Tuân thủ tổ chức phi lợi nhuận tại New York: Hướng dẫn thực tế về hồ sơ cho các tổ chức từ thiện và 501(c)(3)

Tuân thủ của tổ chức phi lợi nhuận tại New York không phải là một hồ sơ duy nhất. Đó là một quá trình liên tục giúp tổ chức từ thiện duy trì trạng thái tốt với các cơ quan liên bang và tiểu bang, bảo vệ khả năng gây quỹ và củng cố niềm tin của công chúng.

Cho dù tổ chức của bạn là một tổ chức từ thiện cộng đồng nhỏ, một tổ chức phi lợi nhuận dựa trên tôn giáo, một quỹ, hay một tổ chức từ thiện công chúng lớn hơn, nguyên tắc vẫn giống nhau: việc tuân thủ sẽ dễ dàng hơn khi bạn xây dựng một hệ thống ngay từ đầu. Bỏ sót một hồ sơ hoặc bỏ qua một yêu cầu đăng ký có thể dẫn đến tiền phạt, rắc rối hành chính hoặc gián đoạn hoạt động gây quỹ.

Hướng dẫn này phân tích các nghĩa vụ tuân thủ chính của tổ chức phi lợi nhuận tại New York và cho thấy cách duy trì tổ chức trong suốt cả năm.

Tuân thủ của tổ chức phi lợi nhuận tại New York bao gồm những gì

Đối với hầu hết các tổ chức, tuân thủ có nghĩa là theo dõi bốn lĩnh vực chính:

• Hồ sơ thuế liên bang và báo cáo dành cho tổ chức được miễn thuế
• Nghĩa vụ đăng ký và quyên góp từ thiện tại New York
• Duy trì và cập nhật trạng thái miễn thuế cấp tiểu bang
• Quản trị nội bộ, lưu trữ hồ sơ và duy trì doanh nghiệp

Nếu tổ chức phi lợi nhuận của bạn được thành lập tại New York, bạn cũng cần duy trì trạng thái tốt của pháp nhân. Nếu bạn hoạt động ở nhiều tiểu bang, bạn có thể cần đáp ứng các quy định về đăng ký hoạt động ngoài tiểu bang và quyên góp ở ngoài New York.

1. Nộp đúng mẫu IRS Form 990 đúng hạn

Hầu hết các tổ chức được miễn thuế phải nộp tờ khai thông tin hằng năm cho IRS. Biểu mẫu bạn nộp phụ thuộc vào hồ sơ tài chính và phân loại thuế của tổ chức:

• Form 990-N cho các tổ chức nhỏ đủ điều kiện
• Form 990-EZ cho các tổ chức nhỏ hơn không đủ điều kiện dùng e-Postcard
• Form 990 cho các tổ chức lớn hơn
• Form 990-PF cho các quỹ tư nhân

Hạn chót thông thường là ngày 15 của tháng thứ 5 sau khi kết thúc năm tài chính. Với các tổ chức dùng năm dương lịch kết thúc vào ngày 31 tháng 12, điều đó thường có nghĩa là hạn nộp là ngày 15 tháng 5.

Nếu cần thêm thời gian, bạn có thể xin gia hạn, nhưng gia hạn chỉ trì hoãn ngày nộp. Nó không xóa bỏ nghĩa vụ.

Vì sao điều này quan trọng:

• Việc không nộp nhiều lần có thể dẫn đến tiền phạt của IRS
• Ba năm liên tiếp không nộp hồ sơ bắt buộc có thể dẫn đến việc tự động thu hồi trạng thái miễn thuế
• Hồ sơ chính xác giúp nhà tài trợ, đơn vị cấp tài trợ và cơ quan quản lý tin tưởng vào báo cáo tài chính của bạn

Một quy trình nội bộ tốt nên bao gồm nhắc nhở lịch định kỳ, một đầu mối phụ trách từ hội đồng quản trị hoặc nhân sự, và bộ hồ sơ tài chính hỗ trợ sẵn sàng trước khi chốt năm tài chính.

2. Đăng ký hoạt động quyên góp từ thiện tại New York

Nếu tổ chức của bạn kêu gọi quyên góp từ công chúng tại New York, các quy tắc đăng ký từ thiện có thể áp dụng. Về mặt thực tế, điều này có nghĩa là hoạt động gây quỹ có thể tạo ra nghĩa vụ đăng ký và báo cáo ngay cả khi tổ chức của bạn đã được IRS công nhận là được miễn thuế.

Các tổ chức nên chú ý đặc biệt đến:

• Việc họ có kêu gọi đóng góp từ cư dân New York hay không
• Việc họ đang thực hiện chiến dịch, sự kiện, trang gây quỹ trực tuyến hay thư kêu gọi trực tiếp hay không
• Việc họ có sử dụng nhà gây quỹ chuyên nghiệp, cố vấn gây quỹ hoặc bên đồng tiếp thị thương mại hay không
• Việc hợp đồng và nội dung công bố có đáp ứng yêu cầu của tiểu bang hay không

Nếu bạn thuê hỗ trợ gây quỹ bên ngoài, hãy xem xét cẩn thận mọi thỏa thuận. New York coi tuân thủ trong gây quỹ không chỉ là vấn đề tiếp thị. Đây là yêu cầu pháp lý và vận hành ảnh hưởng đến cách tiền được huy động và báo cáo.

