1099-urakoitsijan verovähennykset: 10 vähennystä verolaskun pienentämiseen

Itsenäinen työ tuo joustavuutta, mutta se tuo myös vastuuta verotuksen aikaan. Jos saat palkkasi freelancerina, keikkatyöntekijänä, konsulttina tai muuna itsenäisenä urakoitsijana, sinun vastuullasi on yleensä seurata omia tulojasi, maksaa ennakkoverot ja ilmoittaa liiketoiminnan kulut oikein.

Hyvä uutinen on, että 1099-urakoitsijat voivat usein pienentää verotettavaa tuloa laillisilla liiketoiminnan vähennyksillä. Tärkeintä on ymmärtää, mitkä kulut ovat vähennyskelpoisia, pitää kirjanpito siistinä ja erottaa liiketoiminnan kulut henkilökohtaisista menoista. Hyvin tehtynä tämä voi auttaa pienentämään verolaskua ja parantamaan kassavirtaa ympäri vuoden.

Tässä oppaassa käydään läpi tavallisimmat verovähennykset 1099-urakoitsijoille, mitä et yleensä voi vähentää ja miten pysyt järjestelmällisenä, jotta vähennyksesi kestävät tarkastelun, jos veroilmoituksesi joskus tarkistetaan.

Kuka voi saada 1099-urakoitsijan vähennyksiä?

Voit ehkä vaatia liiketoiminnan vähennyksiä, jos ansaitset tuloa itsenäisenä urakoitsijana etkä työntekijänä. Käytännössä tämä tarkoittaa yleensä sitä, että:

• Saat lomakkeet 1099-NEC tai 1099-K tehdystä työstä
• Laskutat asiakkaita suoraan tai työskentelet alustalla ei-työntekijänä
• Päätät itse, miten, milloin ja missä teet työn
• Vastaat itse omista self-employment-véroistasi

1099-lomake ei itsessään luo verovelvollisuutta, mutta se vahvistaa, että sinulle on maksettu tuloa, joka pitäisi ilmoittaa. Jos toimit toiminimiyrittäjänä, liiketoiminnan kulut ilmoitetaan yleensä liitteellä Schedule C lomakkeen 1040 yhteydessä. Jos olet perustanut LLC-yhtiön tai corporationin, ilmoitustapa voi olla erilainen, mutta perusajatus on sama: vähennyskelpoisia ovat vain tavanomaiset ja tarpeelliset liiketoiminnan tulon hankkimiseen liittyvät kulut.

10 tavallista verovähennystä 1099-urakoitsijoille

1. Kotitoimiston kulut

Jos käytät osaa kodistasi yksinomaan ja säännöllisesti liiketoimintaan, voit ehkä saada kotitoimistovähennyksen. Tämä voi koskea erillistä huonetta, selvästi rajattua työtilaa tai muuta aluetta, jota käytetään vain liiketoimintaan.

Vähennyskelpoisia kuluja voivat olla esimerkiksi:

• Vuokra
• Asuntolainan korot
• Kiinteistöverot
• Sähkö- ja muut käyttökustannukset
• Internet-palvelu joissakin tilanteissa
• Kotivakuutus tai vuokralaisen vakuutus
• Liiketilaan liittyvät korjaukset ja kunnossapito

IRS sallii sekä yksinkertaistetun menetelmän että todellisiin kuluihin perustuvan menetelmän. Yksinkertaistettu menetelmä on helpompi, mutta todellisiin kuluihin perustuva menetelmä voi tuottaa suuremman vähennyksen, jos asumiskulusi ovat merkittävät.

2. Internet- ja puhelinkulut

Useimmat 1099-urakoitsijat käyttävät internetiä ja mobiilipalvelua asiakasviestintään, projektien hallintaan, laskujen lähettämiseen ja työn tekemiseen. Jos käytät näitä palveluja sekä liiketoimintaan että yksityisesti, vain liiketoimintaosuus on vähennyskelpoinen.

Tuen vuoksi säilytä tiedot, joista näkyy, miten arvioit liiketoimintakäytön osuuden. Erillinen työpuhelin tai oma mobiililiittymä voi helpottaa dokumentointia.

