12 съвета за преговори за собственици на малък бизнес

Преговорите са ключово бизнес умение. Независимо дали обсъждате условия с доставчици, наем на офис, ставки на изпълнители, партньорски споразумения или договори с клиенти, способността да преговаряте добре може да защити паричния поток и да подобри дългосрочните резултати.

За собствениците и основателите на малък бизнес силните преговори не означават да бъдете агресивни или да се опитвате да „спечелите“ за сметка на другата страна. Те означават добра подготовка, разбиране на приоритетите и създаване на споразумения, които са ясни, справедливи и устойчиви. Този подход е важен, когато изграждате компания, управлявате растежа или вземате решения, които влияят върху маржовете и правните ви задължения.

Използвайте контролния списък по-долу, за да преговаряте с повече увереност и по-малко грешки.

1. Потвърдете кой действително може да вземе решение

Преди да започнат преговорите, уверете се, че разговаряте с човек с реални правомощия. Ако човекът отсреща все още трябва да получи одобрение от мениджър, правен екип или собственик, разговорът може да е предварителен, а не окончателен.

Задайте директни въпроси за процеса на одобрение:

• Кой трябва да одобри окончателните условия?
• Има ли вътрешни прагове или ограничения?
• Има ли краен срок за получаване на одобрение?

Това спестява време и ви помага да избегнете предположението, че сделката е финализирана, когато не е.

2. Определете целта си, преди да започнете

Трябва да знаете точно как изглежда успешният резултат, преди да влезете в какъвто и да е разговор. Ако не сте наясно, е по-вероятно да отстъпите стойност или да приемете условия, които не подкрепят бизнеса ви.

Запишете:

• Идеалния си резултат
• Приемливия си резултат
• Точката, от която бихте се отказали
• Едно или две условия, които са най-важни

В много случаи най-важният въпрос не е само цената. Може да са сроковете на плащане, продължителността на договора, скоростта на доставка, условията за подновяване, изключителните права или ограниченията на отговорността.

3. Проучете отсрещната страна

Добрите преговарящи се подготвят. Научете колкото можете повече за бизнес модела, приоритетите и ограниченията на другата страна. Колкото по-добре разбирате ситуацията, толкова по-лесно ще откриете компромиси, които имат значение.

Полезни въпроси, на които да отговорите предварително:

• Какво вероятно цени най-много тази страна?
• Какъв натиск изпитва?
• Има ли общоприети отраслови ориентири?
• Какви алтернативи имате, ако тази сделка не се получи?

Подготовката ви дава лост, но също така ви помага да правите по-добри предложения. Когато разбирате какво е важно за отсрещната страна, можете да предложите условия, които създават стойност, без излишно да отслабват собствената ви позиция.

4. Разделяйте отношенията от въпроса

Бизнес преговорите трябва да останат професионални. Може да харесвате човека, с когото преговаряте, или да се наложи да работите с него дългосрочно, но това не означава, че всички условия трябва да останат неясни или да се приемат само от любезност.

Останете фокусирани върху фактите:

• Обхват
• Цена
• Срокове
• Стандарти за изпълнение
• Разпределение на риска
• Условия за подновяване и прекратяване

Уважителният тон помага да се запази връзката. Ясните граници защитават бизнеса.

5. Поставяйте стойността пред цената

Една от най-честите грешки в преговорите е да се започне веднага с цената. Цената е важна, но тя е само една част от сделката.

Вместо това разгледайте факторите, които създават стойност зад числото:

• По-бързо изпълнение
• По-добро ниво на обслужване
• По-гъвкави условия за плащане
• По-нисък риск
• По-дълго гаранционно покритие
• По-лесни права за прекратяване

Ако можете да подобрите стойността, без просто да намалявате цената, може да получите по-силно цялостно споразумение.

6. Знайте какво можете да предложите в замяна

Силният преговарящ не мисли само за това какво да изисква. Трябва също да знаете какво можете да предложите в замяна.

Примери:

• По-дълъг срок на договора
• По-бързо плащане
• Намален обхват в замяна на по-ниска цена
• Препоръка или препоръчително мнение
• Гъвкави срокове за доставка
• По-голяма първоначална поръчка

Това ви дава пространство за обмен, без да се отказвате от най-важните си защити. Преди преговорите запишете няколко отстъпки, които можете да направите при нужда, заедно с тяхната цена за вас.

7. Поддържайте ясна точка, от която бихте се отказали

Всяки преговори се нуждаят от граница. Ако не я определите, може да продължите да правите отстъпки само за да избегнете неудобството.

Точката ви, от която бихте се отказали, трябва да се основава на бизнес реалността, а не на емоции. Помислете за:

• Изискванията за печалба
• Влиянието върху паричния поток
• Правния или оперативния риск
• Наличието на алтернативи
• Стойността на времето ви

Ако сделката падне под вашия праг, трябва да сте готови да я откажете. Да се откажете не е провал. Често това е най-дисциплинираното бизнес решение.