Bạn cũng nên lưu giữ tài liệu cho:

• Thư kêu gọi và chiến dịch quyên góp
• Hợp đồng gây quỹ
• Các nội dung công bố và xác nhận bắt buộc
• Gia hạn hằng năm hoặc thời hạn nộp báo cáo tài chính, nếu có áp dụng

Vì các quy tắc về kêu gọi quyên góp có thể thay đổi tùy theo hoạt động và loại hình tổ chức, hãy luôn xác minh yêu cầu hiện hành với Charities Bureau của Tổng Chưởng lý New York trước khi khởi động một chiến dịch.

3. Duy trì hồ sơ miễn thuế và đăng ký thuế cấp tiểu bang

Miễn thuế không phải là một công tắc duy nhất rồi giữ nguyên mãi mãi. Tổ chức của bạn nên lưu hồ sơ có hệ thống cho cả trạng thái miễn thuế liên bang và bất kỳ lợi ích thuế cấp tiểu bang nào mà tổ chức đang sử dụng.

Các nhiệm vụ duy trì phổ biến bao gồm:

• Lưu giữ thư xác định của IRS và hồ sơ miễn thuế
• Giữ cho tài liệu miễn thuế doanh thu bán hàng luôn cập nhật, nếu có áp dụng
• Cập nhật địa chỉ hoặc thông tin người điều hành khi có thay đổi
• Xác nhận xem có cần gia hạn, thông báo hoặc sửa đổi sau khi có thay đổi về tổ chức hay không

Một tổ chức phi lợi nhuận thay đổi tên, văn phòng chính, cán bộ, thành viên hội đồng quản trị hoặc đại diện đăng ký không nên cho rằng hồ sơ cũ vẫn đủ. Cập nhật các thông tin này kịp thời giúp tránh nhầm lẫn với ngân hàng, cơ quan quản lý, nhà tài trợ và nhà cung cấp.

4. Nắm rõ quy tắc báo cáo hằng năm của New York đối với công ty phi lợi nhuận

Các công ty phi lợi nhuận trong và ngoài bang tại New York thường không nộp báo cáo hằng năm hoặc hai năm một lần định kỳ cho Sở Ngoại vụ theo cách mà nhiều công ty vì lợi nhuận phải làm.

Điều đó không có nghĩa là tổ chức không có nghĩa vụ duy trì. Tổ chức vẫn cần:

• Giữ hồ sơ doanh nghiệp luôn cập nhật
• Duy trì thông tin đại diện đăng ký và văn phòng, khi được yêu cầu
• Nộp sửa đổi khi có thay đổi về thông tin quản trị
• Duy trì trạng thái tốt với các cơ quan tiểu bang có liên quan khác

Đây là một khu vực dễ bị hiểu sai. Một số tổ chức phi lợi nhuận cho rằng vì không có báo cáo hằng năm nên không cần theo dõi gì cả. Trên thực tế, việc không có một hồ sơ hằng năm đơn giản chỉ chuyển gánh nặng sang các nhiệm vụ tuân thủ định kỳ khác.

5. Sắp xếp quản trị và lưu trữ hồ sơ cho gọn gàng

Tuân thủ tốt không chỉ là về biểu mẫu. Nó còn là về kỷ luật nội bộ.

Mọi tổ chức phi lợi nhuận nên duy trì một hệ thống lưu trữ hồ sơ thực tế bao gồm:

• Điều lệ thành lập và quy chế hoạt động
• Tài liệu EIN
• Thư xác định của IRS
• Biên bản họp của hội đồng quản trị và các ủy ban
• Hồ sơ chính sách xung đột lợi ích
• Danh sách cán bộ và giám đốc
• Phê duyệt ngân sách và các nghị quyết tài chính quan trọng
• Hồ sơ quyên góp và theo dõi quỹ bị hạn chế
• Hợp đồng với nhà cung cấp, nhà gây quỹ và tư vấn viên

Biên bản hội đồng và phê duyệt bằng văn bản đặc biệt quan trọng khi tổ chức phi lợi nhuận của bạn phê duyệt thù lao, ký kết hợp đồng lớn, thông qua chính sách hoặc thay đổi cấu trúc quản trị. Tài liệu tốt bảo vệ tổ chức và cho thấy hội đồng đang thực hiện giám sát đúng đắn.

6. Theo dõi các vấn đề tuân thủ nhiều tiểu bang

Nhiều tổ chức phi lợi nhuận ở New York mở rộng hoạt động gây quỹ, dịch vụ hoặc hợp tác sang các tiểu bang khác. Ngay khi điều đó xảy ra, bạn có thể có nghĩa vụ tuân thủ bên ngoài New York.

