Φορολογικές εκπτώσεις για LLCs και εταιρείες: 12 νόμιμοι τρόποι μείωσης των επιχειρηματικών φόρων

Η επιλογή της σωστής νομικής μορφής είναι μόνο η αρχή. Η πραγματική φορολογική εξοικονόμηση προέρχεται από την ευθυγράμμιση της δομής σας, της λογιστικής σας και των κανόνων αποζημίωσης με τις απαιτήσεις της IRS. Μια καθαρή οργάνωση διευκολύνει τη διεκδίκηση νόμιμων εκπτώσεων, την αποφυγή μη επιτρεπόμενων δαπανών και την τεκμηρίωση της θέσης σας, αν η IRS ζητήσει ποτέ αποδείξεις.

Αν ιδρύετε μια νέα εταιρεία, η Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε την LLC ή την εταιρεία, ώστε τα φορολογικά σας αρχεία να ξεκινήσουν σωστά από την πρώτη ημέρα.

Πώς φορολογούνται οι LLCs και οι εταιρείες

Πριν σκεφτείτε τις εκπτώσεις, πρέπει να καταλάβετε πώς αντιμετωπίζει η IRS την ίδια την επιχείρηση. Η προεπιλεγμένη φορολογική μεταχείριση μιας LLC εξαρτάται από τον αριθμό των ιδιοκτητών και αυτή η ταξινόμηση επηρεάζει τη δήλωση που θα υποβάλετε και ποιες εκπτώσεις είναι διαθέσιμες σε επίπεδο οντότητας.

Τύπος οντότητας	Προεπιλεγμένη ομοσπονδιακή φορολογική αντιμετώπιση	Συνήθης δήλωση
LLC με έναν ιδιοκτήτη	Αδιαφανής οντότητα για φορολογικούς σκοπούς	Schedule C, Schedule E ή άλλο αντίστοιχο έντυπο του ιδιοκτήτη, ανάλογα με τη δραστηριότητα
LLC με πολλούς ιδιοκτήτες	Συνεταιρισμός	Form 1065
LLC που επιλέγει καθεστώς C corporation	Corporation	Form 1120
Corporation ή επιλέξιμη οντότητα που επιλέγει καθεστώς S corporation	S corporation	Form 1120-S

Μια LLC με έναν ιδιοκτήτη αντιμετωπίζεται γενικά ως αδιαφανής οντότητα για ομοσπονδιακούς φόρους εισοδήματος, εκτός αν επιλέξει εταιρική φορολογική αντιμετώπιση. Μια LLC με πολλούς ιδιοκτήτες αντιμετωπίζεται γενικά ως συνεταιρισμός, εκτός αν επιλέξει εταιρική φορολογική αντιμετώπιση. Μια επιλέξιμη επιχείρηση μπορεί επίσης να επιλέξει καθεστώς S corporation υποβάλλοντας το Form 2553.

Αυτό έχει σημασία, επειδή η λάθος φορολογική ταξινόμηση μπορεί να δυσκολέψει τη διεκδίκηση μιας νόμιμης έκπτωσης ή να οδηγήσει σε φορολόγηση του εισοδήματος με λιγότερο αποδοτικό τρόπο από τον αναγκαίο.

1. Επιλέξτε έγκαιρα τη σωστή φορολογική εκλογή της οντότητας

Για πολλούς επιχειρηματίες, η μεγαλύτερη φορολογική διαφορά δεν είναι μια συγκεκριμένη κατηγορία εξόδων. Είναι η ίδια η επιλογή της φορολογικής αντιμετώπισης της οντότητας.

Μια LLC μπορεί να παραμείνει οντότητα pass-through, να επιλέξει φορολογική αντιμετώπιση C corporation με το Form 8832 ή, αν είναι επιλέξιμη, να επιλέξει καθεστώς S corporation με το Form 2553. Η σωστή επιλογή εξαρτάται από το επίπεδο κερδών, την αμοιβή του ιδιοκτήτη, τα σχέδια ανάπτυξης και το αν η επιχείρηση σκοπεύει να διατηρεί κέρδη.