3. Toimistotarvikkeet ja laitteet

Pienet liiketoiminnassa käytettävät hankinnat ovat usein vähennyskelpoisia sinä vuonna, jolloin ostat ne. Tähän kategoriaan voivat kuulua:

• Muistikirjat ja kynät
• Tulostimen muste ja paperi
• Työpöydän tarvikkeet
• Lähetysmateriaalit
• Pienet työkalut
• Työhön käytettävät ohjelmistotilaukset

Suuremmat hankinnat, kuten tietokoneet tai erikoislaitteet, saatetaan joutua poistamaan tai kirjaamaan kuluksi sovellettavien verosääntöjen mukaisesti. Käsittely riippuu omaisuuserästä, sen hinnasta ja siitä, miten sitä käytetään liiketoiminnassa.

4. Liiketoiminnan ohjelmistot ja tilaukset

Monet urakoitsijat tarvitsevat ohjelmistoja palveluiden tuottamiseen ja toiminnan hallintaan. Tavallisia vähennyskelpoisia tilauksia ovat esimerkiksi:

• Projektinhallintatyökalut
• Suunnitteluohjelmistot
• Kirjanpito-ohjelmistot
• CRM-alustat
• Aikataulutustyökalut
• Pilvitallennus
• Sähköinen allekirjoituspalvelu

Jos tilausta käytetään osittain yksityisesti, vain liiketoimintaan liittyvä osuus tulisi vähentää.

5. Ajokilometrit ja ajoneuvokulut

Jos ajat työasioissa, voit ehkä vähentää kilometrit tai todelliset ajoneuvokulut. Tämä voi sisältää matkat asiakastapaamisiin, työmaille, postiin, coworking-tiloihin tai tarvikekauppoihin.

Yleensä et voi vähentää kodin ja vakituisen työpaikan välistä työmatkaa, mutta päivän aikana tehtävät liikematkat voivat olla vähennyskelpoisia. Tarkkaa raportointia varten kirjaa ylös:

• Matkan päivämäärä
• Kohde
• Liiketoiminnan tarkoitus
• Ajetut kilometrit

Voit valita joko standardin kilometrikorvauksen tai todellisten kulujen menetelmän sen mukaan, kumpi tuottaa sinulle paremman lopputuloksen.

6. Matkakulut

Liikematka voi olla vähennyskelpoinen, kun matka on pääasiassa työhön liittyvä ja vie sinut pois verokodistasi niin pitkäksi aikaa, että tarvitset lepoa tai yöpymistä. Tavallisia vähennyskelpoisia matkakuluja voivat olla:

• Lentoliput
• Juna- tai bussiliput
• Vuokra-autot
• Majoitus
• Taksit ja kyytipalvelut
• Matkatavaramaksut
• Työmatkojen ateriat, soveltuvin osin sääntöjen mukaisesti

Matkan tarkoitus ratkaisee. Jos matkalle sisältyy myös yksityistä aikaa, vain liiketoimintaan liittyvä osa voi olla vähennyskelpoinen.

7. Liiketoimintatarkoituksessa syödyt ateriat

Ateriat voivat olla vähennyskelpoisia, kun niillä on aito liiketoiminnallinen tarkoitus, kuten tapaaminen asiakkaan kanssa tai työmatka. Monissa tapauksissa vain 50 % aterian hinnasta on vähennyskelpoinen.

Kulun tukemiseksi säilytä tiedot seuraavista:

• Päivämäärä ja paikka
• Ketkä olivat paikalla
• Liiketoiminnan tarkoitus
• Maksettu summa

Pelkkä työpöydän ääressä syöty lounas ei yleensä ole vähennyskelpoinen. Aterian täytyy liittyä liiketoimintaan.

8. Ammatilliset palvelut

Urakoitsijat tarvitsevat usein muiden ammattilaisten apua liiketoiminnan pyörittämiseen. Seuraaville maksetut palkkiot ovat tavallisesti vähennyskelpoisia:

• Kirjanpitäjät
• Kirjanpitopalvelut
• Asianajajat
• Veroasiantuntijat
• Konsultit
• Rekisteröidyn edustajan palvelut

Jos olet perustanut liiketoimintayksikön, myös sen ylläpitoon, sääntöjen noudattamiseen tai veroilmoituksiin liittyvät ammatilliset kulut voivat olla vähennyskelpoisia liiketoiminnan kuluina.

