Irodaszer-csalások: Hogyan előzhetik meg a kisvállalkozások a számlás visszaéléseket

Az irodaszer-csalások továbbra is valós veszélyt jelentenek a kisvállalkozások számára, mert a mindennapi beszerzési folyamatokat használják ki. Egy vállalkozás azt hiheti, hogy egy szokásos nyomtatótoner-rendelést vagy takarítószer-szállítmányt hagy jóvá, majd később kiderül, hogy a számla jogosulatlan volt, az árut nem rendelték meg, vagy a beszállítót soha nem ellenőrizték.

Az új cégek számára, különösen azoknál, amelyek éppen az indulásra összpontosítanak, ezek a csalások többet jelentenek egyszerű kellemetlenségnél. Elpazarolják a készpénzt, könyvelési zavart okoznak, és megzavarhatják a belső kontrollokat éppen akkor, amikor a vállalkozásnak a legnagyobb szüksége van a rendezettségre. A jó hír az, hogy az irodaszer-csalás megelőzhető. Egyszerű beszerzési szabályokkal, gondos számlaellenőrzéssel és munkatársi képzéssel még egy kis létszámú csapat is jelentősen csökkentheti a kockázatot.

Hogyan néznek ki az irodaszer-csalások

Az irodaszer-csalások általában telefonon, e-mailben, faxon vagy kéretlen számla formájában érkeznek. Az ajánlat gyakran rutinszerűnek hangzik:

• Egy képviselő azt állítja, hogy az irodájuk már leadta a rendelést.
• Egy telefonáló azt mondja, hogy egy szállítmány jóváhagyásra vár.
• Számla érkezik tonerre, papírra, izzókra, tisztítószerekre vagy más hétköznapi termékekre.
• A cég neve hasonlít egy ismert beszállító nevére, de nem pontosan ugyanaz.

A csalás azért működik, mert a dokumentáció első ránézésre hitelesnek tűnhet. Egy gyors tempójú iroda feltételezheti, hogy a rendelést valaki más már jóváhagyta, vagy egy új munkatárs nem tudja, melyik beszállító jogosult. Miután a fizetés megtörtént, a pénz visszaszerzése nehéz lehet.

A legnagyobb kockázat nem csak a közvetlen anyagi veszteség. A csalás extra munkát okoz a könyvelésben, összezavarja a készletnyilvántartást, és alááshatja a bizalmat a vállalkozás beszerzési folyamataiban.

Miért a kisvállalkozások a célpontok

A csalók gyakran a kisvállalkozásokat célozzák meg, mert azt feltételezik, hogy az организации korlátozott beszerzési kontrollokkal rendelkezik. Ez az induló szakaszban gyakran valóban így van.

A kisvállalkozások sérülékenységének gyakori okai:

• Nincs írásos beszerzési szabályzat.
• Túl sok munkatárs rendelhet.
• A számlákat még a megrendelések egyeztetése előtt fizetik ki.
• A beérkeztetés és a tartozáskezelés nincs elkülönítve.
• A munkatársak nem tudják, mely beszállítók jóváhagyottak.
• A vállalkozás ideiglenes vagy nemrég felvett munkatársakra támaszkodik.

A vállalkozásalapítás időszaka jó alkalom ezeknek a problémáknak a megoldására. Az induláskor bevezetett kontrollokat könnyebb kialakítani, mint később, veszteség után pótolni.

Figyelmeztető jelek, amelyekre érdemes figyelni

Az alábbi intő jelek gyakran utalnak lehetséges irodaszer-csalásra:

• Egy beszállító többször is hívja a munkatársakat, és azonnali jóváhagyásra sürgeti őket.
• Az értékesítő nem hajlandó írásban elküldeni a részleteket.
• A számla olyan árukra vonatkozik, amelyeket senki sem emlékszik megrendelni.
• A cégnév általános, vagy gyanúsan hasonlít egy megbízható beszállító nevére.
• A szállított mennyiség vagy márka nem egyezik a vállalkozás szokásos vásárlásaival.
• A számla rövid fizetési határidőt ír elő előzetes megerősítés nélkül.
• Az eladó olyan munkatárstól kér döntést, aki nem jogosult irodaszereket rendelni.

Egyetlen ilyen jel is ellenőrzést kell, hogy kiváltsen a fizetés előtt.

Egyszerű beszerzési kontrollrendszer kialakítása

Az erős védelemhez nincs szükség összetett szoftverre. Következetes folyamattal elérhető.

1. Határozza meg a vásárlási jogosultságot

Csak kijelölt munkatársak adhassanak le rendeléseket. Mindenki másnak tudnia kell, hogyan irányítsa a beszállítói hívásokat a megfelelő személyhez. Ez csökkenti annak esélyét, hogy egy meggyőző telefonáló informális jóváhagyást szerezzen valakitől, aki nem rendelkezik felhatalmazással.

2. Használjon megrendelésszámokat

Minden jóváhagyott rendeléshez tartozzon megrendelésszám. Ennek szerepelnie kell a szállítói számlán, a szállítási dokumentumokon és a belső nyilvántartásban is. A dokumentumok egyeztetése megkönnyíti a jogosulatlan számlázás felismerését.

3. Tartsa naprakészen a beszállítói nyilvántartást

Vezessen nyilvántartást a jóváhagyott beszállítókról, a fő kapcsolattartókról és a jellemzően vásárolt termékekről. A munkatársak így ellenőrizni tudják, hogy egy telefonáló valóban jogosult-e az adott rendelésről beszélni.

4. Válassza szét a rendelést és a fizetést

Ha lehetséges, ne ugyanaz a személy adja le a rendelést, aki jóváhagyja a kifizetést. Még egy kis csapatban is egy második ellenőrzési pont csökkenti annak esélyét, hogy a csalás észrevétlen maradjon.

