Πώς να παρακινήσετε τον εαυτό σας για απαιτητικά επιχειρηματικά έργα

Τα μεγάλα επιχειρηματικά έργα σπάνια φαίνονται εύκολα στην αρχή. Είτε ξεκινάτε μια εταιρεία, είτε χειρίζεστε καταθέσεις συμμόρφωσης, είτε ανασχεδιάζετε έναν ιστότοπο, είτε σχεδιάζετε μια νέα καμπάνια μάρκετινγκ, το πρώτο βήμα συχνά μοιάζει πιο βαρύ από την ίδια τη δουλειά. Αυτή η αντίσταση είναι φυσιολογική. Τα δύσκολα έργα συνήθως προκαλούν αβεβαιότητα, αυτοαμφισβήτηση και αναβλητικότητα, επειδή σας ζητούν να δεσμευτείτε πριν μπορέσετε να δείτε το πλήρες αποτέλεσμα.

Τα καλά νέα είναι ότι το κίνητρο δεν είναι κάτι που είτε το έχετε είτε δεν το έχετε. Μπορεί να καλλιεργηθεί. Σε πολλές περιπτώσεις, ο ταχύτερος τρόπος να προχωρήσετε δεν είναι να περιμένετε την έμπνευση, αλλά να δημιουργήσετε τις συνθήκες που κάνουν τη δράση ευκολότερη.

Για ιδρυτές και μικρές επιχειρήσεις, αυτό έχει ακόμη μεγαλύτερη σημασία. Η ίδρυση μιας επιχείρησης, ο επιχειρησιακός σχεδιασμός και η συνεχής συμμόρφωση απαιτούν σταθερή συνέπεια. Η ικανότητα να ξεκινάτε δύσκολες εργασίες, να διατηρείτε τη δυναμική και να ανακάμπτετε γρήγορα όταν η πρόοδος επιβραδύνεται, μπορεί να κάνει τη διαφορά ανάμεσα σε μια ιδέα που μένει στάσιμη και σε μια πραγματική εταιρεία.

Γιατί τα δύσκολα έργα μοιάζουν δύσκολα να ξεκινήσουν

Πριν διορθώσετε την αναβλητικότητα, βοηθά να την κατανοήσετε. Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν αποφεύγουν τα δύσκολα έργα επειδή είναι τεμπέληδες. Τα αποφεύγουν επειδή το έργο μοιάζει αβέβαιο, συναισθηματικά φορτισμένο ή υπερβολικά μεγάλο για να το επεξεργαστούν μονομιάς.

Συνηθισμένοι λόγοι περιλαμβάνουν:

• Ο στόχος είναι ασαφής ή υπερβολικά ευρύς.
• Το πρώτο βήμα δεν είναι ξεκάθαρο.
• Το αποτέλεσμα έχει μεγάλη σημασία, οπότε το διακύβευμα φαίνεται υψηλό.
• Προηγούμενες αποτυχίες δημιουργούν φόβο επανάληψης της αποτυχίας.
• Η εργασία είναι νοητικά απαιτητική και προσφέρει καθυστερημένη ανταμοιβή.

Όταν ένα έργο είναι σύνθετο, ο εγκέφαλός σας τείνει να αναζητά συντομεύσεις. Μια τέτοια συντόμευση είναι η καθυστέρηση. Άλλη είναι η απόσπαση της προσοχής. Άλλη είναι το να πείσετε τον εαυτό σας ότι θα ξεκινήσετε αργότερα, όταν οι συνθήκες θα είναι καλύτερες. Το πρόβλημα είναι ότι οι συνθήκες σπάνια γίνονται μόνες τους τέλειες.

Η δυναμική συνήθως ξεκινά με τη δομή, όχι με τη διάθεση.

Βήμα 1: Επανασυνδεθείτε με τον πραγματικό λόγο που το έργο έχει σημασία

Το ισχυρότερο κίνητρο προέρχεται από τον σκοπό. Αν δεν μπορείτε να εξηγήσετε γιατί έχει σημασία το έργο, θα είναι πολύ πιο δύσκολο να συνεχίσετε όταν η δουλειά γίνει απογοητευτική.

