Khấu trừ thuế cho nhà thầu 1099: 10 khoản chi có thể giúp giảm hóa đơn thuế của bạn

Làm việc độc lập mang lại sự linh hoạt, nhưng cũng đi kèm trách nhiệm vào thời điểm khai thuế. Nếu bạn được trả tiền với tư cách là freelancer, người làm việc thời vụ, tư vấn viên hoặc một nhà thầu tự kinh doanh khác, bạn thường phải tự theo dõi thu nhập, nộp thuế ước tính và khai báo đúng các chi phí kinh doanh.

Tin tốt là các nhà thầu 1099 thường có thể giảm thu nhập chịu thuế thông qua các khoản khấu trừ kinh doanh hợp lệ. Điều quan trọng là hiểu khoản nào đủ điều kiện, lưu giữ hồ sơ rõ ràng và tách biệt chi tiêu kinh doanh với chi tiêu cá nhân. Nếu làm tốt, điều đó có thể giúp giảm hóa đơn thuế và cải thiện dòng tiền của bạn trong suốt cả năm.

Hướng dẫn này trình bày các khoản khấu trừ thuế phổ biến nhất dành cho nhà thầu 1099, những khoản thường không được khấu trừ, và cách sắp xếp sổ sách để các khoản khấu trừ của bạn vẫn đứng vững nếu tờ khai thuế của bạn từng bị xem xét.

Ai đủ điều kiện nhận các khoản khấu trừ dành cho nhà thầu 1099?

Bạn có thể được phép yêu cầu các khoản khấu trừ kinh doanh nếu bạn kiếm thu nhập với tư cách là nhà thầu độc lập thay vì là nhân viên. Trên thực tế, điều đó thường có nghĩa là:

• Bạn nhận được Mẫu 1099-NEC hoặc 1099-K cho công việc đã thực hiện
• Bạn xuất hóa đơn trực tiếp cho khách hàng hoặc làm việc thông qua một nền tảng với tư cách không phải nhân viên
• Bạn kiểm soát cách thức, thời gian và địa điểm làm việc
• Bạn tự chịu trách nhiệm nộp thuế tự kinh doanh của mình

Một mẫu 1099 không tự nó tạo ra nghĩa vụ thuế, nhưng nó xác nhận rằng thu nhập đã được trả cho bạn và cần được khai báo. Nếu bạn hoạt động với tư cách hộ kinh doanh cá thể, chi phí kinh doanh của bạn thường được khai trên Schedule C cùng với Form 1040. Nếu bạn đã thành lập LLC hoặc công ty, chi tiết nộp hồ sơ có thể khác, nhưng ý tưởng cơ bản vẫn như nhau: chỉ những khoản chi thông thường và cần thiết để tạo ra thu nhập kinh doanh mới được khấu trừ.

10 khoản khấu trừ thuế phổ biến cho nhà thầu 1099

1. Chi phí văn phòng tại nhà

Nếu bạn sử dụng một phần nhà ở của mình một cách độc quyền và thường xuyên cho công việc, bạn có thể đủ điều kiện nhận khấu trừ văn phòng tại nhà. Điều này có thể áp dụng cho một phòng làm việc riêng, một không gian được phân tách rõ ràng, hoặc một khu vực khác chỉ dùng cho hoạt động kinh doanh.

Các chi phí đủ điều kiện có thể bao gồm:

• Tiền thuê nhà
• Lãi vay thế chấp
• Thuế tài sản
• Tiện ích
• Dịch vụ internet trong một số trường hợp
• Bảo hiểm chủ nhà hoặc người thuê nhà
• Sửa chữa và bảo trì liên quan đến không gian kinh doanh

IRS cho phép phương pháp đơn giản hóa và phương pháp chi phí thực tế. Phương pháp đơn giản hóa dễ hơn, trong khi phương pháp chi phí thực tế có thể tạo ra khoản khấu trừ lớn hơn nếu chi phí nhà ở của bạn đáng kể.

2. Chi phí internet và điện thoại

Hầu hết các nhà thầu 1099 đều phụ thuộc vào internet và dịch vụ di động để giao tiếp với khách hàng, quản lý dự án, gửi hóa đơn và hoàn thành công việc. Nếu bạn sử dụng các dịch vụ này cho cả mục đích kinh doanh và cá nhân, chỉ phần dùng cho kinh doanh mới được khấu trừ.

