Toimistotarvikehuijaukset: Miten pienyritykset voivat ehkäistä laskuhuijauksia

Toimistotarvikehuijaukset ovat käytännön uhka pienyrityksille, koska ne hyödyntävät tavallisia hankintaprosesseja. Yritys voi luulla hyväksyvänsä rutiininomaisen tulostimen värikasettitilauksen tai siivoustarviketoimituksen, mutta huomata myöhemmin, että lasku oli luvaton, tavaroita ei koskaan tilattu tai toimittajaa ei ollut tarkistettu.

Uusille yrityksille, erityisesti niille, jotka keskittyvät toiminnan käynnistämiseen, nämä huijaukset ovat enemmän kuin pelkkä haitta. Ne kuluttavat käteistä, aiheuttavat kirjanpidollista epäselvyyttä ja voivat häiritä sisäisiä valvontakäytäntöjä juuri silloin, kun yritys tarvitsee rakennetta. Hyvä uutinen on, että toimistotarvikepetoksia voidaan ehkäistä. Yksinkertaisilla ostosäännöillä, huolellisella laskujen tarkistuksella ja henkilöstön koulutuksella jopa pieni tiimi voi vähentää riskiä merkittävästi.

Miltä toimistotarvikehuijaukset näyttävät

Toimistotarvikehuijaukset tulevat yleensä puhelimitse, sähköpostitse, faksilla tai odottamattomana laskuna. Viesti kuulostaa usein arkiselta:

• Edustaja väittää, että toimistonne teki jo tilauksen.
• Soittaja sanoo, että lähetys odottaa hyväksyntää.
• Saapuu lasku värikaseteista, paperista, hehkulampuista, puhdistusaineista tai muista tavanomaisista tuotteista.
• Yrityksen nimi kuulostaa tutulta toimittajalta, mutta ei ole täsmälleen sama.

Huijaus toimii, koska asiakirjat voivat ensisilmäyksellä näyttää aidoilta. Kiireinen toimisto voi olettaa, että joku muu on hyväksynyt tilauksen, tai uusi työntekijä ei välttämättä tiedä, mikä toimittaja on valtuutettu. Kun maksu on kerran tehty, varojen takaisin saaminen voi olla vaikeaa.

Suurin riski ei ole vain suora rahallinen menetys. Petos aiheuttaa myös lisätyötä kirjanpidolle, sotkee varastotietoja ja voi heikentää luottamusta yrityksen hankintaprosessiin.

Miksi pienyritykset joutuvat kohteiksi

Huijarit kohdistavat toimintaansa usein pienyrityksiin, koska he olettavat organisaatiolla olevan rajalliset hankintakontrollit. Tämä oletus pitää usein paikkansa yrityksen alkuvaiheessa.

Tyypillisiä syitä haavoittuvuuteen ovat:

• Kirjallista ostokäytäntöä ei ole.
• Liian monella työntekijällä on oikeus tehdä tilauksia.
• Laskut maksetaan ennen kuin ne verrataan tilaustietoihin.
• Vastaanottoa ja ostoreskontraa ei ole erotettu toisistaan.
• Henkilöstö ei tiedä, mitkä toimittajat ovat hyväksyttyjä.
• Yritys nojaa tilapäisiin tai vastikään palkattuihin työntekijöihin.

Yrityksen perustamisvaihe on oikea hetki ratkaista nämä ongelmat. Varhaiset kontrollit on helpompi rakentaa kuin lisätä jälkikäteen tappion jälkeen.

Varoitusmerkit, joita kannattaa seurata

Seuraavat hälytysmerkit viittaavat usein mahdolliseen toimistotarvikehuijaukseen:

• Toimittaja soittaa toistuvasti ja painostaa henkilökuntaa hyväksymään tilauksen heti.
• Myyjä kieltäytyy lähettämästä yksityiskohtia kirjallisesti.
• Laskussa viitataan tavaroihin, joita kukaan ei muista tilanneensa.
• Yrityksen nimi on yleinen tai epäilyttävän samanlainen kuin luotetun toimittajan nimi.
• Toimitusmäärä tai brändi ei vastaa yrityksen tavanomaisia ostoksia.
• Lasku vaatii maksua lyhyellä aikataululla ilman aiempaa vahvistusta.
• Myyjä pyytää työntekijää, jolla ei ole oikeutta tilata tarvikkeita, tekemään päätöksen.

Yksikin näistä merkeistä pitäisi laukaista tarkistus ennen maksamista.

Rakenna yksinkertainen ostokontrollijärjestelmä

Vahva puolustus ei vaadi monimutkaista ohjelmistoa. Se vaatii johdonmukaista prosessia.

1. Määritä ostovaltuudet

Vain nimetyillä työntekijöillä tulisi olla oikeus tehdä tilauksia. Kaikkien muiden on tiedettävä, miten toimittajien puhelut ohjataan oikealle henkilölle. Tämä estää sen, että vakuuttava soittaja saisi epävirallisen hyväksynnän henkilöltä, jolla ei ole valtuuksia.

2. Käytä ostotilausnumeroita

Jokaisella hyväksytyllä tilauksella tulisi olla ostotilausnumero. Sen tulisi näkyä toimittajan laskussa, lähetysasiakirjoissa ja sisäisessä kirjanpidossa. Asiakirjojen yhteensovittaminen helpottaa luvattoman laskutuksen havaitsemista.

3. Pidä toimittajatiedot ajan tasalla

Ylläpidä luetteloa hyväksytyistä toimittajista, keskeisistä yhteyshenkilöistä ja tyypillisistä ostetuista tuotteista. Henkilöstön tulisi pystyä varmistamaan, onko soittaja aito ennen kuin he keskustelevat tilauksesta.

