Как да се мотивирате за трудни бизнес проекти

Големите бизнес проекти рядко изглеждат лесни в началото. Независимо дали стартирате компания, се занимавате с нормативни декларации, обновявате уебсайт или планирате нова маркетингова кампания, първата стъпка често тежи повече от самата работа. Това съпротивление е нормално. Трудните проекти обикновено предизвикват несигурност, съмнение в себе си и отлагане, защото изискват да се ангажирате, преди да виждате пълния резултат.

Добрата новина е, че мотивацията не е нещо, което или имате, или нямате. Тя може да се изгради. В много случаи най-бързият начин да продължите напред не е да чакате вдъхновение, а да създадете условията, които улесняват действието.

За основателите и собствениците на малък бизнес това е още по-важно. Учредяването на бизнес, оперативното планиране и текущото спазване на изискванията изискват последователно изпълнение. Способността да започвате трудни задачи, да поддържате инерция и бързо да се възстановявате, когато напредъкът се забави, може да направи разликата между блокирана идея и реална компания.

Защо трудните проекти са толкова трудни за започване

Преди да се справите с отлагането, е полезно да го разберете. Повечето хора не избягват трудните проекти, защото са мързеливи. Избягват ги, защото проектът изглежда несигурен, емоционално натоварен или твърде голям, за да бъде осмислен наведнъж.

Чести причини са:

• Целта е неясна или твърде обща.
• Първата стъпка не е ясна.
• Резултатът е твърде важен, затова залогът изглежда висок.
• Предишни неуспехи създават страх от повторение на провала.
• Задачата е умствено натоварваща и предлага отложена награда.

Когато проектът е сложен, мозъкът ви обикновено търси по-лесни пътища. Един такъв път е отлагането. Друг е разсейването. Трети е да се убедите, че ще започнете по-късно, когато условията станат по-добри. Проблемът е, че условията рядко се подобряват сами.

Инерцията обикновено започва със структура, а не с настроение.

Стъпка 1: Свържете се отново с истинската причина, поради която проектът е важен

Най-силната мотивация идва от целта. Ако не можете да обясните защо проектът има значение, ще е много по-трудно да продължите, когато работата стане разочароваща.

Попитайте се:

• Защо искам този резултат?
• Какво ще направи възможно?
• Кой ще има полза, ако го завърша?
• Какъв проблем решава?
• Какво ще стане, ако не направя нищо?

Колкото по-специфичен е отговорът ви, толкова по-добре. Неясна причина като „трябва да го направя“ е слаба. По-силната причина звучи по-скоро така: „Този проект ще ми помогне да стартирам бизнеса си, да намаля риска и да създам по-добро бъдеще за екипа и клиентите си.“

Ако работите по учредяване на бизнес или по задача за съответствие, свържете я с по-големия резултат. Подаването на правилните документи не е просто административна работа. То е част от изграждането на легитимна, организирана компания, която може да расте с по-малко пречки по-късно.

Стъпка 2: Определете успеха ясно

Мотивацията отслабва, когато финалната линия е неясна. Ако искате да се чувствате енергични, ви трябва конкретна цел.

Вместо да казвате:

• „Трябва да напредна по този проект“

Опитайте:

• „Ще завърша плана до петък.“
• „Ще подам пакета с документи този следобед.“
• „Ще приключа първия вариант преди обяд.“
• „Ще прегледам изискванията и ще запиша всички отворени въпроси.“

Ясните резултати намаляват умствения шум. Те също така улесняват измерването на напредъка, а видимият напредък създава повече мотивация.

Когато е възможно, разделете проекта на етапи, които могат да бъдат завършени в едно сядане или за един ден. Големите проекти стават по-лесни, когато мозъкът вижда пътя на по-малки части.

Стъпка 3: Направете първото действие изключително малко

Честа грешка е да се опитвате да се мотивирате да завършите целия проект наведнъж. Това създава твърде голям натиск. Първата ви цел трябва да е да започнете, а не да решите всичко.

Изберете задача толкова малка, че да изглежда почти прекалено лесна:

• Отворете документа.
• Напишете заглавието.
• Съберете нужните документи.
• Създайте контролен списък.
• Задайте таймер за 20 минути.
• Изпратете първия имейл.

Малките действия намаляват съпротивлението. Щом започнете, задачата обикновено изглежда по-малко заплашителна, отколкото в ума ви. Започването също създава доказателство, че напредъкът е възможен, което помага да се преборите с инерцията.

Ако работите по бизнес проект, най-малката полезна стъпка може да бъде една от следните:

• Прегледайте изискванията за подаване.
• Потвърдете крайния срок.
• Съберете данните за юридическото лице.
• Проверете следващото изискване за съответствие.
• Планирайте време, за да завършите работата.

Стъпката не трябва да е впечатляваща. Трябва да е реална.

Стъпка 4: Премахнете ненужното триене

По-вероятно е да действате, когато процесът е лесен за започване. Много хора обвиняват себе си за липса на дисциплина, когато реалният проблем е лоша организация.

Потърсете точки на триене като:

• Твърде много отворени раздели или документи.
• Липсваща информация.
• Разхвърляно работно място.
• Известия и разсейвания.
• Неясни инструкции.
• Задача, която може да започне едва след няколко други решения.

След това опростете средата.

Практични начини да го направите включват:

• Подгответе материалите предварително.
• Оставете телефона си настрани за времеви блок за работа.
• Съберете всичко необходимо, преди да започнете.
• Затворете несвързаните приложения.
• Запишете следващото действие на листче или в списък със задачи.

Колкото по-малко усилие е необходимо, за да започнете, толкова по-лесно е да останете последователни.