Μερικά πρακτικά σημεία:

• Μια δομή pass-through μπορεί να είναι απλή και ευέλικτη, αλλά οι ενεργοί ιδιοκτήτες μπορεί να οφείλουν φόρο αυτοαπασχόλησης στα επιχειρηματικά κέρδη, με βάση τους κανόνες για τον συγκεκριμένο τύπο οντότητας.
• Μια S corporation μπορεί να μειώσει την έκθεση σε φόρο αυτοαπασχόλησης στις διανομές, αλλά μόνο αν η μισθοδοσία και η εύλογη αμοιβή χειριστούν σωστά.
• Μια C corporation πληρώνει σήμερα ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος με σταθερό συντελεστή 21% στο φορολογητέο εισόδημα, αλλά τα μερίσματα προς τους ιδιοκτήτες μπορεί να δημιουργήσουν δεύτερο επίπεδο φορολόγησης.

Η καλύτερη δομή είναι αυτή που ταιριάζει στη συνολική εικόνα, όχι μόνο σε μία έκπτωση.

2. Εκπίπτετε τις συνήθεις και αναγκαίες λειτουργικές δαπάνες

Η IRS επιτρέπει την έκπτωση των συνηθισμένων και αναγκαίων δαπανών που πληρώνονται ή πραγματοποιούνται για τη λειτουργία μιας επιχείρησης. Αυτός ο ευρύς κανόνας αποτελεί τη βάση σχεδόν κάθε επιχειρηματικής έκπτωσης.

Συνήθεις εκπιπτόμενες λειτουργικές δαπάνες περιλαμβάνουν συχνά:

• Ενοίκιο γραφείου ή κόστος χώρου εργασίας
• Αμοιβές επεξεργασίας μισθοδοσίας
• Υπηρεσίες λογιστικής και τήρησης βιβλίων
• Νομικά έξοδα και έξοδα διατήρησης της οντότητας
• Συνδρομές σε λογισμικό και SaaS
• Διαδίκτυο και τηλεφωνία που χρησιμοποιούνται για την επιχείρηση
• Μάρκετινγκ και διαφήμιση
• Έξοδα αποστολής, ταχυδρομείου και διανομής
• Γραφική ύλη και μικρός εξοπλισμός
• Ασφάλιστρα επιχειρηματικής ασφάλισης
• Τραπεζικές χρεώσεις και προμήθειες επεξεργασίας πληρωμών

Το βασικό είναι να διαχωρίζεται το επιχειρηματικό μέρος από οποιαδήποτε προσωπική χρήση. Αν μια δαπάνη είναι εν μέρει προσωπική, γενικά εκπίπτει μόνο το επιχειρηματικό ποσοστό.

3. Χρησιμοποιήστε accountable plan για αποζημιώσεις

Αν η εταιρεία σας πληρώνει έξοδα ιδιοκτήτη ή εργαζομένων, ένα accountable plan μπορεί να μετατρέψει τις ακατάστατες δαπάνες σε καθαρές εκπτώσεις.

Με ένα σωστά δομημένο accountable plan, οι αποζημιώσεις για τεκμηριωμένες επιχειρηματικές δαπάνες γενικά δεν αντιμετωπίζονται ως μισθοί. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για:

• Αποζημιώσεις χιλιομετρικής κάλυψης
• Έξοδα ταξιδιού
• Αποζημιώσεις για home office
• Προμήθειες που αγόρασαν από την τσέπη τους οι ιδιοκτήτες ή οι εργαζόμενοι
• Internet, τηλέφωνο και εξοπλισμό που χρησιμοποιούνται για την επιχείρηση

Για να παραμείνει έγκυρο ένα accountable plan, η επιχείρηση πρέπει να απαιτεί αποδεικτικά της δαπάνης, να επιβεβαιώνει τον επιχειρηματικό σκοπό και να απαιτεί την επιστροφή οποιασδήποτε υπερβάλλουσας προκαταβολής.

Αυτό είναι ένα από τα πιο πρακτικά φορολογικά εργαλεία για τις εταιρείες, επειδή στηρίζει τις εκπτώσεις διατηρώντας παράλληλα πιο καθαρή τη μισθοδοτική αναφορά.

