Φορολογικές εκπτώσεις για 1099 contractors: 10 δαπάνες για να μειώσετε τον φόρο σας

Η ανεξάρτητη εργασία προσφέρει ευελιξία, αλλά φέρνει και ευθύνη την περίοδο των φόρων. Αν πληρώνεστε ως freelancer, εργαζόμενος σε gig work, σύμβουλος ή άλλος αυτοαπασχολούμενος contractor, συνήθως είστε υπεύθυνοι για την παρακολούθηση του δικού σας εισοδήματος, την πληρωμή προκαταβολικών φόρων και τη σωστή καταχώριση των επιχειρηματικών εξόδων.

Το καλό νέο είναι ότι οι 1099 contractors μπορούν συχνά να μειώσουν το φορολογητέο εισόδημα μέσω νόμιμων επιχειρηματικών εκπτώσεων. Το κλειδί είναι να κατανοήσετε τι δικαιολογείται, να τηρείτε καθαρά αρχεία και να ξεχωρίζετε τις επαγγελματικές από τις προσωπικές δαπάνες. Αν γίνει σωστά, αυτό μπορεί να βοηθήσει στη μείωση του φορολογικού σας λογαριασμού και στη βελτίωση της ρευστότητάς σας καθ' όλη τη διάρκεια του έτους.

Ο οδηγός αυτός καλύπτει τις πιο συνηθισμένες φορολογικές εκπτώσεις για 1099 contractors, τι γενικά δεν μπορείτε να εκπέσετε και πώς να παραμένετε οργανωμένοι ώστε οι εκπτωσεις σας να αντέχουν αν η δήλωσή σας ελεγχθεί ποτέ.

Ποιοι δικαιούνται εκπτώσεις ως 1099 contractors;

Μπορεί να έχετε τη δυνατότητα να διεκδικήσετε επιχειρηματικές εκπτώσεις αν αποκτάτε εισόδημα ως ανεξάρτητος contractor και όχι ως εργαζόμενος. Στην πράξη, αυτό συνήθως σημαίνει ότι:

• Λαμβάνετε Forms 1099-NEC ή 1099-K για την εργασία που πραγματοποιήσατε
• Τιμολογείτε απευθείας πελάτες ή εργάζεστε μέσω πλατφόρμας ως μη μισθωτός συνεργάτης
• Ελέγχετε πώς, πότε και πού γίνεται η εργασία
• Είστε υπεύθυνοι για την πληρωμή των δικών σας φόρων αυτοαπασχόλησης

Ένα έντυπο 1099 δεν δημιουργεί από μόνο του φορολογική υποχρέωση, αλλά επιβεβαιώνει ότι εισόδημα καταβλήθηκε σε εσάς και πρέπει να δηλωθεί. Αν δραστηριοποιείστε ως ατομική επιχείρηση, τα επιχειρηματικά σας έξοδα δηλώνονται συνήθως στο Schedule C μαζί με το Form 1040. Αν έχετε ιδρύσει LLC ή εταιρεία, οι λεπτομέρειες υποβολής μπορεί να διαφέρουν, αλλά η βασική αρχή παραμένει η ίδια: εκπίπτουν μόνο τα συνηθισμένα και απαραίτητα έξοδα για την απόκτηση επιχειρηματικού εισοδήματος.

10 συνηθισμένες φορολογικές εκπτώσεις για 1099 contractors

1. Έξοδο γραφείου στο σπίτι

Αν χρησιμοποιείτε μέρος του σπιτιού σας αποκλειστικά και τακτικά για επαγγελματικούς σκοπούς, μπορεί να δικαιούστε έκπτωση για γραφείο στο σπίτι. Αυτό μπορεί να ισχύει για ένα ειδικά διαμορφωμένο δωμάτιο, έναν σαφώς διαχωρισμένο χώρο εργασίας ή μια άλλη περιοχή που χρησιμοποιείται μόνο για επιχειρηματικές δραστηριότητες.

Τα επιλέξιμα έξοδα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Ενοίκιο
• Τόκους στεγαστικού δανείου
• Φόρους ακινήτου
• Λογαριασμούς κοινής ωφέλειας
• Υπηρεσία internet σε ορισμένες περιπτώσεις
• Ασφάλιση κατοικίας ή ενοικιαστή
• Επισκευές και συντήρηση που σχετίζονται με τον επαγγελματικό χώρο

Η IRS επιτρέπει μια απλοποιημένη μέθοδο και μια μέθοδο πραγματικών εξόδων. Η απλοποιημένη μέθοδος είναι ευκολότερη, ενώ η μέθοδος πραγματικών εξόδων μπορεί να αποδώσει μεγαλύτερη έκπτωση αν έχετε σημαντικά κόστη στέγασης.

