Схеми с офис консумативи: как малките бизнеси могат да предотвратят измами с фактури

Схемите с офис консумативи остават практична заплаха за малките бизнеси, защото се възползват от обичайните рутинни процеси по покупки. Един бизнес може да смята, че одобрява обикновена поръчка за тонер за принтер или доставка на почистващи материали, а по-късно да открие, че фактурата е била неоторизирана, стоките никога не са били поръчани или доставчикът не е бил проверен.

За новите компании, особено за тези, които се стремят да стартират дейността си, тези измами са повече от неудобство. Те източват парични средства, създават счетоводни усложнения и могат да нарушат вътрешния контрол точно в момента, когато бизнесът се нуждае от структура. Добрата новина е, че измамите с офис консумативи могат да бъдат предотвратени. Със семпли правила за покупки, внимателен преглед на фактурите и обучение на персонала дори екип с ограничен ресурс може значително да намали риска.

Как изглеждат схемите с офис консумативи

Схемите с офис консумативи обикновено пристигат по телефон, имейл, факс или чрез нежелана фактура. Офертата често звучи рутинно:

• Представител твърди, че вашият офис вече е направил поръчка.
• Обаждащ се казва, че пратка чака одобрение.
• Пристига фактура за тонер, хартия, крушки, почистващи продукти или други обичайни артикули.
• Името на фирмата звучи близо до познат доставчик, но не е същото.

Измамата работи, защото документите могат да изглеждат легитимни на пръв поглед. Един динамичен офис може да предположи, че поръчката е била одобрена от някой друг, или нов служител може да не знае кой доставчик е одобрен. След като плащането бъде извършено, възстановяването на средствата може да бъде трудно.

Най-големият риск не е само пряката загуба. Измамата също така създава допълнителна работа за счетоводството, обърква инвентарните записи и може да подкопае доверието в процеса на покупки на компанията.

Защо малките бизнеси са цел

Измамниците често се насочват към малки бизнеси, защото предполагат, че организацията има ограничени контроли върху снабдяването. Това предположение често е вярно в ранните етапи от живота на една компания.

Чести причини малките бизнеси да са уязвими включват:

• Няма писмена политика за покупки.
• Твърде много служители имат право да правят поръчки.
• Фактурите се плащат, преди да бъдат съпоставени с поръчките.
• Приемането на стоки и задълженията по плащанията не са разделени.
• Служителите не знаят кои доставчици са одобрени.
• Бизнесът разчита на временни или наскоро наети служители.

Етапът на създаване на бизнес е правилният момент да се решат тези проблеми. Ранните контроли са по-лесни за изграждане, отколкото да се добавят по-късно след загуба.

Предупредителни знаци, за които да следите

Следните червени флагове често показват възможна схема с офис консумативи:

• Доставчик се обажда многократно и притиска служителите да одобрят поръчка веднага.
• Търговецът отказва да изпрати подробности в писмен вид.
• Фактурата се отнася до стоки, които никой не помни да е поръчвал.
• Името на фирмата е общо или подозрително подобно на доверен доставчик.
• Количеството в пратката или марката не съответства на обичайните покупки на бизнеса.
• Фактурата изисква плащане в кратък срок без предварително потвърждение.
• Продавачът моли служител, който няма право да поръчва консумативи, да вземе решение.

Всеки един от тези признаци трябва да задейства проверка преди да бъде направено плащане.

Изградете прост контролен процес за покупки

Силната защита не изисква сложен софтуер. Тя изисква последователен процес.

1. Определете кой има право да купува

Само определени служители трябва да имат право да правят поръчки. Всички останали трябва да знаят как да насочват обажданията от доставчици към правилния човек. Така се премахва възможността убедителен обаждащ се да получи неформално одобрение от някого, който няма правомощия.

2. Използвайте номера на поръчки

Всяка одобрена поръчка трябва да има номер на поръчка. Този номер трябва да присъства във фактурата на доставчика, в документите за доставка и във вътрешния запис. Съпоставянето на тези документи улеснява откриването на неоторизирано фактуриране.

3. Поддържайте актуални данните за доставчиците

Водете списък с одобрени доставчици, основни контакти и типичните продукти, които се купуват. Персоналът трябва да може да провери дали обаждащият се е легитимен, преди да обсъжда поръчка.

