7 khoản khấu trừ thuế lớn khi khởi nghiệp: Những khoản mà nhà sáng lập mới có thể yêu cầu

Khởi nghiệp cần có kế hoạch, vốn và sự kiên nhẫn. Đồng thời, điều này cũng đòi hỏi việc lưu giữ hồ sơ cẩn thận. Tin tốt là nhiều chi phí giai đoạn đầu có thể đủ điều kiện là khoản khấu trừ thuế nếu chúng là chi phí thông thường, cần thiết và được ghi chép đầy đủ.

Đối với các nhà sáng lập mới, hiểu về các khoản khấu trừ khi khởi nghiệp có thể giúp giảm thu nhập chịu thuế, cải thiện dòng tiền và giúp năm đầu vận hành dễ quản lý hơn. Tuy nhiên, IRS phân biệt rõ giữa chi phí kinh doanh được khấu trừ, chi phí khởi nghiệp phải phân bổ dần và chi phí cá nhân không đủ điều kiện.

Hướng dẫn này giải thích những khoản khấu trừ thuế phổ biến nhất khi khởi nghiệp, những khoản bạn không thể khấu trừ, thời điểm áp dụng các khoản khấu trừ đó và cách tổ chức hồ sơ ngay từ ngày đầu.

Chi phí khởi nghiệp là gì?

Chi phí khởi nghiệp thường là các khoản bạn phát sinh trước khi doanh nghiệp của bạn chính thức hoạt động và sẵn sàng phục vụ khách hàng. Những chi phí này thường xuất hiện trong giai đoạn bạn nghiên cứu thị trường, thành lập pháp nhân, xây dựng thương hiệu và chuẩn bị mở cửa.

Các chi phí khởi nghiệp điển hình gồm:

• Nghiên cứu thị trường
• Chi phí pháp lý và chi phí thành lập
• Phí thiết lập kế toán và thuế
• Quảng cáo trước khi ra mắt
• Chi phí đi lại để khảo sát địa điểm hoặc nhà cung cấp
• Chi phí website và xây dựng thương hiệu
• Chi phí đào tạo và tuyển dụng ban đầu

Không phải mọi khoản chi ban đầu đều được xử lý như nhau. Một số có thể được khấu trừ ngay, một số cần phân bổ dần, và một số khác có thể phải vốn hóa rồi khấu hao theo thời gian.

1. Thành lập doanh nghiệp và thiết lập pháp lý

Quá trình thành lập hợp pháp một công ty thường bao gồm phí nộp hồ sơ, hỗ trợ pháp lý và các công việc tổ chức. Với nhiều nhà sáng lập, đây là một trong những lĩnh vực đầu tiên có thể phát sinh khoản khấu trừ.

Tùy theo loại hình doanh nghiệp và cách phát sinh chi phí, bạn có thể được khấu trừ các khoản liên quan đến:

• Nộp hồ sơ thành lập
• Soạn thảo thỏa thuận vận hành hoặc điều lệ
• Rà soát pháp lý đối với cấu trúc pháp nhân
• Đăng ký bang và thiết lập tuân thủ
• Tư vấn ban đầu với luật sư hoặc chuyên gia thuế

Những khoản này đặc biệt liên quan khi thành lập LLC, corporation hoặc partnership. Nếu bạn đang thiết lập pháp nhân với một dịch vụ như Zenind, việc giữ lại mọi biên lai và hóa đơn gắn với quy trình thành lập là rất hữu ích.

Điểm khác biệt quan trọng: chi phí tạo lập pháp nhân có thể được xử lý khác với hỗ trợ pháp lý đang diễn ra sau khi công ty đã hoạt động. Các khoản chi liên quan đến thành lập thường thuộc nhóm chi phí khởi nghiệp hoặc chi phí tổ chức, trong khi chi phí pháp lý sau khi ra mắt thường là chi phí kinh doanh thông thường.