2. Κόστη internet και τηλεφώνου

Οι περισσότεροι 1099 contractors βασίζονται στο internet και στην κινητή τηλεφωνία για να επικοινωνούν με πελάτες, να διαχειρίζονται έργα, να στέλνουν τιμολόγια και να εκτελούν εργασία. Αν χρησιμοποιείτε αυτές τις υπηρεσίες και για επαγγελματική και για προσωπική χρήση, εκπίπτει μόνο το επιχειρηματικό ποσοστό.

Για να τεκμηριώσετε την έκπτωση, κρατήστε αρχεία που δείχνουν πώς υπολογίζετε το ποσοστό επαγγελματικής χρήσης. Μια ξεχωριστή επαγγελματική γραμμή ή ένα αποκλειστικό πρόγραμμα κινητής τηλεφωνίας μπορεί να διευκολύνει την τεκμηρίωση.

3. Είδη γραφείου και εξοπλισμός

Μικρές αγορές που χρησιμοποιούνται για τη λειτουργία της επιχείρησής σας εκπίπτουν συχνά μέσα στο έτος κατά το οποίο τις αγοράζετε. Αυτή η κατηγορία μπορεί να περιλαμβάνει:

• Τετράδια και στυλό
• Μελάνι και χαρτί εκτυπωτή
• Αξεσουάρ γραφείου
• Υλικά αποστολής
• Μικρά εργαλεία
• Συνδρομές λογισμικού που χρησιμοποιούνται για εργασία

Μεγαλύτερα πάγια, όπως υπολογιστές ή εξειδικευμένος εξοπλισμός, μπορεί να χρειαστεί να αποσβεστούν ή να καταχωριστούν ως έξοδα σύμφωνα με τους ισχύοντες φορολογικούς κανόνες. Η αντιμετώπιση εξαρτάται από το αντικείμενο, το κόστος του και τον τρόπο που χρησιμοποιείται στην επιχείρηση.

4. Λογισμικό και συνδρομές για την επιχείρηση

Πολλοί contractors βασίζονται σε λογισμικό για την παροχή υπηρεσιών και τη διαχείριση των λειτουργιών τους. Συνηθισμένες εκπιπτόμενες συνδρομές περιλαμβάνουν:

• Εργαλεία διαχείρισης έργων
• Λογισμικό σχεδίασης
• Λογισμικό λογιστικής
• Πλατφόρμες CRM
• Εργαλεία προγραμματισμού
• Αποθηκευτικό χώρο cloud
• Υπηρεσίες ηλεκτρονικής υπογραφής

Αν μια συνδρομή χρησιμοποιείται εν μέρει για προσωπικούς λόγους, θα πρέπει να δηλώνεται μόνο το επαγγελματικό ποσοστό.

5. Χιλιόμετρα και έξοδα οχήματος

Αν οδηγείτε για επαγγελματικούς λόγους, μπορεί να μπορείτε να εκπέσετε χιλιόμετρα ή τα πραγματικά έξοδα του οχήματος. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει μετακινήσεις για συναντήσεις με πελάτες, σε χώρους εργασίας, στα ταχυδρομεία, σε coworking spaces ή σε καταστήματα προμηθειών.

Γενικά δεν μπορείτε να εκπέσετε τη μετακίνηση από το σπίτι σε έναν τακτικό χώρο εργασίας, αλλά οι ενδιάμεσες επαγγελματικές διαδρομές μπορεί να δικαιούνται έκπτωση. Για ακριβή καταγραφή, σημειώνετε:

• Ημερομηνία διαδρομής
• Προορισμό
• Επαγγελματικό σκοπό
• Χιλιόμετρα που διανύθηκαν

Μπορείτε να επιλέξετε είτε το standard mileage rate είτε τη μέθοδο πραγματικών εξόδων, ανάλογα με το ποια αποδίδει καλύτερα στη δική σας περίπτωση.