4. Διεκδικήστε σωστά την έκπτωση για το home office

Ένα home office μπορεί να είναι εκπιπτόμενο, αλλά μόνο αν πληροί τις απαιτήσεις της IRS.

Γενικά, ο χώρος πρέπει να χρησιμοποιείται αποκλειστικά και τακτικά για επιχειρηματικούς σκοπούς. Ένα τραπέζι κουζίνας, ένα δωμάτιο επισκεπτών ή ένας χώρος εργασίας που χρησιμοποιείται περιστασιακά συνήθως δεν πληροί τις προϋποθέσεις. Ένα ξεχωριστό δωμάτιο που χρησιμοποιείται μόνο για την επιχείρηση συχνά τις πληροί.

Υπάρχουν δύο συνηθισμένες μέθοδοι:

• Κανονική μέθοδος: κατανομή πραγματικών εξόδων κατοικίας, όπως ενοίκιο, τόκοι στεγαστικού, ασφάλιση, κοινόχρηστα, επισκευές και αποσβέσεις, βάσει επιχειρηματικής χρήσης.
• Απλοποιημένη μέθοδος: χρήση της απλοποιημένης επιλογής της IRS, η οποία γενικά επιτρέπει 5 δολάρια ανά τετραγωνικό πόδι έως 300 τετραγωνικά πόδια.

Η απλοποιημένη μέθοδος είναι ευκολότερη, αλλά δεν επιτρέπει αποσβέσεις για το αντίστοιχο τμήμα της κατοικίας και δεν δημιουργεί μελλοντική αναγνώριση αποσβέσεων κατά την πώληση.

Σημαντικός περιορισμός: οι εργαζόμενοι γενικά δεν μπορούν να εκπίπτουν μη αποζημιωμένα έξοδα home office στην προσωπική τους δήλωση με βάση την τρέχουσα νομοθεσία. Για ιδιοκτήτες-εργαζομένους, η καλύτερη προσέγγιση είναι συχνά η σωστή δομή της οντότητας και, όπου χρειάζεται, ένα accountable plan.

5. Παρακολουθείτε ξεχωριστά τα έξοδα οχήματος, ταξιδιού και γευμάτων

Τα έξοδα οχήματος, ταξιδιού και γευμάτων είναι συνηθισμένες εκπτώσεις, αλλά είναι επίσης συνηθισμένοι στόχοι ελέγχου, επειδή οι άνθρωποι αναμειγνύουν επιχειρηματικές και προσωπικές δαπάνες.

Για τα οχήματα, η επιχείρηση συνήθως μπορεί να εκπέσει είτε:

• Τη standard mileage μέθοδο, αν είναι επιλέξιμη, είτε
• Τα πραγματικά έξοδα, όπως βενζίνη, επισκευές, ασφάλιση, αποσβέσεις, μισθώματα leasing και τέλη ταξινόμησης, κατανεμημένα βάσει επιχειρηματικής χρήσης

Για τα ταξίδια, τα έξοδα γενικά πρέπει να είναι συνηθισμένα, αναγκαία και να πραγματοποιούνται ενώ βρίσκεστε μακριά από το σπίτι για επιχειρηματικούς σκοπούς.

Για τα γεύματα, ο γενικός κανόνας είναι πιο περιορισμένος. Τα επιχειρηματικά γεύματα συνήθως εκπίπτουν κατά 50% όταν είναι παρών ο φορολογούμενος ή εργαζόμενος, το γεύμα δεν είναι υπερβολικό ή πολυτελές και υπάρχει έγκυρος επιχειρηματικός σκοπός. Οι δαπάνες ψυχαγωγίας, αντίθετα, γενικά δεν εκπίπτουν.

Τα καλά αρχεία έχουν σημασία εδώ. Κρατήστε:

• Ημερομηνία και τοποθεσία
• Επιχειρηματικό σκοπό
• Άτομα που ήταν παρόντα
• Καταγραφή χιλιομέτρων ή λεπτομέρειες του ταξιδιού
• Αναλυτικές αποδείξεις

Όσο καθαρότερη είναι η τεκμηρίωσή σας, τόσο ευκολότερο είναι να στηρίξετε την έκπτωση.