Để hỗ trợ khoản khấu trừ, hãy lưu hồ sơ cho thấy cách bạn ước tính tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh. Một đường dây riêng cho doanh nghiệp hoặc gói di động riêng có thể giúp việc này dễ ghi chép hơn.

3. Vật tư văn phòng và thiết bị

Những khoản mua nhỏ dùng để vận hành doanh nghiệp thường được khấu trừ trong năm bạn mua. Danh mục này có thể bao gồm:

• Sổ tay và bút
• Mực máy in và giấy
• Phụ kiện bàn làm việc
• Vật tư vận chuyển
• Dụng cụ nhỏ
• Gói phần mềm dùng cho công việc

Các tài sản lớn hơn, chẳng hạn như máy tính hoặc thiết bị chuyên dụng, có thể cần được khấu hao hoặc ghi nhận chi phí theo các quy định thuế hiện hành. Cách xử lý phụ thuộc vào món đồ, chi phí của nó và mức độ sử dụng trong kinh doanh.

4. Phần mềm và gói đăng ký kinh doanh

Nhiều nhà thầu phụ thuộc vào phần mềm để cung cấp dịch vụ và quản lý hoạt động. Các gói đăng ký thường được khấu trừ bao gồm:

• Công cụ quản lý dự án
• Phần mềm thiết kế
• Phần mềm kế toán
• Nền tảng CRM
• Công cụ lập lịch
• Lưu trữ đám mây
• Dịch vụ ký điện tử

Nếu một gói đăng ký được dùng một phần cho mục đích cá nhân, chỉ phần dùng cho kinh doanh mới nên được yêu cầu khấu trừ.

5. Chi phí số dặm và phương tiện

Nếu bạn lái xe vì mục đích kinh doanh, bạn có thể được khấu trừ số dặm hoặc chi phí xe thực tế. Điều này có thể bao gồm các chuyến đi đến gặp khách hàng, địa điểm làm việc, bưu điện, không gian làm việc chung hoặc cửa hàng vật tư.

Thông thường bạn không thể khấu trừ việc đi làm từ nhà đến một nơi làm việc cố định, nhưng các chuyến đi phục vụ công việc trong ngày có thể đủ điều kiện. Để báo cáo chính xác, hãy ghi lại:

• Ngày đi
• Điểm đến
• Mục đích kinh doanh
• Số dặm đã đi

Bạn có thể chọn mức số dặm tiêu chuẩn hoặc phương pháp chi phí thực tế tùy theo phương án nào có lợi hơn trong trường hợp của bạn.

6. Chi phí đi lại

Chi phí công tác có thể được khấu trừ khi chuyến đi chủ yếu phục vụ công việc và đưa bạn rời khỏi nơi cư trú thuế đủ lâu để cần nghỉ ngơi hoặc ngủ qua đêm. Các chi phí đi lại được khấu trừ thường bao gồm:

• Vé máy bay
• Vé tàu hoặc xe buýt
• Xe thuê
• Khách sạn
• Taxi và dịch vụ gọi xe
• Phí hành lý
• Bữa ăn công tác trong khi đi lại, tùy theo các quy định thông thường

Mục đích của chuyến đi rất quan trọng. Nếu có lẫn các hoạt động cá nhân trong chuyến đi, chỉ phần liên quan đến kinh doanh mới có thể được khấu trừ.

7. Bữa ăn có mục đích kinh doanh

Bữa ăn có thể được khấu trừ khi có mục đích kinh doanh thực sự, chẳng hạn như gặp khách hàng hoặc đi công tác. Trong nhiều trường hợp, chỉ 50% chi phí bữa ăn được khấu trừ.

Để hỗ trợ khoản chi phí, hãy lưu hồ sơ về:

• Ngày và địa điểm
• Người tham dự
• Mục đích kinh doanh
• Số tiền đã thanh toán

Các bữa trưa đơn giản ăn tại bàn làm việc thường không được khấu trừ. Bữa ăn phải gắn với hoạt động kinh doanh.

8. Dịch vụ chuyên môn

Nhà thầu thường cần sự hỗ trợ từ các chuyên gia khác để duy trì hoạt động kinh doanh. Phí trả cho các dịch vụ sau đây thường được khấu trừ:

• Kế toán viên
• Nhân viên ghi sổ
• Luật sư
• Người khai thuế
• Tư vấn viên
• Dịch vụ đại lý đăng ký

Nếu bạn đã thành lập một pháp nhân kinh doanh, các khoản phí chuyên môn liên quan đến duy trì pháp nhân, tuân thủ hoặc khai thuế cũng có thể đủ điều kiện là chi phí kinh doanh.