6. Έξοδα ταξιδιού

Το επαγγελματικό ταξίδι μπορεί να εκπίπτει όταν το ταξίδι γίνεται κυρίως για εργασία και σας απομακρύνει από τη φορολογική σας έδρα αρκετά ώστε να απαιτείται διανυκτέρευση ή ανάπαυση. Συνηθισμένα εκπιπτόμενα έξοδα ταξιδιού μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Αεροπορικά εισιτήρια
• Εισιτήρια τρένου ή λεωφορείου
• Ενοικίαση αυτοκινήτου
• Διαμονή
• Ταξί και rideshares
• Τέλη αποσκευών
• Επαγγελματικά γεύματα κατά τη διάρκεια του ταξιδιού, σύμφωνα με τους συνήθεις κανόνες

Ο σκοπός του ταξιδιού έχει σημασία. Αν στο ταξίδι συνδυάζονται και προσωπικές δραστηριότητες, μόνο το επιχειρηματικό μέρος μπορεί να είναι εκπιπτόμενο.

7. Γεύματα με επαγγελματικό σκοπό

Τα γεύματα μπορούν να εκπίπτουν όταν έχουν πραγματικό επιχειρηματικό σκοπό, όπως συνάντηση με πελάτη ή ταξίδι για εργασία. Σε πολλές περιπτώσεις, μόνο το 50% του κόστους του γεύματος εκπίπτει.

Για να τεκμηριώσετε το έξοδο, κρατήστε αρχεία με:

• Ημερομηνία και τοποθεσία
• Ποιοι παρευρέθηκαν
• Τον επιχειρηματικό σκοπό
• Το ποσό που πληρώθηκε

Τα απλά μεσημεριανά γεύματα που καταναλώνονται στο γραφείο σας συνήθως δεν εκπίπτουν. Το γεύμα πρέπει να συνδέεται με επιχειρηματική δραστηριότητα.

8. Επαγγελματικές υπηρεσίες

Οι contractors συχνά χρειάζονται τη βοήθεια άλλων επαγγελματιών για να λειτουργεί η επιχείρηση. Οι αμοιβές που καταβάλλονται στους παρακάτω είναι συνήθως εκπιπτόμενες:

• Λογιστές
• Βιβλιογράφοι
• Δικηγόροι
• Φοροτεχνικοί
• Σύμβουλοι
• Υπηρεσίες registered agent

Αν έχετε ιδρύσει επιχειρηματική οντότητα, οι επαγγελματικές αμοιβές που σχετίζονται με τη διατήρηση της οντότητας, τη συμμόρφωση ή τη φορολογική υποβολή μπορεί επίσης να θεωρούνται επιχειρηματικά έξοδα.

9. Ασφάλιστρα

Ανάλογα με τη δομή της επιχείρησής σας και την κάλυψη που έχετε, ορισμένα ασφάλιστρα μπορεί να εκπίπτουν. Παραδείγματα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Γενική αστική ευθύνη
• Επαγγελματική ευθύνη
• Ασφάλιση επαγγελματικής περιουσίας
• Cyber insurance
• Εμπορική ασφάλιση αυτοκινήτου

Αν είστε αυτοαπασχολούμενος, μπορεί επίσης να δικαιούστε έκπτωση που σχετίζεται με την ασφάλιση υγείας σε ορισμένες περιπτώσεις, με την επιφύλαξη συγκεκριμένων κανόνων και εισοδηματικών περιορισμών.

10. Μάρκετινγκ και διαφήμιση

Τα έξοδα που χρησιμοποιούνται για την προώθηση των υπηρεσιών σας εκπίπτουν συχνά πλήρως, εφόσον είναι συνηθισμένα και απαραίτητα για την επιχείρησή σας. Αυτή η κατηγορία μπορεί να περιλαμβάνει:

• Σχεδιασμό και φιλοξενία ιστοσελίδας
• Διαφημίσεις online
• Προώθηση στα social media
• Επαγγελματικές κάρτες
• Εργαλεία email marketing
• Προωθητικό υλικό
• Τέλη χορηγιών

Αν ξοδεύετε χρήματα για να προσελκύσετε νέους πελάτες ή να ενισχύσετε το brand σας, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα το έξοδο να ανήκει εδώ.

