7 Potongan Pajak Besar untuk Memulai Bisnis: Apa yang Dapat Diklaim Pendiri Baru

Memulai bisnis membutuhkan perencanaan, modal, dan kesabaran. Ini juga membutuhkan pencatatan yang cermat. Kabar baiknya, banyak biaya pada tahap awal dapat memenuhi syarat sebagai potongan pajak jika bersifat biasa, diperlukan, dan didokumentasikan dengan benar.

Bagi pendiri baru, memahami potongan biaya startup dapat membantu mengurangi penghasilan kena pajak, memperbaiki arus kas, dan membuat tahun pertama operasional lebih mudah dikelola. Namun, IRS membedakan dengan jelas antara biaya bisnis yang dapat dikurangkan, biaya startup yang harus diamortisasi, dan biaya pribadi yang tidak memenuhi syarat.

Panduan ini menjelaskan potongan pajak yang paling umum untuk memulai bisnis, apa yang tidak dapat Anda potong, kapan potongan tersebut berlaku, dan cara tetap rapi sejak hari pertama.

Apa yang Termasuk Biaya Startup?

Biaya startup umumnya adalah biaya yang Anda keluarkan sebelum bisnis Anda aktif dan siap melayani pelanggan. Biaya ini sering terjadi saat Anda meneliti pasar, mendirikan entitas, membangun merek, dan mempersiapkan pembukaan.

Contoh biaya startup yang umum meliputi:

• Riset pasar
• Biaya hukum dan pembentukan usaha
• Biaya akuntansi dan penyiapan pajak
• Iklan pra-peluncuran
• Perjalanan untuk meninjau lokasi atau pemasok
• Biaya situs web dan branding
• Pelatihan dan biaya perekrutan awal

Tidak semua biaya awal diperlakukan sama. Sebagian dapat langsung dikurangkan, sebagian mungkin harus diamortisasi, dan sebagian lain dapat dikapitalisasi lalu disusutkan seiring waktu.

1. Pembentukan Bisnis dan Penyiapan Legal

Proses pendirian perusahaan secara legal sering kali melibatkan biaya pengajuan, bantuan hukum, dan pekerjaan organisasi. Bagi banyak pendiri, ini adalah salah satu area pertama yang mungkin memenuhi syarat untuk potongan.

Tergantung pada jenis bisnis dan cara biayanya dikeluarkan, Anda mungkin dapat mengurangkan biaya yang terkait dengan:

• Pengajuan dokumen pendirian
• Penyusunan operating agreement atau bylaws
• Peninjauan struktur entitas oleh penasihat hukum
• Pendaftaran negara bagian dan penyiapan kepatuhan
• Konsultasi awal dengan pengacara atau profesional pajak

Hal ini sangat relevan saat membentuk LLC, korporasi, atau kemitraan. Jika Anda menyiapkan entitas bisnis dengan layanan seperti Zenind, pastikan setiap tanda terima dan faktur yang terkait dengan proses pembentukan disimpan dengan baik.

Perbedaan penting: biaya untuk menciptakan entitas bisnis dapat diperlakukan berbeda dari dukungan hukum berkelanjutan setelah perusahaan aktif. Biaya yang terkait dengan pembentukan sering kali masuk dalam biaya startup atau biaya organisasi, sementara biaya hukum setelah peluncuran biasanya merupakan biaya bisnis biasa.

2. Riset Pasar dan Perencanaan Pra-Peluncuran

Sebelum membuka usaha, Anda mungkin mengeluarkan biaya untuk mempelajari apakah ide bisnis Anda layak. Biaya ini bisa bernilai untuk perencanaan dan mungkin memenuhi syarat sebagai potongan startup.

Contohnya meliputi:

• Survei pelanggan sasaran
• Menguji permintaan produk
• Meneliti pesaing dan harga
• Menganalisis tren industri
• Membayar konsultan untuk studi kelayakan
• Mengunjungi calon pemasok atau mitra

Biaya ini dimaksudkan untuk membantu Anda menentukan apakah dan bagaimana bisnis akan diluncurkan. Biaya ini sering berbeda dari pendidikan pribadi umum atau perjalanan yang tidak terkait, yang tidak akan memenuhi syarat.

