Απατεωνιές με αναλώσιμα γραφείου: Πώς οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να αποτρέψουν την απάτη τιμολογίων

Οι απάτες με αναλώσιμα γραφείου παραμένουν μια πρακτική απειλή για τις μικρές επιχειρήσεις, επειδή εκμεταλλεύονται συνηθισμένες αγοραστικές διαδικασίες. Μια επιχείρηση μπορεί να πιστεύει ότι εγκρίνει μια συνηθισμένη παραγγελία για μελάνια εκτυπωτή ή μια αποστολή ειδών καθαρισμού, για να ανακαλύψει αργότερα ότι το τιμολόγιο δεν ήταν εξουσιοδοτημένο, τα αγαθά δεν είχαν ποτέ παραγγελθεί ή ο προμηθευτής δεν είχε ελεγχθεί ποτέ.

Για τις νεοσύστατες εταιρείες, ειδικά εκείνες που επικεντρώνονται στο να ξεκινήσουν τη λειτουργία τους, τέτοιες απάτες είναι κάτι περισσότερο από μια ενόχληση. Σπαταλούν μετρητά, δημιουργούν λογιστική σύγχυση και μπορούν να διαταράξουν τους εσωτερικούς ελέγχους τη στιγμή ακριβώς που η επιχείρηση χρειάζεται δομή. Τα καλά νέα είναι ότι η απάτη με αναλώσιμα γραφείου μπορεί να προληφθεί. Με απλούς κανόνες αγορών, προσεκτικό έλεγχο τιμολογίων και εκπαίδευση του προσωπικού, ακόμη και μια μικρή ομάδα μπορεί να μειώσει σημαντικά τον κίνδυνο.

Πώς εμφανίζονται οι απάτες με αναλώσιμα γραφείου

Οι απάτες με αναλώσιμα γραφείου συνήθως φτάνουν μέσω τηλεφώνου, email, fax ή ανεπιθύμητου τιμολογίου. Η προσέγγιση συχνά ακούγεται συνηθισμένη:

• Ένας εκπρόσωπος ισχυρίζεται ότι το γραφείο σας έχει ήδη κάνει μια παραγγελία.
• Ένας καλών λέει ότι μια αποστολή περιμένει έγκριση.
• Φτάνει τιμολόγιο για μελάνια, χαρτί, λάμπες, είδη καθαρισμού ή άλλα κοινά είδη.
• Το όνομα της εταιρείας μοιάζει με γνωστό όνομα προμηθευτή, αλλά δεν είναι ακριβώς το ίδιο.

Η απάτη λειτουργεί επειδή η τεκμηρίωση μπορεί να φαίνεται νόμιμη με μια πρώτη ματιά. Ένα γραφείο που κινείται γρήγορα μπορεί να θεωρήσει ότι η παραγγελία εγκρίθηκε από κάποιον άλλο ή ένας νέος υπάλληλος να μην ξέρει ποιος προμηθευτής είναι εξουσιοδοτημένος. Μόλις γίνει η πληρωμή, η ανάκτηση των χρημάτων μπορεί να είναι δύσκολη.

Ο μεγαλύτερος κίνδυνος δεν είναι μόνο η άμεση οικονομική ζημία. Η απάτη δημιουργεί επίσης επιπλέον εργασία για τη λογιστική, μπερδεύει τα αρχεία αποθέματος και μπορεί να διαβρώσει την εμπιστοσύνη στη διαδικασία αγορών της επιχείρησης.

Γιατί στοχοποιούνται οι μικρές επιχειρήσεις

Οι απατεώνες συχνά εστιάζουν στις μικρές επιχειρήσεις επειδή υποθέτουν ότι ο οργανισμός έχει περιορισμένους ελέγχους προμηθειών. Αυτή η υπόθεση είναι συχνά σωστή στα πρώτα στάδια ζωής μιας εταιρείας.