Ví dụ gồm:

• Đăng ký hoạt động ngoài tiểu bang ở một tiểu bang khác
• Đăng ký kêu gọi từ thiện ở một tiểu bang thứ hai
• Đăng ký thuế cấp tiểu bang gắn với bảng lương hoặc hoạt động bán hàng
• Báo cáo bổ sung cho các sự kiện hoặc chương trình gây quỹ địa phương

Nếu tổ chức của bạn hoạt động trên phạm vi toàn quốc, hãy tạo một bộ theo dõi tuân thủ riêng cho từng tiểu bang nơi bạn hoạt động. Một lịch duy nhất tốt hơn nhiều so với các lời nhắc rải rác trong email và bảng tính.

7. Xây dựng một danh sách kiểm tra tuân thủ hằng năm đơn giản cho tổ chức phi lợi nhuận

Một danh sách kiểm tra hằng năm đáng tin cậy sẽ giảm nguy cơ bỏ lỡ hạn chót và giúp việc giám sát của hội đồng trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Hãy dùng một danh sách kiểm tra bao gồm:

• Chuẩn bị và nộp IRS Form 990
• Ngày đăng ký và gia hạn kêu gọi từ thiện tại New York
• Đánh giá miễn thuế cấp tiểu bang
• Cập nhật đại diện đăng ký và địa chỉ
• Lịch họp hội đồng và phê duyệt biên bản
• Rà soát chính sách xung đột lợi ích, người tố giác và lưu giữ tài liệu
• Chốt sổ tài chính và đối chiếu khoản quyên góp
• Rà soát hợp đồng gây quỹ và tài liệu chiến dịch

Nếu tổ chức phi lợi nhuận của bạn có tình nguyện viên hoặc nhân sự bán thời gian, hãy giao cho một người chịu trách nhiệm chính về lịch và một người dự phòng. Vi phạm tuân thủ thường xảy ra khi mọi người đều nghĩ người khác đang theo dõi hạn chót.

Những lỗi tuân thủ phổ biến của tổ chức phi lợi nhuận tại New York

Các sai sót phổ biến nhất thường đơn giản, nhưng vẫn có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng:

• Cho rằng trạng thái miễn thuế IRS đồng nghĩa với việc đã đáp ứng quy tắc gây quỹ cấp tiểu bang
• Bỏ lỡ lần nộp Form 990 đầu tiên sau khi thành lập
• Quên đăng ký trước khi kêu gọi quyên góp
• Không báo cáo thay đổi cán bộ hoặc địa chỉ
• Không lưu giữ phê duyệt và biên bản của hội đồng
• Coi miễn thuế giống như trạng thái tốt của doanh nghiệp
• Bỏ qua tuân thủ vì tổ chức phi lợi nhuận có ít hoặc không có hoạt động trong năm

Một năm yên ắng không phải lúc nào cũng là một năm không có nghĩa vụ tuân thủ. Ngay cả các tổ chức có hoạt động hạn chế vẫn có thể phải nộp, gia hạn hoặc lưu hồ sơ cho các mục doanh nghiệp và thuế quan trọng.

Zenind có thể giúp những người sáng lập tổ chức phi lợi nhuận tổ chức công việc như thế nào

Zenind hỗ trợ những người sáng lập và chủ doanh nghiệp cần một cách có cấu trúc để quản lý việc thành lập và duy trì thường xuyên. Đối với tổ chức phi lợi nhuận, điều đó có thể đặc biệt hữu ích khi bạn phải cùng lúc xử lý việc thành lập, theo dõi tuân thủ và phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ.

Tùy theo dịch vụ bạn sử dụng, Zenind có thể hỗ trợ với:

• Dịch vụ đại diện đăng ký
• Nhắc nhở tuân thủ và theo dõi hạn chót
• Quản lý tài liệu và lưu trữ hồ sơ tổ chức
• Hỗ trợ thành lập pháp nhân mới

Đối với bất kỳ ai đang bắt đầu một tổ chức phi lợi nhuận tại New York hoặc mở rộng hoạt động từ thiện vào tiểu bang này, một quy trình tuân thủ rõ ràng có thể tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro bỏ sót hồ sơ.

Kết luận

Tuân thủ tổ chức phi lợi nhuận tại New York sẽ dễ quản lý hơn khi bạn xem nó như một quy trình về lịch làm việc, lưu trữ hồ sơ và quản trị, thay vì một công việc nộp hồ sơ mỗi năm một lần. Những tổ chức duy trì trạng thái tốt thường là những tổ chức ghi chép quyết định, theo dõi hạn chót sớm và rà soát nghĩa vụ thường xuyên.

Trước khi đưa ra quyết định về hồ sơ hoặc gây quỹ, hãy xác nhận các yêu cầu hiện hành với IRS, Charities Bureau của Tổng Chưởng lý New York và các cơ quan tiểu bang New York phù hợp. Các yêu cầu có thể thay đổi, và các tổ chức phi lợi nhuận nên xác minh quy tắc mới nhất trước khi thực hiện.