Aturan praktis yang berguna adalah ini: jika biaya tersebut secara langsung mendukung keputusan untuk meluncurkan atau menyusun bisnis, biayanya mungkin dapat dikurangkan sebagai biaya startup. Jika hanya berupa pengetahuan umum atau pengembangan diri, biasanya tidak.

3. Iklan dan Pemasaran Peluncuran

Pemasaran adalah salah satu biaya awal yang paling praktis bagi bisnis baru. Jika Anda mempromosikan grand opening, peluncuran produk, atau penawaran klien pertama, biaya tersebut mungkin dapat dikurangkan.

Contoh umum meliputi:

• Iklan media sosial
• Brosur dan flyer cetak
• Kampanye peluncuran situs web
• Desain logo dan merek
• Alat email marketing
• Biaya acara promosi
• Diskon perkenalan dan materi peluncuran

Iklan yang membantu menciptakan kesadaran sebelum atau segera setelah peluncuran umumnya dianggap sebagai biaya bisnis. Dalam banyak kasus, pemasaran berkelanjutan juga tetap dapat dikurangkan sebagai biaya operasional rutin setelah bisnis aktif.

Perlu diingat bahwa aset desain dengan masa manfaat panjang, seperti paket branding besar atau pengembangan situs web, mungkin memerlukan perlakuan pajak khusus tergantung pada struktur dan pencatatannya.

4. Kantor, Home Office, dan Perlengkapan

Biaya terkait kantor termasuk di antara potongan paling umum untuk perusahaan baru. Jika Anda menyewa ruang, membeli furnitur, atau menyiapkan home office, biaya tersebut mungkin dapat dikurangkan sebagian atau seluruhnya jika digunakan untuk bisnis.

Potensi potongan meliputi:

• Sewa ruang kantor
• Utilitas yang terkait dengan lokasi bisnis
• Meja, kursi, monitor, dan penyimpanan
• Kertas, toner, buku catatan, dan perlengkapan dasar
• Internet dan layanan telepon yang digunakan untuk bisnis
• Biaya home office jika Anda memenuhi aturan IRS

Jika Anda bekerja dari rumah, Anda mungkin dapat mengurangkan bagian biaya yang digunakan untuk bisnis, seperti sewa, bunga hipotek, utilitas, dan asuransi. Ruang tersebut umumnya harus digunakan secara teratur dan eksklusif untuk bisnis, sehingga penggunaan pribadi dapat mengurangi atau menghilangkan potongan.

Untuk peralatan seperti komputer, printer, dan furnitur, perlakuan pajaknya dapat berbeda berdasarkan biaya, jenis aset, dan metode akuntansi. Beberapa item dapat langsung dibebankan, sementara yang lain disusutkan.

5. Teknologi, Perangkat Lunak, dan Langganan

Startup modern mengandalkan teknologi sejak awal. Untungnya, banyak alat digital dapat dikurangkan jika digunakan untuk operasional bisnis.

Contohnya meliputi:

• Perangkat lunak akuntansi dan pembukuan
• Platform manajemen proyek
• Alat CRM dan email marketing
• Penyimpanan cloud
• Langganan keamanan siber
• Sistem telepon bisnis
• Biaya hosting situs web dan domain
• Lisensi perangkat lunak khusus industri

Biaya ini sering kali lebih mudah dilacak daripada biaya fisik karena biasanya muncul pada faktur berulang atau laporan langganan. Simpan setiap tagihan, catat tujuan bisnisnya, dan pastikan penggunaan pribadi dipisahkan dari penggunaan bisnis jika relevan.

Jika paket perangkat lunak dibeli untuk tujuan jangka panjang atau digabung dengan layanan lain, perlakuan pajaknya dapat bergantung pada besarnya dan struktur biaya tersebut. Untuk langganan rutin yang lebih kecil, potongannya biasanya lebih sederhana.

6. Perjalanan, Jarak Tempuh, dan Makan Bisnis

Pendiri startup sering bepergian untuk bertemu pemasok, mengunjungi lokasi, menghadiri rapat, atau menutup kesepakatan. Jika perjalanan tersebut berhubungan langsung dengan bisnis, biayanya mungkin dapat dikurangkan.