9. Vakuutusmaksut

Liiketoimintarakenteestasi ja vakuutusturvastasi riippuen tietyt vakuutusmaksut voivat olla vähennyskelpoisia. Esimerkkejä ovat:

• Yleinen vastuuvakuutus
• Ammatillinen vastuuvakuutus
• Liiketoiminnan omaisuusvakuutus
• Kybervakuutus
• Kaupallinen ajoneuvovakuutus

Jos olet itsenäinen ammatinharjoittaja, voit joissain tilanteissa olla oikeutettu myös terveysvakuutukseen liittyvään vähennykseen, joka riippuu erityissäännöistä ja tulojen rajoista.

10. Markkinointi ja mainonta

Palveluidesi markkinointiin käytetyt kulut ovat usein kokonaan vähennyskelpoisia, jos ne ovat tavanomaisia ja tarpeellisia liiketoiminnallesi. Tähän kategoriaan voivat kuulua:

• Verkkosivuston suunnittelu ja ylläpito
• Verkkomainokset
• Sosiaalisen median kampanjat
• Käyntikortit
• Sähköpostimarkkinoinnin työkalut
• Mainosmateriaalit
• Sponsorimaksut

Jos käytät rahaa uusien asiakkaiden hankintaan tai brändisi vahvistamiseen, kulu kuuluu usein tähän ryhmään.

Muita vähennyksiä, jotka 1099-urakoitsijat usein unohtavat

Yllä oleva lista kattaa tavallisimmat kulut, mutta urakoitsijat unohtavat usein myös muita laillisia vähennyksiä. Työstäsi riippuen voit ehkä vähentää myös seuraavat:

• Nykyistä osaamistasi parantava koulutus
• Liiketoiminnan pankkimaksut
• Maksunvälityspalvelujen maksut
• Urakoitsija- ja freelancer-alustojen maksut
• Ammattijärjestöjen jäsenmaksut
• Postitus- ja lähetyskulut
• Liiketoimintalaitteiden korjaukset
• Soveltuvien varojen poistot
• Eläkesuunnitelmaan maksetut maksut, jos ne ovat sovellettavien sääntöjen mukaan mahdollisia

Oikea vähennys riippuu olosuhteista. Jos kulu tukee suoraan liiketoimintaasi eikä ole luonteeltaan henkilökohtainen, se kannattaa arvioida.

Kulut, joita et yleensä voi vähentää

Yhtä tärkeää kuin tietää, mikä on vähennyskelpoista, on ymmärtää, mikä ei ole. Tavallisia vähennyskelvottomia tai rajoitettuja eriä ovat:

• Henkilökohtaiset vaatteet, vaikka käyttäisit niitä työssä
• Tavallinen työmatka kodin ja vakituisen työpaikan välillä
• Henkilökohtaiset elintarvikkeet ja kotitalouden menot
• Henkilökohtainen siistiytyminen ja viihdekulut
• Sakot ja rangaistusmaksut
• Pelkästään yksityiset matkat
• Kulut ilman liiketoiminnallista tarkoitusta tai tositteita

Hyvä nyrkkisääntö on yksinkertainen: jos kulu olisi olemassa myös silloin, jos liiketoiminta loppuisi, se on todennäköisesti henkilökohtainen.

Näin dokumentoit 1099-urakoitsijan vähennykset

IRS odottaa, että vähennykset voidaan todentaa selkeillä tiedoilla. Tämä ei tarkoita, että sinun täytyy säilyttää paperilaatikollinen kuitteja, mutta sinulla täytyy olla luotettava järjestelmä.

Vahva kirjanpitoprosessi sisältää yleensä:

• Kuitit ja laskut
• Pankki- ja luottokorttitositteet
• Ajopäiväkirjat
• Sopimukset ja asiakasviestit
• Tilaus- ja tilitiedot
• Liiketoiminnan tarkoituksen muistiinpanot aterioista ja matkoista
• Kopiot lomakkeista ja veroilmoituksista

Kirjanpitojärjestelmä, joka erottaa liiketoiminnan ja yksityiset tapahtumat, voi säästää aikaa ja vähentää virheitä. Mitä järjestelmällisemmät tietosi ovat, sitä helpompaa on laatia oikeat ilmoitukset ja vastata myöhemmin mahdollisiin kysymyksiin.