Ρωτήστε τον εαυτό σας:

• Γιατί θέλω αυτό το αποτέλεσμα;
• Τι θα καταστήσει δυνατό;
• Ποιος ωφελείται αν το ολοκληρώσω;
• Ποιο πρόβλημα λύνει;
• Τι συμβαίνει αν δεν κάνω τίποτα;

Όσο πιο συγκεκριμένη είναι η απάντησή σας, τόσο το καλύτερο. Ένας αόριστος λόγος όπως «πρέπει να το κάνω» είναι αδύναμος. Ένας ισχυρότερος λόγος ακούγεται περισσότερο σαν «Αυτό το έργο θα με βοηθήσει να ξεκινήσω την επιχείρησή μου, να μειώσω τον κίνδυνο και να δημιουργήσω ένα καλύτερο μέλλον για την ομάδα και τους πελάτες μου».

Αν εργάζεστε πάνω σε ίδρυση επιχείρησης ή σε έργο συμμόρφωσης, συνδέστε το με το ευρύτερο αποτέλεσμα. Η υποβολή των σωστών εγγράφων δεν είναι απλώς διοικητική εργασία. Είναι μέρος της οικοδόμησης μιας νόμιμης, οργανωμένης εταιρείας που μπορεί να αναπτυχθεί με λιγότερα εμπόδια αργότερα.

Βήμα 2: Ορίστε ξεκάθαρα την επιτυχία

Το κίνητρο εξασθενεί όταν η γραμμή τερματισμού δεν είναι ξεκάθαρη. Αν θέλετε να νιώσετε ενέργεια, χρειάζεστε έναν συγκεκριμένο στόχο.

Αντί να λέτε:

• «Πρέπει να προχωρήσω σε αυτό το έργο»

Δοκιμάστε:

• «Θα ολοκληρώσω το περίγραμμα μέχρι την Παρασκευή.»
• «Θα υποβάλω το πακέτο κατάθεσης σήμερα το απόγευμα.»
• «Θα ολοκληρώσω το πρώτο προσχέδιο πριν το μεσημέρι.»
• «Θα ελέγξω τις απαιτήσεις και θα καταγράψω κάθε ανοιχτό ερώτημα.»

Τα ξεκάθαρα αποτελέσματα μειώνουν τον νοητικό θόρυβο. Επίσης, κάνουν ευκολότερη τη μέτρηση της προόδου, κάτι που είναι σημαντικό επειδή η ορατή πρόοδος δημιουργεί περισσότερο κίνητρο.

Όπου είναι δυνατόν, σπάστε το έργο σε ορόσημα που μπορούν να ολοκληρωθούν σε μία συνεδρία ή σε μία ημέρα. Τα μεγάλα έργα γίνονται πιο εύκολα όταν ο εγκέφαλος μπορεί να δει τη διαδρομή σε μικρότερα κομμάτια.

Βήμα 3: Κάντε την πρώτη ενέργεια εξαιρετικά μικρή

Ένα συχνό λάθος είναι να προσπαθείτε να παρακινήσετε τον εαυτό σας να ολοκληρώσει όλο το έργο μονομιάς. Αυτό ασκεί υπερβολική πίεση. Ο πρώτος σας στόχος πρέπει να είναι να ξεκινήσετε, όχι να λύσετε τα πάντα.

Επιλέξτε μια εργασία τόσο μικρή ώστε να μοιάζει σχεδόν υπερβολικά εύκολη:

• Ανοίξτε το έγγραφο.
• Γράψτε τον τίτλο.
• Συγκεντρώστε τα απαιτούμενα έγγραφα.
• Δημιουργήστε τη λίστα ελέγχου.
• Βάλτε χρονομετρητή 20 λεπτών.
• Στείλτε το πρώτο email.

Οι μικρές ενέργειες μειώνουν την τριβή. Μόλις ξεκινήσετε, η εργασία συνήθως φαίνεται λιγότερο απειλητική από ό,τι στο μυαλό σας. Η εκκίνηση δημιουργεί επίσης αποδείξεις ότι η πρόοδος είναι δυνατή, κάτι που βοηθά να καταπολεμηθεί η αδράνεια.

