New Yorkin voittoa tavoittelemattoman organisaation vaatimustenmukaisuus: Käytännönläheinen jättöopas hyväntekeväisyysjärjestöille ja 501(c)(3)-organisaatioille

New Yorkin voittoa tavoittelemattoman organisaation vaatimustenmukaisuus ei ole yksi ainoa ilmoitus. Se on jatkuva prosessi, joka pitää hyväntekeväisyysorganisaation hyvässä asemassa liittovaltion ja osavaltion viranomaisten kanssa, suojaa varainhankintakykyä ja tukee yleisön luottamusta.

Olipa organisaatiosi pieni yhteisöä palveleva hyväntekeväisyysjärjestö, uskonnollinen voittoa tavoittelematon organisaatio, säätiö tai suurempi yleishyödyllinen järjestö, sama periaate pätee: vaatimusten noudattaminen on helpompaa, kun rakennat sille järjestelmän alusta alkaen. Yhden ilmoituksen unohtaminen tai rekisteröintivaatimuksen sivuuttaminen voi johtaa seuraamuksiin, hallinnollisiin ongelmiin tai katkoksiiin varainhankinnassa.

Tämä opas erittelee tärkeimmät voittoa tavoittelemattoman organisaation vaatimustenmukaisuuteen liittyvät velvoitteet New Yorkissa ja näyttää, miten pysyt järjestelmällisenä koko vuoden ajan.

Mitä New Yorkin voittoa tavoittelemattoman organisaation vaatimustenmukaisuus sisältää

Useimmille organisaatioille vaatimustenmukaisuus tarkoittaa neljän pääalueen seuraamista:

• Liittovaltion veroilmoitukset ja verovapaita yhteisöjä koskeva raportointi
• New Yorkin hyväntekeväisyysvarainkeruun ja rekisteröinnin velvoitteet
• Osavaltion verovapauden ylläpito ja päivitykset
• Sisäinen hallinto, kirjanpito ja yhtiöoikeudellinen ylläpito

Jos voittoa tavoittelematon organisaatiosi on perustettu New Yorkissa, sinun on myös säilytettävä yhtiöoikeudellinen hyvä asema. Jos toimit useissa osavaltioissa, sinun on ehkä täytettävä myös New Yorkin ulkopuoliset ulkomaisen toiminnan rekisteröinti- ja varainhankintasäännöt.

1. Jätä oikea IRS-lomake 990 ajoissa

Useimpien verovapaiden organisaatioiden on jätettävä IRS:lle vuosittainen tietoilmoitus. Se, mikä lomake jätetään, riippuu organisaatiosi taloudellisesta tilanteesta ja veroluokituksesta:

• Form 990-N kelpoisille pienille organisaatioille
• Form 990-EZ pienemmille organisaatioille, jotka eivät täytä e-Postcard-vaatimusta
• Form 990 suuremmille organisaatioille
• Form 990-PF yksityisille säätiöille

Yleinen määräaika on viidennen kuukauden 15. päivä sen verovuoden päättymisen jälkeen. Organisaatioille, jotka käyttävät kalenterivuotta ja joiden tilikausi päättyy 31. joulukuuta, tämä tarkoittaa yleensä 15. toukokuuta määräaikaa.

Jos tarvitset lisäaikaa, voit hakea pidennystä, mutta pidennys siirtää vain jättöpäivää. Se ei poista velvoitetta.

Miksi tällä on väliä:

• Toistuva laiminlyönti voi johtaa IRS:n seuraamuksiin
• Kolme peräkkäistä vuotta ilman vaadittua ilmoitusta voi johtaa verovapaan aseman automaattiseen peruuttamiseen
• Oikeat ilmoitukset auttavat lahjoittajia, apurahojen myöntäjiä ja viranomaisia luottamaan taloudelliseen raportointiisi

Hyvään sisäiseen prosessiin tulisi kuulua toistuva kalenterimuistutus, nimetty hallituksen tai henkilöstön yhteyshenkilö sekä kansio tukeville talousasiakirjoille, jotka ovat valmiina ennen tilikauden päättymistä.