Potongan perjalanan yang umum meliputi:

• Tiket pesawat
• Penginapan
• Transportasi lokal
• Parkir dan tol
• Jarak tempuh kendaraan untuk bisnis
• Makanan yang wajar terkait perjalanan bisnis atau pertemuan

Biaya jarak tempuh dan kendaraan memerlukan perhatian khusus. Jika Anda menggunakan kendaraan pribadi untuk keperluan bisnis, Anda mungkin dapat menggunakan tarif standar jarak tempuh atau metode biaya aktual, tergantung situasinya. Apa pun metodenya, Anda perlu log jarak tempuh yang rinci, mencatat tanggal, tujuan, alasan, dan jaraknya.

Makanan tidak diperlakukan sama dengan hiburan. Makan bisnis dapat dikurangkan jika memiliki tujuan bisnis yang jelas dan didokumentasikan dengan benar. Sebaliknya, biaya hiburan umumnya tidak dapat dikurangkan menurut aturan federal saat ini.

7. Perekrutan, Kontraktor, dan Pelatihan Karyawan

Jika startup Anda mulai menambah bantuan sejak awal, biaya terkait tenaga kerja ini bisa menjadi potongan penting.

Potensi potongan meliputi:

• Gaji yang dibayarkan kepada karyawan
• Pembayaran kepada kontraktor atas jasa
• Pajak payroll yang dibayar perusahaan
• Biaya rekrutmen dan perekrutan
• Materi pelatihan dan onboarding
• Tunjangan karyawan, jika berlaku

Klasifikasi pekerja sangat penting. Karyawan, kontraktor independen, dan pemilik tidak diperlakukan sama untuk tujuan pajak. Pembayaran kepada pemilik tunggal, mitra, dan banyak anggota LLC tidak dapat dikurangkan sebagai upah dengan cara yang sama seperti payroll karyawan.

Jika Anda mempekerjakan bantuan sebelum atau segera setelah peluncuran, berhati-hatilah dalam mendokumentasikan kontrak, faktur, dan catatan payroll dengan benar. Salah klasifikasi dapat menimbulkan masalah pajak dan kepatuhan yang nilainya lebih besar daripada potongan yang diperoleh.

Apa yang Tidak Dapat Dikurangkan

Mengetahui apa yang tidak dapat dikurangkan sama pentingnya dengan mengetahui apa yang bisa.

Contoh biaya yang umumnya tidak dapat dikurangkan meliputi:

• Biaya hidup pribadi
• Bahan makanan pribadi dan tempat tinggal yang tidak terkait dengan penggunaan bisnis
• Pakaian umum yang bisa dipakai di luar kerja
• Denda dan penalti
• Kontribusi politik
• Sebagian besar biaya hiburan
• Biaya yang murni bersifat pribadi atau terkait hobi

Beberapa biaya mungkin tampak terkait bisnis pada awalnya tetapi tetap gagal memenuhi uji IRS. Misalnya, setelan yang dikenakan ke rapat biasanya dianggap pakaian pribadi, bukan seragam yang dapat dikurangkan. Demikian juga, malam bersama klien mungkin tidak memenuhi syarat jika acara tersebut terutama berupa hiburan, bukan makan bisnis yang terdokumentasi.

Jika ragu, pisahkan pengeluaran pribadi dari pengeluaran bisnis sedini mungkin.

Kapan Mengklaim Potongan Startup

Biaya startup dan biaya organisasi tidak selalu dikurangkan pada tahun pajak yang sama saat biaya itu dibayar. Waktunya bergantung pada kapan bisnis Anda menjadi aktif dan bagaimana biaya tersebut dikategorikan.

Secara umum:

• Biaya yang dibayar sebelum bisnis dibuka dapat memenuhi syarat sebagai biaya startup
• Biaya yang terkait dengan pembentukan entitas dapat memenuhi syarat sebagai biaya organisasi
• Biaya operasional rutin setelah peluncuran biasanya diklaim pada tahun saat biaya tersebut terjadi

Suatu bisnis biasanya dianggap aktif ketika bisnis tersebut sudah buka dan siap beroperasi dalam bentuk yang dituju. Tanggal itu penting karena menentukan kapan potongan tertentu dapat dimulai.

Sebagian biaya startup mungkin dapat langsung dikurangkan hingga batas tertentu, sedangkan sisanya diamortisasi seiring waktu. Karena perlakuan pajak dapat berubah berdasarkan struktur bisnis dan jenis biaya, sebaiknya konfirmasi perlakuan yang benar sebelum mengajukan.