4. Erota tilaaminen maksamisesta

Jos mahdollista, tilauksen tekevä henkilö ei saisi olla sama henkilö, joka hyväksyy maksun. Pienessäkin tiimissä toinen tarkistuspiste vähentää riskiä, että petos pääsee läpi.

5. Suojaa tyhjät lomakkeet ja tilitiedot

Tyhjien ostolomakkeiden, toimittajatilien tietojen ja maksutunnisteiden ei tulisi olla helposti saatavilla. Huijarit luottavat usein heikkoihin sisäisiin kontrolloihin teknisten hyökkäysten sijaan.

Tarkista jokainen toimitus ennen maksua

Laskuja ei pidä maksaa automaattisesti vain siksi, että ne näyttävät rutiininomaisilta. Yksinkertainen kolmen tarkistuksen prosessi voi pysäyttää useimmat tarvikkeisiin liittyvät huijaukset:

• Varmista ostotilaus.
• Varmista toimitusasiakirjat.
• Varmista laskun tiedot.

Tarkista huolellisesti seuraavat asiat:

• Tuotteen merkki ja malli.
• Toimitettu määrä.
• Yksikköhinta ja loppusumma.
• Toimituspäivä.
• Toimittajan nimi ja yhteystiedot.
• Onko tavarat todella tilattu ja vastaanotettu.

Jos jokin näistä ei täsmää, pidä maksu keskeytettynä, kunnes ero selvitetään. Kun lähetys on luvaton, kiire ei saa ajaa yritystä maksamaan ensin ja esittämään kysymyksiä vasta myöhemmin.

Kouluta työntekijät vastaamaan pyytämättömiin myyntipuheluihin

Koulutus on yksi edullisimmista petoksen torjuntatoimista, joita yritys voi ottaa käyttöön.

Työntekijöiden tulisi tietää:

• Että he eivät saa sitoa yritystä mihinkään ostoon ilman valtuutusta.
• Että he eivät saa vahvistaa sisäisiä ostotietoja tuntemattomille soittajille.
• Että he eivät saa maksaa laskuja ilman tarkistusta.
• Että heidän ei pidä olettaa lähetyksen olleen toisen tiimiläisen tilaama.

Lyhyt toimintamalli voi auttaa:

En ole valtuutettu tekemään tilauksia. Ottakaa yhteyttä nimettyyn ostajaan.

Tuo yksinkertainen vastaus voi pysäyttää monet huijaukset jo alkuunsa.

Mitä tehdä, jos saapuu tilaamaton lähetys

Jos yritys saa tavaroita, joita se ei ole tilannut, tilanne on käsiteltävä huolellisesti.

• Älä maksa laskua ennen kuin tilaus on varmennettu.
• Dokumentoi lähetys valokuvin ja merkinnöin.
• Vertaa toimitusta sisäisiin ostotietoihin.
• Ota yhteyttä väitettyyn toimittajaan luotettavaa puhelinnumeroa käyttäen, ei vain laskussa ilmoitettua numeroa.
• Ilmoita asiasta välittömästi kirjanpitoon ja johdolle.
• Säilytä kaikki sähköpostit, vastaajaviestit, laskut ja lähetysasiakirjat.

Jos lähetys on selvästi luvaton, käsittele sitä petosasiana, ei tavallisena ostovirheenä.

Miten toimia epäillyn petoksen yhteydessä

Kun epäilet toimistotarvikehuijausta, toimi nopeasti ja pidä tiedot järjestyksessä.

1. Pysäytä kaikki odottavat maksut.
2. Kerää lasku, ostotilaus ja toimitusasiakirjat.
3. Selvitä, kuka työntekijä vastaanotti puhelun tai lähetyksen.
4. Tarkista, onko joku valtuuttanut tilauksen.
5. Ilmoita asiasta sisäiselle johdolle ja kirjanpidolle.
6. Tarvittaessa tee ilmoitus kuluttajansuojaviranomaisille tai lainvalvontaviranomaisille.

Nopea toiminta rajoittaa vahinkoa ja auttaa selvittämään, onko yritys yksittäinen vai osa laajempaa kaavaa.

Parempi toimintatapa uusille yrityksille

Yrityksillä, jotka vasta rakentavat sisäisiä järjestelmiään, on suuri etu: ne voivat suunnitella kontrollit alusta alkaen. Tämä on erityisen tärkeää uusille yrityksille, jotka hoitavat samaan aikaan perustamista, sääntöjen noudattamista, pankkiasioita ja toimittajien käyttöönottoa.

Muutama käytännön tapa tekee eron:

• Dokumentoi, kuka saa ostaa, hyväksyä ja maksaa.
• Pidä toimittajien käyttöönotto yhdenmukaisena.
• Tarkista toistuvat kulut kuukausittain.
• Vaadi kirjaus ennen kuin mitään maksua tehdään.
• Arvioi kontrollit uudelleen yrityksen kasvaessa.

Tavoitteena ei ole luoda byrokratiaa. Tavoitteena on tehdä petoksesta vaikeampaa kuin rehellisestä liiketoiminnasta.

Lopullinen johtopäätös

Toimistotarvikehuijaukset onnistuvat silloin, kun rutiininomaisesta ostamisesta tulee huolimatonta. Pienyritykset voivat välttää suurimman osan näistä ongelmista rajaamalla sen, kuka saa tilata, sovittamalla laskut yhteen tietojen kanssa, kouluttamalla henkilöstöä sanomaan ei ja tarkistamalla jokaisen toimituksen ennen maksua.

Uudelle yritykselle nämä eivät ole valinnaisia tapoja. Ne ovat osa sellaisen yrityksen rakentamista, joka voi kasvaa menettämättä rahaa vältettävissä olevaan petokseen.