5. Biztosítsa a blankettákat és a hozzáférési adatokat

Az üres megrendelőlapok, a beszállítói fiókadatok és a fizetési hozzáférések ne legyenek könnyen elérhetők. A csalók gyakran nem technikai támadásokra, hanem gyenge belső kontrollokra támaszkodnak.

Minden szállítmányt ellenőrizzen a fizetés előtt

A számlákat soha nem szabad automatikusan kifizetni csak azért, mert rutinszerűnek tűnnek. Egy egyszerű háromirányú ellenőrzés a legtöbb irodaszer-csalást megállíthatja:

• Ellenőrizze a megrendelésszámot.
• Ellenőrizze a szállítási dokumentumokat.
• Ellenőrizze a számla adatait.

Különösen figyelje a következőket:

• A termék márkája és típusa.
• A szállított mennyiség.
• Az egységár és a végösszeg.
• A szállítás dátuma.
• A beszállító neve és elérhetőségei.
• Hogy az árut valóban megrendelték-e és átvették-e.

Ha ezek közül bármelyik eltér, tartsa vissza a fizetést, amíg az eltérés nem tisztázódik. Ha egy szállítmány nem engedélyezett, ne engedje, hogy a sürgősség a vállalkozást abba sodorja, hogy előbb fizessen, és csak utána tegyen fel kérdéseket.

Tanítsa meg a munkatársakat a kéretlen értékesítési hívások kezelésére

A képzés az egyik legalacsonyabb költségű csalásmegelőző kontroll, amelyet egy vállalkozás bevezethet.

A munkatársaknak tudniuk kell:

• Nem vállalhatnak kötelezettséget a cég nevében, ha nincs rá felhatalmazásuk.
• Ismeretlen hívóknak nem erősíthetnek meg belső beszerzési részleteket.
• Számlákat nem fizethetnek ki ellenőrzés nélkül.
• Nem feltételezhetik, hogy egy szállítmányt egy másik csapattag rendelt.

Egy rövid válasz segíthet:

Nem vagyok jogosult rendelést leadni. Kérem, vegye fel a kapcsolatot a kijelölt vásárlóval.

Egy ilyen egyszerű mondat már azelőtt megállíthat sok csalást, hogy elindulna.

Mi a teendő, ha nem rendelt szállítmány érkezik

Ha a vállalkozás olyan árut kap, amelyet nem rendelt, kezelje körültekintően a helyzetet.

• Ne fizessen a számlán, amíg a rendelés nincs ellenőrizve.
• Dokumentálja a szállítmányt fotókkal és feljegyzésekkel.
• Hasonlítsa össze a kézbesítést a belső megrendelési nyilvántartással.
• Vegye fel a kapcsolatot az állítólagos beszállítóval egy megbízható telefonszámon, ne csak a számlán szereplőn.
• Azonnal értesítse a könyvelést és a vezetést.
• Őrizzen meg minden e-mailt, hangüzenetet, számlát és szállítási dokumentumot.

Ha a szállítmány egyértelműen jogosulatlan, csalási ügyként kezelje, ne egyszerű beszerzési hibaként.

Hogyan reagáljon gyanús csalás esetén

Ha irodaszer-csalásra gyanakszik, cselekedjen gyorsan, és tartsa rendezett állapotban a dokumentációt.

1. Állítson le minden függőben lévő fizetést.
2. Gyűjtse össze a számlát, a megrendelést és a szállítási dokumentumokat.
3. Állapítsa meg, melyik munkatárs fogadta a hívást vagy a szállítmányt.
4. Ellenőrizze, hogy valaki jóváhagyta-e a rendelést.
5. Jelentse az esetet a belső vezetésnek és a könyvelésnek.
6. Szükség esetén jelentse az ügyet fogyasztóvédelmi hatóságnak vagy a rendőrségnek.

A gyors fellépés korlátozza a kárt, és segít megállapítani, hogy az eset elszigetelt vagy egy mintázat része.

Jobb megközelítés az új cégek számára

Azok a vállalkozások, amelyek még építik a belső rendszereiket, jelentős előnnyel rendelkeznek: már az első naptól kialakíthatják a kontrollokat. Ez különösen fontos az olyan új cégeknél, amelyek egyszerre foglalkoznak az alapítással, a megfeleléssel, a banki ügyintézéssel és a beszállítói beállításokkal.

Néhány gyakorlati szokás sokat számít:

• Dokumentálja, ki vásárolhat, ki hagyhat jóvá és ki fizethet.
• Tartsa egységesen a beszállítói beléptetési folyamatot.
• Havonta ellenőrizze az ismétlődő terheléseket.
• Minden fizetés előtt követeljen nyilvántartott bizonylatot.
• A vállalkozás növekedésével időről időre vizsgálja felül a kontrollokat.

A cél nem a bürokrácia felépítése. A cél az, hogy a csalást nehezebbé tegye, mint a tisztességes üzletmenetet.

Végső tanulság

Az irodaszer-csalások akkor sikeresek, amikor a rutin beszerzési folyamatok elnagyolttá válnak. A kisvállalkozások a legtöbb ilyen problémát elkerülhetik azzal, ha korlátozzák, ki rendelhet, egyeztetik a számlákat a nyilvántartásokkal, megtanítják a munkatársakat nemet mondani, és minden szállítmányt ellenőriznek a fizetés előtt.

Egy új vállalkozás számára ezek nem opcionális szokások. Részei annak, hogy olyan céget építsen, amely anélkül tud növekedni, hogy elkerülhető csalások miatt pénzt veszítne.