Άλλες εκπτώσεις που οι 1099 contractors συχνά παραλείπουν

Η παραπάνω λίστα καλύπτει τα πιο συνηθισμένα έξοδα, αλλά οι contractors συχνά παραβλέπουν και άλλες νόμιμες εκπτώσεις. Ανάλογα με την εργασία σας, μπορεί επίσης να μπορείτε να εκπέσετε:

• Εκπαίδευση που βελτιώνει τις τρέχουσες δεξιότητές σας
• Τραπεζικά έξοδα επιχείρησης
• Τέλη επεξεργασίας πληρωμών
• Τέλη πλατφορμών για contractors και freelancers
• Συνδρομές σε επαγγελματικές οργανώσεις
• Ταχυδρομικά έξοδα και αποστολές
• Επισκευές σε επαγγελματικό εξοπλισμό
• Αποσβέσεις σε επιλέξιμα πάγια
• Εισφορές σε συνταξιοδοτικά προγράμματα, αν δικαιούστε βάσει των ισχυόντων κανόνων

Η σωστή έκπτωση εξαρτάται από τα πραγματικά περιστατικά. Αν ένα έξοδο υποστηρίζει άμεσα την επιχείρησή σας και δεν έχει προσωπικό χαρακτήρα, αξίζει να το αξιολογήσετε.

Έξοδα που συνήθως δεν μπορείτε να εκπέσετε

Το να κατανοείτε τι δεν δικαιούται έκπτωση είναι εξίσου σημαντικό με το να ξέρετε τι δικαιούται. Συνηθισμένα μη εκπιπτόμενα ή περιορισμένα έξοδα περιλαμβάνουν:

• Προσωπικά ρούχα, ακόμα κι αν τα φοράτε στη δουλειά
• Καθημερινή μετακίνηση από το σπίτι προς έναν σταθερό χώρο εργασίας
• Προσωπικά ψώνια τροφίμων και οικιακές δαπάνες
• Προσωπική περιποίηση και έξοδα ψυχαγωγίας
• Πρόστιμα και ποινές
• Καθαρά προσωπικά ταξίδια
• Έξοδα χωρίς επιχειρηματικό σκοπό ή χωρίς αποδεικτικά στοιχεία

Ένας απλός κανόνας είναι ο εξής: αν το έξοδο θα υπήρχε ακόμα και αν η επιχείρηση σταματούσε να λειτουργεί, πιθανότατα είναι προσωπικό.

Πώς να τεκμηριώνετε τις εκπτώσεις του 1099 contractor

Η IRS αναμένει ότι οι εκπτώσεις θα υποστηρίζονται από σαφή αρχεία. Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να κρατάτε ένα κουτί με αποδείξεις, αλλά χρειάζεστε ένα αξιόπιστο σύστημα.

Ένα ισχυρό σύστημα τήρησης αρχείων πρέπει να περιλαμβάνει:

• Αποδείξεις και τιμολόγια
• Καταστάσεις τραπεζών και πιστωτικών καρτών
• Ημερολόγια χιλιομέτρων
• Συμβόλαια και επικοινωνία με πελάτες
• Αρχεία συνδρομών
• Σημειώσεις επιχειρηματικού σκοπού για γεύματα και ταξίδια
• Αντίγραφα εντύπων και φορολογικών δηλώσεων

Ένα σύστημα λογιστικής που διαχωρίζει τις επιχειρηματικές από τις προσωπικές συναλλαγές μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και να μειώσει τα λάθη. Όσο πιο οργανωμένα είναι τα αρχεία σας, τόσο πιο εύκολη είναι η προετοιμασία ακριβών δηλώσεων και η απάντηση σε ερωτήσεις αργότερα.

Προκαταβολικοί φόροι και φόρος αυτοαπασχόλησης

Πολλοί 1099 contractors εκπλήσσονται από το πόσο φόρο οφείλουν, επειδή κανένας εργοδότης δεν παρακρατεί φόρο εισοδήματος από τις πληρωμές τους. Εκτός από τον ομοσπονδιακό και τον πολιτειακό φόρο εισοδήματος, μπορεί να οφείλετε και φόρο αυτοαπασχόλησης.

Ο φόρος αυτοαπασχόλησης καλύπτει γενικά τις εισφορές Social Security και Medicare για τους αυτοαπασχολούμενους. Αν αναμένετε να οφείλετε σημαντικό ποσό, μπορεί να χρειαστεί να κάνετε τριμηνιαίες προκαταβολικές πληρωμές φόρου μέσα στο έτος.