9. Phí bảo hiểm

Tùy theo cấu trúc kinh doanh và phạm vi bảo hiểm của bạn, một số khoản phí bảo hiểm có thể được khấu trừ. Ví dụ có thể bao gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
• Bảo hiểm tài sản kinh doanh
• Bảo hiểm an ninh mạng
• Bảo hiểm xe thương mại

Nếu bạn tự kinh doanh, trong một số trường hợp bạn cũng có thể đủ điều kiện nhận khấu trừ liên quan đến bảo hiểm y tế, tùy theo các quy tắc và giới hạn thu nhập cụ thể.

10. Marketing và quảng cáo

Các khoản chi dùng để quảng bá dịch vụ của bạn thường được khấu trừ toàn bộ nếu chúng là thông thường và cần thiết cho doanh nghiệp của bạn. Danh mục này có thể bao gồm:

• Thiết kế và lưu trữ website
• Quảng cáo trực tuyến
• Quảng bá trên mạng xã hội
• Danh thiếp
• Công cụ email marketing
• Tài liệu quảng bá
• Phí tài trợ

Nếu bạn chi tiền để thu hút khách hàng mới hoặc củng cố thương hiệu của mình, rất có thể khoản chi đó thuộc nhóm này.

Các khoản khấu trừ khác mà nhà thầu 1099 thường bỏ sót

Danh sách trên bao gồm các khoản phổ biến nhất, nhưng nhà thầu thường bỏ qua các khoản khấu trừ hợp lệ khác. Tùy theo công việc của bạn, bạn cũng có thể khấu trừ:

• Đào tạo giúp nâng cao kỹ năng hiện tại của bạn
• Phí ngân hàng doanh nghiệp
• Phí xử lý thanh toán
• Phí nền tảng cho nhà thầu và freelancer
• Hội phí cho các tổ chức nghề nghiệp
• Bưu phí và vận chuyển
• Sửa chữa thiết bị kinh doanh
• Khấu hao tài sản đủ điều kiện
• Đóng góp vào kế hoạch hưu trí, nếu đủ điều kiện theo các quy định áp dụng

Khoản khấu trừ phù hợp phụ thuộc vào hoàn cảnh thực tế. Nếu một khoản chi trực tiếp hỗ trợ doanh nghiệp của bạn và không mang tính cá nhân, thì nên được xem xét.

Những khoản chi thường không được khấu trừ

Hiểu rõ những gì không đủ điều kiện cũng quan trọng không kém việc biết những gì được khấu trừ. Các khoản không được khấu trừ hoặc bị giới hạn phổ biến bao gồm:

• Quần áo cá nhân, ngay cả khi bạn mặc đi làm
• Chi phí đi làm hàng ngày giữa nhà và nơi làm việc cố định
• Thực phẩm cá nhân và chi tiêu hộ gia đình
• Chăm sóc cá nhân và chi phí giải trí
• Tiền phạt và tiền phạt hành chính
• Chuyến đi hoàn toàn mang tính cá nhân
• Các khoản chi không có mục đích kinh doanh hoặc không có hồ sơ hỗ trợ

Một quy tắc thực tế đơn giản là: nếu khoản chi đó vẫn sẽ tồn tại ngay cả khi doanh nghiệp ngừng hoạt động, thì nó có lẽ là chi phí cá nhân.

Cách ghi chép các khoản khấu trừ của nhà thầu 1099

IRS kỳ vọng các khoản khấu trừ phải được hỗ trợ bằng hồ sơ rõ ràng. Điều đó không có nghĩa là bạn phải giữ một hộp giày đầy biên lai giấy, nhưng bạn cần một hệ thống đáng tin cậy.

Một quy trình lưu trữ hồ sơ tốt nên bao gồm:

• Biên lai và hóa đơn
• Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
• Nhật ký số dặm
• Hợp đồng và trao đổi với khách hàng
• Hồ sơ đăng ký dịch vụ
• Ghi chú mục đích kinh doanh cho bữa ăn và đi lại
• Bản sao các mẫu đơn và hồ sơ khai thuế

Một hệ thống kế toán tách biệt giao dịch kinh doanh và cá nhân có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. Hồ sơ của bạn càng ngăn nắp, việc lập tờ khai chính xác và trả lời các câu hỏi sau này càng dễ dàng.

