Как да получите данъчен идентификационен номер: EIN, държавни данъчни номера и стъпки за съответствие

Данъчният идентификационен номер е една от първите административни стъпки, от които много основатели се нуждаят след избора на бизнес структура. В САЩ този термин може да означава няколко различни идентификатора, но повечето собственици на бизнес всъщност търсят Employer Identification Number (EIN) или държавен данъчен номер на фирмена сметка.

Разбирането на разликата е важно. Правилният данъчен идентификатор ви помага да откриете бизнес банкова сметка, да наемате служители, да се регистрирате за данъци върху заплатите и продажбите и да поддържате записите на компанията си в съответствие с федералните и щатските изисквания.

Това ръководство обяснява какво представлява данъчният идентификационен номер, кога е необходим, как да кандидатствате за EIN, как работят държавните данъчни номера и какво да направите, след като номерът бъде издаден.

Какво е данъчен идентификационен номер?

Данъчен идентификационен номер е общ термин за идентификационен номер, използван от IRS или щатски данъчен орган за проследяване на данъчни задължения. В зависимост от контекста той може да означава едно от следните:

• Social Security Number (SSN) за повечето физически лица в САЩ
• Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) за определени лица, които нямат право на SSN
• Employer Identification Number (EIN) за предприятия и други юридически лица
• Държавен данъчен номер на фирмена сметка за данъци, администрирани от щатски данъчен отдел

За собствениците на бизнес най-често използваният федерален данъчен идентификатор е EIN. Той се издава от IRS и служи за идентифициране на бизнеса за федерални данъчни цели.

Кой данъчен идентификационен номер ви е нужен?

Необходимият номер зависи от това кой сте и как оперирате.

За физически лица

Ако подавате лична данъчна декларация, вашият SSN обикновено е основният ви данъчен идентификатор. Ако нямате право на SSN, но все пак трябва да подадете или отчетете определени данъчни задължения в САЩ, може да ви е нужен ITIN.

За фирми

Ако учредявате LLC, корпорация, партньорство или нестопанска организация, EIN често е необходим. Дори много еднолични търговци си изкарват такъв, за да отделят бизнес финансите си от личната си самоличност.

За щатски данъчни цели

Ако компанията ви събира данък върху продажбите, удържа данъци върху заплатите или плаща щатски бизнес данъци, може да ви е нужен и държавен данъчен номер. Той се издава отделно от щата, а не от IRS.

Кога ви е нужен EIN

EIN не е задължителен за всеки бизнес, но много компании трябва да го получат рано. Чести причини са:

• Учредяване на корпорация или многоличностно LLC
• Наемане на служители
• Откриване на бизнес банкова сметка
• Подаване на данъчни декларации за партньорство или корпорация
• Кандидатстване за определени бизнес лицензи или разрешителни
• Регистрация за щатски сметки за данъци върху заплатите или продажбите
• Изграждане на по-ясно разграничение между бизнес и лични финанси

Дори ако вашият бизнес може законно да оперира без EIN, получаването му често е разумна административна стъпка.

Как да получите федерален данъчен идентификационен номер в 3 стъпки

За повечето фирми получаването на федерален данъчен идентификационен номер означава кандидатстване за EIN в IRS.

Стъпка 1: Уверете се, че бизнесът ви е готов

Преди да подадете заявлението, уверете се, че знаете бизнес структурата и юридическото име на компанията. IRS ще поиска и отговорно лице, което е човекът, който контролира или управлява юридическото лице.

Трябва също да знаете:

• Пощенския адрес на бизнеса
• Типа юридическо лице, което сте учредили
• Причината, поради която кандидатствате за EIN
• Датата, на която бизнесът е започнал или е бил придобит
• Дали очаквате да наемете служители
• Основната индустрия или дейност на бизнеса

Ако компанията ви все още не е учредена, може да е добре първо да приключите учредяването, за да съвпадат данните в заявлението с фирмените ви документи.

Стъпка 2: Съберете информацията, която IRS ще изиска

Заявлението за EIN изисква основни, но важни данни. Подгответе следното преди да започнете:

• Юридическо име на бизнеса
• Търговско име, ако има такова
• Тип юридическо лице
• Име на отговорното лице и неговия данъчен идентификационен номер
• Основен бизнес адрес
• Окръг и щат, в който се намира бизнесът
• Брой служители, които очаквате да наемете
• Причина за кандидатстване, например стартиране на нов бизнес или наемане на работници

Точността е важна. Дори малки разминавания между документите за учредяване и заявлението за EIN могат да създадат забавяния или объркване по-късно.

Стъпка 3: Подайте заявлението до IRS

Най-бързият начин да получите EIN обикновено е онлайн заявлението на IRS. Много кандидати получават EIN веднага след завършване на процеса.

В зависимост от местоположението и ситуацията на кандидата може да са налични и други методи за подаване, включително по факс или по пощата. Международните кандидати може да следват различен процес.

След като IRS издаде EIN, запазете потвърждението в бизнес архивите си. Ще ви е нужно за банкиране, заплати и някои щатски регистрации.

Как да получите държавен данъчен идентификационен номер

Държавният данъчен идентификационен номер е различен от EIN. Щатите издават такива номера за данъци, които администрират директно, като данък върху продажбите, данък върху заплатите, осигуряване при безработица или други щатски бизнес данъци.