Συνήθεις λόγοι για τους οποίους οι μικρές επιχειρήσεις είναι ευάλωτες περιλαμβάνουν:

• Δεν υπάρχει γραπτή πολιτική αγορών.
• Πάρα πολλοί υπάλληλοι επιτρέπεται να κάνουν παραγγελίες.
• Τα τιμολόγια πληρώνονται πριν αντιστοιχιστούν με τα αρχεία παραγγελιών.
• Η παραλαβή και οι πληρωτέοι λογαριασμοί δεν είναι διαχωρισμένα.
• Τα μέλη του προσωπικού δεν γνωρίζουν ποιοι προμηθευτές είναι εγκεκριμένοι.
• Η επιχείρηση βασίζεται σε προσωρινούς ή πρόσφατα προσληφθέντες υπαλλήλους.

Η φάση σύστασης μιας επιχείρησης είναι η κατάλληλη στιγμή για να λυθούν αυτά τα προβλήματα. Οι πρώιμοι έλεγχοι χτίζονται πιο εύκολα από ό,τι αναδιαμορφώνονται μετά από μια ζημία.

Προειδοποιητικά σημάδια που πρέπει να προσέξετε

Τα παρακάτω σημάδια κινδύνου συχνά υποδεικνύουν πιθανή απάτη με αναλώσιμα γραφείου:

• Ένας προμηθευτής τηλεφωνεί επανειλημμένα και πιέζει το προσωπικό να εγκρίνει αμέσως μια παραγγελία.
• Ο πωλητής αρνείται να στείλει λεπτομέρειες γραπτώς.
• Το τιμολόγιο αναφέρεται σε αγαθά που κανείς δεν θυμάται να έχει παραγγείλει.
• Το όνομα της εταιρείας είναι γενικό ή ύποπτα παρόμοιο με έμπιστο προμηθευτή.
• Η ποσότητα της αποστολής ή η μάρκα δεν ταιριάζει με τις συνηθισμένες αγορές της επιχείρησης.
• Το τιμολόγιο απαιτεί πληρωμή σε σύντομο χρονικό διάστημα χωρίς προηγούμενη επιβεβαίωση.
• Ο πωλητής ζητά από υπάλληλο που δεν είναι εξουσιοδοτημένος να παραγγέλνει προμήθειες να πάρει απόφαση.

Οποιοδήποτε από αυτά τα σημάδια θα πρέπει να ενεργοποιεί έλεγχο πριν γίνει η πληρωμή.

Δημιουργήστε ένα απλό σύστημα ελέγχου αγορών

Η ισχυρή άμυνα δεν απαιτεί σύνθετο λογισμικό. Απαιτεί συνεπή διαδικασία.

1. Ορίστε ποιος έχει δικαίωμα αγοράς

Μόνο συγκεκριμένοι υπάλληλοι θα πρέπει να έχουν την άδεια να κάνουν παραγγελίες. Όλοι οι υπόλοιποι πρέπει να ξέρουν πώς να κατευθύνουν τις κλήσεις προμηθευτών στο σωστό άτομο. Αυτό μειώνει την πιθανότητα ένας πειστικός καλών να αποσπάσει ανεπίσημη έγκριση από κάποιον χωρίς αρμοδιότητα.

2. Χρησιμοποιήστε αριθμούς παραγγελίας

Κάθε εγκεκριμένη παραγγελία θα πρέπει να συνοδεύεται από αριθμό παραγγελίας. Αυτός ο αριθμός θα πρέπει να εμφανίζεται στο τιμολόγιο του προμηθευτή, στα έγγραφα αποστολής και στο εσωτερικό αρχείο. Η αντιστοίχιση αυτών των εγγράφων κάνει πιο εύκολο τον εντοπισμό μη εξουσιοδοτημένης χρέωσης.

3. Διατηρείτε ενημερωμένα τα αρχεία προμηθευτών

Διατηρήστε μια λίστα με εγκεκριμένους προμηθευτές, βασικές επαφές και τα συνήθη προϊόντα που αγοράζονται. Το προσωπικό θα πρέπει να μπορεί να επαληθεύει αν ένας καλών είναι νόμιμος πριν συζητήσει μια παραγγελία.

