7 големи данъчни приспадания при стартиране на бизнес: Какво могат да заявят новите основатели

Стартирането на бизнес изисква планиране, капитал и търпение. То изисква и внимателно водене на документация. Добрата новина е, че много ранни разходи могат да отговарят на условията за данъчни приспадания, ако са обичайни, необходими и правилно документирани.

За новите основатели разбирането на стартовите приспадания може да помогне за намаляване на облагаемия доход, подобряване на паричния поток и по-лесно управление на първата година от дейността. Но IRS прави ясна разлика между приспадаеми бизнес разходи, стартови разходи, които трябва да се амортизират, и лични разходи, които не отговарят на условията.

Това ръководство обяснява най-често срещаните данъчни приспадания при стартиране на бизнес, какво не можете да приспаднете, кога се прилагат тези приспадания и как да останете организирани още от първия ден.

Какво се счита за стартов разход?

Стартов разход по принцип е разход, който правите, преди бизнесът ви да стане активен и готов да обслужва клиенти. Тези разходи често възникват, докато проучвате пазара, учредявате дружеството, изграждате бранда и се подготвяте за откриване.

Типичните стартови разходи включват:

• Проучване на пазара
• Юридически и учредителни разходи
• Такси за счетоводна и данъчна настройка
• Реклама преди старта
• Пътуване за оглед на локации или доставчици
• Разходи за уебсайт и брандинг
• Обучение и първоначални разходи за наемане на персонал

Не всеки ранен разход се третира по един и същи начин. Някои могат да бъдат приспаднати веднага, други може да трябва да се амортизират, а трети могат да бъдат капитализирани и амортизирани във времето.

1. Учредяване на бизнеса и правна настройка

Процесът на законно създаване на компания често включва държавни такси, правна помощ и организационна работа. За много основатели това е една от първите области, в които могат да се приложат приспадания.

В зависимост от вида на бизнеса и начина, по който са направени разходите, може да успеете да приспаднете разходи, свързани с:

• Подаване на учредителни документи
• Изготвяне на operating agreements или bylaws
• Правен преглед на структурата на дружеството
• Държавна регистрация и настройка на съответствието
• Първоначална консултация с адвокат или данъчен специалист

Това е особено важно при учредяване на LLC, корпорация или партньорство. Ако настройвате бизнес структура чрез услуга като Zenind, е полезно да пазите всяка разписка и фактура, свързана с процеса на учредяване.

Важна разлика: разходът за създаване на самото юридическо лице може да се третира различно от текущата правна поддръжка след като компанията вече е активна. Разходите, свързани с учредяването, често попадат в стартови или организационни разходи, докато правните разходи след старта обикновено са обикновени бизнес разходи.

2. Проучване на пазара и планиране преди старта

Преди да отворите врати, може да похарчите средства, за да разберете дали бизнес идеята ви е жизнеспособна. Тези разходи могат да бъдат ценни за планирането и да отговарят на условията за стартови приспадания.

Примери:

• Анкетиране на целеви клиенти
• Тестване на търсенето на продукта
• Проучване на конкуренти и цени
• Анализ на тенденции в индустрията
• Плащане на консултанти за проучвания за осъществимост
• Посещения на потенциални доставчици или партньори

Тези разходи са предназначени да ви помогнат да прецените дали и как да стартирате. Те често са различни от общото лично обучение или несвързано пътуване, които не отговарят на условията.

Полезно правило е следното: ако разходът пряко подпомага решението да стартирате или структурирате бизнеса, той може да бъде приспадаем като стартов разход. Ако става дума за общи знания или лично развитие, обикновено не е.

3. Реклама и маркетинг при старта

Маркетингът е един от най-практичните ранни разходи за нов бизнес. Ако популяризирате официално откриване, пускане на продукт или първото си клиентско предложение, тези разходи може да са приспадаеми.

Чести примери включват:

• Реклами в социалните мрежи
• Печатни брошури и флаери
• Кампании за стартиране на уебсайт
• Дизайн на лого и бранд
• Инструменти за имейл маркетинг
• Разходи за промоционални събития
• Въвеждащи отстъпки и материали за старта

Рекламата, която помага да се създаде осведоменост преди или непосредствено след старта, обикновено се счита за бизнес разход. В много случаи текущият маркетинг остава приспадаем като обикновен оперативен разход след като бизнесът стане активен.

Имайте предвид, че дизайнерски активи с дълъг полезен живот, като голям бранд пакет или разработка на уебсайт, може да изискват специално данъчно третиране в зависимост от начина, по който са структурирани и отчетени.