Αν ασχολείστε με ένα επιχειρηματικό έργο, το μικρότερο χρήσιμο βήμα μπορεί να είναι ένα από τα παρακάτω:

• Ελέγξτε τις απαιτήσεις κατάθεσης.
• Επιβεβαιώστε την προθεσμία.
• Συγκεντρώστε τα στοιχεία της οντότητας.
• Ελέγξτε την επόμενη υποχρέωση συμμόρφωσης.
• Προγραμματίστε χρόνο για να ολοκληρώσετε τη δουλειά.

Το βήμα δεν χρειάζεται να είναι εντυπωσιακό. Χρειάζεται να είναι πραγματικό.

Βήμα 4: Αφαιρέστε την περιττή τριβή

Είναι πιο πιθανό να δράσετε όταν η διαδικασία είναι εύκολη να ξεκινήσει. Πολλοί άνθρωποι κατηγορούν τον εαυτό τους για έλλειψη πειθαρχίας, ενώ το πραγματικό πρόβλημα είναι η κακή οργάνωση.

Αναζητήστε σημεία τριβής όπως:

• Πολλές ανοιχτές καρτέλες ή έγγραφα.
• Ελλιπείς πληροφορίες.
• Ακατάστατος χώρος εργασίας.
• Ειδοποιήσεις και περισπασμοί.
• Ασαφείς οδηγίες.
• Μια εργασία που μπορεί να ξεκινήσει μόνο αφού ληφθούν αρκετές άλλες αποφάσεις.

Έπειτα, απλοποιήστε το περιβάλλον.

Πρακτικοί τρόποι για να το κάνετε αυτό περιλαμβάνουν:

• Προετοιμάστε τα υλικά εκ των προτέρων.
• Βάλτε το τηλέφωνό σας στην άκρη για ένα χρονικά ορισμένο μπλοκ εργασίας.
• Συγκεντρώστε ό,τι χρειάζεστε πριν ξεκινήσετε.
• Κλείστε τις άσχετες εφαρμογές.
• Γράψτε την επόμενη ενέργεια σε ένα χαρτάκι ή στη λίστα εργασιών.

Όσο λιγότερη προσπάθεια απαιτείται για να ξεκινήσετε, τόσο πιο εύκολα διατηρείται η συνέπεια.

Βήμα 5: Χρησιμοποιήστε συνειδητά τη συναισθηματική δυναμική

Η λογική έχει σημασία, αλλά το συναίσθημα οδηγεί τη δράση. Αν το έργο φαίνεται άτονο ή αφηρημένο, είναι πιο δύσκολο να σας νοιάζει αρκετά ώστε να κινηθείτε.

Μπορείτε να ενισχύσετε το κίνητρο αν φανταστείτε:

• Πώς θα είναι το αίσθημα όταν το ολοκληρώσετε.
• Την ανακούφιση που φέρνει το να έχει τελειώσει.
• Ποιες πόρτες ανοίγουν όταν ολοκληρωθεί το έργο.
• Πώς θα βλέπετε τον εαυτό σας αφού τηρήσετε τη δέσμευσή σας.

Αυτό δεν σημαίνει ότι προσποιείστε πως η δουλειά είναι εύκολη. Σημαίνει ότι κάνετε την ανταμοιβή αρκετά πραγματική ώστε να έχει σημασία τώρα.

Για τους ιδρυτές, αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο. Ένα ολοκληρωμένο έργο μπορεί να σημαίνει ότι μια νέα επιχείρηση έχει ιδρυθεί επίσημα, ότι ένας κίνδυνος συμμόρφωσης έχει μειωθεί ή ότι μια κρίσιμη προθεσμία έχει καλυφθεί εγκαίρως. Αυτά τα αποτελέσματα είναι πρακτικά, αλλά συνοδεύονται και από συναισθηματική ανακούφιση και αυτοπεποίθηση.

Βήμα 6: Περιμένετε αντίσταση και σχεδιάστε γι’ αυτήν

Τα δύσκολα έργα σπάνια κυλούν ομαλά από την αρχή μέχρι το τέλος. Αν περιμένετε ότι κάθε μέρα θα είναι παραγωγική, μπορεί να εκλάβετε μια φυσιολογική επιβράδυνση ως αποτυχία. Αυτό καθιστά πιο πιθανή την εγκατάλειψη.