6. Προσέξτε τις επιλογές απόσβεσης και άμεσης έκπτωσης

Πολλές επιχειρήσεις μπορούν να ανακτήσουν το κόστος εξοπλισμού, λογισμικού, επίπλων και ορισμένων βελτιώσεων πιο γρήγορα από το να εκπίπτουν το κόστος ολόκληρο σε πολλά χρόνια.

Ανάλογα με το πάγιο και τους τρέχοντες φορολογικούς κανόνες, μια επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιήσει:

• Section 179 expensing
• Bonus depreciation
• Κανονική απόσβεση MACRS

Αυτό το πεδίο αλλάζει συχνά και εξαρτάται από τα ποσοστά επιχειρηματικής χρήσης, τον τύπο του παγίου και τα ετήσια όρια. Μια αγορά που μοιάζει με απλή αγορά γραφείου μπορεί να έχει πολύ διαφορετικό φορολογικό αποτέλεσμα, ανάλογα με το αν αντιμετωπίζεται ως τρέχουσα δαπάνη, αποσβέσιμο πάγιο ή μικτής χρήσης περιουσιακό στοιχείο.

Ένας πρακτικός κανόνας: πριν αγοράσετε σημαντικό εξοπλισμό, επιβεβαιώστε πώς θα καταχωριστεί και αν η επιχείρηση μπορεί πραγματικά να χρησιμοποιήσει την έκπτωση μέσα στο ίδιο φορολογικό έτος.

7. Εκπίπτετε σωστά τα έξοδα έναρξης και οργάνωσης

Η σύσταση δεν χρειάζεται να είναι καθαρό κόστος χωρίς επιστροφή.

Ορισμένα έξοδα έναρξης και οργάνωσης μπορούν να εκπίπτουν ή να αποσβένονται, υπόκεινται όμως σε όρια της IRS και στον τύπο της δαπάνης. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν ορισμένες νομικές αμοιβές, κρατικά τέλη κατάθεσης, αρχική λογιστική εγκατάσταση και κόστη που πραγματοποιούνται πριν η επιχείρηση αρχίσει την ενεργό λειτουργία της.

Η σημαντική διάκριση είναι μεταξύ:

• Εξόδων έναρξης ή οργάνωσης που μπορεί να εκπίπτουν ή να αποσβένονται, και
• Κεφαλαιουχικών δαπανών που πρέπει να αντιμετωπίζονται διαφορετικά

Οι επιχειρήσεις πρέπει να κρατούν ξεχωριστά τα προ-έναρξης έξοδα από τα καθημερινά λειτουργικά έξοδα. Αυτό διευκολύνει τη σωστή μεταγενέστερη αντιμετώπιση και αποφεύγει τη λανθασμένη ανάμειξη των εξόδων σύστασης με τις συνήθεις εκπτώσεις.

8. Μην παραλείπετε την ασφάλιση, τις συνδρομές, τα μέλη και τις επαγγελματικές αμοιβές

Οι επιχειρηματίες συχνά παραβλέπουν μικρότερες επαναλαμβανόμενες δαπάνες επειδή μοιάζουν ρουτίνα. Σε ετήσια βάση, όμως, αθροίζονται σημαντικά.

Συνήθεις εκπτώσεις σε αυτή την κατηγορία περιλαμβάνουν:

• Γενική ασφάλιση αστικής ευθύνης
• Επαγγελματική αστική ευθύνη
• Ασφάλιση εργατικών αποζημιώσεων
• Ασφάλιση κυβερνοασφάλειας
• Ασφάλιση επιχειρηματικής περιουσίας
• Νομικές παρακρατήσεις και αμοιβές προετοιμασίας φορολογικών δηλώσεων επιχείρησης
• Λογιστικό και μισθοδοτικό λογισμικό
• Αμοιβές registered agent
• Επαγγελματικές εκδόσεις και συνδρομές
• Συνδρομές σε κλαδικούς συλλόγους όταν σχετίζονται με την επιχείρηση

Ο κανόνας παραμένει ο ίδιος: η δαπάνη πρέπει να συνδέεται με την επιχείρηση και όχι με προσωπική χρήση.