4. Офис, домашен офис и консумативи

Разходите, свързани с офис, са сред най-често срещаните приспадания за нови компании. Ако наемате пространство, купувате мебели или оборудвате домашен офис, тези разходи може да бъдат частично или изцяло приспадаеми, ако се използват за бизнеса.

Потенциални приспадания включват:

• Наем за офис пространство
• Комунални услуги, свързани с бизнес помещенията
• Бюра, столове, монитори и шкафове за съхранение
• Хартия, тонер, тефтери и основни консумативи
• Интернет и телефонни услуги за бизнес употреба
• Разходи за домашен офис, ако отговаряте на правилата на IRS

Ако работите от дома, може да имате право да приспаднете бизнес частта от разходи като наем, лихва по ипотека, комунални услуги и застраховка. Пространството трябва в много случаи да се използва редовно и изключително за бизнес, така че личната употреба може да намали или да елиминира приспадането.

За оборудване като компютри, принтери и мебели данъчното третиране може да варира според цената, вида на актива и счетоводния метод. Някои активи могат да бъдат отчетени като разход веднага, докато други се амортизират.

5. Технологии, софтуер и абонаменти

Съвременните стартъпи разчитат на технологии от самото начало. За щастие много цифрови инструменти са приспадаеми, когато се използват за бизнес операции.

Примери:

• Софтуер за счетоводство и водене на книги
• Платформи за управление на проекти
• CRM и инструменти за имейл маркетинг
• Облачно хранилище
• Абонаменти за киберсигурност
• Бизнес телефонни системи
• Хостинг на уебсайт и такси за домейн
• Лицензи за специализиран индустриален софтуер

Тези разходи често се проследяват по-лесно от физическите разходи, защото обикновено идват под формата на повтарящи се фактури или абонаментни извлечения. Запазвайте всяка фактура, отбелязвайте бизнес целта и, когато е приложимо, разделяйте личната и бизнес употребата.

Ако софтуерен пакет е закупен за дългосрочна употреба или е комбиниран с друга услуга, данъчното третиране може да зависи от размера и структурата на разхода. За по-малки повтарящи се абонаменти приспадането често е по-лесно.

6. Пътуване, километри и бизнес хранения

Основателите често пътуват, за да се срещнат с доставчици, да посетят локации, да присъстват на срещи или да сключват сделки. Когато пътуването е пряко свързано с бизнеса, то може да е приспадаемо.

Чести пътни разходи включват:

• Самолетни билети
• Нощувки
• Местен транспорт
• Паркинг и пътни такси
• Бизнес километри
• Разумни хранения, свързани с бизнес пътуване или срещи

Километрите и разходите за автомобил заслужават специално внимание. Ако използвате личен автомобил за бизнес цели, може да имате право да използвате стандартната ставка за километри или метода на действителните разходи, в зависимост от случая. И в двата случая ви е необходим подробен дневник на пътуванията, който показва дати, дестинации, цел и разстояние.

Храненията не се третират по същия начин като развлеченията. Бизнес хранене може да бъде приспадаемо, ако има ясна бизнес цел и е правилно документирано. Разходите за развлечения, за разлика от това, по принцип не са приспадаеми според действащите федерални правила.

7. Наемане на служители, изпълнители и обучение на персонала

Ако вашият стартъп започне рано да привлича помощ, тези разходи, свързани с труд, могат да се окажат важни приспадания.

Потенциални приспадания включват:

• Заплати, изплатени на служители
• Плащания към изпълнители за услуги
• Данъци върху заплатите, платени от бизнеса
• Разходи за подбор и наемане
• Обучителни материали и разходи за въвеждане в работата
• Допълнителни придобивки за служителите, когато са приложими

Класификацията на работещите е важна. Служителите, независимите изпълнители и собствениците не се третират еднакво за данъчни цели. Плащанията към еднолични търговци, съдружници и много членове на LLC не са приспадаеми като заплати по същия начин, както заплатите на служители.

Ако наемате помощ преди или скоро след старта, уверете се, че договорите, фактурите и payroll записите са правилно документирани. Неправилната квалификация може да създаде данъчни и регулаторни проблеми, които да надвишат ползата от приспадането.

Какво не можете да приспаднете

Да знаете какво не е приспадаемо е също толкова важно, колкото и да знаете какво е.

Чести неприспадаеми разходи включват:

• Лични разходи за живот
• Лични хранителни стоки и жилище, несвързани с бизнес употреба
• Облекло, което може да се носи и извън работа
• Глоби и санкции
• Политически дарения
• Повечето разходи за развлечения
• Разходи, които са изцяло лични или свързани с хоби

Някои разходи може на пръв поглед да изглеждат свързани с бизнеса, но пак да не покриват теста на IRS. Например костюм, носен на срещи, обикновено е лично облекло, а не приспадаема униформа. По същия начин вечерно излизане с клиент може да не се квалифицира, ако събитието е основно развлечение, а не документирано бизнес хранене.

