Lừa đảo văn phòng phẩm: Cách doanh nghiệp nhỏ ngăn chặn gian lận hóa đơn

Lừa đảo văn phòng phẩm vẫn là một mối đe dọa thực tế đối với doanh nghiệp nhỏ vì chúng lợi dụng các quy trình mua sắm quen thuộc. Một doanh nghiệp có thể nghĩ rằng mình đang phê duyệt một đơn đặt mực in máy in hoặc một lô hàng vật tư vệ sinh thông thường, nhưng sau đó lại phát hiện ra hóa đơn không được ủy quyền, hàng hóa không hề được đặt mua, hoặc nhà cung cấp chưa từng được thẩm định.

Đối với các công ty mới, đặc biệt là những doanh nghiệp đang tập trung triển khai hoạt động, những trò lừa đảo này không chỉ gây phiền toái. Chúng làm thất thoát tiền mặt, tạo ra sự rối loạn kế toán và có thể làm suy yếu kiểm soát nội bộ vào đúng thời điểm doanh nghiệp cần sự chặt chẽ nhất. Tin tốt là gian lận liên quan đến văn phòng phẩm hoàn toàn có thể phòng ngừa. Với các quy tắc mua sắm đơn giản, việc rà soát hóa đơn cẩn thận và đào tạo nhân viên, ngay cả một nhóm nhỏ cũng có thể giảm đáng kể rủi ro.

Lừa đảo văn phòng phẩm trông như thế nào

Các vụ lừa đảo văn phòng phẩm thường đến qua điện thoại, email, fax hoặc hóa đơn không được yêu cầu. Cách tiếp cận thường nghe rất bình thường:

• Một đại diện nói rằng văn phòng của bạn đã đặt hàng trước đó.
• Một người gọi đến nói rằng có một lô hàng đang chờ phê duyệt.
• Một hóa đơn xuất hiện cho mực in, giấy, bóng đèn, sản phẩm vệ sinh hoặc các mặt hàng thông dụng khác.
• Tên công ty nghe gần giống với một nhà cung cấp quen thuộc, nhưng không hoàn toàn trùng khớp.

Trò lừa đảo hiệu quả vì chứng từ có thể trông rất hợp lệ ở cái nhìn đầu tiên. Một văn phòng bận rộn có thể cho rằng đơn hàng đã được người khác phê duyệt, hoặc một nhân viên mới có thể không biết nhà cung cấp nào được phép sử dụng. Khi khoản thanh toán đã được thực hiện, việc thu hồi tiền có thể rất khó khăn.

Rủi ro lớn nhất không chỉ là thiệt hại trực tiếp. Gian lận còn tạo thêm việc cho bộ phận kế toán, làm rối dữ liệu tồn kho và có thể làm suy giảm niềm tin vào quy trình mua sắm của doanh nghiệp.

Vì sao doanh nghiệp nhỏ bị nhắm đến

Kẻ gian thường tập trung vào doanh nghiệp nhỏ vì họ cho rằng tổ chức này có ít kiểm soát mua sắm. Nhận định đó thường đúng trong giai đoạn đầu của doanh nghiệp.

Những lý do phổ biến khiến doanh nghiệp nhỏ dễ bị tổn thương gồm:

• Không có chính sách mua sắm bằng văn bản.
• Quá nhiều nhân viên được phép đặt hàng.
• Hóa đơn được thanh toán trước khi đối chiếu với hồ sơ mua hàng.
• Bộ phận nhận hàng và bộ phận công nợ phải trả không được tách biệt.
• Nhân viên không biết những nhà cung cấp nào đã được phê duyệt.
• Doanh nghiệp phụ thuộc vào nhân viên thời vụ hoặc nhân viên mới.

Giai đoạn thành lập doanh nghiệp là thời điểm thích hợp để giải quyết những vấn đề này. Kiểm soát từ sớm luôn dễ xây dựng hơn so với việc bổ sung sau khi đã xảy ra tổn thất.