Cara Menjaga Catatan yang Rapi Sejak Hari Pertama

Dokumentasi yang baik adalah perbedaan antara potongan yang didukung dengan baik dan laporan pajak yang berantakan.

Bangun sistem sederhana yang mencatat:

• Tanda terima dan faktur
• Rekening koran bank dan kartu kredit
• Log jarak tempuh
• Kontrak vendor
• Catatan payroll
• Catatan yang menjelaskan tujuan bisnis dari setiap biaya

Rekening bank bisnis terpisah akan sangat membantu. Begitu juga dengan memisahkan pengeluaran bisnis dan pribadi sejak awal. Jika startup Anda menggunakan Zenind untuk pembentukan bisnis, pastikan faktur pembentukan, pengajuan negara bagian, dan dokumen legal disimpan di satu tempat bersama catatan lainnya.

Anda juga sebaiknya meninjau pembukuan secara rutin, bukan menunggu hingga musim pajak. Tinjauan bulanan memudahkan Anda menemukan tanda terima yang hilang, tagihan ganda, dan biaya yang perlu kategori lebih jelas.

Mengapa Pendiri Startup Harus Memikirkan Lebih dari Sekadar Potongan

Potongan pajak membantu mengurangi penghasilan kena pajak, tetapi itu seharusnya bukan satu-satunya alasan Anda mencatat pengeluaran dengan cermat. Pembukuan yang kuat memberi Anda gambaran yang lebih jelas tentang arus kas, kebutuhan pendanaan, profitabilitas, dan kewajiban kepatuhan.

Hal itu menjadi lebih penting pada tahun pertama, ketika:

• Pendapatan mungkin tidak merata
• Biaya dapat naik dengan cepat
• Batas waktu pengajuan dapat tiba sebelum operasional stabil
• Pemilik bisnis masih belajar biaya mana yang berulang dan mana yang tidak

Startup yang terstruktur dengan baik lebih mudah dikelola ketika pembentukan, kepatuhan, dan pembukuan diatur sejak awal.

Kesimpulan

Potongan pajak startup dapat secara signifikan menurunkan biaya peluncuran bisnis, tetapi hanya jika Anda memahami biaya mana yang memenuhi syarat dan bagaimana mendokumentasikannya. Biaya pembentukan, riset, iklan, teknologi, biaya kantor, perjalanan, dan biaya terkait karyawan semuanya dapat berperan dalam strategi pajak Anda.

Kuncinya adalah memisahkan pengeluaran bisnis dari pribadi, mencatat setiap biaya sejak awal, dan mengetahui kapan biaya startup memerlukan perlakuan khusus. Dengan catatan yang rapi dan proses pembentukan yang baik, bisnis Anda lebih siap untuk kepatuhan dan pertumbuhan jangka panjang.

FAQ

Apakah biaya pembentukan bisnis dapat dikurangkan dari pajak?

Beberapa biaya terkait pembentukan mungkin memenuhi syarat sebagai biaya startup atau biaya organisasi, tergantung pada jenis biaya dan kapan biaya tersebut dikeluarkan. Biaya pengajuan negara bagian dan biaya penyiapan hukum sering ditinjau bersama.

Apakah saya bisa mengurangkan biaya bisnis sebelum perusahaan dibuka?

Biaya pra-peluncuran tertentu dapat dikurangkan sebagai biaya startup jika secara langsung terkait dengan peluncuran bisnis. Banyak potongan baru dapat diklaim setelah bisnis menjadi aktif.

Apakah biaya home office dapat dikurangkan untuk bisnis baru?

Ya, jika ruang tersebut memenuhi persyaratan IRS dan digunakan secara teratur serta eksklusif untuk bisnis. Biasanya hanya bagian biaya yang digunakan untuk bisnis yang dapat dikurangkan.

Apakah saya perlu menyimpan tanda terima untuk setiap biaya bisnis?

Anda sebaiknya menyimpan tanda terima sebisa mungkin. Catatan yang baik memudahkan Anda mendukung potongan dan mengurangi risiko masalah jika pengembalian pajak Anda ditinjau.

Apakah saya perlu berbicara dengan profesional pajak sebelum mengklaim potongan startup?

Ya. Potongan startup dapat bergantung pada jenis entitas, waktu, dan metode akuntansi, sehingga profesional pajak dapat membantu Anda menerapkan aturan dengan benar.