2. Nghiên cứu thị trường và lập kế hoạch trước khi ra mắt

Trước khi mở cửa, bạn có thể chi tiền để tìm hiểu liệu ý tưởng kinh doanh của mình có khả thi hay không. Những khoản này có thể hữu ích cho việc lập kế hoạch và có thể đủ điều kiện để khấu trừ như chi phí khởi nghiệp.

Ví dụ gồm:

• Khảo sát khách hàng mục tiêu
• Kiểm tra nhu cầu sản phẩm
• Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và mức giá
• Phân tích xu hướng ngành
• Trả phí cho chuyên gia tư vấn thực hiện nghiên cứu khả thi
• Thăm dò nhà cung cấp hoặc đối tác tiềm năng

Những khoản chi này nhằm giúp bạn quyết định có nên và nên triển khai doanh nghiệp theo cách nào. Chúng thường khác với giáo dục cá nhân chung chung hoặc chuyến đi không liên quan, vốn sẽ không đủ điều kiện.

Một quy tắc đơn giản hữu ích là: nếu khoản chi trực tiếp hỗ trợ quyết định khởi động hoặc cấu trúc doanh nghiệp, nó có thể được khấu trừ như một chi phí khởi nghiệp. Nếu đó là kiến thức chung hoặc phát triển cá nhân, thì thường không phải.

3. Quảng cáo và tiếp thị ra mắt

Tiếp thị là một trong những khoản chi ban đầu thực tế nhất đối với doanh nghiệp mới. Nếu bạn đang quảng bá cho ngày khai trương, ra mắt sản phẩm hoặc ưu đãi khách hàng đầu tiên, các chi phí đó có thể được khấu trừ.

Các ví dụ phổ biến gồm:

• Quảng cáo trên mạng xã hội
• Brochure và tờ rơi in ấn
• Chiến dịch ra mắt website
• Thiết kế logo và thương hiệu
• Công cụ email marketing
• Chi phí sự kiện quảng bá
• Ưu đãi giới thiệu và tài liệu ra mắt

Quảng cáo giúp tạo nhận biết trước hoặc ngay sau khi ra mắt thường được xem là chi phí kinh doanh. Trong nhiều trường hợp, tiếp thị liên tục vẫn được khấu trừ như chi phí vận hành thông thường sau khi doanh nghiệp đi vào hoạt động.

Lưu ý rằng các tài sản thiết kế có vòng đời sử dụng dài, chẳng hạn như bộ nhận diện thương hiệu lớn hoặc phát triển website, có thể cần cách xử lý thuế đặc biệt tùy theo cách chúng được cấu trúc và hạch toán.

4. Văn phòng, văn phòng tại nhà và vật tư

Chi phí liên quan đến văn phòng là một trong những khoản khấu trừ phổ biến nhất đối với công ty mới. Nếu bạn thuê không gian, mua nội thất hoặc thiết lập văn phòng tại nhà, các khoản đó có thể được khấu trừ một phần hoặc toàn bộ nếu dùng cho mục đích kinh doanh.

Các khoản khấu trừ tiềm năng gồm:

• Tiền thuê văn phòng
• Tiện ích gắn với địa điểm kinh doanh
• Bàn, ghế, màn hình và tủ lưu trữ
• Giấy, mực in, sổ tay và vật tư cơ bản
• Internet và điện thoại dùng cho kinh doanh
• Chi phí văn phòng tại nhà nếu bạn đủ điều kiện theo quy định của IRS

Nếu bạn làm việc tại nhà, bạn có thể được khấu trừ phần chi phí dùng cho kinh doanh như tiền thuê nhà, lãi vay thế chấp, tiện ích và bảo hiểm. Không gian đó thường phải được dùng thường xuyên và độc quyền cho hoạt động kinh doanh, nên việc sử dụng cá nhân có thể làm giảm hoặc loại bỏ khoản khấu trừ.