2. Rekisteröi hyväntekeväisyysvarainhankinta New Yorkissa

Jos organisaatiosi kerää lahjoituksia yleisöltä New Yorkissa, hyväntekeväisyysrekisteröinnin säännöt voivat tulla sovellettaviksi. Käytännössä tämä tarkoittaa, että varainhankinta voi laukaista rekisteröinti- ja raportointivelvoitteita, vaikka organisaatiosi olisi jo IRS:n mukaan verovapaa.

Organisaatioiden tulisi kiinnittää erityistä huomiota siihen,:

• Kerätäänkö lahjoituksia New Yorkin asukkailta
• Toteutetaanko kampanjaa, tapahtumaa, verkkolahjoitussivua tai suorapostituskampanjaa
• Käytetäänkö ammattimaista varainhankkijaa, varainhankintakonsulttia tai kaupallista yhteiskampanjoijaa
• Täyttävätkö sopimukset ja ilmoitukset osavaltion vaatimukset

Jos käytät ulkopuolista varainhankinta-apua, tarkista kaikki sopimukset huolellisesti. New Yorkissa varainhankinnan vaatimustenmukaisuus on enemmän kuin markkinointikysymys. Se on oikeudellinen ja operatiivinen vaatimus, joka vaikuttaa siihen, miten varoja kerätään ja raportoidaan.

Sinun tulisi myös säilyttää dokumentaatio seuraavista:

• Lahjoittajakampanjat ja varainhankintakampanjat
• Varainhankintasopimukset
• Vaaditut ilmoitukset ja kuittaukset
• Vuosittaiset uusimis- tai talousraportointimääräajat, jos sovellettavissa

Koska varainhankintasäännöt voivat vaihdella toiminnan ja organisaatiotyypin mukaan, varmista aina ajantasaiset vaatimukset New Yorkin Attorney Generalin Charities Bureau -virastolta ennen kampanjan käynnistämistä.

3. Ylläpidä verovapauteen liittyvät asiakirjat ja osavaltion verorekisteröinnit

Verovapaus ei ole yksittäinen kytkin, joka pysyy aina päällä. Organisaatiosi tulisi pitää järjestelmällisesti tallessa sekä liittovaltion verovapautta että mahdollisia osavaltion veroetuja koskevat asiakirjat.

Tyypillisiä ylläpitotehtäviä ovat:

• IRS:n päätöskirjeiden ja verovapausasiakirjojen säilyttäminen
• Myyntiverovapautta koskevien asiakirjojen pitäminen ajan tasalla, jos sovellettavissa
• Osoite- tai toimihenkilötietojen päivittäminen niiden muuttuessa
• Sen varmistaminen, tarvitaanko uusimisia, ilmoituksia tai muutoksia organisaatiomuutosten jälkeen

Voittoa tavoittelematon organisaatio, joka vaihtaa nimeään, päätoimipaikkaansa, toimihenkilöitään, hallitustaan tai rekisteröityä edustajaansa, ei saa olettaa, että vanhat tiedot riittävät edelleen. Näiden tietojen päivittäminen nopeasti auttaa välttämään sekaannuksia pankkien, viranomaisten, avustuksen myöntäjien ja toimittajien kanssa.

4. Tunne New Yorkin vuotuisia raportteja koskeva sääntö voittoa tavoittelemattomille yhtiöille

New Yorkissa kotimaiset ja ulkomaiset voittoa tavoittelemattomat yhtiöt eivät yleensä jätä Department of State -virastolle säännöllistä vuosi- tai kaksivuotisraporttia samalla tavalla kuin monet voittoa tavoittelevat yhtiöt.