Η παράλειψη των προκαταβολικών πληρωμών μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμα και σε μεγαλύτερο λογαριασμό κατά την υποβολή. Η ανασκόπηση εισοδημάτων και εξόδων κάθε τρίμηνο είναι ένας από τους απλούστερους τρόπους για να μένετε μπροστά από το πρόβλημα.

Πρέπει ένας 1099 contractor να ιδρύσει LLC;

Πολλοί freelancers και ανεξάρτητοι contractors ξεκινούν ως ατομικές επιχειρήσεις, αλλά ορισμένοι αποφασίζουν να ιδρύσουν LLC καθώς η επιχείρησή τους μεγαλώνει. Μια LLC μπορεί να βοηθήσει στη δημιουργία πιο επίσημης επιχειρηματικής δομής και, σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να βελτιώσει την οργάνωση, το branding και τον διαχωρισμό ευθύνης.

Η ίδρυση μιας LLC δεν αλλάζει αυτόματα ποιες εκπτώσεις μπορείτε να διεκδικήσετε, αλλά μπορεί να κάνει την επιχείρησή σας να φαίνεται πιο επαγγελματική και να διευκολύνει τον διαχωρισμό των οικονομικών από τις προσωπικές δαπάνες.

Αν σκέφτεστε να ιδρύσετε LLC, το Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να οργανωθείτε με υποστήριξη σύστασης επιχείρησης και εργαλεία συνεχούς συμμόρφωσης, σχεδιασμένα για επιχειρηματίες στις ΗΠΑ. Μια δομημένη εγκατάσταση κάνει ευκολότερη τη διατήρηση καθαρών βιβλίων, τον χειρισμό υποβολών και την προετοιμασία για την περίοδο των φόρων με σιγουριά.

Καλές πρακτικές για να μεγιστοποιείτε τις εκπτώσεις χωρίς ρίσκο

Ο στόχος δεν είναι να διεκδικήσετε ό,τι είναι δυνατό. Ο στόχος είναι να διεκδικείτε μόνο τις εκπτώσεις που δικαιούστε και να τις τεκμηριώνετε σωστά.

Ακολουθήστε αυτές τις καλές πρακτικές:

• Διαχωρίστε τους επαγγελματικούς και προσωπικούς τραπεζικούς λογαριασμούς
• Καταγράφετε τα έξοδα τη στιγμή που γίνονται, όχι μήνες αργότερα
• Αποθηκεύετε τις αποδείξεις ψηφιακά
• Ελέγχετε τις δαπάνες κάθε μήνα
• Κρατάτε τα ημερολόγια χιλιομέτρων ενημερωμένα
• Χρησιμοποιείτε συνεπείς κατηγορίες στο λογιστικό σας σύστημα
• Ρωτάτε έναν φοροτεχνικό όταν μια έκπτωση δεν είναι ξεκάθαρη

Τα καλά αρχεία και η πειθαρχημένη λογιστική είναι συνήθως πιο πολύτιμα από επιθετικές φορολογικές εκπτώσεις που δεν μπορούν να υποστηριχθούν.

Τελικές επισημάνσεις

Οι φορολογικές εκπτώσεις για 1099 contractors μπορούν να κάνουν ουσιαστική διαφορά στο πόσο φόρο οφείλετε. Τα έξοδα γραφείου στο σπίτι, τα χιλιόμετρα, τα ταξίδια, το λογισμικό, οι επαγγελματικές υπηρεσίες, η ασφάλιση, το μάρκετινγκ και τα είδη γραφείου είναι μερικές από τις πιο συνηθισμένες δαπάνες που αξίζει να εξετάζετε κάθε χρόνο.

Οι πιο επιτυχημένοι contractors δεν περιμένουν μέχρι τον Απρίλιο για να σκεφτούν τους φόρους. Χτίζουν ένα σύστημα που παρακολουθεί το εισόδημα, αποθηκεύει αποδείξεις και κρατά τα επιχειρηματικά οικονομικά ξεχωριστά από τις προσωπικές δαπάνες όλο το έτος.

Αν μετατρέπετε τη freelance εργασία σας σε επίσημη επιχείρηση, τα εργαλεία και η υποστήριξη από το Zenind μπορούν να σας βοηθήσουν να παραμείνετε οργανωμένοι, να διατηρείτε την οντότητά σας σε συμμόρφωση και να προετοιμαστείτε για την περίοδο των φόρων με λιγότερο άγχος.