Đối với thiết bị như máy tính, máy in và nội thất, cách xử lý thuế có thể khác nhau tùy vào giá trị, loại tài sản và phương pháp kế toán. Một số khoản có thể được ghi nhận chi phí ngay, trong khi những khoản khác phải khấu hao.

5. Công nghệ, phần mềm và đăng ký dịch vụ

Các startup hiện đại phụ thuộc vào công nghệ ngay từ đầu. May mắn là nhiều công cụ số có thể được khấu trừ nếu dùng cho hoạt động kinh doanh.

Ví dụ gồm:

• Phần mềm kế toán và ghi sổ
• Nền tảng quản lý dự án
• Công cụ CRM và email marketing
• Lưu trữ đám mây
• Đăng ký dịch vụ an ninh mạng
• Hệ thống điện thoại doanh nghiệp
• Phí hosting website và tên miền
• Giấy phép phần mềm chuyên ngành

Những chi phí này thường dễ theo dõi hơn chi phí vật lý vì chúng thường xuất hiện trên hóa đơn định kỳ hoặc sao kê thuê bao. Hãy lưu từng hóa đơn, ghi rõ mục đích kinh doanh và tách biệt việc sử dụng cá nhân với kinh doanh khi cần thiết.

Nếu một gói phần mềm được mua cho mục đích dài hạn hoặc đi kèm với một dịch vụ khác, cách xử lý thuế có thể phụ thuộc vào quy mô và cấu trúc khoản chi. Với các gói đăng ký nhỏ định kỳ, việc khấu trừ thường đơn giản hơn.

6. Đi lại, số dặm và bữa ăn công tác

Nhà sáng lập startup thường di chuyển để gặp nhà cung cấp, khảo sát địa điểm, tham dự cuộc họp hoặc chốt giao dịch. Khi việc đi lại gắn trực tiếp với kinh doanh, nó có thể được khấu trừ.

Các khoản khấu trừ đi lại phổ biến gồm:

• Vé máy bay
• Chỗ ở
• Phương tiện di chuyển tại địa phương
• Phí đỗ xe và phí cầu đường
• Số dặm xe cho mục đích kinh doanh
• Bữa ăn hợp lý gắn với chuyến công tác hoặc cuộc họp kinh doanh

Số dặm và chi phí xe cần được chú ý đặc biệt. Nếu bạn dùng xe cá nhân cho mục đích kinh doanh, bạn có thể sử dụng mức khấu trừ theo số dặm tiêu chuẩn hoặc phương pháp chi phí thực tế, tùy theo tình huống. Dù theo cách nào, bạn cũng cần nhật ký số dặm chi tiết ghi rõ ngày, điểm đến, mục đích và quãng đường.

Bữa ăn không được xử lý giống như giải trí. Một bữa ăn kinh doanh có thể được khấu trừ nếu có mục đích kinh doanh rõ ràng và được ghi chép đầy đủ. Ngược lại, chi phí giải trí thường không được khấu trừ theo các quy định liên bang hiện hành.

7. Tuyển dụng, nhà thầu và đào tạo nhân viên

Nếu startup của bạn bắt đầu thuê hỗ trợ từ sớm, các chi phí liên quan đến lao động này có thể trở thành khoản khấu trừ quan trọng.

Các khoản khấu trừ tiềm năng gồm:

• Tiền lương trả cho nhân viên
• Thanh toán cho nhà thầu độc lập
• Thuế tiền lương do doanh nghiệp nộp
• Chi phí tuyển dụng và phỏng vấn
• Tài liệu đào tạo và chi phí onboarding
• Phúc lợi nhân viên, nếu có

Phân loại người lao động là rất quan trọng. Nhân viên, nhà thầu độc lập và chủ sở hữu không được xử lý giống nhau về thuế. Các khoản thanh toán cho sole proprietor, partner và nhiều thành viên LLC không được khấu trừ như tiền lương theo cách giống nhân viên.