9. Χρησιμοποιήστε συνταξιοδοτικά προγράμματα για να μειώσετε το φορολογητέο εισόδημα

Τα συνταξιοδοτικά προγράμματα δεν βοηθούν μόνο τους ιδιοκτήτες να αποταμιεύουν για το μέλλον. Μπορούν επίσης να δημιουργήσουν σημαντικές επιχειρηματικές εκπτώσεις.

Ανάλογα με τον τύπο του προγράμματος, οι εργοδοτικές εισφορές μπορεί να εκπίπτουν και οι εισφορές των εργαζομένων μπορεί να μειώνουν το τρέχον φορολογητέο εισόδημα. Συνήθεις επιλογές περιλαμβάνουν:

• SEP IRA
• SIMPLE IRA
• Solo 401(k)
• Παραδοσιακό 401(k) για μεγαλύτερες ομάδες

Το καλύτερο πρόγραμμα εξαρτάται από τις ταμειακές ροές, το πλήθος των εργαζομένων και το πόσο θέλει να συνεισφέρει ο ιδιοκτήτης. Για ορισμένες εταιρείες, ένα συνταξιοδοτικό πρόγραμμα είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους να μετατρέψουν τα κέρδη σε φορολογικά προνομιούχο όφελος αντί για πλήρως φορολογητέο εισόδημα.

10. Διαχειριστείτε προσεκτικά την αμοιβή ιδιοκτήτη και τα υγειονομικά οφέλη

Αυτό είναι ένα πεδίο όπου ο τύπος της οντότητας έχει μεγάλη σημασία.

Σε μια C corporation, η αμοιβή και τα οφέλη συνήθως δομούνται μέσω μισθοδοσίας και κανόνων παροχών εργαζομένων. Σε μια S corporation, οι μέτοχοι-εργαζόμενοι συνήθως χρειάζονται εύλογη αμοιβή μέσω μισθοδοσίας πριν λάβουν πρόσθετες διανομές κερδών.

Αυτό σημαίνει ότι η επιχείρηση δεν πρέπει να υποθέτει ότι όλες οι πληρωμές προς τον ιδιοκτήτη αντιμετωπίζονται το ίδιο. Η ασφάλιση υγείας, τα fringe benefits, οι αποζημιώσεις και οι φόροι μισθοδοσίας μπορούν να αλλάξουν ανάλογα με την οντότητα και τον ρόλο του ιδιοκτήτη.

Αν μια επιχείρηση πληρώνει παροχές με λάθος τρόπο, μπορεί να χάσει εκπτώσεις ή να δημιουργήσει φορολογητέα αμοιβή εκεί όπου δεν ήταν αυτός ο στόχος.

11. Μην αγνοείτε τα επιχειρηματικά δώρα και τους κανόνες για δαπάνες με πελάτες

Τα δώρα προς πελάτες και η φιλοξενία μπορούν να εκπίπτουν, αλλά οι κανόνες είναι στενότεροι απ’ όσο περιμένουν πολλοί ιδιοκτήτες.

Σύμφωνα με την οδηγία της IRS, τα επιχειρηματικά δώρα γενικά περιορίζονται σε 25 δολάρια ανά άτομο ανά έτος, με ορισμένες εξαιρέσεις για παρεπόμενα έξοδα, όπως αποστολή ή χάραξη, που δεν προσθέτουν ουσιαστική αξία. Αντικείμενα που μοιάζουν με ψυχαγωγία συνήθως αντιμετωπίζονται ως ψυχαγωγία και όχι ως δώρα, και η ψυχαγωγία γενικά δεν εκπίπτει.

Αν αγοράζετε γεύματα κατά τη διάρκεια συναντήσεων με πελάτες, διαχωρίστε αυτά τα κόστη από την ψυχαγωγία όταν είναι δυνατόν και κρατήστε την απόδειξη αναλυτική. Όσο πιο καθαρά δείχνει μια απόδειξη ότι πρόκειται για γεύμα, τόσο πιο εύκολο είναι να στηριχθεί η δαπάνη.