Dấu hiệu cảnh báo cần chú ý

Những dấu hiệu sau thường cho thấy có thể đang xảy ra lừa đảo văn phòng phẩm:

• Nhà cung cấp gọi nhiều lần và gây áp lực để nhân viên phê duyệt đơn hàng ngay lập tức.
• Nhân viên bán hàng từ chối gửi chi tiết bằng văn bản.
• Hóa đơn đề cập đến hàng hóa mà không ai nhớ đã đặt mua.
• Tên công ty quá chung chung hoặc rất giống với một nhà cung cấp đáng tin cậy.
• Số lượng hàng hoặc thương hiệu không khớp với các lần mua thông thường của doanh nghiệp.
• Hóa đơn yêu cầu thanh toán trong thời gian rất ngắn mà không có xác nhận trước.
• Người bán yêu cầu một nhân viên không có thẩm quyền đặt hàng phải đưa ra quyết định.

Chỉ cần một trong những dấu hiệu này cũng nên kích hoạt việc rà soát trước khi thanh toán.

Xây dựng một hệ thống kiểm soát mua sắm đơn giản

Một cơ chế phòng vệ vững chắc không cần phần mềm phức tạp. Điều cần thiết là một quy trình nhất quán.

1. Phân quyền mua hàng

Chỉ những nhân viên được chỉ định mới nên được phép đặt hàng. Những người còn lại cần biết cách chuyển cuộc gọi từ nhà cung cấp đến đúng người phụ trách. Điều này ngăn một người gọi thuyết phục được phê duyệt không chính thức từ người không có thẩm quyền.

2. Sử dụng số đơn đặt hàng

Mọi đơn hàng được phê duyệt nên có số đơn đặt hàng. Con số đó cần xuất hiện trên hóa đơn của nhà cung cấp, chứng từ vận chuyển và hồ sơ nội bộ. Việc đối chiếu các tài liệu này giúp phát hiện hóa đơn không được phép dễ dàng hơn.

3. Giữ hồ sơ nhà cung cấp luôn cập nhật

Duy trì danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt, đầu mối liên hệ chính và các sản phẩm thường mua. Nhân viên cần có thể xác minh một người gọi có thực sự là đại diện hợp lệ hay không trước khi trao đổi về đơn hàng.

4. Tách biệt việc đặt hàng và thanh toán

Nếu có thể, người đặt hàng không nên là người phê duyệt thanh toán. Ngay cả trong một đội ngũ nhỏ, một lớp kiểm tra thứ hai cũng giúp giảm khả năng gian lận lọt qua.

5. Bảo vệ biểu mẫu trống và thông tin tài khoản

Các biểu mẫu đặt hàng trống, thông tin tài khoản nhà cung cấp và thông tin thanh toán không nên để dễ dàng tiếp cận. Kẻ gian thường dựa vào kiểm soát nội bộ yếu hơn là các cuộc tấn công kỹ thuật.

Kiểm tra mọi lô hàng trước khi thanh toán

Hóa đơn không bao giờ nên được thanh toán tự động chỉ vì trông có vẻ quen thuộc. Một quy trình đối chiếu cơ bản gồm ba bước có thể ngăn chặn phần lớn các vụ lừa đảo văn phòng phẩm:

• Xác nhận đơn đặt hàng.
• Xác nhận chứng từ giao hàng.
• Xác nhận chi tiết trên hóa đơn.

Kiểm tra cẩn thận các mục sau:

• Thương hiệu và mẫu sản phẩm.
• Số lượng đã giao.
• Đơn giá và tổng tiền.
• Ngày giao hàng.
• Tên và thông tin liên hệ của nhà cung cấp.
• Hàng hóa có thực sự đã được đặt mua và nhận đủ hay không.

Nếu bất kỳ mục nào không khớp, hãy tạm dừng thanh toán cho đến khi sự khác biệt được làm rõ. Khi lô hàng không được phép, đừng để sự gấp gáp khiến doanh nghiệp trả tiền trước rồi mới đặt câu hỏi sau.

Đào tạo nhân viên cách phản hồi các cuộc gọi bán hàng không được yêu cầu

Đào tạo là một trong những biện pháp kiểm soát gian lận ít tốn kém nhất mà doanh nghiệp có thể triển khai.