Nếu bạn thuê hỗ trợ trước hoặc ngay sau khi ra mắt, hãy cẩn thận ghi chép đúng hợp đồng, hóa đơn và hồ sơ tiền lương. Việc phân loại sai có thể tạo ra vấn đề về thuế và tuân thủ lớn hơn nhiều so với giá trị của khoản khấu trừ.

Những khoản bạn không thể khấu trừ

Biết điều gì không được khấu trừ cũng quan trọng không kém việc biết điều gì được.

Các khoản chi không được khấu trừ phổ biến gồm:

• Chi phí sinh hoạt cá nhân
• Thực phẩm và nhà ở cá nhân không liên quan đến mục đích kinh doanh
• Quần áo thông thường có thể mặc bên ngoài nơi làm việc
• Tiền phạt và phí phạt
• Đóng góp chính trị
• Hầu hết chi phí giải trí
• Các khoản chi hoàn toàn mang tính cá nhân hoặc sở thích

Một số khoản chi ban đầu có vẻ liên quan đến kinh doanh nhưng vẫn không đáp ứng tiêu chuẩn của IRS. Ví dụ, một bộ vest mặc khi họp thường vẫn là quần áo cá nhân, không phải đồng phục được khấu trừ. Tương tự, một buổi tối đi chơi với khách hàng có thể không đủ điều kiện nếu sự kiện đó chủ yếu là giải trí thay vì một bữa ăn kinh doanh được ghi nhận đầy đủ.

Khi còn phân vân, hãy tách chi tiêu cá nhân khỏi chi tiêu kinh doanh càng sớm càng tốt.

Khi nào nên khai khấu trừ chi phí khởi nghiệp?

Chi phí khởi nghiệp và chi phí tổ chức không phải lúc nào cũng được khấu trừ trong cùng năm tính thuế mà chúng phát sinh. Thời điểm phụ thuộc vào việc doanh nghiệp của bạn đã hoạt động hay chưa và khoản chi được phân loại như thế nào.

Nói chung:

• Các khoản chi trước khi doanh nghiệp mở cửa có thể đủ điều kiện là chi phí khởi nghiệp
• Các khoản chi gắn với việc tạo lập pháp nhân có thể đủ điều kiện là chi phí tổ chức
• Chi phí vận hành thường xuyên sau khi ra mắt thường được khai trong năm phát sinh

Doanh nghiệp thường được xem là đã hoạt động khi đã mở cửa kinh doanh và sẵn sàng vận hành theo hình thức dự kiến. Mốc thời gian này rất quan trọng vì nó xác định khi nào một số khoản khấu trừ có thể bắt đầu.

Một số chi phí khởi nghiệp có thể được khấu trừ ngay đến một mức nhất định, phần còn lại sẽ được phân bổ dần theo thời gian. Vì cách xử lý thuế có thể thay đổi tùy cấu trúc doanh nghiệp và loại chi phí, bạn nên xác nhận cách xử lý phù hợp trước khi nộp tờ khai.

Cách giữ hồ sơ gọn gàng ngay từ ngày đầu

Tài liệu tốt là ranh giới giữa khoản khấu trừ có căn cứ và một tờ khai thuế lộn xộn.

Hãy xây dựng một hệ thống đơn giản để lưu:

• Biên lai và hóa đơn
• Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
• Nhật ký số dặm
• Hợp đồng với nhà cung cấp
• Hồ sơ tiền lương
• Ghi chú giải thích mục đích kinh doanh của từng khoản chi

Một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng sẽ giúp việc này dễ dàng hơn rất nhiều. Việc tách biệt chi tiêu kinh doanh và cá nhân ngay từ đầu cũng vậy. Nếu startup của bạn sử dụng Zenind cho việc thành lập doanh nghiệp, hãy đảm bảo hóa đơn thành lập, hồ sơ nộp bang và tài liệu pháp lý được lưu cùng một nơi với các hồ sơ còn lại.