Αντίθετα, θεωρήστε ότι τα εξής θα συμβούν:

• Ορισμένες μέρες δεν θα νιώθετε κίνητρο.
• Ορισμένα βήματα θα πάρουν περισσότερο από το αναμενόμενο.
• Ίσως χρειαστεί να αναθεωρήσετε το σχέδιο.
• Πιθανότατα θα κάνετε λάθη.

Ο σχεδιασμός για την αντίσταση δεν αποδυναμώνει την πειθαρχία. Την ενισχύει. Όταν εμφανίζονται εμπόδια, είναι λιγότερο πιθανό να πανικοβληθείτε ή να σταματήσετε.

Ένα απλό σχέδιο επαναφοράς βοηθά:

• Αν χάσετε μία μέρα, ξεκινήστε ξανά την επόμενη.
• Αν το έργο φαίνεται πολύ μεγάλο, μειώστε το επόμενο βήμα.
• Αν έχετε μπλοκάρει, εντοπίστε μία ερώτηση που χρειάζεται απάντηση.
• Αν έχετε υπερφορτωθεί, δουλέψτε μόνο για 10 λεπτά.

Η πρόοδος συχνά διατηρείται με την ανάκαμψη, όχι με την τελειότητα.

Βήμα 7: Δημιουργήστε ρυθμό αντί να βασίζεστε στην έμπνευση

Το κίνητρο έρχεται και φεύγει. Ο ρυθμός είναι πιο αξιόπιστος.

Επιλέξτε ένα επαναλαμβανόμενο μοτίβο για τη δύσκολη δουλειά:

• Την ίδια ώρα κάθε μέρα.
• Στον ίδιο χώρο.
• Με την ίδια αρχική ρουτίνα.
• Με το ίδιο πρώτο καθήκον.

Αυτό μειώνει την κόπωση από τις αποφάσεις. Δεν χρειάζεται πλέον να διαπραγματεύεστε με τον εαυτό σας από την αρχή κάθε φορά που κάθεστε να δουλέψετε.

Για παράδειγμα, μπορείτε να αποφασίσετε ότι κάθε πρωί της εργάσιμης ημέρας ξεκινά με 30 λεπτά αφιερωμένα στο σημαντικότερο έργο που έχετε μπροστά σας. Με τον χρόνο, αυτή η συνήθεια γίνεται πιο αξιόπιστη από τη διάθεσή σας.

Βήμα 8: Παρακολουθήστε την πρόοδο οπτικά

Οι άνθρωποι παραμένουν παρακινημένοι όταν μπορούν να βλέπουν την κίνηση.

Δοκιμάστε ένα από τα εξής:

• Μια λίστα ελέγχου.
• Μια μπάρα προόδου.
• Έναν πίνακα οροσήμων.
• Μια απλή σημείωση με ό,τι ολοκληρώσατε κάθε μέρα.
• Μια αλυσίδα ημερολογίου.

Η ορατή πρόοδος ενισχύει τη συνέπεια. Ακόμη και οι μικρές νίκες μπορούν να χτίσουν ενέργεια αν αναγνωρίζονται.

Αν το έργο σας συνδέεται με μια επιχειρησιακή λειτουργία, κρατήστε αρχείο με ολοκληρωμένες εργασίες όπως καταθέσεις που υποβλήθηκαν, έγγραφα που ελέγχθηκαν ή βήματα που εγκρίθηκαν. Αυτό το αρχείο μπορεί να μειώσει το άγχος και να σας βοηθήσει να εντοπίσετε τι απομένει ακόμη.

Βήμα 9: Σταματήστε να περιμένετε να νιώσετε έτοιμοι

Η ετοιμότητα είναι συχνά παγίδα. Πολλές σημαντικές εργασίες γίνονται διαχειρίσιμες μόνο αφού ξεκινήσετε.

Δεν χρειάζεται να νιώθετε πλήρη αυτοπεποίθηση πριν αρχίσετε. Χρειάζεστε αρκετή σαφήνεια για να κάνετε το επόμενο βήμα. Η αυτοπεποίθηση συνήθως ακολουθεί τη δράση, όχι το αντίστροφο.

