Какво е съкращаване на персонал? Определение, ползи, рискове и добри практики

Съкращаването на персонал е едно от най-трудните решения, пред които може да се изправи един бизнес. Обикновено то означава намаляване на броя на служителите, съкращаване на отдели или ограничаване на дейността с цел намаляване на разходите и защита на бъдещето на компанията. В някои случаи съкращаването е краткосрочен отговор на спад. В други е част от по-голямо преструктуриране след стратегическа промяна, сливане или продължителен спад в търсенето.

Тъй като терминът може да носи тежки емоционални и оперативни последици, е полезно да се разбере какво всъщност означава съкращаване, кога има смисъл и как предприятията могат да го прилагат отговорно. За основатели, собственици и мениджъри целта не е просто да се намалят разходите. Целта е да се направи трудно решение, без да се увреди повече от необходимото дългосрочното здраве на компанията.

Определение за съкращаване на персонал

В основата си съкращаването означава да се намали размерът на бизнеса, за да се подобри ефективността, да се понижат разходите или да се съобрази организацията с новата бизнес реалност. На практика това често включва премахване на позиции, затваряне на локации, опростяване на продуктовите линии или намаляване на общите режийни разходи.

Съкращаването често се бърка с уволнения, принудителни неплатени отпуски или реорганизация. Тези термини се припокриват, но не са идентични:

• Уволнения обикновено означават прекратяване на трудовото правоотношение със служители, често защото работата вече не е налична.
• Принудителни неплатени отпуски са временни договорености за неплатен или намален работен час.
• Реорганизация може да включва пренареждане на компанията, без непременно да се намалява общият брой служители.
• Съкращаването е по-широкото бизнес решение компанията да стане по-малка, за да стане по-устойчива.

Една компания може да пристъпи към съкращаване, защото има прекалено високи режийни разходи, твърде много управленски нива, слабо представящи се локации или бизнес модел, който вече не съответства на търсенето.

Защо бизнесите съкращават персонал

Бизнесите не съкращават персонал по една-единствена причина. Повечето решения са резултат от комбинация от финансов натиск, оперативна сложност и стратегическа промяна.

Чести причини са:

• Намаляващи приходи: Продажбите могат да спадат по-бързо, отколкото фиксираните разходи могат да бъдат намалени.
• Растящи разходи: Заплати, наем, застраховки и разходи към доставчици може да изпреварват растежа.
• Промени на пазара: Търсенето на клиентите може да се насочи към различни продукти, услуги или ценови нива.
• Икономическа несигурност: По-високи лихвени проценти, инфлация или по-слабо потребителско харчене могат да наложат по-икономична структура.
• Технологични промени: Автоматизацията или софтуерът могат да елиминират нуждата от определени функции.
• Стратегическо префокусиране: Компанията може да излезе от продуктова линия или географски пазар, за да се концентрира върху най-силните си възможности.
• Сливане или придобиване: Две организации могат да обединят припокриващи се екипи или да премахнат дублиращи се системи.

В много случаи съкращаването не е знак, че ръководството е се провалило. То е знак, че компанията се опитва да се адаптира, преди проблемът да стане по-сериозен.

Потенциални ползи от съкращаването

Макар съкращаването да е болезнено, то може да донесе реални ползи, когато е извършено по правилните причини и с достатъчна дисциплина.

По-ниски оперативни разходи

Намаляването на разходите за персонал и режийни разходи може да подобри паричния поток и да даде на бизнеса повече възможности да функционира по време на труден период. Това може да помогне на компанията да избегне по-дълбоки загуби или дори фалит.

По-голям фокус

По-малката организация може да се движи по-бързо, да взема решения по-лесно и да се съсредоточи върху продуктите или услугите, които носят най-голяма стойност.

По-висока ефективност

Съкращаването може да премахне дублиращи се отговорности, ненужни управленски нива и дейности с ниска стойност, които забавят бизнеса.

По-добро разпределение на капитала

Освободените ресурси могат да бъдат насочени към печеливши направления, разработване на продукти, задържане на клиенти или подобрения в съответствието.

По-реалистична структура

Понякога компаниите растат по-бързо, отколкото техните системи, екипна структура или търсене могат да поддържат. Съкращаването може да върне бизнеса в съответствие с реалната му пазарна позиция.

Рискове и недостатъци на съкращаването

Ползите са реални, но и разходите са реални. Лошо решение за съкращаване може да създаде проблеми, които остават дълго след приключването на намаляването на персонала.

Загуба на експертиза

Когато опитни служители напуснат, компанията може да загуби институционални знания, отношения с клиенти и технически умения, които е трудно да бъдат заменени.

По-нисък морал

Останалите служители могат да се чувстват несигурни, претоварени или откъснати от ръководството. Производителността може да спадне, ако компанията не адресира тези опасения бързо.

Увреждане на репутацията

Клиенти, доставчици и местната общност могат да възприемат съкращаването като предупредителен знак, особено ако комуникацията е слаба.

Намалено качество на услугата

Ако бъдат съкратени твърде много роли, останалият екип може да се затрудни да поддържа нивата на обслужване, да отговаря на заявки за поддръжка или да спазва срокове.