Bạn cũng nên rà soát sổ sách thường xuyên thay vì chờ đến mùa khai thuế. Việc rà soát hàng tháng giúp dễ phát hiện biên lai bị thiếu, khoản bị tính trùng và các chi phí cần được phân loại rõ hơn.

Vì sao nhà sáng lập nên nghĩ xa hơn khoản khấu trừ

Khấu trừ thuế giúp giảm thu nhập chịu thuế, nhưng đó không nên là lý do duy nhất để bạn theo dõi chi phí cẩn thận. Sổ sách chặt chẽ cho bạn bức tranh rõ hơn về dòng tiền, nhu cầu vốn, khả năng sinh lời và nghĩa vụ tuân thủ.

Điều đó càng quan trọng hơn trong năm đầu tiên, khi:

• Doanh thu có thể không ổn định
• Chi phí có thể tăng nhanh
• Hạn nộp hồ sơ có thể đến trước khi hoạt động ổn định
• Chủ doanh nghiệp vẫn đang học cách nhận biết khoản chi nào sẽ phát sinh lặp lại và khoản nào không

Một startup được tổ chức tốt sẽ dễ quản lý hơn khi việc thành lập, tuân thủ và ghi sổ được sắp xếp từ đầu.

Kết luận

Các khoản khấu trừ thuế khi khởi nghiệp có thể giúp giảm đáng kể chi phí ra mắt doanh nghiệp, nhưng chỉ khi bạn hiểu khoản nào đủ điều kiện và cách ghi chép chúng. Phí thành lập, nghiên cứu, quảng cáo, công nghệ, chi phí văn phòng, đi lại và chi phí liên quan đến nhân sự đều có thể đóng vai trò trong chiến lược thuế của bạn.

Điều quan trọng là tách biệt chi tiêu kinh doanh và cá nhân, theo dõi mọi khoản chi sớm, và biết khi nào chi phí khởi nghiệp cần được xử lý đặc biệt. Với hồ sơ gọn gàng và quy trình thành lập vững chắc, doanh nghiệp của bạn sẽ có vị thế tốt hơn cho việc tuân thủ lâu dài và tăng trưởng.

Câu hỏi thường gặp

Phí thành lập doanh nghiệp có được khấu trừ thuế không?

Một số khoản chi liên quan đến thành lập có thể đủ điều kiện là chi phí khởi nghiệp hoặc chi phí tổ chức, tùy vào loại chi phí và thời điểm phát sinh. Phí nộp hồ sơ bang và chi phí thiết lập pháp lý thường được xem xét cùng nhau.

Tôi có thể khấu trừ chi phí kinh doanh trước khi công ty mở cửa không?

Một số chi phí trước khi ra mắt có thể được khấu trừ như chi phí khởi nghiệp nếu chúng gắn trực tiếp với việc khởi động doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải đi vào hoạt động trước khi nhiều khoản khấu trừ có thể được áp dụng.

Chi phí văn phòng tại nhà có được khấu trừ cho doanh nghiệp mới không?

Có, nếu không gian đáp ứng yêu cầu của IRS và được sử dụng thường xuyên, độc quyền cho kinh doanh. Thông thường chỉ phần chi phí dùng cho kinh doanh mới có thể được khấu trừ.

Tôi có cần biên lai cho mọi khoản chi kinh doanh không?

Bạn nên giữ biên lai khi có thể. Hồ sơ tốt giúp hỗ trợ khoản khấu trừ dễ hơn và giảm rủi ro nếu tờ khai của bạn bị xem xét.

Tôi có nên trao đổi với chuyên gia thuế trước khi yêu cầu khấu trừ chi phí khởi nghiệp không?

Có. Khấu trừ chi phí khởi nghiệp có thể phụ thuộc vào loại pháp nhân, thời điểm và phương pháp kế toán, vì vậy một chuyên gia thuế có thể giúp bạn áp dụng đúng quy định.