Ένας χρήσιμος κανόνας είναι ο εξής: αν γνωρίζετε την επόμενη ενέργεια και παίρνει λιγότερο από 20 λεπτά, ξεκινήστε τώρα.

Αυτή η νοοτροπία είναι ιδιαίτερα πολύτιμη για τους επιχειρηματίες. Η δημιουργία μιας εταιρείας απαιτεί δράση μέσα στην αβεβαιότητα. Αν περιμένετε μέχρι να είναι τέλεια κάθε μεταβλητή, ίσως να μη ξεκινήσετε ποτέ.

Βήμα 10: Ανταμείψτε την προσπάθεια, όχι μόνο το αποτέλεσμα

Αν ανταμείβεστε μόνο για τα τελικά αποτελέσματα, τα δύσκολα έργα μπορεί να μοιάζουν τιμωρητικά. Αντίθετα, ενισχύστε τη συμπεριφορά που δημιουργεί πρόοδο.

Μπορείτε να ανταμείψετε τον εαυτό σας με το να:

• Κάνετε ένα σύντομο διάλειμμα μετά από μια συγκεντρωμένη συνεδρία.
• Σημειώνετε την εργασία ως ολοκληρωμένη.
• Μοιράζεστε ένα ορόσημο με έναν συνεργάτη.
• Κλείνετε την ημέρα με μια σύντομη ανασκόπηση όσων ολοκληρώσατε.

Αυτό εκπαιδεύει τον εγκέφαλό σας να συνδέει την προσπάθεια με την ικανοποίηση, κάτι που σας βοηθά να συνεχίσετε.

Ένα απλό πλαίσιο για να ξεκινήσετε σήμερα

Αν έχετε κολλήσει, χρησιμοποιήστε αυτό το σύντομο πλαίσιο:

1. Γράψτε γιατί το έργο έχει σημασία.
2. Ορίστε το επόμενο μετρήσιμο αποτέλεσμα.
3. Προσδιορίστε την πιο μικρή πρώτη ενέργεια.
4. Αφαιρέστε μία πηγή τριβής.
5. Βάλτε έναν σύντομο χρονομετρητή και ξεκινήστε.

Αυτό είναι συχνά αρκετό για να σπάσει το μπλοκάρισμα.

Όταν ένα έργο είναι ιδιαίτερα δύσκολο

Ορισμένα έργα είναι δύσκολα όχι επειδή είναι βαρετά, αλλά επειδή είναι πραγματικά σημαντικά. Μπορεί να περιλαμβάνουν χρήματα, νομική ευθύνη, δημόσια προβολή ή μια μεγάλη επιχειρηματική απόφαση.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, είναι συνετό να επιβραδύνετε και να είστε ακριβείς. Ελέγξτε προσεκτικά τις απαιτήσεις, συγκεντρώστε τις σωστές πληροφορίες και χρησιμοποιήστε αξιόπιστα συστήματα και υποστήριξη όπου χρειάζεται. Αυτή η προσέγγιση μειώνει τα λάθη και σας δίνει μια ισχυρότερη βάση για να συνεχίσετε.

Για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, αυτό μπορεί να σημαίνει χρήση αξιόπιστων πόρων για ίδρυση και συμμόρφωση, ώστε να μη χάνετε ενέργεια σε αποφεύξιμα διοικητικά προβλήματα.

Τελικές σκέψεις

Το να παρακινήσετε τον εαυτό σας για δύσκολα έργα δεν αφορά τόσο το να εξαναγκάσετε τον ενθουσιασμό, όσο το να δημιουργήσετε κίνηση. Ο σκοπός, η σαφήνεια, τα μικρά βήματα και μια απλή ρουτίνα μπορούν να σας πάνε πολύ πιο μακριά από το να περιμένετε την τέλεια διάθεση.

Ξεκινήστε με μία χρήσιμη ενέργεια. Κάντε τη διαδικασία ευκολότερη. Περιμένετε αντίσταση. Συνεχίστε να εμφανίζεστε.

Έτσι τα δύσκολα έργα γίνονται ολοκληρωμένα έργα.