Se ei tarkoita, ettei organisaatiolla olisi ylläpitovelvoitteita. Sen on silti:

• Pidettävä yhtiöasiakirjansa ajan tasalla
• Ylläpidettävä rekisteröityä edustajaa ja toimipaikkatietoja, jos vaaditaan
• Jätettävä muutokset, kun hallinnolliset tiedot muuttuvat
• Pysyttävä hyvässä asemassa muiden sovellettavien osavaltion viranomaisten kanssa

Tämä on helppo alue ymmärtää väärin. Jotkut voittoa tavoittelemattomat organisaatiot olettavat, että koska vuotuista raporttia ei ole, mitään seurattavaa ei ole. Todellisuudessa yhden vuosittaisen ilmoituksen puuttuminen vain siirtää painopisteen muihin toistuviin vaatimustenmukaisuustehtäviin.

5. Pidä hallinto ja kirjanpito järjestyksessä

Vahva vaatimustenmukaisuus ei koske vain lomakkeita. Se koskee myös sisäistä kurinalaisuutta.

Jokaisen voittoa tavoittelemattoman organisaation tulisi ylläpitää käytännöllistä asiakirjahallintaa, joka sisältää:

• Perustamisasiakirjat ja säännöt
• EIN-tiedot
• IRS:n päätöskirjeet
• Hallituksen ja valiokuntien pöytäkirjat
• Eturistiriitapolitiikkaan liittyvät asiakirjat
• Toimihenkilö- ja hallituksen jäsenluettelot
• Budjettihyväksynnät ja merkittävät talouspäätökset
• Lahjoitustiedot ja rajoitettujen varojen seuranta
• Toimittajien, varainhankkijoiden ja konsulttien sopimukset

Hallituksen pöytäkirjat ja kirjalliset hyväksynnät ovat erityisen tärkeitä, kun organisaatio hyväksyy palkkioita, tekee merkittäviä sopimuksia, hyväksyy käytäntöjä tai muuttaa hallintorakennettaan. Hyvä dokumentaatio suojaa organisaatiota ja osoittaa, että hallitus harjoittaa asianmukaista valvontaa.

6. Tarkkaile moniosavaltioisiin velvoitteisiin liittyviä kysymyksiä

Monet New Yorkin voittoa tavoittelemattomat organisaatiot laajentavat varainhankintaansa, palvelujaan tai kumppanuuksiaan muihin osavaltioihin. Heti kun näin tapahtuu, sinulla voi olla vaatimustenmukaisuusvelvoitteita New Yorkin ulkopuolella.

Esimerkkejä ovat:

• Ulkomaisen toiminnan rekisteröinti toisessa osavaltiossa
• Hyväntekeväisyysvarainhankinnan rekisteröinti toisessa osavaltiossa
• Palkka- tai myyntitoimintaan liittyvät osavaltion verorekisteröinnit
• Lisäraportointi paikallisista varainhankintatapahtumista tai ohjelmista

Jos organisaatiosi toimii valtakunnallisesti, laadi erillinen vaatimustenmukaisuuden seuranta jokaiselle osavaltiolle, jossa toimit. Yksi kalenteri on parempi kuin hajallaan olevat muistutukset sähköpostiketjuissa ja taulukoissa.

7. Rakenna yksinkertainen vuosittainen voittoa tavoittelemattoman organisaation vaatimustenmukaisuuden tarkistuslista

Luotettava vuosittainen tarkistuslista vähentää määräaikojen unohtamista ja helpottaa huomattavasti hallituksen valvontaa.