Ennakkoverot ja self-employment-vero

Monet 1099-urakoitsijat yllättyvät siitä, kuinka paljon veroa he ovat velkaa, koska työnantaja ei pidätä veroja maksuista. Liittovaltion ja osavaltion tuloveron lisäksi voit olla velkaa myös self-employment-veroa.

Self-employment-vero kattaa yleensä itsenäisten työntekijöiden Social Security- ja Medicare-maksut. Jos arvioit olevasi velkaa merkittävän summan, sinun on ehkä maksettava neljännesvuosittaisia ennakkoveroja vuoden aikana.

Ennakkoverojen laiminlyönti voi johtaa sakkoihin ja suurempaan laskuun veroilmoituksen yhteydessä. Tulojen ja kulujen tarkistaminen neljännesvuosittain on yksi helpoimmista tavoista pysyä tilanteen edellä.

Kannattaako 1099-urakoitsijan perustaa LLC?

Monet freelancerit ja itsenäiset urakoitsijat aloittavat toiminimiyrittäjinä, mutta osa päättää perustaa LLC:n liiketoiminnan kasvaessa. LLC voi auttaa luomaan muodollisemman liiketoimintarakenteen ja joissakin tapauksissa parantaa järjestelmällisyyttä, brändiä ja vastuun eriyttämistä.

LLC:n perustaminen ei automaattisesti muuta sitä, mitä vähennyksiä voit vaatia, mutta se voi tehdä liiketoiminnastasi ammattimaisemman näköisen ja helpottaa talouden pitämistä erillään henkilökohtaisista menoista.

Jos harkitset LLC:n perustamista, Zenind voi auttaa sinua järjestäytymään liiketoiminnan perustamisen tuella ja jatkuvan vaatimustenmukaisuuden työkaluilla, jotka on suunniteltu Yhdysvaltain yrittäjille. Selkeä rakenne helpottaa kirjanpidon pitämistä järjestyksessä, ilmoitusten hoitamista ja valmistautumista verokauteen luottavaisin mielin.

Parhaat käytännöt vähennysten maksimointiin ilman riskejä

Tavoitteena ei ole vaatia kaikkea mahdollista. Tavoitteena on vaatia vain ne vähennykset, joihin olet oikeutettu, ja tukea ne asianmukaisesti.

Noudata näitä parhaita käytäntöjä:

• Erota liiketoiminnan ja henkilökohtaiset pankkitilit
• Kirjaa kulut heti niiden syntyessä, älä kuukausia myöhemmin
• Tallenna kuitit digitaalisesti
• Tarkista kulut kuukausittain
• Pidä ajopäiväkirjat ajan tasalla
• Käytä kirjanpitojärjestelmässäsi yhdenmukaisia kategorioita
• Kysy veroammattilaiselta, jos vähennys on epäselvä

Hyvä kirjanpito ja kurinalainen taloudenpito ovat yleensä arvokkaampia kuin aggressiiviset vähennysvaatimukset, joita ei voida perustella.

Lopuksi

1099-urakoitsijan verovähennykset voivat vaikuttaa merkittävästi siihen, kuinka paljon veroa lopulta maksat. Kotitoimiston kulut, ajokilometrit, matkakulut, ohjelmistot, ammatilliset palvelut, vakuutukset, markkinointi ja tarvikkeet ovat joitakin tavallisimmista vähennyksistä, joita kannattaa tarkastella vuosittain.

Menestyvät urakoitsijat eivät odota huhtikuuhun asti miettiäkseen veroja. He rakentavat järjestelmän, joka seuraa tuloja, säilyttää kuitit ja pitää liiketoiminnan talouden erillään henkilökohtaisista menoista koko vuoden ajan.

Jos kasvatat freelance-työtäsi muodolliseksi liiketoiminnaksi, Zenindin työkalut ja tuki voivat auttaa sinua pysymään järjestyksessä, pitämään yksikkösi vaatimusten mukaisena ja valmistautumaan verokauteen vähemmällä stressillä.