Какво представляват учредителните меморандуми? Ясен наръчник за собственици на бизнес

Когато хората говорят за документи за учредяване на дружество, понякога използват термини, които се различават в отделните държави. Един от тези термини е учредителен меморандум, известен в някои юрисдикции и като меморандум на асоциацията. Това е основен правен документ, който описва целта, обхвата и базовата структура на едно предприятие.

За основателите в Съединените щати този термин обикновено не е част от стандартния процес на регистрация. Вместо това американските дружества обикновено подават Articles of Organization за LLC или Articles of Incorporation за корпорация, а след това приемат вътрешни документи като operating agreement или bylaws. Въпреки това разбирането на учредителните меморандуми е полезно, ако сравнявате бизнес структури между държави, разширявате се международно или преглеждате документи за учредяване от друга правна система.

Това ръководство обяснява какво представляват учредителните меморандуми, какво обикновено включват, как се различават от учредителните устави и какво трябва да подготвят американските собственици на бизнес вместо това.

Обяснение на учредителните меморандуми

Учредителният меморандум е конституционен документ на дружеството. Обикновено той посочва името на компанията, основните ѝ цели, адреса на седалището, обхвата на дейността и отговорността на членовете. В много правни системи той е част от публичния регистър на дружеството и служи като един от първите документи, подадени при учредяването.

На практика меморандумът отговаря на един основен въпрос: Какво има право да прави това предприятие?

Това го отличава от вътрешните документи за управление, които обясняват как се управлява бизнесът. Меморандумът е свързан с идентичността на компанията и нейните правни граници. Обикновено той не е мястото, където се уреждат ежедневните правила, процедурите за гласуване или изискванията за събрания.

В зависимост от юрисдикцията документът може също да определя:

• Правното име на компанията
• Адреса на седалището
• Целта на бизнеса или клаузата за предмета на дейност
• Структурата на отговорността на членовете или акционерите
• Дяловия капитал или разрешения капитал
• Имената на учредителите или първоначалните членове

Тъй като поставя основата на компанията, меморандумът често се разглежда като юридически значим документ, който не може да бъде променян без формалности. В много системи измененията изискват официално одобрение и подаване.

Каква информация обикновено се включва?

Точните изисквания зависят от юрисдикцията, но един меморандум обикновено включва няколко основни елемента.

1. Име на компанията

Документът идентифицира правното име на бизнеса. Това име обикновено трябва да отговаря на местните правила за наименования и да се различава от другите регистрирани субекти.

2. Седалище

Меморандумът може да посочва адреса на седалището или основния офис. Това е официалното място за получаване на уведомления и правна кореспонденция.

3. Предмет на дейност

Този раздел обяснява целта или предмета на дейност на компанията. Някои юрисдикции изискват тясно формулирано описание на целта, докато други позволяват широк търговски предмет на дейност.

4. Отговорност на членовете

Документът може да посочва дали отговорността е ограничена с акции, ограничена с гаранция или неограничена. Това е важно, защото влияе върху рисковата експозиция на собствениците.

5. Капиталова структура

В някои държави меморандумът урежда дяловия капитал или максималния размер на капитала, който дружеството може да емитира.

6. Учредители

Първоначалните подписали се лица или учредители може да бъдат посочени тук като хората, които създават дружеството.

Тези разпоредби създават правна рамка за бизнеса преди той да започне дейност. Ако си представите компанията като сграда, меморандумът е част от основата, а не от вътрешния дизайн.

Учредителен меморандум срещу учредителен устав

Терминът учредителен меморандум често се бърка с учредителен устав, но двата документа имат различно предназначение.

Учредителен меморандум

Меморандумът обикновено описва външната идентичност и обхват на компанията. Той отговаря на въпроси като:

• За какво е компанията?
• Какъв вид дейност може да извършва?
• Кой я е учредил?
• Каква е структурата на отговорността?

Учредителен устав

Учредителният устав обикновено описва вътрешните правила на компанията. Той се фокусира върху управлението и оперативната дейност, включително:

• Как се назначават или освобождават директорите
• Как работят гласуванията на акционерите или членовете
• Как се свикват и провеждат събранията
• Как се прехвърлят дялове
• Как се разпределят дивиденти
• Как се уреждат вътрешни спорове

Накратко, меморандумът определя правното съществуване и границите на компанията, а учредителният устав урежда как тя функционира в ежедневието.

Тази разлика е важна, защото влияе върху начина, по който основателите изготвят, преглеждат и актуализират документите за учредяване. Ако меморандумът е правната рамка на компанията, уставът е управленската рамка.

Нужни ли са учредителни меморандуми на американските дружества?

За повечето стартиращи и малки бизнеси в САЩ отговорът е не.

В Съединените щати обикновено не се използва структурата меморандум и устав, позната в някои други държави. Вместо това основателите подават документи за учредяване на щатско ниво:

• LLC подават Articles of Organization
• Корпорациите подават Articles of Incorporation

След учредяването бизнесите често създават вътрешни документи като:

• Operating agreements за LLC
• Bylaws за корпорации
• Initial resolutions или организационни съгласия

Тези документи изпълняват много от същите практически функции като учредителните документи в други държави, но са организирани по различен начин съгласно американското право.

Ако учредявате бизнес в Съединените щати, основният въпрос не е дали ви е нужен учредителен меморандум. По-важният въпрос е: Кои документи за регистрация и управление изисква вашият тип дружество във вашия щат?