Процесът се различава според щата, но общите стъпки са сходни.

1. Определете от кои данъчни регистрации се нуждаете

Не всеки бизнес трябва да се регистрира за всеки щатски данък. Вашите задължения зависят от това дали:

• Продавате облагаеми стоки или услуги
• Наемате служители в щата
• Работите в повече от един щат
• Притежавате имущество или поддържате физическо присъствие там

2. Регистрирайте се в щатската данъчна агенция

Повечето щати позволяват онлайн регистрация чрез отдел „Приходи“ или подобна агенция. Обикновено ще ви трябват EIN, фирмено име, данни за учредяване, адрес и информация за собствеността.

3. Поддържайте регистрационните данни последователни

Щатската сметка трябва да съвпада с федералните и учредителните ви документи. Изчистената документация улеснява по-късно управлението на данъчните декларации, откриването на банкови сметки и подновяването на лицензи.

Често срещани грешки, които трябва да избягвате

Получаването на данъчен идентификационен номер обикновено е лесно, но няколко чести грешки могат да доведат до избегаеми забавяния.

Кандидатстване преди данните на компанията да са окончателно уточнени

Ако името на юридическото лице, отговорното лице или бизнес адресът все още се променят, изчакайте, докато данните се стабилизират, преди да подадете заявлението.

Бъркане на EIN с държавен данъчен номер

EIN е федерален номер, издаван от IRS. Държавният данъчен номер се издава от щатска агенция. Много бизнеси се нуждаят и от двата.

Използване на грешна информация за юридическото лице

Ако заявлението за EIN не съвпада с документите за учредяване, банката или щатските агенции може да отбележат несъответствието.

Предположение, че едно подаване покрива всичко

EIN не ви регистрира автоматично за данък върху продажбите, данък върху заплатите или местно лицензиране. Тези стъпки са отделни.

Разчитане на личен SSN, когато бизнес EIN е по-подходящ

Едноличните търговци понякога започват със SSN, но EIN може да помогне за отделянето на бизнес и лични въпроси и може да стане необходим, когато компанията расте.

Какво се случва след като получите номера?

Получаването на вашия данъчен идентификационен номер е само началото. След като го получите, трябва да:

• Съхраните потвърждението заедно с документите за учредяване
• Използвате номера при откриване на бизнес банкови сметки
• Споделяте го с доставчици на заплати и данъчни специалисти, когато е необходимо
• Регистрирате се за щатски данъчни сметки, ако бизнес дейността ви го изисква
• Поддържате всички данъчни декларации съгласувани с юридическото име на фирмата и EIN

Ако учредявате бизнес, това е и подходящ момент да прегледате други елементи на съответствието, като годишни отчети, лицензи, услуги за регистриран агент и настройка на бизнес банкиране.

Как Zenind може да помогне на нови собственици на бизнес

За основателите, които все още изграждат компаниите си, стъпката с данъчния идентификатор е по-лесна, когато процесът по учредяване е организиран от самото начало. Zenind помага на предприемачите да учредяват LLC и корпорации в САЩ със структуриран работен процес, който подпомага следващите стъпки в бизнес съответствието.

Когато започнете с правилно учредено юридическо лице, намалявате риска от несъответстващи записи при кандидатстване за EIN, регистрация за щатски данъци или откриване на финансови сметки. Това е особено полезно за собственици за първи път, които искат ясен път от учредяване към дейност.

Често задавани въпроси

Колко време отнема получаването на данъчен идентификационен номер?

EIN често може да бъде получен бързо, когато онлайн заявлението на IRS е достъпно за кандидата. Държавните данъчни номера може да отнемат повече време в зависимост от щата и типа регистрация.

Има ли такса за получаване на EIN?

IRS не начислява такса за получаване на EIN. Бъдете внимателни с услуги на трети страни, които начисляват ненужни такси за подаване.

Може ли едноличен търговец да получи EIN?

Да. Едноличните търговци могат да кандидатстват за EIN и много от тях го правят, за да отделят бизнес банковите и данъчните записи от личната информация.

Нужен ли ми е данъчен идентификационен номер преди откриване на бизнес банкова сметка?

В много случаи да. Банките често изискват EIN за юридически лица като LLC и корпорации. Някои еднолични търговци може да могат да открият сметки със SSN, но политиките варират според банката.

Може ли лице, което не е резидент на САЩ, да получи EIN?

Да, нерезидентите на САЩ могат да кандидатстват за EIN, ако имат бизнес, който се нуждае от такъв. Процесът на кандидатстване може да се различава от стандартния онлайн маршрут.

Един данъчен идентификатор покрива ли всеки щат?

Не. EIN е федерален. Ако трябва да се регистрирате за щатски данъци върху заплатите, продажбите или други щатски данъци, може да се наложат отделни щатски регистрации.

Заключение

Данъчният идентификационен номер е ключова част от създаването на съответстващ на изискванията бизнес в Съединените щати. За повечето собственици на бизнес основната федерална стъпка е получаването на EIN, а след това добавянето на всички необходими щатски данъчни регистрации в зависимост от начина, по който компанията оперира.

Ако подхождате към процеса в правилния ред, поддържате записите си последователни и разбирате кои данъчни сметки се отнасят за бизнеса ви, ще избегнете много често срещани проблеми при подаване и ще бъдете по-добре подготвени за растеж.