12. Κρατήστε αρχεία σαν να περιμένετε ερώτηση αργότερα

Τα καλά αρχεία δεν είναι λογιστική πολυτέλεια. Είναι η διαφορά ανάμεσα σε μια τεκμηριωμένη έκπτωση και σε μια έκπτωση που θα απορριφθεί.

Τουλάχιστον, κρατήστε:

• Τραπεζικές και πιστωτικές κινήσεις της επιχείρησης
• Αναλυτικές αποδείξεις
• Καταγραφές χιλιομέτρων
• Τιμολόγια και συμβόλαια
• Μισθολογικά αρχεία
• Αντίγραφα φορολογικών εκλογών και υποβληθεισών δηλώσεων
• Πρακτικά διοικητικού συμβουλίου ή γραπτές εγκρίσεις για εταιρείες
• Τεκμηρίωση αποζημιώσεων υπό accountable plans

Η ίδια η δήλωση είναι μόνο ένα μέρος της ιστορίας. Τα υποστηρικτικά αρχεία είναι αυτά που κάνουν την έκπτωση ανθεκτική.

Συνηθισμένα λάθη που εξαφανίζουν φορολογική εξοικονόμηση

Μερικά επαναλαμβανόμενα λάθη κάνουν τους επιχειρηματίες να χάνουν εκπτώσεις ή να προσελκύουν προβλήματα με την IRS:

• Ανάμειξη προσωπικών και επιχειρηματικών εξόδων στον ίδιο λογαριασμό
• Χαρακτηρισμός της ψυχαγωγίας ως δαπάνης γεύματος
• Διεκδίκηση έκπτωσης home office χωρίς αποκλειστική επιχειρηματική χρήση
• Παράλειψη τεκμηρίωσης χιλιομέτρων ή σκοπού ταξιδιού
• Επιλογή S corp ή C corp χωρίς σχεδιασμό μισθοδοσίας
• Μη διαχωρισμός των αποζημιώσεων από τους μισθούς
• Μη αντιστοίχιση της δαπάνης στη σωστή φορολογική δήλωση

Αν η τήρηση βιβλίων σας είναι αδύναμη, συνήθως και η φορολογική δήλωση θα είναι πιο αδύναμη.

Γιατί έχουν σημασία η σύσταση και η συμμόρφωση

Μια φορολογική στρατηγική λειτουργεί καλύτερα όταν η επιχείρηση έχει συσταθεί σωστά και παραμένει σε καλή νομική κατάσταση. Εκεί μπορεί να βοηθήσει μια υπηρεσία σύστασης. Η Zenind προσφέρει στους επιχειρηματίες ένα πιο καθαρό ξεκίνημα, βοηθώντας τους να ιδρύσουν μια LLC ή μια εταιρεία και να παραμείνουν οργανωμένοι με τις δηλώσεις και τις υποχρεώσεις συμμόρφωσης που στηρίζουν τη φορολογική δομή.

Αυτό δεν αντικαθιστά έναν φοροτεχνικό, αλλά μειώνει το χάος που συχνά κάνει τους ιδιοκτήτες να χάνουν εκπτώσεις ή να υποβάλλουν λανθασμένα.

Χρήσιμες αναφορές της IRS

• About Form 8832, Entity Classification Election
• About Form 2553, Election by a Small Business Corporation
• LLC filing as a corporation or partnership
• Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses
• Publication 587, Business Use of Your Home
• Publication 542, Corporations
• Publication 583, Starting a Business and Keeping Records
• Credits and deductions for businesses

Οι μεγαλύτερες φορολογικές ωφέλειες συνήθως προκύπτουν από τρία πράγματα: τη σωστή οντότητα, καθαρά αρχεία και πειθαρχημένη παρακολούθηση εξόδων. Αν τα έχετε σωστά αυτά, οι εκπτώσεις γίνονται πολύ πιο εύκολες να διεκδικηθούν και να στηριχθούν.