Ню Йорк или разширява благотворителна дейност в щата, ясен работен процес за съответствие може да спести време и да намали риска от пропуснати подавания.

Заключителни мисли

Съответствието за нестопански организации в Ню Йорк е управляемо, когато го третирате като процес на календар, водене на записи и управление, а не като еднократно годишно административно задължение. Организациите, които остават в добро състояние, обикновено са тези, които документират решенията си, следят сроковете отрано и редовно преглеждат задълженията си.

Преди да вземете решения за подаване на документи или набиране на средства, потвърдете актуалните изисквания с IRS, отдела за благотворителни организации към главния прокурор на Ню Йорк и съответните щатски институции в Ню Йорк. Изискванията могат да се променят и нестопанските организации трябва да проверят последните правила, преди да действат.