8. Задавайте повече въпроси, отколкото отговаряте

Най-добрите преговарящи отделят време да слушат. Въпросите разкриват приоритети, изваждат наяве скрити притеснения и създават възможности да насочите разговора.

Полезни въпроси включват:

• Какво е най-важно за вас в това споразумение?
• Какво би направило този резултат успешен за вашата страна?
• Какво е гъвкаво и какво е фиксирано?
• Какво трябва да се случи, за да продължите напред?

Когато задавате обмислени въпроси, избягвате да правите предположения. Също така показвате, че се стремите да изградите работещо бизнес споразумение, а не просто да притискате за отстъпки.

9. Не правете отстъпки твърде бързо

Ранните отстъпки често показват слабост. Ако се откажете твърде бързо, другата страна може да предположи, че имате още пространство за отстъпки.

Вместо това забавете процеса и разменяйте стойност целенасочено. Ако трябва да направите отстъпка, свържете я с нещо, което получавате в замяна.

Например:

• Ако искат по-ниска ставка, поискайте по-дълъг ангажимент.
• Ако искат по-бързо плащане, поискайте отстъпка или допълнителна услуга.
• Ако искат широк обхват, поискайте по-ясни срокове или ограничен брой корекции.

Преговорите са обмен, а не подарък.

10. Не записвайте условия, които още не са готови да бъдат окончателни

Внимавайте да не изпращате писмен текст твърде рано. След като условията бъдат записани, хората често ги възприемат като ангажимент, дори когато са били само предварителни.

Преди да сложите нещо в писмен вид, уверете се, че сте спокойни за последствията. Това е особено важно при:

• Партньорски преговори
• Договори за услуги
• Преговори за наем
• Договори с доставчици
• Споразумения с служители и независими изпълнители

Писменият текст трябва да отразява действителното споразумение, а не груба идея, която все още се нуждае от уточняване. Ако не сте готови да застанете зад дадено условие, не го поемайте като ангажимент.

11. Документирайте споразумението незабавно

След като страните постигнат договорка, запишете условията веднага. Забавянето създава объркване, пропуски в паметта и избежими спорове.

Поне документирайте:

• Точния обхват на работата или обмена
• Условията на плащане
• Крайни срокове и етапи
• Условия за подновяване, отмяна или прекратяване
• Специални условия или изключения

За основателите тази стъпка е още по-важна, когато преговорите засягат решения по учредяване, собственост, доставчици на услуги или други основни бизнес задължения. Ясната документация защитава компанията и намалява бъдещо напрежение.

12. Пазете дългосрочните отношения

Успешните преговори не са само за непосредствения резултат. Те трябва да оставят и пространство за бъдещ бизнес.

След приключване на сделката:

• Благодарете на другата страна
• Потвърдете следващите стъпки
• Не демонстрирайте прекалено силно, че сте постигнали трудна победа
• Изпълнявайте поетите си ангажименти

Ако отсрещната страна се чувства уважавана, е по-вероятно да работи с вас отново, да ви препоръча или да остане гъвкава по-късно. Тази дългосрочна стойност често е по-важна от една малка отстъпка.

Практическа рамка за преговори за основатели

Ако искате прост процес, който да следвате, използвайте тази четириетапна рамка:

1. Подгответе се

Определете целта си, алтернативите и точката, от която бихте се отказали. Проучете отсрещната страна и идентифицирайте ключовите променливи.

2. Открийте

Задавайте въпроси и слушайте внимателно. Разберете какво е най-важно и къде са реалните ограничения.

3. Разменяйте

Предлагайте и изисквайте отстъпки целенасочено. Свързвайте всяка отстъпка с нещо ценно.

4. Потвърдете

Запишете окончателните условия незабавно и се уверете, че и двете страни разбират следващите стъпки.

Често срещани грешки в преговорите, които да избягвате

Дори опитни собственици на бизнес могат да допуснат грешки под натиск. Внимавайте за тези модели:

• Преговаряне, преди да разберете приоритетите на другата страна
• Фокусиране само върху цената
• Правене на отстъпки, без да поискате нещо в замяна
• Липса на точка, от която бихте се отказали
• Оставяне на важни условия неясни
• Разчитане на паметта вместо на писмено потвърждение
• Възприемане на професионален въпрос като личен конфликт

Всяка от тези грешки може да отслаби позицията ви или да създаде бъдещи проблеми.

Заключителни мисли

Преговорите са едно от най-ценните умения, които един собственик на малък бизнес може да развие. Целта не е да доминирате разговора. Целта е да изграждате споразумения, които подкрепят рентабилността, намаляват риска и укрепват бизнес отношенията.

Ако се подготвяте внимателно, задавате по-добри въпроси и документирате условията ясно, ще преговаряте от по-силна позиция. Тази дисциплина помага, независимо дали учредявате нов бизнес, подписвате договори с доставчици или управлявате ежедневните сделки, които поддържат компанията в движение.