4. Διαχωρίστε την παραγγελία από την πληρωμή

Αν είναι δυνατόν, το άτομο που κάνει μια παραγγελία δεν θα πρέπει να είναι το ίδιο με εκείνο που εγκρίνει την πληρωμή. Ακόμη και σε μια μικρή ομάδα, ένα δεύτερο ζευγάρι μάτια μειώνει την πιθανότητα να περάσει απαρατήρητη η απάτη.

5. Ασφαλίστε τα κενά έντυπα και τα στοιχεία λογαριασμών

Τα κενά έντυπα παραγγελίας, οι πληροφορίες λογαριασμών προμηθευτών και τα στοιχεία πληρωμής δεν θα πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμα. Οι απατεώνες συχνά βασίζονται σε αδύναμους εσωτερικούς ελέγχους και όχι σε τεχνικές επιθέσεις.

Ελέγξτε κάθε παράδοση πριν πληρώσετε

Τα τιμολόγια δεν θα πρέπει ποτέ να πληρώνονται αυτόματα μόνο και μόνο επειδή φαίνονται συνηθισμένα. Ένας βασικός τριπλός έλεγχος μπορεί να σταματήσει τις περισσότερες απάτες με προμήθειες:

• Επιβεβαιώστε την παραγγελία.
• Επιβεβαιώστε τα έγγραφα παράδοσης.
• Επιβεβαιώστε τα στοιχεία του τιμολογίου.

Ελέγξτε προσεκτικά τα εξής:

• Μάρκα και μοντέλο προϊόντος.
• Ποσότητα που παραδόθηκε.
• Τιμή μονάδας και συνολικό ποσό.
• Ημερομηνία παράδοσης.
• Όνομα προμηθευτή και στοιχεία επικοινωνίας.
• Αν τα αγαθά πράγματι παραγγέλθηκαν και παραλήφθηκαν.

Αν οποιοδήποτε από αυτά τα στοιχεία δεν ταιριάζει, κρατήστε την πληρωμή μέχρι να λυθεί η διαφορά. Όταν μια αποστολή δεν είναι εξουσιοδοτημένη, μην αφήνετε την πίεση του χρόνου να οδηγήσει την επιχείρηση στο να πληρώσει πρώτα και να κάνει ερωτήσεις μετά.

Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους να απαντούν σε ανεπιθύμητες κλήσεις πωλήσεων

Η εκπαίδευση είναι ένας από τους ελέγχους κατά της απάτης με το χαμηλότερο κόστος που μπορεί να εφαρμόσει μια επιχείρηση.

Οι υπάλληλοι θα πρέπει να γνωρίζουν:

• Να μην δεσμεύουν την εταιρεία σε καμία αγορά αν δεν είναι εξουσιοδοτημένοι.
• Να μην επιβεβαιώνουν εσωτερικές λεπτομέρειες αγορών σε άγνωστους καλούντες.
• Να μην πληρώνουν τιμολόγια χωρίς έλεγχο.
• Να μην υποθέτουν ότι μια αποστολή παραγγέλθηκε από κάποιον άλλο συνάδελφο.

Ένα σύντομο σενάριο μπορεί να βοηθήσει:

Δεν είμαι εξουσιοδοτημένος να κάνω παραγγελίες. Παρακαλώ επικοινωνήστε με τον αρμόδιο αγοραστή.

Αυτή η απλή απάντηση μπορεί να σταματήσει πολλές απάτες πριν ξεκινήσουν.

Τι να κάνετε αν φτάσει μια αποστολή που δεν παραγγέλθηκε

Αν η επιχείρησή σας λάβει αγαθά που δεν παρήγγειλε, χειριστείτε την κατάσταση προσεκτικά.