Käytä tarkistuslistaa, joka kattaa:

• IRS Form 990:n valmistelun ja jättämisen
• New Yorkin hyväntekeväisyysvarainhankinnan rekisteröinti- ja uusimispäivät
• Osavaltion verovapauden tarkistukset
• Rekisteröidyn edustajan ja osoitteen päivitykset
• Hallituksen kokousaikataulun ja pöytäkirjojen hyväksynnät
• Eturistiriita-, ilmoittajansuoja- ja asiakirjahallintakäytäntöjen tarkistuksen
• Taloussulun ja lahjoitusten täsmäytyksen
• Varainhankintasopimusten ja kampanjamateriaalien tarkastelun

Jos organisaatiosi käyttää vapaaehtoisia tai osa-aikaista henkilöstöä, nimeä yksi henkilö vastaamaan kalenterista ja yksi henkilö varahenkilöksi. Vaatimustenmukaisuuden laiminlyönnit syntyvät usein silloin, kun kaikki olettavat jonkun muun seuraavan määräaikaa.

Yleisiä New Yorkin voittoa tavoittelemattoman organisaation vaatimustenmukaisuusvirheitä

Yleisimmät virheet ovat yleensä yksinkertaisia, mutta ne voivat silti aiheuttaa vakavia ongelmia:

• Oletetaan, että IRS:n verovapaa asema kattaa osavaltion varainhankintasäännöt
• Ensimmäinen Form 990 -ilmoitus jätetään tekemättä perustamisen jälkeen
• Unohdetaan rekisteröityä ennen lahjoitusten pyytämistä
• Toimihenkilö- tai osoitemuutoksia ei ilmoiteta
• Hallituksen hyväksyntöjä ja pöytäkirjoja ei säilytetä
• Verovapaus sekoitetaan yhtiöoikeudelliseen hyvään asemaan
• Vaatimustenmukaisuus jätetään huomiotta, koska organisaatiolla oli vähän tai ei lainkaan toimintaa vuoden aikana

Hiljainen vuosi ei aina tarkoita vaatimustenmukaisuudesta vapaata vuotta. Myös rajoitetusti toimivat organisaatiot voivat silti joutua jättämään ilmoituksia, uusimaan rekisteröintejä tai dokumentoimaan keskeisiä yhtiö- ja veroasioita.

Miten Zenind voi auttaa voittoa tavoittelemattomia perustajia pysymään järjestyksessä

Zenind tukee perustajia ja yrittäjiä, jotka tarvitsevat jäsennellyn tavan hallita perustamista ja jatkuvaa ylläpitoa. Voittoa tavoittelemattomille organisaatioille tämä voi olla erityisen hyödyllistä, kun tasapainotat samalla yhtiöittämistä, vaatimustenmukaisuuden seurantaa ja palveluntarjoajien koordinointia.

Käyttämistäsi palveluista riippuen Zenind voi auttaa seuraavissa:

• Rekisteröidyn edustajan palvelu
• Vaatimustenmukaisuuden muistutukset ja määräaikaseuranta
• Asiakirjahallinta ja organisaation kirjanpito
• Uusien yhteisöjen perustamisen tuki

Kaikille, jotka perustavat New Yorkin voittoa tavoittelematonta organisaatiota tai laajentavat hyväntekeväisyystoimintaa osavaltioon, selkeä vaatimustenmukaisuuden työnkulku voi säästää aikaa ja vähentää myöhästyneiden ilmoitusten riskiä.

Lopuksi

New Yorkin voittoa tavoittelemattoman organisaation vaatimustenmukaisuus on hallittavissa, kun käsittelet sitä kalenterina, asiakirjahallintana ja hallintoprosessina etkä vain kerran vuodessa tehtävänä ilmoituksena. Hyvässä asemassa pysyvät organisaatiot ovat yleensä niitä, jotka dokumentoivat päätökset, seuraavat määräaikoja ajoissa ja tarkistavat velvoitteensa säännöllisesti.

Ennen kuin teet ilmoitus- tai varainhankintapäätöksiä, varmista ajantasaiset vaatimukset IRS:ltä, New Yorkin Attorney Generalin Charities Bureau -virastolta ja asianomaisilta New Yorkin osavaltion virastoilta. Vaatimukset voivat muuttua, ja voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden tulisi varmistaa uusimmat säännöt ennen toimimista.