При съмнение разделяйте личните от бизнес разходите възможно най-рано.

Кога да заявите стартови приспадания

Стартовите и организационните разходи не винаги се приспадат през същата данъчна година, в която са платени. Моментът зависи от това кога бизнесът ви става активен и как е категоризиран разходът.

По принцип:

• Разходи, платени преди бизнесът да отвори, могат да се квалифицират като стартови разходи
• Разходи, свързани със създаването на юридическото лице, могат да се квалифицират като организационни разходи
• Редовните оперативни разходи след старта обикновено се заявяват през годината, в която са направени

Бизнесът обикновено се счита за активен, когато е отворен за работа и готов да функционира по предназначение. Тази дата има значение, защото определя кога могат да започнат някои приспадания.

Някои стартови разходи могат да бъдат приспаднати веднага до определен праг, като остатъкът се амортизира във времето. Тъй като данъчното третиране може да се промени според структурата на бизнеса и вида на разхода, разумно е да потвърдите правилното третиране преди подаване.

Как да поддържате чиста документация от първия ден

Добрата документация е разликата между добре подкрепено приспадане и объркана данъчна декларация.

Изградете простa система, която съхранява:

• Разписки и фактури
• Извлечения от банкови и кредитни карти
• Дневници на километража
• Договори с доставчици
• Payroll записи
• Бележки, обясняващи бизнес целта на всеки разход

Отделна бизнес банкова сметка прави това много по-лесно. Същото важи и за разделянето на бизнес и лични разходи от самото начало. Ако вашият стартъп използва Zenind за учредяване на бизнеса, уверете се, че фактурите за учредяване, държавните документи и правните записи се съхраняват на едно място заедно с останалата документация.

Добра практика е също да преглеждате счетоводните си записи редовно, вместо да чакате данъчния сезон. Месечните прегледи улесняват откриването на липсващи разписки, дублирани такси и разходи, които се нуждаят от по-ясна категория.

Защо основателите трябва да мислят отвъд приспадането

Данъчните приспадания помагат да се намали облагаемият доход, но не бива да са единствената причина да следите разходите внимателно. Добрата счетоводна отчетност ви дава по-ясна картина за паричния поток, нуждите от финансиране, рентабилността и задълженията за съответствие.

Това е още по-важно през първата година, когато:

• Приходите може да са неравномерни
• Разходите могат бързо да нарастват
• Сроковете за подаване могат да настъпят преди дейността да се стабилизира
• Собствениците на бизнеса все още учат кои разходи се повтарят и кои не

Добре структурираният стартъп е по-лесен за управление, когато учредяването, съответствието и счетоводството са организирани от самото начало.

Финален извод

Стартовите данъчни приспадания могат значително да намалят цената на стартирането на бизнес, но само ако разбирате кои разходи отговарят на условията и как да ги документирате. Такси за учредяване, проучване, реклама, технологии, офис разходи, пътуване и разходи, свързани със служители, могат всички да играят роля във вашата данъчна стратегия.

Ключът е да отделяте бизнес от лични разходи, да проследявате всеки разход отрано и да знаете кога стартовите разходи изискват специално третиране. С чиста документация и добре изпълнен процес на учредяване вашият бизнес е по-добре позициониран за дългосрочно съответствие и растеж.

ЧЗВ

Подлежат ли таксите за учредяване на бизнес на данъчно приспадане?

Някои разходи, свързани с учредяването, могат да се квалифицират като стартови или организационни разходи, в зависимост от вида на разхода и момента, в който е направен. Държавните такси за подаване и правните разходи за настройка често се разглеждат заедно.

Мога ли да приспадам бизнес разходи преди компанията ми да отвори?

Определени разходи преди старта могат да бъдат приспадаеми като стартови разходи, ако са пряко свързани със стартирането на бизнеса. Бизнесът трябва да стане активен, преди много от приспаданията да могат да бъдат заявени.

Приспадат ли се разходите за домашен офис за нов бизнес?

Да, ако пространството отговаря на изискванията на IRS и се използва редовно и изключително за бизнес. Обикновено може да се приспадне само бизнес-частта от разхода.

Трябват ли ми разписки за всеки бизнес разход?

Трябва да пазите разписки, когато е възможно. Добрата документация улеснява обосноваването на приспаданията и намалява риска от проблеми, ако декларацията ви бъде прегледана.

Трябва ли да говоря с данъчен специалист, преди да заявя стартови приспадания?

Да. Стартовите приспадания могат да зависят от типа дружество, момента и счетоводния метод, така че данъчен специалист може да ви помогне да приложите правилата коректно.