• Μην πληρώσετε το τιμολόγιο μέχρι να επιβεβαιωθεί η παραγγελία.
• Τεκμηριώστε την αποστολή με φωτογραφίες και αρχεία.
• Συγκρίνετε την παράδοση με τα εσωτερικά αρχεία αγορών.
• Επικοινωνήστε με τον υποτιθέμενο προμηθευτή μέσω αξιόπιστου αριθμού, όχι μόνο με τον αριθμό που αναγράφεται στο τιμολόγιο.
• Ενημερώστε αμέσως τη λογιστική και τη διοίκηση.
• Διατηρήστε όλα τα email, τα voicemail, τα τιμολόγια και τα έγγραφα αποστολής.

Αν η αποστολή είναι σαφώς μη εξουσιοδοτημένη, αντιμετωπίστε την ως θέμα απάτης και όχι ως απλό λάθος αγοράς.

Πώς να αντιδράσετε σε ύποπτη απάτη

Όταν υποψιάζεστε απάτη με αναλώσιμα γραφείου, ενεργήστε γρήγορα και κρατήστε τα αρχεία οργανωμένα.

1. Σταματήστε οποιαδήποτε πληρωμή εκκρεμεί.
2. Συγκεντρώστε το τιμολόγιο, την παραγγελία και τα έγγραφα παράδοσης.
3. Προσδιορίστε ποιος υπάλληλος έλαβε την κλήση ή την αποστολή.
4. Ελέγξτε αν κάποιος εξουσιοδότησε την παραγγελία.
5. Αναφέρετε το ζήτημα στην εσωτερική διοίκηση και στη λογιστική.
6. Αν χρειάζεται, αναφέρετε το περιστατικό στις αρμόδιες αρχές προστασίας καταναλωτή ή στην αστυνομία.

Η γρήγορη δράση περιορίζει τη ζημιά και βοηθά να φανεί αν η απόπειρα είναι μεμονωμένη ή μέρος ενός μοτίβου.

Μια καλύτερη προσέγγιση για νέες εταιρείες

Οι επιχειρήσεις που εξακολουθούν να χτίζουν τα εσωτερικά τους συστήματα έχουν ένα μεγάλο πλεονέκτημα: μπορούν να σχεδιάσουν ελέγχους από την πρώτη μέρα. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για νέες εταιρείες που χειρίζονται ταυτόχρονα σύσταση, συμμόρφωση, τραπεζικές σχέσεις και ρυθμίσεις προμηθευτών.

Μερικές πρακτικές συνήθειες κάνουν τη διαφορά:

• Καταγράψτε ποιος μπορεί να αγοράζει, να εγκρίνει και να πληρώνει.
• Διατηρείτε συνεπή τη διαδικασία ένταξης προμηθευτών.
• Ελέγχετε μηνιαία τις επαναλαμβανόμενες χρεώσεις.
• Απαιτείτε καταγραφή πριν γίνει οποιαδήποτε πληρωμή.
• Επανεξετάζετε τους ελέγχους καθώς η επιχείρηση μεγαλώνει.

Ο στόχος δεν είναι να δημιουργηθεί γραφειοκρατία. Ο στόχος είναι να γίνει η απάτη δυσκολότερη από την έντιμη επιχειρηματική δραστηριότητα.

Τελικό συμπέρασμα

Οι απάτες με αναλώσιμα γραφείου πετυχαίνουν όταν οι συνήθεις αγορές γίνονται απρόσεκτες. Οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να αποφύγουν τα περισσότερα από αυτά τα προβλήματα περιορίζοντας ποιος μπορεί να παραγγείλει, αντιστοιχίζοντας τα τιμολόγια με τα αρχεία, εκπαιδεύοντας το προσωπικό να λέει όχι και ελέγχοντας κάθε παράδοση πριν από την πληρωμή.

Για μια νέα επιχείρηση, αυτές δεν είναι προαιρετικές συνήθειες. Είναι μέρος της δημιουργίας μιας εταιρείας που μπορεί να αναπτυχθεί χωρίς να χάνει χρήματα από αποφεύξιμη απάτη.