Правен и регулаторен риск

Решенията за заетост могат да създадат риск, ако не бъдат управлявани последователно и в съответствие с приложимите закони, вътрешни политики и стандарти за документация.

Как да се съкращава отговорно

Отговорният процес на съкращаване е добре обмислен, документиран и свързан с ясна бизнес цел. Той не трябва да се води от паника.

1. Определете бизнес нуждата

Преди да направите съкращения, идентифицирайте финансовия или оперативния проблем, който се опитвате да решите. Намалявате ли паричното изтичане, опростявате ли управлението или затваряте ли нерентабилно направление? Отговорът трябва да насочва останалия процес.

2. Прегледайте организацията обективно

Оценявайте ролите, екипите и функциите спрямо бизнес нуждите. Фокусирайте се върху извършваната работа, а не върху лични предпочитания. Добрата документация помага да се обосноват справедливи и последователни решения.

3. Първо разгледайте алтернативи

Преди да премахнете позиции, проучете други начини за намаляване на разходите или подобряване на ефективността.

4. Планирайте съответствието

Прегледайте трудовото законодателство, изискванията за предизвестие, правилата за окончателно изплащане, уреждането на придобивки, политиките за обезщетения при освобождаване и всички договорни или вътрешни ангажименти. Изискванията могат да варират според размера на компанията, законите на щата и конкретните обстоятелства на съкращението.

5. Комуникирайте ясно и с уважение

Служителите заслужават директна, честна комуникация. Посланието трябва да бъде последователно, кратко и съпричастно. Ръководството трябва да обясни бизнес причината, без да обвинява отделни хора.

6. Подкрепете напускащите служители

Обезщетения при напускане, помощ при прехода, информация за придобивки и ясни следващи стъпки могат да намалят объркването и да покажат добра воля.

7. Подкрепете оставащия екип

След намаляването ръководството трябва да адресира промяната в натоварването, яснотата на ролите и морала. Ако оставащият екип бъде оставен без насоки, съкращаването може да не постигне желания ефект.

Алтернативи на съкращаването

Не всеки проблем с разходите изисква намаляване на персонала. В някои случаи бизнесът може да запази таланта и въпреки това да намали натиска чрез други мерки.

Възможни алтернативи включват:

• Замразяване на назначенията
• Намаляване на разходите за външни изпълнители
• Преговори за по-добри условия с доставчици
• Ограничаване на дискреционните разходи
• Консолидиране на неизползвани инструменти или абонаменти
• Временно съкращаване на работното време
• Доброволни програми за напускане
• Пренасочване на служители към дейности с по-висока стойност
• Отлагане на планове за разширяване

Тези опции могат да спечелят време, особено ако бизнесът очаква търсенето да се възстанови или очаква нови приходи в близко бъдеще.

Кога съкращаването може да е правилното решение

Съкращаването е по-вероятно да има смисъл, когато компанията е изправена пред няколко от следните обстоятелства едновременно:

• Постоянни загуби без ясен краткосрочен изход
• Модел на приходи, който вече не отговаря на пазара
• Повтарящи се отклонения от бюджетните и паричните цели
• Припокриващи се отдели след сливане или промяна на посоката
• Бизнес структура, която е твърде сложна спрямо текущото търсене

Ако компанията може да остане здрава, като намали ненужните режийни разходи, стесни фокуса си или премахне неефективни нива, съкращаването може да е практичният избор. Ако бизнесът може да реши проблема с по-малки промени, това често е по-добрият път.

Съкращаване и бизнес структура

За основателите съкращаването може да доведе и до административни промени. Ако компанията работи като LLC или корпорация, ръководството може да трябва да прегледа вътрешните записи, учредителните документи, уставите, отговорностите на управителите и държавните регистрации след големи промени в организацията.

По-lean екипът може също така да направи още по-важно да се поддържа добра организация. Учредителните документи, документите за собственост, календарите за съответствие и данъчната документация трябва да останат актуални, за да може бизнесът да функционира чисто по време на период на промяна.

Zenind помага на предприемачите и собствениците на малък бизнес да учредяват и управляват компании с фокус върху структурата и съответствието. За бизнеси, които преминават през промяна, такава организация може да намали триенето, когато компанията се опитва да се адаптира.

Основни изводи

Съкращаването е процесът на правене на бизнеса по-малък, за да стане по-ефективен, финансово стабилен или стратегически фокусиран. То може да помогне на една компания да преживее трудни условия, но носи и сериозни рискове за морала, качеството на обслужването и репутацията.

Най-добрите решения за съкращаване са:

• Базирани на ясна бизнес нужда
• Подкрепени с документация и планиране
• В съответствие с трудовите и държавните изисквания
• Комуникирани с уважение и последователност
• Последвани от подкрепа както за напускащите, така и за оставащите служители

Когато се управлява внимателно, съкращаването може да бъде труден, но ефективен рестарт. Когато се управлява лошо, то може да причини повече щети, отколкото решава. Собствениците на бизнес трябва да преценят краткосрочните спестявания спрямо дългосрочните разходи, преди да продължат напред.