Thuế ước tính và thuế tự kinh doanh

Nhiều nhà thầu 1099 bất ngờ vì số thuế họ phải nộp cao do không có chủ lao động khấu trừ thuế từ các khoản thanh toán. Ngoài thuế thu nhập liên bang và tiểu bang, bạn có thể còn nợ thuế tự kinh doanh.

Thuế tự kinh doanh thường bao gồm phần đóng góp cho Social Security và Medicare của người lao động tự kinh doanh. Nếu bạn dự kiến phải nợ một khoản đáng kể, bạn có thể cần nộp thuế ước tính hàng quý trong suốt cả năm.

Việc bỏ lỡ các khoản thanh toán ước tính có thể dẫn đến tiền phạt và hóa đơn lớn hơn vào thời điểm khai thuế. Rà soát thu nhập và chi phí mỗi quý là một trong những cách đơn giản nhất để đi trước vấn đề.

Nhà thầu 1099 có nên thành lập LLC không?

Nhiều freelancer và nhà thầu độc lập bắt đầu với tư cách hộ kinh doanh cá thể, nhưng một số người quyết định thành lập LLC khi doanh nghiệp phát triển. LLC có thể giúp tạo ra một cấu trúc kinh doanh chính thức hơn và trong một số trường hợp có thể cải thiện việc tổ chức, xây dựng thương hiệu và tách biệt trách nhiệm pháp lý.

Thành lập LLC không tự động thay đổi những khoản khấu trừ bạn có thể yêu cầu, nhưng nó có thể khiến doanh nghiệp của bạn trông chuyên nghiệp hơn và giúp quản lý tài chính tách biệt với chi tiêu cá nhân dễ hơn.

Nếu bạn đang cân nhắc thành lập LLC, Zenind có thể giúp bạn sắp xếp mọi thứ với hỗ trợ thành lập doanh nghiệp và các công cụ tuân thủ liên tục được thiết kế cho các doanh nhân tại Hoa Kỳ. Một thiết lập có cấu trúc giúp bạn dễ duy trì sổ sách rõ ràng, xử lý hồ sơ và chuẩn bị cho mùa thuế với sự tự tin hơn.

Các thực hành tốt nhất để tối đa hóa khấu trừ mà không gặp rủi ro

Mục tiêu không phải là yêu cầu mọi thứ có thể. Mục tiêu là chỉ yêu cầu những khoản khấu trừ mà bạn có quyền được hưởng và có thể chứng minh đúng cách.

Hãy áp dụng các thực hành tốt nhất sau:

• Tách biệt tài khoản ngân hàng kinh doanh và cá nhân
• Ghi nhận chi phí ngay khi phát sinh, không phải vài tháng sau
• Lưu biên lai dưới dạng số hóa
• Rà soát chi tiêu hàng tháng
• Cập nhật nhật ký số dặm thường xuyên
• Sử dụng các danh mục nhất quán trong hệ thống kế toán của bạn
• Hỏi chuyên gia thuế khi một khoản khấu trừ chưa rõ ràng

Hồ sơ tốt và kế toán kỷ luật thường có giá trị hơn nhiều so với những yêu cầu khấu trừ quá mức nhưng không thể bảo vệ được.

Kết luận

Các khoản khấu trừ thuế cho nhà thầu 1099 có thể tạo ra khác biệt đáng kể đối với số thuế bạn phải nộp. Chi phí văn phòng tại nhà, số dặm đi lại, công tác, phần mềm, dịch vụ chuyên môn, bảo hiểm, marketing và vật tư là một số khoản khấu trừ phổ biến nhất cần xem xét mỗi năm.

Những nhà thầu thành công nhất không đợi đến tháng Tư mới nghĩ về thuế. Họ xây dựng một hệ thống theo dõi thu nhập, lưu biên lai và tách biệt tài chính kinh doanh với chi tiêu cá nhân suốt cả năm.

Nếu bạn đang phát triển công việc tự do của mình thành một doanh nghiệp chính thức, các công cụ và hỗ trợ từ Zenind có thể giúp bạn sắp xếp ngăn nắp, duy trì tuân thủ pháp nhân và chuẩn bị cho mùa thuế với ít căng thẳng hơn.