Стъпка 5: Използвайте емоционалната инерция целенасочено

Разумът има значение, но емоцията движи действието. Ако проектът изглежда безличен или абстрактен, е по-трудно да ви е достатъчно важен, за да се задвижите.

Можете да засилите мотивацията, като си представите:

• Как ще се почувствате, когато завършите.
• Какво облекчение носи приключването.
• Какви възможности се откриват, след като проектът е готов.
• Как ще виждате себе си, след като сте изпълнили задачата докрай.

Това не означава да се преструвате, че работата е лесна. Означава да направите наградата достатъчно реална, за да има значение още сега.

За основателите това може да е особено полезно. Завършен проект може да означава, че новият бизнес е официално учреден, рискът за съответствие е намален или важен срок е спазен навреме. Тези резултати са практични, но носят и емоционално облекчение и увереност.

Стъпка 6: Очаквайте съпротива и планирайте за нея

Трудните проекти рядко вървят гладко от началото до края. Ако очаквате всеки ден да е продуктивен, може да възприемете нормално забавяне като провал. Това прави отказването по-вероятно.

Вместо това приемете, че ще се случи следното:

• В някои дни няма да се чувствате мотивирани.
• Някои стъпки ще отнемат повече време от очакваното.
• Може да се наложи да преразгледате плана.
• Вероятно ще допуснете грешки.

Планирането на съпротивата не отслабва дисциплината. То я засилва. Когато се появят пречки, е по-малко вероятно да изпаднете в паника или да спрете.

Полезен е прост план за възстановяване:

• Ако пропуснете ден, започнете отново на следващия.
• Ако проектът изглежда твърде голям, намалете следващата стъпка.
• Ако сте блокирани, определете един въпрос, на който да отговорите.
• Ако сте претоварени, работете само 10 минути.

Напредъкът често се поддържа чрез възстановяване, а не чрез перфекционизъм.

Стъпка 7: Изградете ритъм, вместо да разчитате на вдъхновение

Мотивацията идва и си отива. Ритъмът е по-надежден.

Изберете повторяем модел за трудната работа:

• По едно и също време всеки ден.
• На едно и също място.
• С един и същ ритуал за начало.
• С една и съща първа задача.

Това намалява умората от решения. Вече не е нужно да преговаряте със себе си отначало всеки път, когато седнете да работите.

Например може да решите, че всяка делнична сутрин започва с 30 минути, посветени на най-важния проект на бюрото ви. С времето този навик става по-надежден от настроението ви.

Стъпка 8: Проследявайте напредъка видимо

Хората остават мотивирани, когато виждат движение.

Опитайте едно от следните:

• Контролен списък.
• Лента за напредък.
• Табло с етапи.
• Кратка бележка за това какво сте завършили всеки ден.
• Последователност в календара.

Видимият напредък засилва последователността. Дори малките успехи могат да създадат енергия, ако бъдат отчетени.

Ако проектът ви е свързан с бизнес операции, водете запис на завършените задачи, като подадени документи, прегледани материали или одобрени стъпки. Този запис може да намали стреса и да ви помогне да видите какво още изисква внимание.

Стъпка 9: Спрете да чакате да се почувствате готови

Готовността често е капан. Много важни задачи стават управляеми едва след като започнете.

Не е нужно да се чувствате напълно уверени, преди да започнете. Нужно е да имате достатъчно яснота, за да направите следващата стъпка. Увереността обикновено идва след действието, а не преди него.

Полезно правило е следното: ако знаете следващото действие и то отнема по-малко от 20 минути, започнете сега.

Това мислене е особено ценно за предприемачите. Изграждането на компания изисква действие при несигурност. Ако чакате всички променливи да са перфектни, може изобщо да не започнете.

Стъпка 10: Награждавайте усилието, а не само резултата

Ако награждавате само крайния резултат, трудните проекти могат да изглеждат наказващи. Вместо това подсилвайте поведението, което създава напредък.

Можете да се наградите, като:

• Направите кратка почивка след концентрирана сесия.
• Отбележите задачата като завършена.
• Споделите важен етап с колега.
• Завършите деня с кратък преглед на това, което сте свършили.

Това обучава мозъка ви да свързва усилието с удовлетворението, което ви помага да продължите.

Прост модел за започване още днес

Ако сте блокирани, използвайте този кратък модел:

1. Запишете защо проектът е важен.
2. Определете следващия измерим резултат.
3. Посочете най-малкото първо действие.
4. Премахнете един източник на триене.
5. Задайте кратък таймер и започнете.

Това често е достатъчно, за да се прекъсне застоят.

Когато проектът е особено труден

Някои проекти са трудни не защото са скучни, а защото са наистина важни. Те може да включват пари, правна отговорност, обществена видимост или важно бизнес решение.

В такива случаи е разумно да забавите темпото и да бъдете прецизни. Прегледайте изискванията внимателно, съберете правилната информация и използвайте надеждни системи и подкрепа, когато е необходимо. Този подход намалява грешките и ви дава по-здрава основа да продължите напред.

За собствениците на бизнес това може да означава използване на надеждни ресурси за учредяване и съответствие, за да не губите енергия за избягваеми административни проблеми.

Финални мисли

Мотивирането за трудни проекти е по-малко свързано с насилване на ентусиазма и повече със създаване на движение. Цел, яснота, малки стъпки и прост ритъм могат да ви отведат много по-далеч от чакането на перфектното настроение.

Започнете с едно полезно действие. Улеснете процеса. Очаквайте съпротива. Продължавайте да се появявате.

Така трудните проекти се превръщат в завършени проекти.