Точно тук услуга като Zenind може да помогне. Zenind подпомага основателите в процеса на учредяване на американско дружество, като помага за подготовката и подаването на правилните щатски документи, за да можете да преминете от идея към регистриран бизнес с по-малко забавяния и по-малко догадки.

Защо тази разлика е важна за основателите

Разбирането на разликата между документ от типа меморандум и американски документ за учредяване може да предотврати скъпи грешки.

Ако използвате шаблон от друга държава, може да включите информация, която не е релевантна за американско подаване. Или може да предположите, че щатският документ покрива вътрешното управление, когато това не е така. Това може да доведе до пропуски в правилата за собственост, управленски правомощия и водене на записи.

Ето няколко често срещани проблема, за които трябва да внимавате:

• Подаване на грешен тип документ за вашия тип дружество
• Смесване на публичните документи за учредяване с вътрешните управленски правила
• Оставяне на условията за собственост или гласуване недокументирани
• Предположение, че щатската регистрация заменя operating agreement или bylaws
• Използване на терминология от друга държава без проверка на американските правни изисквания

Ясният процес на учредяване започва с правилния набор документи. За основателите в САЩ това обикновено означава подаване на изискуемия от щата документ за учредяване и след това добавяне на вътрешните споразумения, съответстващи на структурата на дружеството.

Как да подготвите правилните документи за учредяване

Ако учредявате бизнес в САЩ, следвайте практичен контролен списък за документите, вместо да търсите шаблон за memorandum of association.

1. Изберете типа дружество

Решете дали LLC или корпорация е по-подходяща за вашите цели. Отговорът влияе върху изискванията за подаване, структурата на собственост и правилата за управление.

2. Подайте щатския документ за учредяване

Подайте съответния документ до щата, като Articles of Organization или Articles of Incorporation. Това е официалната стъпка, която създава дружеството.

3. Създайте вътрешни документи за управление

Изготвeте operating agreement или bylaws, за да определите собствеността, правомощията за вземане на решения, прехвърлянията и другите вътрешни правила.

4. Назначете ключови роли

Определете членове, мениджъри, директори или офицери според нуждите на вашия тип дружество.

5. Поддържайте документи за съответствие

След учредяването поддържайте данните за registered agent, сроковете за годишни отчети, данъчните регистрации и други документи за съответствие, изисквани от щата.

Следването на тези стъпки помага на бизнеса да започне върху стабилна правна и оперативна основа.

Кога документ, подобен на меморандум, все пак е важен

Дори в САЩ концепцията зад учредителните меморандуми продължава да има значение. Основателите се нуждаят от ясно заявление за целта, определена структура на собственост и базов запис за това как е създадена компанията.

Може да срещнете меморандумоподобна терминология в:

• Трансгранични бизнес сделки
• Учредяване на дъщерни дружества в чужбина
• Документи за due diligence на инвеститори
• Споразумения за съвместни предприятия
• Международни корпоративни регистри

Така че, макар точният термин да е по-рядък в американската практика, основната му функция остава важна. Всеки бизнес се нуждае от ясна рамка за това какво прави, кой го контролира и как е организиран.

Как Zenind помага на основателите в САЩ

Zenind помага на предприемачи и собственици на малък бизнес да учредяват компании в САЩ чрез опростен процес и практическа подкрепа. Вместо да се ориентират в непозната правна терминология от друга юрисдикция, основателите могат да се фокусират върху документите, които действително се прилагат за техния американски субект.

Това може да включва съдействие при:

• Подготовка и подаване на щатски документи за учредяване
• Услуги на registered agent
• Напомняния за спазване на изискванията
• Подкрепа с бизнес документи
• Работни процеси за учредяване на LLC и корпорации

Особено за основатели за първи път подобно насочване може да спести време и да намали избягваеми грешки при подаването.

Често задавани въпроси

Дали учредителният меморандум е същото като учредителния устав?

Не. Меморандумът обикновено определя целта и правния обхват на компанията, докато учредителният устав урежда вътрешното управление и оперативните правила.

Трябва ли ми меморандум, за да започна бизнес в Съединените щати?

Обикновено не. Основателите в САЩ обикновено подават Articles of Organization или Articles of Incorporation в зависимост от типа дружество.

Дали меморандумът е същото като bylaws или operating agreement?

Не. Bylaws и operating agreement са вътрешни документи за управление. Меморандумът обикновено е основен документ за учредяване в други правни системи.

Може ли компанията да промени меморандума си по-късно?

Често да, но процесът зависи от юрисдикцията. Промените може да изискват официално одобрение, съгласие на акционерите и актуализирани правителствени подавания.

Какво трябва да подам вместо това, ако учредявам LLC в САЩ?

Повечето основатели на LLC подават Articles of Organization към щата и след това създават operating agreement, който да определя условията на собственост и управление.

Финален извод

Учредителните меморандуми са важни документи за учредяване на дружество в някои правни системи, но не са стандартният инструмент за подаване при американски бизнеси. Ако създавате компания в Съединените щати, фокусирайте се върху документите за учредяване, изисквани от вашия щат, и ги комбинирайте със силни вътрешни документи за управление.

Този подход дава на бизнеса ви ясна правна основа, по-добър оперативен контрол и по-лесен път към съответствие с изискванията, докато растете.