Nhân viên cần biết:

• Không cam kết mua hàng cho công ty nếu không được ủy quyền.
• Không xác nhận thông tin mua sắm nội bộ cho người gọi không xác định.
• Không thanh toán hóa đơn mà chưa được rà soát.
• Không mặc định rằng một lô hàng đã được đồng đội khác đặt trước.

Một câu trả lời ngắn có thể rất hữu ích:

Tôi không có thẩm quyền đặt hàng. Vui lòng liên hệ với người phụ trách mua hàng.

Câu trả lời đơn giản đó có thể ngăn chặn nhiều vụ lừa đảo ngay từ đầu.

Phải làm gì nếu nhận được hàng không đặt mua

Nếu doanh nghiệp nhận được hàng hóa không hề đặt mua, hãy xử lý tình huống cẩn thận.

• Không thanh toán hóa đơn cho đến khi đơn hàng được xác minh.
• Ghi lại lô hàng bằng hình ảnh và hồ sơ.
• Đối chiếu việc giao hàng với hồ sơ mua hàng nội bộ.
• Liên hệ với nhà cung cấp được cho là đã gửi hàng thông qua một số điện thoại đáng tin cậy, không chỉ dựa vào số được ghi trên hóa đơn.
• Thông báo ngay cho bộ phận kế toán và ban quản lý.
• Lưu giữ toàn bộ email, thư thoại, hóa đơn và chứng từ vận chuyển.

Nếu lô hàng rõ ràng là không được ủy quyền, hãy coi đó là vấn đề gian lận chứ không phải một sai sót mua hàng thông thường.

Cách phản ứng khi nghi ngờ có gian lận

Khi nghi ngờ có một vụ lừa đảo văn phòng phẩm, hãy hành động nhanh và giữ hồ sơ thật có hệ thống.

1. Dừng mọi khoản thanh toán đang chờ xử lý.
2. Thu thập hóa đơn, đơn đặt hàng và chứng từ giao hàng.
3. Xác định nhân viên nào đã nhận cuộc gọi hoặc lô hàng.
4. Kiểm tra xem có ai đã phê duyệt đơn hàng hay chưa.
5. Báo cáo sự việc cho lãnh đạo nội bộ và bộ phận kế toán.
6. Nếu cần, báo cáo vụ việc cho cơ quan bảo vệ người tiêu dùng hoặc cơ quan thực thi pháp luật.

Hành động nhanh giúp hạn chế thiệt hại và xác định liệu đây là một vụ việc đơn lẻ hay một phần của một mô hình lặp lại.

Cách tiếp cận tốt hơn cho công ty mới

Những doanh nghiệp vẫn đang xây dựng hệ thống nội bộ có một lợi thế lớn: họ có thể thiết kế kiểm soát ngay từ ngày đầu. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các công ty mới đang đồng thời xử lý việc thành lập, tuân thủ, ngân hàng và thiết lập nhà cung cấp.

Một vài thói quen thực tế sẽ tạo ra khác biệt:

• Ghi rõ ai có thể mua hàng, phê duyệt và thanh toán.
• Duy trì quy trình tiếp nhận nhà cung cấp nhất quán.
• Rà soát các khoản phí định kỳ hằng tháng.
• Yêu cầu có hồ sơ trước khi thực hiện bất kỳ khoản thanh toán nào.
• Xem lại các biện pháp kiểm soát khi doanh nghiệp phát triển.

Mục tiêu không phải là tạo ra sự quan liêu. Mục tiêu là làm cho gian lận trở nên khó hơn kinh doanh chân chính.

Kết luận

Lừa đảo văn phòng phẩm thành công khi hoạt động mua sắm thường ngày trở nên cẩu thả. Doanh nghiệp nhỏ có thể tránh được phần lớn các vấn đề này bằng cách giới hạn ai được phép đặt hàng, đối chiếu hóa đơn với hồ sơ, đào tạo nhân viên biết từ chối và kiểm tra mọi lô hàng trước khi thanh toán.

Đối với một doanh nghiệp mới, những thói quen này không phải là tùy chọn. Chúng là một phần của việc xây dựng một công ty có thể tăng trưởng mà không bị mất tiền vào những vụ gian lận hoàn toàn có thể tránh được.