4. Разделете поръчването от плащането

Ако е възможно, човекът, който прави поръчка, не трябва да бъде същият, който одобрява плащането. Дори в малък екип втори поглед намалява риска измамата да остане незабелязана.

5. Защитете празните формуляри и данните за акаунтите

Празните формуляри за поръчки, данните за акаунти на доставчици и платежните креденшъли не трябва да са лесно достъпни. Измамниците често разчитат на слаби вътрешни контроли, а не на технически атаки.

Преглеждайте всяка доставка преди плащане

Фактурите никога не трябва да се плащат автоматично само защото изглеждат рутинни. Един базов тристранен преглед може да спре повечето схеми с консумативи:

• Потвърдете поръчката.
• Потвърдете документите за доставка.
• Потвърдете детайлите във фактурата.

Проверете внимателно следното:

• Марка и модел на продукта.
• Доставено количество.
• Единична цена и обща сума.
• Дата на доставка.
• Име и контактни данни на доставчика.
• Дали стоките действително са били поръчани и получени.

Ако някоя от тези позиции не съвпада, задръжте плащането, докато несъответствието не бъде изяснено. Когато пратката не е била одобрена, не позволявайте спешността да подтикне бизнеса да плати първо и да задава въпроси по-късно.

Обучете служителите как да реагират на непоискани продажбени обаждания

Обучението е едно от най-евтините средства за контрол срещу измами, които един бизнес може да приложи.

Служителите трябва да знаят:

• Да не ангажират компанията с покупка, освен ако не са упълномощени.
• Да не потвърждават вътрешни детайли за покупки пред непознати обаждащи се.
• Да не плащат фактури без проверка.
• Да не предполагат, че пратката е била поръчана от друг колега.

Кратък отговор може да помогне:

Не съм упълномощен да правя поръчки. Моля, свържете се с отговорния за покупките служител.

Този прост отговор може да спре много измами още в началото.

Какво да направите, ако пристигне неоторизирана пратка

Ако вашият бизнес получи стоки, които не е поръчал, реагирайте внимателно.

• Не плащайте фактурата, докато поръчката не бъде проверена.
• Документирайте пратката със снимки и записи.
• Съпоставете доставката с вътрешните записи за покупка.
• Свържете се с предполагаемия доставчик чрез доверен номер, а не само чрез номера, посочен във фактурата.
• Уведомете счетоводството и ръководството незабавно.
• Запазете всички имейли, гласови съобщения, фактури и документи за доставка.

Ако пратката е очевидно неоторизирана, третирайте случая като проблем с измама, а не като обикновена грешка при поръчка.

Как да реагирате при съмнение за измама

Когато подозирате схема с офис консумативи, действайте бързо и поддържайте документите подредени.

1. Спрете всяко предстоящо плащане.
2. Съберете фактурата, поръчката и документите за доставка.
3. Определете кой служител е получил обаждането или пратката.
4. Проверете дали някой е одобрил поръчката.
5. Докладвайте случая на вътрешното ръководство и счетоводството.
6. Ако е необходимо, подайте сигнал до органите за защита на потребителите или до правоохранителните органи.

Бързите действия ограничават щетите и помагат да се установи дали опитът е изолиран или част от модел.

По-добър подход за нови компании

Бизнесите, които все още изграждат своите вътрешни системи, имат голямо предимство: могат да проектират контролите от първия ден. Това е особено важно за нови компании, които едновременно се занимават с учредяване, съответствие, банкови сметки и настройка на доставчици.

Няколко практични навика правят разлика:

• Документирайте кой може да купува, да одобрява и да плаща.
• Поддържайте последователен процес за въвеждане на доставчици.
• Преглеждайте месечно повтарящите се такси.
• Изисквайте запис преди да бъде направено каквото и да е плащане.
• Преразглеждайте контролите, когато бизнесът расте.

Целта не е да се създава бюрокрация. Целта е измамата да стане по-трудна от честния бизнес.

Финален извод

Схемите с офис консумативи успяват, когато рутинните покупки станат небрежни. Малките бизнеси могат да избегнат повечето от тези проблеми, като ограничат кой може да поръчва, съпоставят фактурите със записите, обучат служителите да казват не и преглеждат всяка доставка преди плащане.

За нов бизнес това не са незадължителни навици. Те са част от изграждането на компания, която може да расте, без да губи пари от предотвратими измами.